Управление стоимостью проекта

Разработка бюджета расходов

Бюджет проекта ^{2Не путать со сметой — перечнем доходов и расходов, структурированным по статьям (разделам).} представляет собой распределение статей расходов и доходов по периодам времени (например по дням, месяцам, кварталам). Процесс формирования, учета и контроля выполнения бюджетов называется бюджетированием. Элементами процесса бюджетирования являются: структура расходов и доходов; распределение расходов и доходов во времени; структура центров ответственности и распределение ответственности между ними за статьи доходов и расходов; процессы планирования, учета и контроля, которые предусматривают сбор и интеграцию плановой и фактической информации по центрам ответственности. Распределение ответственности за статьи доходов и расходов выполняется путем построения матрицы ответственности за статьи затрат (таблица 6.1). Статьи затрат определяются по классификации доходов и расходов, принятой в компании; центры ответственности определены на основании организационной структуры проекта. Каждый проект имеет свои статьи доходов и расходов, некоторые проекты имеют только расходные статьи бюджета. Структура статей расходов включает прямые затраты, структурируемые по ИСР, и затраты на накладные расходы проекта.

Разработка бюджета расходов - процесс назначения оценок стоимости всем операциям проекта, результатом которого является создание базового плана по стоимости проекта [ 12 ] . Бюджет расходов содержит объединенные оценки стоимости отдельных плановых операций или пакетов работ. Процесс разработки бюджета расходов включает в себя процесс разработки бюджета для непредвиденных обстоятельств, куда закладывают ожидаемые значения воздействия всех идентифицированных рисков. Ожидаемое значение рассчитывается на основе оптимистичной, пессимистичной и наиболее вероятной оценок величины риска. В бюджет расходов следует включить управленческий резерв - деньги, предусмотренные в бюджете проекта на неидентифицированные риски.

Входы процесса разработки бюджета расходов

Бюджет расходов строится на основе следующей информации [ 9 ] .

Описание содержания проекта содержит ограничения по расходованию средств в рамках сметы расходов.

Иерархическая структура работ определяет взаимоотношения между всеми элементами проекта и результатами проекта.

Словарь ИСР содержит подробное описание работы для каждого элемента ИСР.

Оценка стоимости операции является результатом процесса оценки стоимости и представляет количественную оценку примерной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения плановых операций.

Расписание проекта содержит плановые даты начала и окончания плановых операций, контрольных событий расписания, пакетов работ, планируемых пакетов работ и контрольных счетов проекта, что позволяет суммировать затраты за календарные периоды при выставлении счетов за эти расходы.

Календари ресурсов. Сводный календарь ресурсов проекта документирует рабочие и нерабочие дни, определяющие даты, на которые данный ресурс может быть активным или не задействован.

План управления стоимостью, входящий в план управления проектом, и другие вспомогательные планы используются при разработке бюджета расходов.

Инструменты и методы, используемые для разработки бюджета расходов

Суммирование стоимости - процесс объединения стоимостных оценок отдельных плановых операций в группы по пакетам работ в соответствии с ИСР, с последующим объединением в элементы более высоких уровней также согласно ИСР до получения оценки стоимости всего проекта.

Анализ резервов - процесс определения размеров резерва на непредвиденные обстоятельства и управленческого резерва. Управленческие резервы на непредвиденные обстоятельства не входят в базовый план по стоимости проекта, а включаются в бюджет проекта. Они не распределяются по проекту, как бюджет, и поэтому не учитываются при расчете освоенного объема.

Параметрическая оценка (описана выше).

Согласование объемов финансирования. Резкие колебания объемов периодических расходов нежелательны для деятельности любой организации. В связи с этим возникает необходимость в согласовании объемов расходуемых средств по проекту с объемами финансирования, установленными Заказчиком или Исполняющей организацией. Расписание выполнения работ и порядок выплат должны быть согласованы. Изменение расписания может повлиять на порядок распределения ресурсов. Если при разработке расписания расходуемые средства выступали в качестве ограничивающего ресурса, то необходим повторный анализ расписания и внесение в него необходимой корректировки. Результатом плановых итераций является базовый план по стоимости.

Разработка бюджета расходов: выходы

Базовый план по стоимости - распределенный по времени бюджет, используемый для мониторинга и контроля исполнения стоимости проекта. Он разрабатывается путем суммирования оценок стоимости расходов по периодам времени и обычно имеет вид S-кривой. Базовый план по стоимости является элементом плана управления проектом. Проекты, особенно крупные, могут иметь несколько базовых планов по стоимости, отражающих разные аспекты процесса исполнения стоимости: расходы, входящие платежи, выполненную стоимость. Разработка базового плана по стоимости может быть выполнена по следующим шагам:

1. Сбор исходной информации, к которой относится оценка стоимости, ИСР, расписание проекта.
2. Определение типа базового плана стоимости и статей расходов. Определяющим фактором при выборе типа является характер и размер проекта. Список статей расходов зависит от типа базового плана. В таблице 6.2 приведен список статей доходов и расходов в зависимости от типа плана.

   Таблица 6.2. Определение статей расходов и доходов для различных типов базового плана

   №№	Тип базового плана	Статьи расходов и доходов
   1	Базовый план для измерения исходящего потока денежной наличности	Заработная плата персонала проекта. Выплаты подрядчикам. Закупка оборудования. Аренда помещения под проектный офис. Транспортные расходы. Оплата за услуги связи (телефон, Интернет)
   2	Базовый план для измерения входящего потока денежной наличности	Поступления от Заказчиков за поставленные услуги: разработка технического задания; реализация проектных решений; тестирование интеграционных сценариев тестирования; разработка документов Системы; разработка Материалов Обучения; Централизованное обучение IT-специалистов Заказчика
   3	Базовый план для управления потоком денежной наличности	Статьи расходов и доходов, перечисленных в пунктах № 1 и № 2
3. Установление критериев формирования базового плана - установление отношений между оценкой стоимости и параметрами времени. Критерии определяют события проекта, инициирующие выплаты по статьям расходов базового плана, и интервал времени между инициирующим событием и датой выплаты (таблица 6.3).

   Таблица 6.3. Критерии базового плана стоимости

   Критерии базового плана стоимости
   Статьи расходов	Событие, инициирующее выплаты	Интервал времени между событием и выплатой	Примечание
   Зарплата управленческого персонала	Согласно рабочему расписанию	1 месяц	Политика компании
   Зарплата консультантов	Согласно рабочему расписанию	1 месяц	Политика компании
   Оплата услуг связи	Согласно договору на услуги связи	1 неделя
   Аренда помещения	Согласно договору об аренде	1 неделя
4. Распределение статей доходов по временным периодам.
5. Суммирование оценочных значений расходов по временным периодам.
6. Графическое изображение базового плана стоимости ( рис. 6.3).

Рис. 6.3. Графическое изображение базового плана

Требования к финансированию проекта формируются на основании базового плана стоимости и представляют сумму средств, указанных в базовом плане по стоимости, и резерва на непредвиденные обстоятельства.