Документационное обеспечение управления

Специфика языка документов

В разных сферах общественной жизни (науке, делопроизводстве, политике и т.п.) используется свой подтип языка, обладающий рядом отличительных черт и называемый функциональным стилем. Официально-деловой стиль принят в управленческой, экономической, дипломатической сфере и особенно - в сфере организационно-распорядительной документации.

Рис. 3.19. Язык документов отличает подчеркнутая логичность и безэмоциональность

Стиль организационно-распорядительной документации

В организационно-распорядительной документации текст обеспечивает юридическую значимость, и, следовательно, не должен допускать различных толкований. Стандартизация языка деловых бумаг, при которой любая фраза должна иметь только одно значение и толкование, обеспечивает документу юридическую силу. В этой связи в документах такого типа используются стандартные фразы. Если в литературной речи мы стараемся избегать повторов, то в деловых документах, напротив, чтобы не допустить множественного толкования, приходится повторять одни и те же термины, а не подбирать им синонимы. Язык документов отличает высокая степень унификации, стандартизация синтаксиса, подчеркнутая логичность, безэмоциональность, внимание к деталям. Официально-деловой стиль отличает подробность изложения и частое использование отглагольных существительных. Например, вместо "платить" - "производить оплату", вместо "отвечать" - "нести ответственность" и т.п.

Это интересно

Официально-деловой стиль отличает: высокая степень использования экономико-правовых терминов (права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.); частое употребление глагольных существительных (погашение кредита, решение вопроса, отсрочка платежа и т.п.), высокая частота применения отыменных предлогов (в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии и т.п.) регламентация лексической сочетаемости слов (контроль обычно возлагается, сделка - заключается, счет - выставляется, право - предоставляется и т.д.) стандартизация синтаксических единиц (в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в порядке оказания технической помощи).

В документах подобного рода часто применяется дробление основной темы на подтемы (пункт 1.1, пункт 1.2 и т.п.) В целях ограничения размеров документа часто применяются сокращения (рис., Мбайт, гр-н) и аббревиатуры (СМИ, МЧС). Следует подчеркнуть, что нарушение стиля документа и безграмотное написание текстов производит негативное впечатление и на конкурентов, и на партнеров, ставит под сомнение серьезность фирмы, которую представляет автор документа. Современные текстовые процессоры (в частности, широко используемый Word) имеют функции проверки документов на наличие орфографических и синтаксических ошибок. При этом нужно учитывать, что программа не может отследить все ошибки, например связанные с неправильным употреблением слов и т. п.

В последнем примере видно, что специфический язык документов помогает избегать неправильных толкований. Так если слово "отвечать" имеет несколько значений, то "нести ответственность" - только одно.

Компьютеризация делопроизводства потребовала еще большей стандартизации и унификации делового стиля. Закрепление в практике одного языкового варианта оправдано также экономически. Использование принятых сокращений и единообразное расположение материала при оформлении документа характерно для трафаретных писем, анкет, таблиц и т.п.

Трафаретные письма, таблицы и анкеты имеют постоянные области (содержащие заранее известный текст) и области для вписывания меняющихся сведений. Такие документы называют бланками.

Приведем определение П.В. Веселова, одного из крупнейших специалистов в области документной лингвистики: "Бланк - это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований".

Трафаретизация обеспечивает высокую информативную емкость текста, упрощает автоматизацию и компьютеризацию обработки документов. Трафаретизация способствует удобству использования специализированного ПО для ввода печатных форм.

Типизация деловых документов позволяет оперировать стандартными блоками и выстраивать из них необходимый документ.

Язык деловой переписки

Деловое письмо может быть адресовано конкретному лицу или организации.

В первом случае принято обращение к адресату: "Уважаемый господин Иванов!", "Уважаемый господин... (должность)!". Если текст начинается с личного обращения, в конце текста, перед подписью, используются определенные формы: "С уважением", "С надеждой на дальнейшее сотрудничество".

Если участники деловой переписки выступают от имени организации, в письмах принята форма выражения от первого лица множественного числа: "Просим изыскать возможность", "Предлагаем сотрудничество", "Выносим на рассмотрение"...

Круг вопросов, решаемых при помощи переписки, ограничен. Поэтому при составлении писем используются часто повторяющиеся языковые формулы ("В соответствии с договоренностью", "Считаем целесообразным", "Просим Вас изыскать возможность", "Гарантируем своевременную оплату", "В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции").

Использование стандартных фраз и целых блоков сокращает время на подготовку текста. Современные текстовые процессоры позволяют составить свой словарь языковых формул и использовать его при создании документа.