Домен "Планирование и организация": процессы, отвечающие за управление персоналом, инвестициями, качеством и рисками
5.1. PO 5. Управление ИТ-инвестициями
ИТ, как и любая другая область, требует инвестиций. Процесс PO 5 отвечает за управление инвестициями в ИТ и рассматривает такие вопросы как затраты, преимущества и расстановки приоритетов в отношении инвестиционных программ. Все эти вопросы решаются в контексте стратегии ИТ и тактических планов.
Для процесса первичными требованиями к информации являются результативность и эффективность информации, вторичной – ее достоверность (рис.5.1).
Управление ИТ инвестициями
удовлетворяет следующим требованиям к ИТ:
постоянное и наглядное улучшение затрат в ИТ и участие в повышении прибыльности организации при наличии интегрированных и стандартизованных услуг, соответствующих ожиданиям конечных пользователей
сосредоточено на:
результативных и эффективных решениях по инвестиционным программам, а также планировании и мониторинге ИТ-бюджетов в соответствии с ИТ-стратегией и инвестиционными решениями
достигается с помощью:
- планирования и распределения бюджетов;
- определения формальных инвестиционных критериев;
- анализа и оценки динамики пользы для бизнеса по отношению к прогнозам.
результаты оцениваются с помощью следующих показателей:
- доля снижения удельной стоимости оказываемых услуг;
- доля отклонений от бюджета относительно общего объема бюджета;
- доля затрат на ИТ, выраженная в корпоративных и стоимостных показателях (например, рост продаж по причине расширения каналов связи).
В таблице 5.1 представлены входы процесса, то есть входящая информация, и ее источники.
Источник | Входящая информация |
---|---|
PO 1 | Стратегический и тактические планы ИТ, портфель проектов и услуг |
PO 3 | Требования инфраструктуры |
PO 10 | Обновленный портфель ИТ-проектов |
AI 1 | Обоснование бизнес требований |
AI 7 | Обзор результатов внедрения |
DS 3 | План по производительности и мощностям |
DS 6 | Финансовые документы ИТ |
ME 4 | Ожидаемая отдача от связанных с ИТ инвестиций для организации |
В таблице 5.2 отображены результаты процесса "Управление ИТ инвестициями" и процессы, на вход которых они должны поступить.
Результаты | В процессы | |||
---|---|---|---|---|
Отчеты о затратах и преимуществах | PO 1 | AI 2 | DS 6 | ME 1 |
Бюджеты ИТ | DS 6 | |||
Обновленный портфель ИТ -услуг | DS 1 | |||
Обновленный портфель ИТ-проектов | PO 10 |
Таблица 5.3 соответствует таблице ОУКИ для процесса "Управление ИТ-инвестициями"
Действия\Функции | Президент | финансовый директор | Высшее руководство | Директор по ИТ | Владелец бизнес-процесса | Руководитель эксплуатации системы | Главный архитектор ИТ-системы | Руководитель разработок | Руководитель администрации ИТ | Руководитель проектного офиса | Аудит, риски, безопасность | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Осуществлять поддержку портфеля инвестиционных программ | У | О | О | О | К | И | И | |||||
Осуществлять поддержку портфеля ИТ-проектов | И | К | У/О | У/О | К | К | К | К | И | |||
Осуществлять поддержку портфеля ИТ-услуг | И | К | У/О | У/О | К | К | К | И | ||||
Разработать и поддерживать формирование бюджета | ИТ | И | К | К | У | К | К | К | О | К | ||
Определить, информировать и осуществлять мониторинг затрат и прибылей от ИТ-инвестиций | И | К | К | У/О | К | К | К | О | К | К |
В таблице 5.4 приведена иерархия целей и показатели их достижения в отношении процесса.
Цели | Показатели |
---|---|
ИТ:
|
|
Процесса:
|
|
Действия:
|
|
Цели контроля:
- PO 5.1. Методология управления финансами
Разработать и поддерживать методологию управления финансами для управления инвестициями и стоимостью услуг и активов ИТ посредством портфелей инвестиций, бизнес-планов и бюджетов.
- PO 5.2. Расстановка приоритетов внутри ИТ-бюджета
Реализовать на практике процесс принятия решений, имеющий целью расстановку приоритетов при распределении ресурсов ИТ. Увеличить вклад ИТ в оптимизацию корпоративного портфеля связанных с ИТ инвестиционных программ и других ИТ услуг и активов.
- PO 5.3. Формирование бюджета ИТ
Установить и внедрить практику по подготовке бюджета, которая будет отражать приоритеты корпоративного портфеля инвестиционных программ, связанных с ИТ, а также включающего текущие затраты по эксплуатации и обслуживанию инфраструктуры. Данная практика должна применяться при разработке общего бюджета ИТ, а также бюджетов отдельных инвестиционных программ. Эта практика также должна применяться в ходе текущего анализа, доработки и утверждения общего бюджета и бюджетов отдельных инвестиционных программ.
