Управление временем выполнения проекта и отклонениями от плана

Манипулирование временем

В качестве основных мер, связанных с изменениями в области временного планирования, могут быть рассмотрены:

• изменение сроков завершения работ;
• смещение вех проекта;
• увеличение общего срока завершения проекта.

Изменение сроков завершения работ

Данный метод может быть реализован двумя способами.

• Переброска ресурсов внутри проекта
  • Суть мероприятия - изменение количества ресурсов, выделенных для критических и некритических работ (переброски ресурсов с одной работы на другую) с целью сокращения общей продолжительности проекта.
  • Применяется в случае, когда существует угроза срыва запланированных сроков проекта и имеются некритические работы, ресурсы которых могут быть временно использованы для выполнения критических работ.
  • Находится в области плановых потерь, поскольку построение и модификация технологический последовательности календарного графика производится непосредственно исполнителем проекта, тогда как заказчика могут интересовать вехи проекта или только дата его завершения.
  • Преимущества - увеличение ресурса на критической работе производится за счет уже запланированного в данном проекте ресурса и не приводит к существенному удорожанию проекта.
  • Недостатки:
    • новому сотруднику необходимо время для срочной смены вида деятельности в проекте;
    • при увеличении продолжительности работ некритического пути может возникнуть запараллеливание работ, что повлечет снижение управляемости на некоторых участках проекта.
• Перемещение работ в пределах вех с изменением зависимостей
  • Суть мероприятия - изменение технологической последовательности (запараллеливание) работ с целью сокращения общей длительности проекта.
  • Применяется в случае, когда происходит срыв запланированных сроков проекта (увеличение продолжительности работы некритического пути) вследствие ошибок календарного планирования либо ошибок ресурсного планирования (использование одного ресурса в двух или более проектах, психологическая несовместимость в рабочей группе проекта и т. д.).
  • Находится в области плановых потерь, поскольку построение и модификация технологической последовательности календарного графика производится непосредственно исполнителем проекта, тогда как заказчика могут интересовать вехи проекта или только дата его завершения.
  • Преимущества- привлечение новых сотрудников в рабочую группу не требуется и, следовательно, не происходит снижение управляемости в проекте.
  • Недостатки:
    • увеличение количества одновременно выполняемых работ влечет увеличение нагрузки на менеджера проекта; если проект большой и произошло перемещение большого числа работ, то может встать вопрос об увеличении управленческого персонала;
    • возможно увеличение стоимости проекта вследствие увеличения продолжительности работ с сохранением количества исполнителей;
    • возрастает вероятность срыва сроков.

Смещение вех

• Суть мероприятия - назначение для вехи новой даты.
• Применяется в случае, когда вследствие объективных причин рабочая группа не может закончить работу в намеченный срок и при этом веха проекта не привязана к событию, которое нельзя перенести, а общая продолжительность проекта не увеличивается.
• Находится в области допустимых потерь, поскольку смещение вехи не оказывает значительного влияния на проект, не приводит к значительным финансовым потерям (удорожание проекта, привлечение новых ресурсов в проект и т. д.).
• Преимущества- работы ведутся в обычном режиме, перегрузки ресурсов при этом не происходит.
• Недостатки - изменение в худшую сторону имиджа компании, неполучение премии.

Увеличение общего срока проекта

• Суть мероприятия - увеличение продолжительности проекта.
• Применяется в случае невозможности сдачи проекта в срок, оговоренный в контракте.
• Находится в области:
  • при изменении требований заказчика- в области допустимых потерь, когда предполагается дополнительная оплата работ, компенсирующая издержки; в области нежелательных потерь - когда предлагаемая дополнительная оплата работ по проекту не покрывает издержки;
  • по вине компании - в области нежелательных или недопустимых потерь в зависимости от величины дополнительных финансовых расходов или степени риска ухудшения репутации компании.
• Преимущества- работы ведутся в обычном режиме, перегрузки ресурсов при этом не происходит.
• Недостатки:
  • невозможность использования привлеченных ресурсов в других проектах;
  • возможное применение штрафных санкций со стороны заказчика;
  • значительное возрастание давления заказчика на рабочую группу;
  • возможное ухудшение репутации компании.

Манипулирование продуктом (качеством)

В качестве основных мер, связанных с изменениями в области продуктового планирования, могут быть рассмотрены:

• снижение качества продукта;
• замена продукта;
• исключение продукта.

