Использование функций. Часть 1

Работа с базами данных

О функциях для работы с базами данных

Под базой данных в Microsoft Excel понимают таблицу, организованную по строкам и столбцам. В Microsoft Excel включены функции, используемые для анализа данных из списков или баз данных.

Таблица (база данных) для удобства использования функций должна быть соответствующим образом оформлена. Пример оформления базы данных приведен на рис. 7.19.

увеличить изображение
Рис. 7.19. Пример таблицы, организованной для работы с функциями баз данных

Любая из функций работы с базами данных использует три аргумента:

• А – база данных – интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы – полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов. На рис. 7.19 база данных – интервал ячеек А5:H11 ;
• В – поле – столбец, используемый функцией. Аргумент "поле" может быть задан как ячейка или как текст с названием столбца в двойных кавычках. На рис. 7.19 поля – ячейки А1, В1, С1, D1 и т. д. или названия столбцов: " Товар ", " Партия ", " Цена ", " Затраты " и т. д.;
• С – критерий – интервал ячеек, который содержит задаваемые условия. Любой интервал, который содержит по крайней мере одно название столбца и по крайней мере одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент " критерий ". В таблице на рис. 7.19 для критериев выделен интервал ячеек А1:H3.

Практически все функции для работы с базами данных имеют свои аналоги в категориях "Математические" и "Статистические". Отличие их в том, что они позволяют легко и просто производить выборки необходимых данных из базы и производить вычисления только выбранных данных.

Использование функций для работы с базами данных

Использование функций для работы с базами данных можно рассмотреть на примере суммирования. Для суммирования выбранных данных из базы данных используют функцию БДСУММ.

Например, в базе данных (см. рис. 7.19) необходимо суммировать затраты только на товары, объем партии которых меньше 40. При создании формулы (рис. 7.20) следует указать ячейки базы данных ( А5:Н11 ), ячейку поля, по которому суммируются данные ( D5 ) и ячейки критерия ( В1:В2 ).

увеличить изображение
Рис. 7.20. Суммирование с одним условием по одному столбцу

Можно использовать более сложные критерии. Например, в базе данных на рис. 7.21 суммированы затраты только на товар " Марс ", объем партии которого меньше 40.

увеличить изображение
Рис. 7.21. Суммирование с двумя условиями по двум столбцам

Или, например, в базе данных на рис. 7.22 суммированы затраты только на товары, объем партии которых меньше 40, но больше 30.

увеличить изображение
Рис. 7.22. Суммирование с двумя условиями по одному столбцу

Аналогично функции БДСУММ можно использовать и другие функции для работы с базами данных.