Справка и решение проблем

Таблицы

На форматирование таблицы я обычно трачу больше времени, чем на ее создание. Можно ли автоматизировать этот процесс?

Форматирование таблицы вручную — дело нелегкое, особенно, если она большая. Именно поэтому в Microsoft Word есть экспресс-стили таблиц. Они помогут быстро подобрать стиль оформления таблицы, создать свой вариант оформления или изменить имеющийся.

Для доступа к экспресс-стилям таблиц выделите таблицу, которую нужно отформатировать и раскройте меню Дополнительные параметры в группе Стили на вкладке Работа с таблицами-Конструктор (рис. 11.110).

Рис. 11.110. Экспресс-стили таблиц

Для создания своего стиля таблицы на основе выбранного воспользуйтесь командой Изменить стиль таблицы в меню экспресс-стилей. В диалоговом окне Изменение стиля (рис. 11.111) можно выбрать тип, цвет линии, заливку, гарнитуру и размер шрифта текста, а также другие параметры.

увеличить изображение
Рис. 11.111. Диалоговое окно Изменение стиля

Для создания нового стиля таблицы воспользуйтесь командой Создать стиль таблицы в меню экспресс-стилей. В диалоговом окне Создание стиля (рис. 11.112) можно выбрать тип, цвет линии, заливку, гарнитуру и размер шрифта текста, а также другие параметры.

увеличить изображение
Рис. 11.112. Диалоговое окно Создание стиля

Как поставить метку табуляции в тексте, находящемся внутри таблицы? Нажатие клавиши Tab не ставит метку, а переводит курсор в следующую ячейку.

Если внутри ячейки необходимо поставить метку табуляции, то воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+Tab.

Часто работаю с таблицами, которые не помещаются на одной странице. На выделение нескольких строк уходит много времени, потому что выделенная область увеличивается или уменьшается рывками. Что делать?

В этом случае, как и при работе с текстом, можно выделять нужный участок, удерживая нажатой Shift и плавно перемещая документ с помощью клавиш управления курсором. Если у вас мышь с колесом прокрутки, то можете проделать то же самое гораздо быстрее. Клавишу Shift заменит левая кнопка мыши, а клавиши управления курсором — колесо прокрутки.

Как объединить несколько ячеек таблицы в одну?

Чтобы объединить несколько ячеек таблицы в одну или разбить ячейку на несколько равных, выполните следующие действия.

1. Установите курсор в ячейку, которую необходимо изменить, или выделите нужное количество ячеек.
2. Перейдите на вкладку Работа с таблицами-Макет и нажмите кнопку Объединить ячейки или Разбить ячейки в группе Объединить (рис. 11.113).
   

   
   Рис. 11.113. Группа Объединить
3. В диалоговом окне Разбиение ячеек укажите количество столбцов и строк, которые нужно получить (рис. 11.114).
   

   
   Рис. 11.114. Диалоговое окно Разбиение ячеек
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить изменения.

Хотел отсортировать данные в таблице, но ничего не получается. В чем причина?

Возможно, в таблице есть объединенные ячейки. Microsoft Word не может сортировать данные такой таблицы.

Пытаюсь суммировать данные ячеек, но Word суммирует только числа, расположенные в последних из них. Как суммировать данные всего столбца?

В Microsoft Word, в отличие от Excel, для автосуммирования необходимо, чтобы каждая ячейка в столбце содержала числовое значение. Поэтому перед автосуммированием проверьте, нет ли в столбце пустых ячеек. Если есть, то введите в них значение 0.

При изменении данных в таблице программа Word не обновила результаты, полученные при автосуммировании. Почему?

В Microsoft Word, в отличие от Excel, отсутствует автоматическое обновления суммы при изменении данных. Чтобы обновить сумму, необходимо выделить ее и нажать F9.

Работа с графикой

Вставил в документ графический объект. Когда я добавляю или удаляю текст из документа, рисунок не перемещается вместе с текстом, к которому он относится, а остается на месте. Как его переместить?

Необходимо изменить параметры обтекания рисунка текстом. Чтобы рисунок перемещался вместе с текстом, следует установить режим в тексте. Для этого выполните следующее.

1. Выделите графический объект.
2. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Обтекание текстом (рис. 11.115).
   

   
   Рис. 11.115. Выбор в контекстном меню пункта Обтекание текстом
3. Выберите режим обтекания в тексте.

Создал надпись, но текст в нее не помещается. Как поместить текст в надпись?