Снижение качества продукта

• Суть мероприятия - снижение качества как у части проекта (комплектующих), так и у всего проекта в целом.
• Применяется в случае, когда заказчик в контракте не установил жесткие требования к качеству продукта/услуги, а компания в силу каких-либо причин (специфичности проекта и т. д.) не может предоставить продукт/услугу запланированного качества.
• Применяется в случае, когда:
• заказчику необходимо уложиться в запланированные сроки и/или не допустить перерасхода бюджетных средств проекта;
• компания не способна поставлять продукт требуемого заказчиком уровня качества.
• Находится в области плановых потерь, поскольку возможность определенного снижения качества продукта проекта изначально заложена в контракте (возможно, в неявной форме).
• Преимущества - возможность использования менее квалифицированных ресурсов вместо запланированных, которые перейдут в другой, более важный проект.
• Недостатки - возможен конфликт с заказчиком.

Замена продукта

• Суть мероприятия - замена оговоренного в контракте продукта (услуги) на аналогичный.
• Применяется в случае, когда компания по объективным причинам (например, переход платформенного программного обеспечения из одной ценовой ниши в другую и т. д.) не может предоставить продукт/услугу, ранее оговоренную в проекте.
• Применяется в случае, когда компания по объективным причинам (например, вследствие удорожания платформенного программного обеспечения) не может предоставить продукт/услугу по ранее оговоренной в контракте цене.
• Находится в области:
• допустимых потерь, если аналог устраивает заказчика, а замена продукта/услуги не сопряжена с большими финансовыми затратами;
• нежелательных потерь, если поиск аналогичного продукта сопровождается большими финансовыми и временными потерями или перечень предлагаемых продуктов не устраивает заказчика,
• Преимущества - продолжение выполнения проекта, а также сохранение деловых партнерских отношений с заказчиком.
• Недостатки:
  • возможное увеличение времени реализации проекта (так как время, потраченное на поиск необходимого продукта, не было учтено в календарном плане проекта);
  • возможен конфликт с заказчиком;
  • возможно незначительное увеличение стоимости проекта.

Исключение продукта

• Суть мероприятия - отказ от продукта/услуги, оговоренной в контракте.
• Применяется в случае, когда предоставление услуги/продукта невозможно (снятие с производства продуктов, платформ для разработки программного обеспечения и т.д.), а аналог, удовлетворяющий требования заказчика, подобрать не удалось.
• Находится в области нежелательных потерь, поскольку компания понесет прямые финансовые потери (заказчик не оплатит выполненный объем работ).
• Преимущества - компания понесет минимальные потери, если проблема будет выявлена на ранней стадии проекта, а также высвободит ресурсы для других, возможно более прибыльных, проектов.
• Недостатки:
  • ресурсы, выделенные на реализацию проекта, какое-то время будут простаивать, пока их не запланируют в другой проект;
  • компания может понести убытки в виде штрафных санкций за невыполнение условий контракта.

Выводы

Необходимость сокращения продолжительности проекта возникает по многим причинам, таким, как установленные сроки, соображения о своевременном выходе на рынок, стимулирующие контракты, потребность в ключевых ресурсах, высокие накладные расходы или просто непредвиденные отсрочки. Ситуации довольно часты на практике и известны, как выбор альтернативных решений стоимости времени. В этой главе представлены логические формальные процессы оценки ситуаций, которые требуют сокращения продолжительности проекта. Сокращение продолжительности проекта увеличивает риск опоздания. Насколько сокращать продолжительность проекта от нормального времени до оптимального, зависит от чувствительности сети проекта. Чувствительная сеть - это та, которая имеет несколько критических или почти критических путей. Следует весьма осторожно относиться к сокращению чувствительной сети, чтобы избежать повышения риска проекта. И наоборот, нечувствительные сети представляют потенциально большие возможности для значительного снижения издержек путем устранения некоторых накладных расходов с небольшим риском.

Вопросы для повторения

1. Определите 5 косвенных издержек для достаточно сложного проекта. Почему эти издержки классифицируются как косвенные?
2. Как руководитель проекта может использовать график стоимости проекта? Объясните.
3. При сокращении продолжительности проекта вы должны избегать общих фондов. Почему?
4. Сокращение продолжительности проекта повышает риск опоздания. Объясните.
5. Возможно ли сократить критический путь и сэкономить деньги? Объясните, как.
6. Почему важно учитывать косвенные издержки при анализе потенциальных альтернатив проекта?
7. Чувствительные и нечувствительные сети должны рассматриваться по-разному в решении вопроса о сокращении проекта. Дайте подробное объяснение рисков, связанных с изменением каждого типа сети проекта.