Методические рекомендации по подготовке аутсорсингового контракта

9.2.5. Интеллектуальная собственность

Во многих контрактах огромное внимание уделяется вопросу интеллектуальной собственности. Это вполне естественно, поскольку и клиент, и поставщик услуг скоро будут пользоваться интеллектуальной собственностью друг друга, и кроме того, очень важно, будут ли они вместе владеть всеми новыми разработками.

Обычно стороны соглашения не платят друг другу за права на интеллектуальную собственность. Однако в том случае, когда такие права принадлежат какой-либо третьей стороне, необходимо позаботиться о том, чтобы не нарушать условия существующих соглашений и лицензий.

9.2.6. Гарантии поставщику

Обычно поставщик услуг заинтересован в том, чтобы в контракт были включены следующие положения.

1. Организация-клиент обязуется бесплатно предоставлять поставщику услуг необходимую документацию, специализированные консультации и все остальное, что потребуется ему для выполнения своих обязательств.
2. Организация-клиент гарантирует точность предоставляемой информации, на основе которой поставщик услуг составляет свое предложение. Сюда, в частности, относится информация о владельцах организации, сведения о состоянии всех относящихся к делу активов, в том числе интеллектуальной собственности, такой как лицензии на программное обеспечение, а также финансовая отчетность и сведения о выплатах переведенному персоналу.
3. На время реализации соглашения организация-клиент обязуется предоставить сотрудников и менеджеров, обладающих необходимыми навыками, которые будут работать в тесном контакте с поставщиком услуг, а также обеспечить приемлемые условия работы для персонала поставщика.
4. Организация-клиент обязуется возместить все убытки, понесенные поставщиком вследствие нарушения клиентом вышеперечисленных пунктов соглашения.
5. Организация-клиент согласна с тем, что если на работу поставщика услуг повлияло серьезное нарушение клиентом одного из вышеперечисленных пунктов, то поставщик имеет право пересмотреть условия договора или, в качестве крайней меры, расторгнуть соглашение.

9.2.7. Конфиденциальность

Стороны соглашения, их персонал и агенты не должны разглашать основные элементы контракта. Это требование может распространяться также на несколько лет после окончания срока действия первоначального контракта.

9.2.8. Право на надзор

Часто клиентам необходимо через определенные промежутки времени приезжать на предприятие поставщика и инспектировать различные виды работ, поэтому соответствующее право нужно оговорить в контракте. Не следует отказывать клиенту в проведении целесообразных осмотров, хотя поставщик может потребовать предварительного письменного уведомления перед визитом на предприятие представителей клиента, которые могут проводить любое обследование, в том числе внутреннюю ревизию. Иногда поставщики услуг включают в контракт пункт, позволяющий им взимать плату за дополнительную и ненужную работу вследствие слишком частых визитов клиента.

Нельзя вносить никаких изменений в права доступа внешних аудиторов, которое сохраняется в том же виде, в котором оно было до заключения договора об аутсорсинге.

9.2.9. Ограничение ответственности

Как правило, обе стороны соглашения заинтересованы в ограничении их ответственности. Обычно они договариваются о том, что все проблемы нужно решать сообща, по возможности избегая денежного штрафа для наказания ответчика. Виновная сторона должна иметь как можно больше возможностей для исправления ситуации, а другой стороне следует уменьшить сумму убытков, понесенных виновной стороной.

В некоторых контрактах также есть пункт, определяющий срок, в течение которого должны быть предъявлены все претензии. Такой срок обычно начинается с того момента, когда обе стороны признают наличие проблемы.

9.2.10. Другие обязательства

Иногда работа, предусмотренная соглашениями об аутсорсинге, выполняется в помещении, принадлежащем поставщику услуг. В этом случае в контракте должен присутствовать пункт об обеспечении поставщиком всех необходимых мер безопасности. Если помещение, в котором будет проводиться работа, принадлежит организации-клиенту, в контракт может быть включен пункт, запрещающий поставщику услуг без предварительного уведомления менять что-либо в здании. Если соглашением предусмотрена сдача в аренду или продажа помещений поставщику услуг, клиент, вероятно, должен выработать план действий на тот случай, если соглашение придется расторгнуть, и включить в контракт соответствующие положения.

В контракте обычно есть пункт, обязывающий все заинтересованные стороны, в том числе дочерние компании и субподрядчиков, соблюдать все установленные законом предписания, такие как санитарные нормы и требования безопасности, распоряжения муниципальной власти, законы страны и нормы международного права, имеющие отношение к данной ситуации, а также любые правила, установленные клиентом. Все необычные правила и предписания, связанные с деятельностью клиента, следует обсудить уже на самых ранних этапах переговоров.

9.2.11. Структура контракта

В договоре, как правило, содержится следующая информация.

1. Имена и адреса сторон, даты начала и окончания срока действия контракта, а также точное описание тех видов деятельности клиента, которые затрагивает соглашение об аутсорсинге.
2. Инструкции и, если необходимо, правила для руководства переводимого подразделения, а также описание обязанностей каждого менеджера. Cледует предусмотреть возможные разногласия по вопросам управления между сторонами и выработать правила поведения в таких ситуациях.
3. Подробное описание и технические характеристики всех подразделений, затрагиваемых данным соглашением, как переводимых в организацию поставщика, так и остающихся в организации клиента.
4. Подробное объяснение всех особо оговоренных условий выхода из контракта, а также все заранее обусловленные сроки окончания проекта при преждевременном разрыве соглашения.
5. Сведения о том, как клиент собирается проводить эталонное тестирование предоставляемых услуг, и дата его проведения.
6. Дата, до которой должны начаться переговоры о продлении реализуемого соглашения.
7. Сведения о любом соглашении, предусматривающем распределение риска и/или прибыли.
8. Пути решения проблем, которые могут возникнуть под действием внешних факторов, например изменений в законодательстве, и повлиять на реализацию соглашения.
9. Описание всех выплат и компенсаций, причитающихся поставщику услуг и клиенту

