Работа с таблицами и что еще надо знать о документах

Как еще можно сохранить документ

Как создавать и где хранить новые документы, вы уже знаете из "Как зайти в программу Word. Создание новых документов" параграфов "Как дать документу имя и где его хранить" и "Многооконный интерфейс, или Работа с несколькими окнами".

Довольно часто возникает ситуация, когда требуется внести в документ исправления, но так, чтобы при этом исходный документ остался неизмененным. В этом случае текст документа со всеми правками надо сохранить в другом файле (документе)!

Иная ситуация: документ нужно поместить еще в другую папку и/или на дискету. При этом, если имя документа остается прежним, то его можно просто скопировать (см. лекцию 5 курса "Основы работы в Microsoft Windows"). В противном случае его надо сохранить под другим именем!

А чтобы никто, кроме вас, не смог открыть ваш документ, можно сохранить его с паролем на открытие. Человек, не знающий пароля, не сможет открыть ваши документы. Можно установить пароль на сохранение внесенных в документ изменений: вносить правки в ваш текст не возбраняется, но сохранить изменения без знания пароля не получится.

Однако если вы забудете свой пароль, то помочь вам уже никто не сможет. Так что пароль лучше записать, например, в записную книжку. Вообще лучше придумать один "заковыристый" (например: figTEST9) пароль и использовать его везде!

Как вы уже знаете, файлы, созданные в редакторе Word, имеют отчество (тип) ".doc" независимо от его версии. Если вы создали документ в Word 2000 и передали его человеку, который пользуется более ранней версией редактора, например, Word 97, то он не сможет открыть ваш документ.

Во избежание таких казусов, надо сохранять документ с другим отчеством: ".rtf" [r(each)t(ext)f(ormat)]. Эта процедура называется "сохранение документа под другим типом".

Если проблемы такого рода вас пока не волнуют, можете пропустить эту главу "без ущерба для здоровья".

Сохранение документа в другую папку и/или на другой диск

Допустим, что вы открыли в редакторе Word документ "отчет.doc", который расположен в папке "Денис", находящейся в папке "Users" на диске (E:).

А все изменения в тексте документа должны сохранить на диске (D:) в папке "надя" в файле с тем же именем - "отчет.doc".

Для этого:

1. Выполните команду Сохранить как... в меню Файл.

   Таким образом, вы сами вызываете диалог "Сохранение документа".

   

   
   увеличить изображение
   Рис. 6.11. В адресной строке указана та последняя папка, из которой вы открыли документ, а его имя - "отчет.doc", - в поле "Имя файла:" внизу диалога
2. Укажите новое место, КУДА вы хотите сохранить документ, с помощью адресной строки "Папка:": сначала открываете список, выбираете в нем диск (D:), а затем открываете папку "надя".

   Тогда диалог будет выглядеть как на рис. 6.12 (обратите внимание: в папке "надя" еще нет файла "отчет.doc"):

   

   
   увеличить изображение
   Рис. 6.12. Теперь в адресной строке указано имя папки "надя", КУДА будет сохраняться документ "отчет.doc"
3. Щелкните на кнопке Сохранить диалога или нажмите клавишу Enter.

   На рис. 6.13 видно, что документ "отчет.doc" появился в папке "надя":

   

   
   Рис. 6.13. Папка "надя" открыта в окне задачи "Мой компьютер"