- PO 5.4. Управление затратами
В организации должен быть внедрен процесс управления затратами, который будет сравнивать текущие затраты с бюджетом. В результате мониторинга затрат должна формироваться отчетность. Отклонения от бюджета должны немедленно выявляться и фиксироваться, а их влияние на реализацию инвестиционных программ – оцениваться. Совместно с корпоративным куратором этих программ должна проводиться корректировка и, в случае необходимости, пересмотр.
- PO 5.5. Управление преимуществами
Управление преимуществами предполагает реализацию процесса, который будет осуществлять мониторинг преимуществ, получаемых от ИТ. Эти преимущества определят вклад ИТ в бизнес.
Практическое задание.
Постановка задачи: Компания занимается видеопрокатом и имеет 10 точек в разных локациях. Необходимо внедрить Sharepoint для обмена документами и управления проектами с использованием SaaS-решения. Перед реализацией задуманного необходимо посчитать все затраты и оценить преимущества.
Решение задачи:
- Преимущества:
- позволит пользователям получить доступ к одним и тем же документам. Это и обновленный прайс-лист, и промоутерские программы, и политики организации, руководства, контакты и многое другое.
- позволит участникам различных проектных команд видеть обновленные задания по проектам, а менеджерам-управленцам – видеть состояние проектов в разных точках.
- Затраты:
- годовая подписка на SaaS: 100 долларов на пользователя, 30 пользователей. Итого – 3000 долларов;
- доступ в Интернет: компания уже может иметь доступ к Интернет. Если "апгрейдить" сеть не нужно, эти затраты можно опустить. Мы опустим эти затраты.
- тестирование решения: допустим, архитектор ИТ и менеджер качества будут неделю тестировать данное решение. Допустим, они получают 200 долларов в час, и это будет стоить 2*5*8*200=16000 долларов.
- конфигурация PC: допустим, на настройку каждого сайта уйдет 2 часа - 2*10 = 20 часов. Зарплата технического специалиста 100 долларов в час, тогда это будет стоить 2000 долларов.
- обучение пользователей: будет два тренинга в головном офисе. У тренера это займет 1 день (8 часов) для подготовки и 2 часа на каждый урок. Каждый пользователь потратит 1 час на то, чтобы добраться до офиса и 2 часа на урок. Допустим, тренер получает 200 долларов в час, пользователь – 50 долларов. Тогда затраты на обучение составят (8+2*2)*20 + 30*(1+2)*50=6900 долларов.
Задание для самостоятельного решения: Руководство компании, занимающейся выпуском сертификатов открытых ключей подписи, приняло решение внедрить новое программное обеспечение – удостоверяющий центр. Стоимость программного обеспечения 150 000 рублей. Рассчитайте другие затраты (внедрение, обучение) и оцените преимущества (например, выпуск сертификата на новом удостоверяющем центре будет быстрее в 2 раза).
После того, как Вы начнете внедрять проект, могут появиться дополнительные затраты. Например, не хватит пропускной способности сети или тестирование займет больше времени. Вам надо будет либо сократить издержки, либо сообщить о них руководству, которое примет соответствующее решение (выделит деньги или отменит проект). Помимо слежения за затратами Вам надо сообщать бизнесу о выгодах, полученных от реализации проекта. Обычно это гораздо сложнее, чем посчитать затраты. Выгода может быть как прямая, так и косвенная. Косвенная выгода заключается в улучшении качества или соответствии требованиям регуляторов. Последнее "улучшение" вообще нельзя выразить материально. Что касается качества, то у Вас есть несколько путей показать его улучшение:
- показать, как часто используется прайс-лист, помещенный в систему;
- показать "восторженные" отзывы пользователей;
- показать "восторженные" отзывы проектных менеджеров и т.п.
Показать, что ИТ-проект приносит бизнесу пользу является основной задачей данного процесса.
На практике процесс Управления инвестициями, конечно, гораздо сложнее. Основная сложность заключается в том, что ИТ-системы в большинстве случаев являются своего рода "посредниками", которые влияют на бизнес и получаемую им выгоду опосредованно. Инвестиции в ИТ-систему складываются из капитальных затрат на формирование и развитие системы и затрат на ее эксплуатацию и поддержку.
Чтобы ИТ могла говорить с бизнесом, необходимо обосновывать инвестиции на языке бизнеса. Бизнес могут заинтересовать такие показатели проекта как:
- TCO (Total cost of ownership) – совокупная стоимость владения активом.
- ROI (Return on investment) – возврат на инвестиции в проект.