9.2.12. Ценообразование

В аутсорсинговых договорах используются различные схемы ценообразования, которые делятся на три основные группы:

1. Традиционная схема, основанная на себестоимости услуг аутсорсера плюс некоторый фиксированный процент дохода.
2. Фиксированный гонорар за определенный объем услуг, уровень и качество таковых.
3. Схемы, предполагающие разделение рисков и бонусов, выраженных в количественных единицах (разновидность фиксированного гонорара за количество совершенных операций с учетом премий за перевыполнение и штрафов за недовыполнение).

В мировой практике используются следующие основные модели ценообразования [26]:

• Фиксированный гонорар: включает все затраты по оказанию услуг плюс удельная прибыль за весь срок действия соглашения, которая обычно разделяется на равные квартальные выплаты.
• Гонорар по количеству операций: установленная цена за совершение одной операции, умножаемая на количество таковых, осуществленных за данный период.
• Гонорар по объему вложенных средств и усилий плюс гонорар по количеству операций: базовый гонорар покрывает затраты на оказание отдельных услуг (консультирование, интеграция), в то время как сам процесс оплачивается по количеству совершенных операций.
• Гонорар по объему вложенных средств и усилий плюс гонорар по количеству пользователей: базовый гонорар покрывает затраты на оказание отдельных услуг; сам процесс оплачивается по количеству пользователей.
• Разделение рисков/бонусов: разновидность фиксированного гонорара и/или гонорара по количеству операций. Провайдер получает бонус за перевыполнение поставленных задач, каковые рассчитываются на основании установленной шкалы, или штрафуется в случае неспособности выполнить поставленные перед ним задачи.
• Гонорар по полученным результатам: провайдер получает часть стоимости, созданной благодаря осуществлению проекта или оказанным услугам, например процент от увеличившейся прибыли или сэкономленных средств.
• Установление цены на основании "открытых книг": равна точной сумме затрат на оказание услуг плюс согласованная ранее удельная прибыль. Клиент и провайдер договариваются о полном раскрытии всей финансовой информации.
• Инвестиции в создание совместного предприятия: клиент и провайдер создают новую компанию по оказанию услуг, что предполагает также отношения равных партнеров. Инвестиции партнеров в совместное предприятие могут иметь форму взносов в капитал, предоставляемого персонала, знаний или других активов.

В России отсутствуют отраслевые стандарты ценообразования на услуги ИТ-аутсорсинга. Большинство поставщиков используют "затратный" метод ценообразования, также применяются фиксированные тарифы на услуги ИТ-аутсорсинга и средние рыночные цены.

Выбор организацией определенной схемы ценообразования определяется видом услуг, целями аутсорсинга и типом взаимоотношений, которые предполагается построить с поставщиком аутсорсинговых услуг. При выборе соответствующей модели ценообразования рекомендуется провести моделирование альтернативных ценовых моделей, проанализировать ценовую модель в долговременной перспективе и оценить последствия принятия конкретной ценовой модели.

9.2.13. Условия и порядок оплаты

Договоренность о размере и порядке оплаты является ключевым элементом контрактной документации.

Существует различные формы оплаты: фиксированная, переменная, комбинированная, оплата по конечным результатам. Установление фиксированной платы за некоторые информационные услуги является общепринятой отраслевой практикой и чаще используется для оплаты разовых услуг, связанных с конкретным проектом.

В контракте может быть оговорена фиксированная минимальная или максимальная оплата. Установление максимальной платы обеспечивает потенциальную выгоду компании – потребителю аутсорсинга, поскольку устанавливается верхний предел потенциальных затрат. Однако для провайдера этот вид оплаты может привести к возникновению ситуации, когда он вынужден предоставлять услуги себе в убыток.

Установление минимальной фиксированной платы не всегда выгодно для потребителя услуг, поскольку ее величина связана с ценностью приобретаемых провайдером активов, необходимых для обеспечения компании – потребителю аутсорсинга услуг. Провайдер аутсорсинга ожидает получение от этих активов разумной прибыли, и минимальная плата должна гарантировать ему минимальную приемлемую прибыль

В случаях, когда сложно прогнозировать затраты провайдера рекомендуется договор о прямой оплате предоставления услуг. При использовании варианта оплаты по конечным результатам размер платы определяется на основании реализуемой чистой прибыли, например, от развертывания новых информационных систем и услуг.

Помимо формы оплаты в контракте должна быть указана дата начала выплат. Следует описать процедуры выставления счетов-фактур и оговорить условия оплаты, а также упомянуть о любых соглашениях, предусматривающих возможность повышения оплаты на протяжении срока действия контракта, при этом указать индекс инфляции или другой показатель, на основе которого будет повышаться оплата.

Как бы тщательно ни было спланировано соглашение, во время его реализации поставщику придется предоставлять дополнительные услуги, не предусмотренные вначале. На этот случай в соглашение включают пункт с формулой, по которой можно будет рассчитать стоимость подобных услуг для клиента.

Поставщик услуг обычно просит добавить в соглашение пункт, устанавливающий срок, в течение которого, по предъявлении соответствующих квитанций и деклараций, должны быть оплачены понесенные им расходы. К ним, в основном, относятся затраты (например, дорожные расходы и затраты на коммунальные услуги), которые раньше несли сотрудники организации-клиента, работавшие в подразделении, впоследствии переведенном к поставщику услуг.