Надпись не может содержать любое количество текста — оно ограничено ее размерами. Если текст не помещается, то увеличьте размер прямоугольника с помощью маркеров, которые расположены по краям надписи.

Другой способ поместить текст внутри надписи — связать две или несколько надписей. В этом случае текст, который не поместился в первой фигуре, будет перенесен во вторую, из второй — в третью и т. д. Для связывания надписей выполните следующее.

1. Щелкните на первом объекте и нажмите кнопку Создать связь в группе Текст на вкладке Работа с надписями-Формат (рис. 11.116).
   

   
   Рис. 11.116. Кнопка Создать связь
2. Установите курсор в окно другой надписи (рис. 11.117) и щелкните в нем мышью. Надписи будут связаны.
   

   
   Рис. 11.117. Вид курсора при связывании надписей

Как перенести данные из таблицы на диаграмму?

Чтобы создать диаграмму для готовой таблицы и не вводить снова числа в таблицу данных, выполните следующее.

1. Откройте документ с готовой таблицей.
2. Выделите таблицу.
3. Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Диаграмма в группе Иллюстрации
4. Выполните команду Вставка-Рисунок-Диаграмма (рис. 11.118). Данные из таблицы будут перенесены в диаграмму.
   

   
   Рис. 11.118. Кнопка Диаграмма

Как поместить картинку в документ из окна Организатор клипов?

Находясь в окне Организатор клипов, вы не можете поместить картинку в документ щелчком на ней, как вы, возможно, привыкли это делать, работая с окном Коллекция клипов. Можно выделить изображение в окне Организатор клипов и, не отпуская кнопку мыши, перетащить его прямо в документ.

При подготовке документов я часто использую картинки, чтобы придать тексту большую наглядность. Однако набор картинок в Microsoft Office весьма ограничен. Можно ли его дополнить?

Прекрасный способ расширить коллекцию картинок — использовать веб-коллекции, например, расположенные по следующим адресам:

• http://office.microsoft.com/clipart/default.aspx — картинки и клипы Microsoft Office Online, на сайте удобно организован поиск;
• http://gifsnow.com — сайт содержит более 1000 изображений, выбирать которые можно из категорий: отношения между людьми, спорт, буквы и др.;
• http://iconbazaar.com — большое количество интересных картинок по разным темам (рис. 11.119);
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 11.119. Страница сайта IconBAZAAR
• http://syruss.com — на сайте можно найти трехмерные фоновые изображения, буквы и другие объекты.

Выравнивать на странице графические элементы (текстовые поля, рисунки, элементы автозаполнения и т. д.) иногда довольно утомительно, особенно когда они созданы с помощью мыши. Как автоматизировать этот процесс?

Чтобы не тратить много времени на подготовку графических элементов, выполните следующее.

1. Выделите щелчком мышью все графические элементы, которые необходимо выровнять, удерживая клавишу Shift.
2. Перейдите на вкладку Формат и используйте команды группы Упорядочить (рис. 11.120).
   

   
   Рис. 11.120. Группа Упрядочить

Как нарисовать изогнутую стрелку на изображении в Word, например направление движения на карте?

Для выполнения этой операции сделайте следующее.

1. Перейдите на вкладку Вставка, нажмите кнопку Фигуры и выберите команду Кривая (рис. 11.121).
   

   
   Рис. 11.121. Кнопка Кривая на панели инструментов Рисование
2. С помощью мыши нарисуйте первый сегмент маршрута. Вместо использования большого количества линий для изображения всего пути, просто измените первую линию. Для этого щелкните на ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Начать изменение узлов (рис. 11.122).
   

   
   Рис. 11.122. Выбор команды Начать изменение узлов в контекстном меню
3. Теперь, когда вы щелкните на линии, указатель мыши будет выглядеть как крестик с маленьким кружком посередине (рис. 11.123). Щелкните на линии и перетащите новое место изгиба в нужном направлении.
   

   
   Рис. 11.123. Создание изгиба линии
4. Если вы хотите добавить новый сегмент, то щелкните на линии правой кнопкой и выберите в контекстном меню пункт Добавить узел (рис. 11.124). Word создаст на линии новое место изгиба. Затем вы можете щелкнуть на этой точке и переместить ее в другое место, создав новый изгиб линии.
   

   
   Рис. 11.124. Выбор команды Добавить узел в контекстном меню

Используя этот метод, вы получите маршрут, отдельные сегменты которого будут неразрывно связаны.

