Управление, поиск и хранение сообщений

Хранение и архивация сообщений

По мере того как в папке Входящие (Inbox) и в других папках будут накапливаться сообщения, вам придется решать вопрос о более рациональном способе их хранения. Например, вы можете заархивировать (archive) все сообщения, отправленные или полученные ранее определенной даты, или сохранить все сообщения, относящиеся к проекту, как файлы на жестком диске. В Outlook вы можете хранить ваши сообщения в текстовом формате или в виде файлов HTML на жестком диске, либо архивировать сообщения в отдельном файле сообщений Outlook. Архивация сообщений в отдельном файле сообщения Outlook помогает вам упорядочивать сообщения и управлять размером основного файла сообщения, позволяя, вместе с тем, беспрепятственно работать с заархивированными сообщениями из Outlook.

Вы можете архивировать сообщения вручную либо автоматически. Когда заархивированные сообщения перемещаются в отдельный файл, сообщения удаляются из их исходных папок. По умолчанию Outlook автоматически архивирует сообщения во всех папках через определенные промежутки времени в месте, установленном вашей операционной системой. Вы можете изменить общие настройки по умолчанию функции Автоархивации (AutoArchive) и выбрать настройки для отдельных папок. Настройки архивации, установленные для отдельной папки, игнорируют общие настройки для этой папки. Если вы не указали настройки aвтоархивации для папки, Outlook будет использовать общие настройки.

В этом упражнении вы сохраните сообщение как текстовый файл, сохраните сообщение в файле HTML, проведете архивацию сообщений вручную и установите параметры автоматической архивации.

1. В папке Входящие (Inbox) щелкните на сообщении "Состояние заказа" от Kim Yoshida и в меню Файл (File) выберите Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно Сохранить как (Save As), как показано на рисунке ниже.
   

   
   увеличить изображение
   
   По умолчанию сообщения сохраняются в виде файлов HTML в папке Мои Документы (My Documents).
   Совет. Диалоговое окно Сохранение элемента (Save As) отобразит содержимое папки Мои документы (My Documents). Если включено отображение расширений файлов, именем файла в строке Имя файла (File Name) будет OrderStatus.htm.
2. В диалоговом окне Сохранение элемента (Save As) нажмите кнопку Сохранить (Save). Сообщение будет сохранено в папке Мои документы (My Documents).
3. В папке Входящие (Inbox) щелкните на сообщении "План поездки" от Kim Yoshida и в меню Файл (File) выберите Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно Сохранение элемента (Save As).
4. Нажмите кнопку списка в строке Тип файла (Save as type), выберите Только текст (Text Only) в появившемся списке и нажмите кнопку Сохранить (Save). Сообщение будет сохранено в папке Мои документы (My Documents).
5. В меню Пуск (Start) наведите указатель мыши на пункт Документы (Documents) и выберите Мои документы (My Documents). Откроется папка Мои документы (My Documents), содержащая сохраненные вами сообщения.
6. Дважды щелкните на сохраненном вами файле HTML, обозначенном значком веб-страницы . Сообщение откроется в вашем браузере.
   

   
   
   Если сообщение имело какое-либо форматирование, формат HTML сохранит его.
7. Закройте окно браузера.
8. В папке Мои документы (My Documents) дважды щелкните на сохраненном вами текстовом файле, обозначенном значком текстового документа. Сообщение откроется в Блокноте (Notepad).
   

   
   
9. Закройте Блокнот (Notepad).
10. Закройте папку Мои документы (My Documents).
11. Теперь попробуйте заархивировать сообщения. В Outlook войдите в меню Сервис (Tools) и выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).