Принятие решений на основе информационных систем и контроллинга

Реинжиниринг бизнеса

Для успешного внедрения изменений, планируемых в компании, требуется четко представлять себе, что каждая деловая единица нуждается в непрерывном проектировании. Непрерывное проектирование предполагает подход к бизнесу как к процессу. Процесс - это заранее обусловленная целями бизнеса последовательность хозяйственных актов (заданий, работ, взаимосвязей). Иногда говорят, что процесс бизнеса - это множество шагов, которое совершает фирма от одного состояния к другому, или от "входа" к "выходу". Входами и выходами здесь являются не части фирмы или ее подразделения, а события. Общее управление деловым и бизнес-процессами называется "инжиниринг бизнеса", подразумевая под этим постоянное проектирование процессов - определение входов и выходов, и последовательности шагов - в рамках деловой единицы.

В наше время популярным в проектировании деловых процессов становится понятие реинжиниринга бизнеса. Основатель теории реинжиниринга М. Хаммер так определял это понятие: "фундаментальное переосмысление и радикальное изменение решений о деловых процессах с целью достижения заметных улучшений в критически важных показателях деятельности, таких как издержки, качество, обслуживание и скорость".

Реинжиниринг обладает следующими свойствами:

• он отказывается от устаревших правил и установлений и начинает деловой процесс как бы с "чистого листа", это позволяет преодолеть негативное воздействие догм;
• он пренебрегает сложившимися системами, структурами и процедурами компании и радикально изменяет, заново изобретает способы хозяйственной деятельности - если невозможно переделать свою деловую среду, то можно переделать свой бизнес;
• он приводит к значительным изменениям показателей деятельности.

Реинжиниринг применяется в трех основных ситуациях:

• в условиях, когда фирма находится в состоянии глубокого кризиса;
• в условиях, когда текущее положение фирмы является удовлетворительным, но прогнозы ее деятельности достаточно неблагоприятны;
• в ситуациях, когда агрессивные, благополучные организации стремятся нарастить отрыв от конкурентов и создать уникальные конкурентные преимущества.

Основные этапы реинжиниринга:

• формирование желаемого образа фирмы (базовыми элементами построения являются стратегия фирмы, основные ориентиры, способы их достижения);
• создание модели существующего бизнеса фирмы (для создания модели используются результаты анализа организационной среды, данные контроллинга; определяются процессы, нуждающиеся в перестройке);
• разработка модели нового бизнеса - прямой реинжиниринг (перепроектируются выбранные процессы, формируются новые функции персонала, создаются новые информационные системы, производится тестирование новой модели);
• внедрение модели нового бизнеса.

Реинжиниринг бизнеса - это процесс быстрых изменений, основанный на последовательности быстро принимаемых и осуществляемых управленческих решениях, основанных на применении современных научных методов и использовании практического управленческого опыта.

Информационные системы управления предприятием (ИСУП)

Начнем с определений, необходимых для понимания дальнейших рассуждений. Последовательное рассмотрение этих определений дает возможность войти в необходимую современному менеджеру область информационных систем управления предприятием (ИСУП).

Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

Данные - информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований, в том числе с помощью компьютерных средств.

Документ - информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Информационная технология - система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Информационная система (ИС) - информационный контур (объединяющий пути движения информации в организации) вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.

Миссия информационных систем - производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для принятия решений и осуществления управления организацией.

Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.

В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.

В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о системе, в обязательном порядке реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

• простота внедрения уже существующих решений;
• они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;
• не требуются технические навыки;
• они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам.

Преимущества автоматизированных систем:

• облегчается и кардинально убыстряется поиск, распространение и дублирование информации;
• увеличивается объем информации в ИС;
• в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.

Информационную систему организации (предприятия, фирмы, корпорации) обычно рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:

• единая база хранения информации;
• совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям.

Создание информационной системы управления предприятием - довольно длительный по времени и ресурсоемкий процесс, в котором можно выделить четыре основные стадии.

1. Эскиз проекта. Подробное описание целей и задач проекта, доступных ресурсов, ограничений и т.п.
2. Оценка проекта. Определяется, что будет делать система, как будет работать, какие аппаратные и программные средства будут использоваться, как они будут обслуживаться. Готовится список требований к системе, изучаются потребности постоянных пользователей.
3. Построение и тестирование. Персонал должен убедиться, что с ИС удобно работать, до того, как она станет основой деятельности.
4. Отладка и внедрение. Проект не завершен до тех пор, пока менеджер проекта не сможет продемонстрировать, что ИС работает надежно.

Жизненный цикл ИС - период создания и использования ИС, охватывающий ее различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной ИС и заканчивая моментом ее полного вывода из эксплуатации.

Жизненный цикл ИС разделяется на следующие стадии:

• предпроектное обследование;
• проектирование;
• разработка ИС;
• ввод ИС в эксплуатацию;
• эксплуатация ИС;
• завершение эксплуатации ИС.

Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) - это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, современная ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла - от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Реально разработку ИСУП часто начинают с частичной компьютеризации информационных процессов, например, в рамках бухгалтерии или складского хозяйства.

Задачи ИСУП

Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. В качестве примеров можно сослаться на опыт создания ИСУП для предприятия - оператора связи и опыт внедрения партнерами фирмы SAP системы R/3 на ряде предприятий СНГ и дальнего зарубежья .При этом примерный перечень задач менеджмента, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным среди специалистов. Он приведен в табл.5.1. При решении этих задач широко используются различные методы теории принятия решений, в том числе эконометрические и оптимизационные.