Организация электронных сообщений

13. В списке Условия. Какие сообщения следует отбирать? (Which condition(s) do you want to check?) снимите галочку с опции От <отправители или список рассылки> (from people or distribution list) и отметьте опцию Содержащие <текст> в поле Тема (with specific words in the subject). Описание правила в нижней части окна изменится соответственно выбранному правилу. Подчеркнутые слова в описании правила являются значениями, которые вы должны указать для создания правила.
    

    
    
14. В поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове <текст> (<specific words>).

    Появится диалоговое окно Поиск текста (Search Text).
15. В поле Укажите слово или фразу для поиска в поле "Тема" (Specify words or phrases to search for in the subject) введите Поездки, нажмите кнопку Добавить (Add) и нажмите OK.

    Поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит изменение.
16. Нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее окно Мастера правил (Rules Wizard).
17. Убедитесь, что в поле Что следует сделать с сообщением? (What do you want to do with the message?) отмечена опция Переместить их в папку <имя> (move it to the <specified> folder), и в поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове <имя> (<Specified>). Появится диалоговое окно Мастер правил (Rules Wizard) со списком папок.
18. Нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новая папка (Create New Folder).
19. В поле Имя папки (Name) введите Поездки и в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) щелкните на папке Входящие (Inbox). Теперь диалоговое окно выглядит так, как показано на рисунке.
    

    
    
20. Нажмите OK.
21. Нажмите Нет (No) в появившемся окне с предложением поместить ярлык в панель Outlook и затем в диалоговом окне Мастер правил (Rules Wizard) нажмите OK. Диалоговое окно закроется, и поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит назначенную папку.
    

    
    
22. Нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее окно Мастера правил (Rules Wizard).
23. В поле Исключения. Применить правило ко всем сообщениям (Add any exceptions [If necessary]) отметьте галочкой опцию Кроме имеющих отметку действие (except if it is flagged for action), и в поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове Действие (Action).

    Появится диалоговое окно Отметка сообщения (Flagged Message).
24. Щелкните на кнопке списка справа от поля Отметка, чтобы отобразить доступные опции, выберите Любое действие (Any) и нажмите OK.

    Поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит ваш выбор.
25. Нажмите Далее (Next). Отобразится последняя страница Мастера правил (Rules Wizard) с перечнем установленных вами параметров правила "Поездки".
    

    
    
26. Отметьте опцию Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке "Входящие" (Run this rule now on messages already in "Inbox") и нажмите кнопку Готово (Finish).

    Правило сохранится и будет отображено в списке диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard), как показано на рисунке.

    

    
    
27. Нажмите OK. Сейчас правило является активным, и Outlook применяет его к сообщениям в папке Входящие (Inbox).
28. В Списке папок (Folder List) щелкните на значке (+) слева от папки Входящие (Inbox) и щелкните на папке Поездки. Отобразится содержимое папки Поездки, включая сообщение "Расписание поездки" от Kim Yoshida.
29. В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Входящие (Inbox). Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
    Совет. Если вы используете сервер Microsoft Exchange, вы можете фильтровать сообщения даже в том случае, если вы находитесь не в офисе; это можно делать с помощью помощника Out of Office Assistant. Когда у вас будет больше опыта работы с Outlook, вы можете изучить эту функцию, выбрав ее в меню Сервис (Tools).

Фильтрация массовых рассылок

Outlook предоставляет несколько опций для управления массовыми рассылками - сообщениями с несанкционированной рекламой и прочим содержанием, которые засоряют ваш почтовый ящик в случае, если ваш почтовый адрес попадет в какой- либо массовый список рассылки. Вы можете обозначать цветом нежелательные сообщения, чтобы было легче их выявлять, или же можно перемещать такие сообщения в отдельную папку, чтобы избежать беспорядка в почтовом ящике. Таким же образом вы можете поступать и с сообщениями с содержимым для взрослых.

Чтобы фильтровать нежелательную почту:

1. На панели инструментов нажмите кнопку Организовать (Organize). Появится область Настройка папки Входящие (Ways to Organize Inbox).
2. В области Настройка папки Входящие (Ways to Organize Inbox) щелкните на строке Нежелательная почта (Junk E-Mail).
3. Для включения цветового выделения нежелательных сообщений установите в первом поле Окрашивать (color), а во втором поле выберите нужный цвет. Вы также можете установить в первом поле значение Перемещать (Move) и во втором поле выбрать нужную папку.
4. Щелкните на кнопке Включить (Turn On), чтобы включить правило фильтрации нежелательной почты.
5. Чтобы фильтровать сообщения с содержимым для взрослых, во второй строке выберите Окрашивать (color) или Перемещать (Move) и затем укажите цвет и расположение папки.
6. Нажмите кнопку Включить (Turn On), чтобы включить правило фильтрации сообщений с содержимым для взрослых.
7. Закройте область Настройка папки Входящие (Ways to Organize Inbox).

Правила фильтрации будут действовать до тех пор, пока вы не выключите их.