Платформы для эффективной корпоративной работы

8.3 Интеграция приложений Microsoft Windows Server с технологиями SharePoint

Для поддержки коллективной работы и взаимодействия между сотрудниками предприятия используется Office 2007 в сочетании с Microsoft Windows Server. Это позволяет по-новому организовать взаимодействие удаленных сотрудников, в любое время получить мнение специалиста по любому вопросу и ускорить процессы утверждения и пересмотра документов. Это обеспечивается следующими функциями:

• область задач рабочей области позволяет при редактировании документа в приложении Office увидеть через сервер, на котором выполняются службы Office SharePoint Server 2007, состояние проводимой совместной работы;
• сайты рабочей области документов обеспечивают интеллектуальную организацию совместной работы над документами и улучшенное управление версиями. Пользователи получают средства общего доступа к документу в режиме реального времени, назначения задач и сроков их выполнения, а также могут легко увидеть, на каком этапе находится работа над документом;
• сайты рабочей области совещаний расширяют возможности организации совещаний, получения информации и добавления участников, находящихся в различных местах;
• технология мгновенного обмена сообщениями интегрирована с приложениями Office 2007, что позволяет моментально получать сведения о присутствии и начинать диалог непосредственно из документов или Outlook (при наличии Live Communications Server 2005);
• общие контакты и календари, доступ к которым облегчен для членов группы, упрощают процесс координации и планирования совещаний;
• технология управления правами на доступ к информации (Information Rights Management, IRM^{11 Служба управления правами (Microsoft Windows Rights Management Services, RMS) ОС Windows Server 2003 представляет собой технологию защиты информации, которая используется с такими RMS-совместимыми приложениями, как Microsoft Windows Server.} ) обеспечивает более эффективный контроль над важной деловой информацией.

Взаимодействие приложений Office 2007 и Office SharePoint Server 2007 обеспечивает общая рабочая область при условии, что в системе установлены приложения Microsoft Windows Server или Web-браузер. Office SharePoint Server 2007 предоставляет приложениям Office 2007 средства для работы над общим документом, ознакомления с ходом работы, поиска другого члена группы в сети и добавления комментариев или результатов в общую рабочую область.

Область задач общей рабочей области. При открытии документа, хранящегося на сайте SharePoint (равно как и документа, находящегося на обычном сайте, сайте рабочей области совещаний или документов), в соответствующем приложении Office 2007 появляется специальная область задач со сведениями о сайте, например, список лиц, ведущих совместную деятельность в рабочей области, их местонахождение в сети, перечень задач, другие документы библиотеки общей рабочей области, связи (ссылки) и т. д. Область задач общей рабочей области появляется при открытии документа с сайта SharePoint в Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Microsoft Windows Server, Visio 2007 и OneNote 2007.

Область задач также позволяет добавлять в рабочую область новых членов, создавать, назначать и отмечать задачи как завершенные, загружать дополнительные документы, просматривать другие документы в библиотеке, вставлять связанные с документом ссылки или переходить по ним. Благодаря интеграции области задач с технологией мгновенного обмена сообщениями можно, щелкнув знакомый значок, увидеть, кто находится в сети, и отправлять сообщения членам группы, Эта область переносит контекст документа в рабочую среду пользователя.

Рабочая область документа. Совместная работа над документом часто начинается с отправки его другим членам группы по электронной почте. Иногда, если документ хранится только на одном сервере требуется создание его локальной (автономной) копии. Автономная копия используется при отсутствии связи в сети.

Использование электронной почты и работа с автономными копиями приводит к тому, что у документов появляется несколько версий, а процесс сведения всех изменений занимает достаточно много времени. Кроме того, работая с электронной почтой, трудно отслеживать действия других членов группы.

Сайты рабочей области документов упрощают повседневную коллективную работу над документами в нескольких отношениях. Как и сайты SharePoint, они собирают для участников проекта в одном месте необходимые сведения: перечни задач, крайние сроки, соответствующие документы, ссылки и контакты. Они также интегрируются с приложениями Office 2007 через область задач, отображаемую вместе с документом, что облегчает доступ к этим ресурсам. В отличие от электронной почты, при использовании которой автор сообщения может даже не знать, начал ли работу хоть один из тех, к кому была обращена подобная просьба, область задач общей рабочей области и сайты рабочих областей документов позволяют каждому участнику видеть состояние задачи в целом и то, как продвигается работа над документами.

