Законодательная и нормативная база аутсорсинга

6.4. Нормативные положения аутсорсинга в ведомственных документах

Регулирование аутсорсинга является частью общей системы нормативного регулирования ряда организаций. Система внутреннего нормативного регулирования таких организаций включает положения и регламенты, определяющие возможность применения аутсорсинга в организации. Примеры и общая характеристика таких документов приведены ниже.

Положение ОАО РЖД от 27 апреля 2006 года № 530 "Об использовании аутсорсинга филиалами ОАО "РЖД"

Документ определяет цели и порядок использования аутсорсинга филиалами ОАО "РЖД" (далее - филиалы), в т.ч. принятия решений о выполнении специализированной организацией (индивидуальным предпринимателем) отдельных видов работ (услуг) по приведенному перечню. Важным моментом положения является определение терминологии аутсорсинга, в частности, понятия аутсорсинга, как способа оптимизации деятельности филиалов за счет концентрации усилий на осуществлении основных видов деятельности и передачи выполнения отдельных видов работ (услуг) специализированным организациям (индивидуальным предпринимателям) на договорной основе с соответствующим сокращением персонала филиалов. В приложении представлена методика расчета экономической эффективности от использования аутсорсинга в ОАО "РЖД".

Письмо ЦБ РФ от 24 мая 2005 г. № 76-Т "Об организации управления операционным риском в кредитных организациях"

Письмо определяет рекомендации по организации управления операционными рисками.

В разделе "Управление операционными рисками" предусматривается возможность снижения уровня отдельных видов операционного риска путем передачи риска или его части третьим лицам. При этом подчеркивается, что решение об использовании механизмов передачи риска (например, аутсорсинга) рекомендуется принимать по результатам тщательного анализа с учетом ожидаемого эффекта, стоимости и возможности трансформации одного вида риска в другой.

При применении аутсорсинга рекомендуется обратить внимание на то, что в этом случае кредитная организация несет ответственность не только за конечный результат деятельности, но и за способ его достижения, поэтому целесообразно установить контроль за уровнем надежности, качества и соблюдением законодательства Российской Федерации при оказании услуг.

Аутсорсинг рекомендуется осуществлять на основе договоров, предусматривающих распределение прав, обязанностей и ответственности между кредитной организацией и поставщиком услуг.

Кредитной организации рекомендуется предусмотреть во внутренних документах порядок регулирования рисков, связанных с аутсорсингом, в том числе риска отказа в обслуживании.

Аутсорсинг архивного хранения и управления электронными документами

Спецификация MoReq 2 "Типовые требования к управлению электронными официальными документами" подготовлена Cornwell Management Consultants plc в рамках программы IDA Европейской Комиссии (European Commission Enterprise DG's Interchange of Data between Administrations ) и описывает типовые требования к управлению электронными документами (Management of Electronic Record), в т.ч. рассматривает вопросы аутсорсинга архивного хранения и управления электронными документами. Требования настоящей спецификации обязательны для автоматизированных систем электронного документооборота, применяемых в органах власти Европейского Союза.

В спецификации отмечается, что аутсорсинговый контракт должен включать положение об управлении специализированной поставкой услуг: "управление специализированной поставкой услуг должно быть стандартизировано также хорошо, как и управление официальными документами клиентом внутри своей организации.".

Кроме того, в контракте с поставщиком услуг обязательно должны быть [21]:

1. детально описаны предоставляемые услуги;
2. подробные процедуры передачи официальных документов от клиента поставщику услуг и от поставщика услуг клиенту обязательно должны быть документированы;
3. поставщик услуг обязательно должен быть способен предоставить клиенту копии протоколов аудита процессов для отслеживания и обеспечения сохранности официальных документов и дел;
4. поставщик услуг обязательно должен иметь процедуры, позволяющие клиенту передавать отдельные официальные документы или дела;
5. поставщик услуг обязательно должен иметь возможность быстрого доступа к официальным документам клиента, находящимся у него на хранении;
6. поставщик услуг обязательно должен быть иметь возможность доставить клиенту либо представление официального документа, либо оригинал официального документа в оговоренное контрактом время и за установленную цену;
7. поставщик услуг должен быть способен предоставить клиенту возможность запрашивать, просматривать и распечатывать документы и дела непосредственно из офиса клиента;
8. поставщик услуг должен быть способен предоставить клиенту возможность запрашивать в режиме on-line и загружать или пересылать документы или дела между СУЭОД клиента и системой хранения документов поставщика услуг.
9. клиент должен быть иметь возможность запрашивать отчеты об официальных документах, хранимых поставщиком услуг и подробные сведения о порядках хранения, отбора и передачи и т.д. Эта функция должна быть доступна on-line из офисов клиента.
10. Услуги должны:
11. иметь оговоренное в контракте время реагирования и/или время выполнения;
12. выполняться в защищенной среде;
13. клиент должен проверить, что предлагаемое место выполнения работ является приемлемым и отвечает принятым требованиям клиента по безопасности;
14. клиент должен проверить, что предлагаемые процедуры и процессы управления хранилищем не повышают риски для официальных документов по сравнению с процедурами самого клиента;
15. клиент должен убедиться, что поставщик услуг обеспечит подходящий обслуживающий персонал в случаях, когда важна защита официальных документов;
16. к каждой официальной доставке документов к/от клиента и поставщика услуг должен прилагаться сопроводительный документ, подтверждающий подлинность и количество официальных документов и дел;
17. третьи стороны, предоставляющие транспортные услуги должны выбираться из числа организаций, отвечающих требованиям по качеству и надежности.

Контрольные вопросы

1. Перечислите рекомендованные органам государственного управления этапы перехода к аутсорсингу.
2. Особенности организации аутсорсинга в области бухгалтерского учета.
3. Особенности организации аутсорсинга в области ведения налогового учета.
4. Особенности организации аутсорсинга в области управления персоналом.
5. Перечислите основные задачи, которые должны решаться при переходе к аутсорсингу в органах государственного управления.
6. Особенности организации аутсорсинга архивного хранения и управления электронными документами.