Документационное обеспечение управления

Обязательные реквизиты

Наименование организации - составителя документа (реквизит 08) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах.

Помимо непосредственно наименования организации, довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа (реквизит 10) должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и выделяется полужирным начертанием шрифта. Для писем вид документа не указывается.

Дата документа (реквизит 11) обеспечивает его юридическую силу. Датой документа является:

• дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
• дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
• дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) - это условное буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года.

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 13), располагающиеся строкой ниже.

Заголовок к тексту (реквизит 18) отражает основное содержание документа, например "о совместной деятельности" (см. рис. 3.17).

Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.

Текст документа (реквизит 20) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал).

Подпись (реквизит 22) - обязательный реквизит, который включает:

• наименование должности официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;
• личную подпись;
• расшифровку - инициалы и фамилию подписавшего документ должностного лица.

Согласно ГОСТу, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией.

Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности наименование учреждения не входит.

При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне, если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке убывания значимости занимаемой должности.

При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Это интересно

Следует отметить, что разработкой стандартов делопроизводства и документооборота занимаются не только отечественные, но и международные организации. В частности, International Organization for Standardization, ISO (Международная организация по стандартизации, ИСО) объединяет и координирует деятельность 148 национальных институтов в области разработки международных стандартов и имеет свыше 13 700 стандартов для различных сфер деятельности.

Например, стандарты ISO 9000 по управлению качеством продукции и услуг существенно влияют на престиж компаний. Компания, прошедшая процедуру сертификации, имеет приоритет перед другими потенциальными партнерами. Многие западные организации соглашаются сотрудничать только с сертифицированными по ISO фирмами. Среди требований ISO 9000 особое внимание уделяется правильной организации делопроизводства и документооборота: созданию и поддержанию многочисленных внутренних нормативных документов, тщательному документированию всех производственных, деловых процессов и т.п.

Визы согласования документа (реквизит 24) - подписи специалистов, которые проверяли достоверность изложенной в нем информации и подтверждают ответственность за последствия, которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны с указанием должности, подписи, расшифровки и даты. Если у специалиста имеются замечания, то перед визой он делает запись "Замечания прилагаются". Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения.

Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает герб (только для госучреждений), эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, место составления.

Более подробно об оформлении бланков конвертов и ряда других документов как элементов фирменного стиля предприятия мы поговорим в главе "Маркетинг".