Планирование и контроль развития проекта. Цикл управления проектом

Наблюдения и контроль

Если планы рассматривать как основу организации работ, то контроль — это текущая деятельность, которая осуществляется для того, чтобы компенсировать неизбежные отклонения от планов. Способы контроля могут быть совершенно разными. Некоторые из них мы уже рассматривали, когда обсуждали мотивацию каскадной модели жизненного цикла и функциональное измерение модели Гантера (см. лекции 7 и 9). Причины различий — и специфика проектов и коллективов, и выбранная методология процесса разработки. Они являются предметом специального рассмотрения. Здесь же укажем лишь на то, что правильный, разумно организованный контроль со стороны менеджера должен сбалансированно сочетать в себе два противоречивых аспекта:

• необходимо добиваться знания абсолютно точной картины того, как выполняются порученные исполнителям работы. И если наблюдаются отклонения от принятых планов, обязательств и соглашений, то менеджер должен принять соответствующие меры для корректировки ситуации;
• необходимо добиваться того, чтобы наблюдение и контроль не мешали деятельности исполнителей. Если эти действия требуют от исполнителей времени, других ресурсов, то нужно добиваться минимизации их расхода.

Наблюдения, контроль и оценка — постоянная обязанность менеджера (производственные функции — см. лекцию 2). В предыдущем разделе мы затронули вопрос о соотношении этих деятельностей. С каждой из них связаны мероприятия, осуществляемые для получения исходной информации и выполнения воздействий.

В первом случае это наименее затратные мероприятия. Менеджер как наблюдатель заинтересован в том, чтобы извлечение информации не требовало или почти не требовало ни усилий, ни времени. Важно постараться построить взаимоотношения так, чтобы в случаях, не нуждающихся в специальном внимании, ни наблюдателю, ни работнику совсем не приходилось ничего делать специально. В рамках устроенных таким образом наблюдений применяются:

• анализ кода программ и данных автоматического мониторинга с помощью специальных инструментов;
• специальное, т.е. со стороны наблюдателя, тестирование ;
• опрос работников (что означает не устный отчет, а свободный разговор, в ходе которого выясняется, как идут дела);
• простые и короткие вопросы по сути: как было принято то или иное решение, от чего пришлось отказаться, что не удалось предусмотреть и т.д.;
• анализ коротких отчетов, периодически (возможно, ежедневно) предоставляемых разработчиками и автоматически интегрируемых в сводные таблицы.

Эти и подобные действия должны давать представление о том, что еще осталось сделать сотруднику до установленного контрольного срока. При подозрениях, что сроки нарушаются, требуется более пристальное наблюдение. Если опасения подтверждаются, то необходимо выяснить причины отклонений и попытаться их как-то нейтрализовать или компенсировать. Здесь годятся "провокационные" вопросы, цель которых — поставить разработчика в ситуацию, в которой он сам идентифицирует проблему и, быть может, найдет решение. Только в крайних случаях, когда все эти локальные воздействия не приводят к нужным результатам, можно обратиться за помощью к другим разработчикам команды и внешним специалистам.

Мероприятия в контрольных точках проводятся, во-первых, для того, чтобы доказать, что определенные заранее локальные цели проекта достигнуты, — контрольные функции, а во-вторых, чтобы узнать качество рабочих продуктов и процесса, — оценочные функции. Мероприятия в контрольных точках должны обеспечивать уверенность доступных инициаторов работ в правильности стратегической линии и принятых решений, а также в том, что результаты удовлетворяют заранее фиксированным критериям. Когда наблюдение организовано правильно, специальных действий для контрольных функций, скорее всего, не потребуется. Но если на материале наблюдений цель контроля остается недостигнутой, а также в тех контрольных точках, которые заранее определены для независимой инспекции, приходится прибегать к верификации и аттестации как явным процедурам. Мы достаточно подробно рассмотрели суть этих процессов, когда обсуждали каскадную модель (см. лекцию 7). Если оставить в стороне конкретные методики их организации (для восполнени я этого пробела можно рекомендовать, например, книгу [27]), то остается добавить только сведения о том, когда целесообразно планировать их активизацию.

Для контрольных точек, обозначающих конец того или иного этапа, выполнение соответствующих действий обязательно. В качестве обязательных рассматриваются также контрольные точки, которые устанавливаются как начало и окончание наиболее важных запланированных работ, моменты согласования работ и другие события. Помимо планируемых обязательных контрольных точек целесообразно предусматривать факультативные точки, в которых контроль осуществляется при определенных условиях (например, отставание от графика работ).

Общее правило для мероприятий, связанных с контролем, с которым согласны практически все специалисты в области менеджмента программных проектов, состоит в том, что для отдельной работы они не должны проводиться чаще чем раз в неделю, но не реже чем ежемесячно. Для долгосрочных работ, планируемое время которых превышает месяц, целесообразно образовывать промежуточные контрольные точки.