Электронные формы и документы

1.1. Виды форм сбора данных

Большинство предприятий тратят значительные средства на сбор, хранение, обновление, использование, анализ данных, создание отчетов и управление информацией. Простейший вид представления информации называется данные. Данные бывают трех видов.

Структурированные данные. Данные этого типа можно легко организовать в таблицы. Их также просто обновлять, сортировать, фильтровать и запрашивать, и они обычно хранятся в неструктурированных файлах и базах данных. Структурированные данные также включает метаданные, которые часто определяются как "данные о данных". Метаданные определяют и ограничивают данные, и к ним относятся заголовки столбцов, типы данных, форматы и правила проверки. Примерами структурированных данных являются заказы на покупку, сведения о статистике, запасах, бюджетах и продажах.

Неструктурированные данные. К этому типу относятся сведения, которые хранятся в документах и презентациях и которые нельзя автоматически преобразовать в структурированные данные. Примерами неструктурированных данных являются заметки, письма, публикации, политики, предложения, спецификации, слайды и резюме.

Частично структурированные данные. К такому типу относятся структурированные данные в сочетании с небольшим объемом неструктурированных данных, таких как поля примечаний и заметок, вложения и рисунки. Примерами таких данных являются отчеты о состоянии, формализованные документы процесса запроса предложений поставщиков (RFP), оценки производительности и каталоги продукции.

Создание подключений данных

Структурированные и частично структурированные данные часто извлекаются из внешнего источника данных, такого как книга или базы данных. Этот внешний источник данных подключается к программе с помощью подключения данных, которое является набором сведений, описывающих, как найти внешний источник данных, войти в него и подключиться к нему. Например, система Microsoft Office позволяет создавать подключения в различных программах Office и подключаться к новым источникам данных с помощью мастера подключения данных.

Самый простой способ работы с данными часто заключается в использовании сетки данных. Сетка данных — это табличное представление данных в виде столбцов и строк, которое позволяет легко сортировать, фильтровать, запрашивать и обрабатывать данные.

Использование форм для эффективной работы с данными

Структурированные и частично структурированные данных часто необходимо обновлять и изменять, и как раз для этого используются формы.

Формы (как печатные, так и интерактивные) являются документами или компонентами программы, имеющими стандартную структуру и формат, что облегчает сбор, получение, упорядочение и изменение данных. Формы - это окна, с помощью которых пользователи просматривают и используют данные.

Интерактивные формы содержат инструкции, форматирование, метки и пустое пространство для ввода данных (как в печатных формах). Они также содержат элементы управления, которые выводят данные или упрощают ввод и изменение данных, выполнение действий или выбор нужных значений. К таким элементам относятся списки, переключатели и кнопки. Визуально привлекательные формы делают работу с базой данных не только эффективнее, но и приятнее, и помогают предотвратить ввод неверных данных.

С помощью систем Microsoft Office можно создавать и использовать формы, списки, представления данных, вставленные как формы и веб-части форм.

Использование отчетов для представления данных и принятия решений

Структурированные и частично структурированные данные обычно предоставляются пользователям в виде административно-управленческих отчетов. Отчет — это представление данных, отформатированных и упорядоченных согласно административно-управленческим требованиям. Примерами отчетов являются учебные программы и планы, прогнозы бюджета, сводки продаж, списки телефонных номеров, почтовые наклейки и каталоги продукции.

Отчеты дают возможность принимать более обоснованные решения, позволяя отвечать на вопросы, концентрировать внимание на задачах, находить лучшие альтернативные решения, разрабатывать правильную стратегию и тактику, определять последствия и соотношение выгод и потерь, а также оценивать неизвестные переменные и риски.

Пользователей отчета можно классифицировать следующим образом:

Административно-управленческая аналитика - это популярный метод сбора, использования данных и управления ими. Он используется для выявления тенденций и определения их смысла, для принятия решений и реагирования, тем самым позволяя улучшить производительность предприятия.

Панели мониторинга и ключевые индикаторы производительности являются важной составляющей такой деятельности.

Панели мониторинга (которые также называются системами показателей) — это важная методика административно-управленческой аналитики, которая объединяет отчеты и аналитику для визуального представления важных сведений на уровне организации, отдела или группы.

Существует три типа панелей мониторинга: операционные панели применяются для отслеживания ежедневной работы сотрудников, тактические — для анализа данных и наблюдения за ежемесячными или ежеквартальными событиями, а стратегические — для долговременного управления предприятием.

Данные панели мониторинга могут быть количественными (суммы заказов, доля рынка, прибыль, звонки в службу поддержки, дефекты производства, посещения веб-страницы) или качественными (10 лучших клиентов, основные проблемы, незавершенные задачи, важнейшие новости).

Важным элементом панели мониторинга является ключевой индикатор производительности, который указывает на прогресс в достижении определенной управленческой цели с помощью визуальных средств (таких как стрелки вверх и вниз, сигналы светофора или цветные круги). На панели мониторинга отображается еженедельное состояние для этой цели (план выполняется, показатели опережают план, показатели отстают от плана), возможно, с помощью цветов или определенных компанией стандартных значков. Тренды за последние годы могут быть объединены в диаграмму.

Веб-часть — это модуль информации. Можно добавлять веб-части в зоны веб-частей на странице, а затем настраивать отдельные веб-части для создания уникальной страницы для пользователей своего сайта. Страница веб-частей — это особый тип веб-страницы, которая объединяет данные, например списки и диаграммы или веб-содержимое, например текст и изображения.

Каталог административно-управленческих данных — это компонент, обеспечивающий встроенную поддержку отображения данных из бизнес-приложений баз данных, таких как SAP, Siebel и SQL Server. Как правило, такие административно-управленческие системы предназначены для управления важной финансовой и административной информацией и процессами, такими как данные клиентов, запасы, выставление счетов и жизненные циклы продуктов.

Списки ключевых индикаторов производительности. Можно настроить ключевой индикатор производительности в книге Excel. При изменении данных в книге ключевой индикатор производительности будет автоматически обновляться. Например можно также добавить книгу на ту же веб-страницу с помощью веб-части "Office Excel". Если формализованная система хранения данных не настроена или необходимо отследить однократный проект, можно ввести условия вручную. Такой список ключевых индикаторов производительности полезно применять для отображения сведений, которые передаются по электронной почте или с помощью какой-либо другой системы.