Рабочая область совещаний. Рабочая область совещаний рассчитана на тех, кто занимается подготовкой, проведением и сопровождением совещаний. Эта область создает в сети безопасное место для централизации переписки, документов и материалов, относящихся к совещанию. Она упрощает организацию и проведение совещаний, делает их более удобными и эффективными, помогает экономить время и повышает результативность совещаний.

Созданная с помощью Office SharePoint Server 2007 и Web-компонентов, рабочая область совещаний в основе своей представляет пользовательский узел с простыми средствами объединения сотрудников для разовых или регулярных совещаний.

Для администратора рабочая область совещаний упрощает процедуру их планирования, координации участников, оснащения всей необходимой документацией и сопровождающими материалами, облегчает работу с удаленными сотрудниками, решение вопросов информационного обеспечения, задач сопровождения, возникающих по ходу совещания, а также распространение заметок и действий, созданных, например, в Microsoft OneNote.

Рабочая область совещаний поддерживает следующие функции:

• распространение материалов в соответствии с повесткой;
• организация совместного доступа к визуальным материалам, информации, графикам проведения и действиям;
• организация регулярных совещаний;
• отчет о недоработках текущего совещания;
• обновление дополнительных материалов без отправки повторного запроса;
• запись простых заметок по ходу совещания или получение более развернутых, например, из OneNote;
• подключение к работе удаленных участников;
• интеграция представлений календаря совещаний из списка SharePoint;
• создание и обеспечение сайта рабочей области, а также управление им;
• интеграция рабочей области с любым сайтом SharePoint;
• редактирование данных рабочей области в Excel, PowerPoint и Word.

Office SharePoint Server 2007 и Outlook 2007. В Office 2007 с данными Office SharePoint Server 2007 можно работать прямо в Outlook, что позволяет повысить эффективность использования общих данных, объединяя их с собственными. Так, можно расположить график обзоров продукции на сайте SharePoint, чтобы с ним могли ознакомиться все члены группы. Они могут сравнить этот график с собственным, открыв обновляемый календарь списка SharePoint рядом с календарями Outlook. События из списка SharePoint отражаются и работают так же, как и встречи в Outlook. Их можно перетаскивать из календаря SharePoint в собственный календарь Outlook.

Организации малого бизнеса могут использовать службы SharePoint в качестве небольшого сервера рабочей группы, предоставляющего совместный доступ к контактам и календарям без сервера Exchange.

Данные из Windows SPS кэшируются на локальном компьютере, поэтому они доступны в автономном режиме.

Списки календарей, событий и контактов можно открывать в пользовательском интерфейсе Outlook в режиме только для чтения. Данные из Office SharePoint Server 2007 отображаются и работают так же, как и календари и списки контактов Outlook.

Контакты и календари - обычные списки для хранения как личных, так и групповых сведений. Outlook 2007 и Office SharePoint Server 2007 позволяют просматривать сразу несколько личных и общих календарей. Общий календарь и общий список контактов можно просмотреть прямо в Outlook. Так что их сведения доступны в любой момент.

Специальные оповещения повышают результативность работы, так как позволяют держать участников группы в курсе последних новостей.

Списки SharePoint. Списки SharePoint предназначены для коллективной работы с данными и методы их сбора и анализа. Списки SharePoint предоставляют следующие возможности:

• сетка в Office SharePoint Server 2007 помогает реализовать сходные с Excel функции;
• совместная работа над списком нескольких пользователей. Один и тот же список могут редактировать сразу несколько пользователей. Службы Windows SPS выявляют конфликты и предлагают варианты их разрешения;
• простота редактирования. Можно перетаскивать мышью столбцы и строки, а также перемещать данные по списку;
• интеграция Office и технологий SharePoint. Доступны преимущества обеих систем: приложения Office могут работать со списками SharePoint;
• новые списки. Добавлены следующие списки: библиотека фотографий с широкими возможностями хранения и просмотра картинок, а также библиотеки деловых документов, позволяющие создавать, редактировать и хранить на общем сайте группы решения, построенные на основе XML;
• усовершенствованные списки. Существующие списки усовершенствованы, в частности, поддерживают новые параметры безопасности, позволяющие делегировать разрешения на уровне списка.