В меню Фигуры присутствуют кнопки, позволяющие вставить в документ прямоугольники и овалы. Однако с их помощью сложно создать геометрически правильные фигуры (например, квадрат или круг). Как можно нарисовать такие фигуры?

Чтобы нарисовать квадрат выполните следующее.

1. Нажмите кнопку Прямоугольник в меню Фигуры (рис. 11.125).
   

   
   Рис. 11.125. Кнопка Прямоугольник
2. Нажмите и удерживайте клавишу Shift.
3. Рисуйте фигуру в нужном месте документа.

При оформлении фотографий часто используются рамки с определенным цветом заливки. Можно ли создать что-то подобное в Word?

Для этого нужно вставить фотографию в графический объект, выполнив следующее.

1. Перейдите на вкладку Вставка, нажмите кнопку Фигуры и выберите подходящий объект (рис. 11.126).
   

   
   Рис. 11.126. Подменю Основные фигуры
2. Нарисуйте объект в документе.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте и выберите в контекстном меню пункт Добавить текст (рис. 11.127).
   

   
   Рис. 11.127. Выбор в контекстном меню пункта Добавить текст
4. Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Рисунок в группе Иллюстрации (рис. 11.128). Укажите путь к файлу на жестком диске. Изображение будет помещено в фигуру (рис. 11.129).
   

   
   Рис. 11.128. Кнопка для вставки рисунков
   

   
   Рис. 11.129. Вставка изображения в фигуру
5. Щелкните правой кнопкой мыши на объекте и выберите в контекстном меню пункт Формат автофигуры (рис. 11.130).
   

   
   Рис. 11.130. Выбор в контекстном меню пункта Формат автофигуры
6. В открывшемся окне перейдите на вкладку Цвета и линии и в области Заливка выберите подходящий цвет заливки (рис. 11.131).
   

   
   Рис. 11.131. Диалоговое окно Формат автофигуры, вкладка Цвета и линии
7. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить выбранный цвет заливки. Word заполнит пространство между границей фигуры и вставленным изображением (рис. 11.132).
   

   
   Рис. 11.132. Добавление к фигуре заливки

Фотография, которую я хотел вставить в документ, слишком светлая. Можно ли в Word изменить ее параметры?

После вставки изображения в документ появится вкладка Работа с рисунками-Формат. С помощью параметров группы Изменить (рис. 11.133) можно производить несложное редактирование изображения — изменять контрастность и яркость, а также цвета. Кнопка Сброс параметров рисунка позволяет быстро отменить все правки.

Рис. 11.133. Группа Изменить

В документе, который содержит графические объекты, не отображаются картинки. Что делать?

Проверьте, в каком режиме вы работаете, c помощью меню Вид. Картинки отображаются только в режимах Разметка страницы, Веб-документ и Режим чтения. В режимах Черновик и Структура изображений видно не будет. Если картинки не отображаются даже в тех режимах, в которых должны, попробуйте сделать следующее.

1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office.
2. В окне Параметры Word выберите раздел Дополнительно.
3. Проверьте, снят ли флажок пустые рамки рисунков в области Показывать содержимое документа (рис. 11.134). Если он установлен, то снимите его.
   

   
   Рис. 11.134. Область Показывать содержимое документа

Далее проверьте, поддерживает ли Word формат графических файлов, с которыми вы работаете. Для этого сделайте следующее.

1. Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Рисунок в группе Иллюстрации.
2. Раскройте список Тип файлов и проверьте, если в нем формат нужного вам графического файла (рис. 11.135).
   

   
   увеличить изображение
   Рис. 11.135. Окно Вставка рисунка

Если нужный тип файла отсутствует, то необходимо дополнительно установить компонент Конвертеры и фильтры, который входит в состав Общих средств Office. Для этого сделайте следующее.

1. Закройте все программы Microsoft Office.
2. Выполните команду Пуск-Настройка-Панель управления.
3. Запустите окно Установка и удаление программ.
4. Выберите из списка пункт Microsoft Office и нажмите кнопку Изменить (рис. 11.136).
   

   
   увеличить изображение
   Рис. 11.136. Окно Установка и удаление программ
5. Установите переключатель в положение Добавить или удалить компоненты (рис. 11.137).
   

   
   Рис. 11.137. Добавление компонентов Microsoft Office
6. Далее выполняйте те же действия, что и при выборочной установке Microsoft Office (см. разд. 1.1).