Измерение и оценка состояния и хода выполнения работ

Показатели

Обычно показатели используются на уровне счета издержек и выше.

На практике база данных используется для разработки показателей, позволяющих управляющему проектом и заказчику рассмотреть ход работ под разными углами.

Показатель 1.00(100%) говорит о том, что все идет по плану.

Показатель, превышающий 1.00, говорит о том, что ход работ опережает план.

Показатель менее 1.00 свидетельствует о том, что ход работ хуже запланированного, и необходимо обратить на это внимание.

Показатели выполнения работ

Существует два показателя эффективности выполнения работ.

Первый показатель измеряет эффективность стоимости работы, выполненной на определенный момент:

CPI равный $1,47 показывает, что на отчетную дату было выполнено запланированной работы $1,47 на каждый $1, затраченный фактически.

CPI - наиболее часто применяемый показатель. Его точность, надежность и стабильность проверены временем.

Второй показатель - оценка выполнения плана на конкретную дату:

Показатель графика/сроков показывает, что на отчетную дату было выполнено запланированной работы $1,27 на каждый $ 1 по графику/срокам.

В табл. 6.3 дана расшифровка показателей.

Показатель процента завершенности проекта

Следующие показатели сравнивают результаты хода работ на данный момент с общим объемом работ.(При этом имеется в виду, что условия не претерпят изменений, никакие меры по улучшению не будут предприняты, информация в базе данных верна.)

Первый показатель похож на процент выполнения относительно сметной стоимости:

Это говорит о том, что выполненная работа представляет собой 34% от всей сметной суммы ( ВАС ) в долларах на отчетную дату.

В этот расчет не включены фактические затраты. Так как количество фактически потраченных долларов не гарантирует успешного хода работ, этот показатель используется управляющими проектами только тогда, когда есть высокий уровень доверия к первоначальным цифрам сметы.

Второй показатель рассматривает выполненный процент относительно фактически потраченных на выполнение работы к определенной сумме в долларах и фактически ожидаемых долларов для завершения всего объема работы ( ЕАС ).

( 21%)

Это говорит о выполнении на 21%, если учитывать фактически затраченые доллары на выполнение работы к определенному числу и пересмотренные фактически ожидаемые затраты на завершение проекта.

Эти две точки зрения на выполненный процент свидетельствуют о разных мнениях относительно "реального" выполненного процента.

Менеджмент должен использовать все источники информации, чтобы полностью контролировать ход проектных работ.

Прогнозирование окончательной стоимости проекта

Вопросы, которые начинает задавать руководитель после начала выполнения проекта:

"Укладываемся ли мы в смету?",

"Какова будет окончательная стоимость проекта?"

Метод, заслуживший доверия и доказавший свою точность и надежность при прогнозе окончательных проектных затрат основан на использовании показателя CPI ( CPI = BCWP/ACWP ).

Модель прогноза ( РАС ) может быть описана следующим уравнением:

где ETC - ориентировочная стоимость по завершении (работ);

CPI - кумулятивный индекс стоимости выполнения работы на определенную дату;

BCWP - кумулятивная сметная стоимость работ, завершенных к конкретному моменту;

ACWP - кумулятивная фактическая стоимость работ, завершенных к конкретному моменту;

ВАС - общая сметная стоимость опорного плана;

FАС - прогнозируемая общая стоимость работ по завершении.

Например, если мы допустим наличие следующей информации, то прогнозируемая стоимость при завершении ( FАС ) рассчитывается следующим образом:

Прогноз окончательной стоимости проекта равен $6250.

Данные исследований показывают, что применительно к большим проектам, выполненным более чем на 20%, эта модель работает хорошо, давая погрешности менее 10%.

Другие вопросы контроля

Изменения в основе проекта

В целом управляющий проектом должен противостоять изменениям.

Они допустимы, только если проект нельзя выполнить без этих изменений, или с внесением изменений будет заметно улучшено его качество.

Если изменения оказывают сильное влияние на проект и требуют изменений в масштабе, основу можно изменить. С влиянием изменений на масштаб и основу должен согласиться заказчик проекта.

На рис. 6.12 изображено влияние стоимости изменений масштаба на основу проекта в определенный момент времени - "сегодня".

Рис. 6.12.

Линия А обозначает изменения масштаба, которые приводят к увеличению стоимости.

Линия В обозначает изменения масштаба, которые снижают стоимость.

Быстрая регистрация изменений масштаба в основе позволяет удержать приведенную стоимость на уровне расчетной.

Перераспределение денег между счетами издержек после окончания работ недопустимо. Непредвиденные изменения можно покрывать за счет резерва на случай непредвиденных расходов.

Резерв на случаи непредвиденных расходов

Редко, когда все происходит в точности по плану.

Величина фонда непредвиденных расходов должна зависеть от степени неопределенности, рисков, связанных со сроками, и неточности в определении стоимости.

Если в проекте мало нового для проектной команды, резерв непредвиденных расходов может составлять 1-2% от общей стоимости проекта.

Если же проект содержит много нового для всех членов команды, то резерв может составлять 5-20% от общей стоимости.

Средствами из этих расходов нужно распоряжаться крайне официально и при наличии правильно оформленной документации.

Фонды непредвиденных расходов сметного бюджетного резерва не для изменений масштаба.

Изменения масштаба покрываются из фондов управленческого резерва.

Выводы

Лучшая система информации не означает наличие хорошего контроля.

Контроль присутствует тогда, когда управляющий проектом использует информацию для руководства проектом.

График контроля и график Ганта - надежные методы контроля за временем выполнения работ.

Система стоимость/график позволяет управляющему вовремя оказывать положительное влияние на стоимость и график.

Преимущества модели стоимость/ график таковы:

1. По модели измеряются достижения по сравнению с планом и промежуточными результатами работы.
2. Модель дает метод выхода на проблемный пакет работ и ответственный (за недостатки) отдел организации.
3. Модель заставляет всех участников выявлять проблемы на раннем этапе и позволяет быстро предпринимать корректирующие действия.
4. Модель улучшает обмен информацией, так как все участники пользуются единой базой данных.
5. Модель позволяет постоянно информировать заказчика о ходе работ, таким образом поддерживая его уверенность в том, что затраченные средства дают ожидаемые результаты.
6. Модель дает возможность каждой организационной единице отчитываться за отдельные части общей сметы.

Вопросы для повторения

1. Каким образом приведенная стоимость дает более четкую картину статуса графика и стоимости проекта по сравнению с простым планом против фактической системы?
2. Каким образом опорный план способствует интеграции планирования и контроля проектов?
3. Почему для управляющих проектами важно противостоять изменениям в опорном плане проекта? При каких условиях управляющий проектом мог бы внести изменения в опорный план? Когда управляющий проектом может не допустить внесения изменений в опорный план?
4. Как сворачивание проекта помогает выявлять проблемы стоимости и графика проекта?
5. Затраты можно собрать в одно целое или разъединить по горизонтали и вертикали. В чем преимущества этой системы?
6. В чем различия между ВАС, ЕАС и FАС?