- PP (Payback Period) – период окупаемости проекта.
- NPV (Net Present Value) – чистая приведенная стоимость, учитывающая временную стоимость денег (денежная единица сегодня стоит дороже чем завтра), и
- IRR (Internal Rate of Return) – внутренняя ставка окупаемости.
Самым популярным показателем смело можно назвать ROI. В простейшем случае ROI равен отношению прибыли от проекта к затратам на проект. Например, Вы внедрили CRM для увеличения продаж. Допустим, текущий объем продаж равен 10 000 000 рублей. Внедрение поможет увеличить его на 30% в год. Стоимость внедрения будет стоить 1000 000 рублей. Тогда ROI (без учета рисков и стоимости денег) будет равно:
(10 000 000 * 0,3)/1000 000 * 100 %=300 %. Показатель ROI в 300 % говорит о том, что на 1 вложенный рубль было получено 3 рубля прибыли в течение года.
Одним из вариантов возможной выгоды от реализации ИТ-проекта может стать снижение Совокупной стоимости владения. Совокупная стоимость владения (Total cost of ownership, TCO) включает в себя:
- первичную стоимость аппаратного и программного обеспечения;
- обновления аппаратного и программного обеспечения;
- сопровождение;
- техническую поддержку;
- обучение;
- определенные виды деятельности, выполняемые пользователями.
Примером проектов, где TCO более наглядно отображает выгоду, может быть перевод серверов на виртуальные машины или просто смена какого-то оборудования (даже переход на энергосберегающие лампочки).
Практическое задание.
Постановка задачи: Компания решила перевести часть своих серверов на виртуальные машины. Необходимо рассчитать совокупную стоимость владения до и после реализации проекта, а также разницу полученных значений, которая покажет выгоду проекта.
Решение задачи:
1. Расчет TCO. Пример расчета совокупной стоимости ИТ-инфраструктуры с виртуализацией и без нее приведен в таблице 5.5.
Сравнение TCO за три года | Текущее состояние | С виртуализацией | Разница (в $ и процентах) |
---|---|---|---|
Преимущества виртуализации | |||
Аппаратное обеспечение | $1,952,073 | $263,954 | $1,688,119; 86,5% |
Память серверов | $141,701 | $343,354 | $-201,653; -142,3% |
Подключение серверов к сети | $128,891 | $23,886 | $105,005; 81,5% |
Охлаждение и электропитание серверов | $360,377 | $52, 707 | $307, 670; 85,4% |
Физическое место для хранения серверов | $355,660 | $50,365 | $305,295; 85,8% |
Снабжение серверов | $275,108 | $26,077 | $249,031; 90,5% |
Администрирование серверов | $1,530,784 | $1,015,723 | $515,061; 33,6% |
Восстановление серверов в случае чрезвычайной ситуации | $41,388 | $8,324 | $33,064; 79,9% |
Незапланированный простой сервера | $389,445 | $90,692 | $298,753; 76,7% |
Требуемые инвестиции | |||
Лицензии на VM | 0 | $209,540 | $-209,540 |
Планирование, проектирование и развертывание VM-инфраструктуры | 0 | $134,512 | $-134,512 |
Обучение | 0 | $9,603 | $-9,603 |
TCO (за три года) | $5,175,427 | $2,228,737 | $2,946,690; 56,9% |
2. Выводы после расчета. В таблице 5.5 мы видим два показателя TCO (с VMware и без VMware), а также сумму снижения затрат за три года в долларах и в процентах. Два основных вывода, которых мы можем сделать при анализе TCO:
- Нужно выбирать решение с лучшим показателем снижения Совокупной стоимости владения.
- Затраты на внедрение решения должны быть малы по сравнению с показателем снижения TCO.
Задание для самостоятельного решения: Небольшая компания решила заменить платную операционную систему Windows на бесплатную Linux. В компании имеется 15 клиентских компьютеров с Windows XP Professional и 2 сервера с Windows Server 2003. Необходимо рассчитать совокупную стоимость владения до и после реализации проекта (с учетом необходимости обучения персонала и ,возможно, найма администраторов с более высокой квалификацией), а также разницу полученных значений, которая покажет выгоду проекта.
Приведенные расчеты ROI и TCO пригодны для короткого периода времени. Если речь идет о более долгосрочном расчете необходимо принимать во внимание так называемую стоимость денег. 100 долларов сегодня не будут фактически 100 долларами через год. Инвестор вместо того, чтобы вкладывать деньги в проект ИТ, может положить их в банк и к концу года получить 100*(1+i), где i – учетная ставка. Учетная ставка - это сумма, на которую "деньги сейчас" дороже "денег потом", выраженная в процентах по отношению к "деньгам потом" (если сумма выражена в деньгах - то это просто дисконт). Учетную ставку для инвестиционных проектов можно оценивать как альтернативу внесению денег в банк. Текущая стоимость денег по сравнению с будущей оценивается по следующей формуле:
(Present Value) – текущая стоимость денег;
(Future Value) – будущая стоимость денег;
Рассмотрим как изменяется стоимость денег по таблице 5.6:
Текущая стоимость денег = 100 $ | |||||
Год | Учетная ставка | ||||
5 | 10 | 15 | 20 | 25 | |
1 | 95, 24 | 90, 91$ | 86,96$ | 83,33$ | 80$ |
2 | 90,70$ | 82,64$ | 75,61$ | 69,44$ | 64$ |
3 | 86,38$ | 75,13$ | 65,75$ | 57,87$ | 51,20$ |
4 | 82,27$ | 68,30$ | 57,18$ | 48,23$ | 40,96$ |
5 | 78,35$ | 62,09$ | 49,72$ | 40,19$ | 32,77$ |
6 | 74,62$ | 56,45$ | 43,23$ | 33,49$ | 26,21$ |
Из таблицы 5.6 видно, что через 6 лет 100 нынешних долларов превращаются в 26. Отсюда следует сделать важный вывод – при расчете ROI и TCO в качестве возвращенных инвестиций нужно брать не фактические возвращенные суммы, а суммы с "дисконтом", то есть с учетом снижения их стоимости в течение времени. Мы приходим к показателю Чистая приведенная стоимость (Net Present Value). Рассмотрим пример, изображенный в таблице 5.7.
Учетная ставка 13 % | |||||
Год | 1 | 2 | 3 | 4 | |
Cash Flow | -10 000$ | 2000$ | 3000$ | 4000$ | 5000$ |
Cumulative Cash Flow | -10 000$ | - 8000$ | - 5000 $ | - 1000$ | 4000$ |
Discounted Cash Flow | -10 000$ | 1 769,91$ | 2349,44$ | 2772,20$ | 3066,59$ |
Cumulative Discounted Cash Flow | -10 000$ | -8230,09$ | 5880,65$ | -3108,45$ | -41,85$ |
Cach Flow – это приток и отток капитала. Cumulative Cash Flow – баланс инвестиции ( то есть доход минус расход). Сначала мы вложили $10 000 (год 0), а потом получаем прибыль от проекта. В колонке Cumulative Cash Flow мы четко видим баланс нашей инвестиции, а в колонке Discounted Cash Flow - "правильную" оценку стоимости возвращаемых от инвестиции денег (с учетом "инфляции" в 13%). Дальше очень просто - в колонке Cumulative Discounted Cash Flow совокупный дисконтированный баланс по инвестиции. [9] Что мы видим в результате анализа? Если не учитывать "обесценивание" денег, то прибыль будет 4000 $ уже через 4 года. А если учитывать , то прибыль будет отрицательной. -41, 85 $ .Приведенный баланс в -$41,85 представляет собой сумму всех дисконтированных (13%) поступлений от инвестиции за вычетом первоначальных затрат. Именно это значение и называется Чистой приведенной стоимостью (Net Present Value или NPV). Показатель NPV представляет собой разницу между всеми денежными притоками и оттоками, приведенными к текущему моменту времени (моменту оценки инвестиционного проекта). Значение NPV определяет, уместен ли данный инвестиционный проект:
- если NPV имеет положительное значение, тогда предложенный инвестиционный проект приемлем. Более того, он экономически эффективен, так как обещает принести больше, чем требуемый процент возврата инвестиций.
- если NPV равен нулю, тогда предложенный инвестиционный проект также приемлем. Он обещает принести прибыль, эквивалентную требуемому проценту возврата инвестиций.
- если NPV имеет негативное значение, тогда предложенная программа инвестиций неуместна. Она принесет меньше требуемого процента возврата.
Последние показатели – Внутренняя ставка окупаемости и Период окупаемости. Внутренняя ставка окупаемости (Internal Rate of Return) — это процентная ставка, при которой чистый дисконтированный доход (NPV) равен 0. По сути, IRR – это ставка кредита, по которой Вы бы финансировали проект или средняя ставка доходности инвестора.
Период окупаемости (Payback period) – показатель, который отражает количество месяцев, пока накопленная выгода не сравняется с затратами.
При расчете выгодности того или иного инвестиционного проекта важно учитывать риски:
- потери всех инвестиционных средств;
- потери части инвестиционных средств;
- возникновение необходимости инвестировать больше, чем планировалось.
- меньший или более поздний, чем ожидалось, возврат.
ROI и TCO являются ключевыми показателями для сравнения инвестиционных проектов и их отбора. Они позволяют CIO говорить на языке, понятном бизнесу.