Применение Mind Mapping'а

Гадание на картах при управлении проектами

Так, о "продажниках", маркетологах и консультантах мы уже позаботились, и теперь начинаем глумиться над менеджерами проектов. Впрочем, в предыдущих подпунктах мы уже слегка растратили свою жажду крови, так что будем немногословными. Кто такие менеджеры проектов, мы отлично знаем – это те несчастные люди, которые несут ответственность за то, чтобы весь фронт работ по проекту был выполнен в установленные сроки и в рамках выделенного бюджета. Почему несчастные – тоже понятно, ведь в случае каких-либо проблем именно они играют роль козла отпущения.

Менеджеры проектов настолько же многозадачны, как и люди всех рассмотренных выше профессий. Более того – им не только приходится решать массу задач, но, что гораздо важнее, определять приоритеты, принимая решения о том, какие из действий более важны на данном этапе проекта. А еще надо проводить и принимать участие в массе совещаний, которые порой отнимают до 50% всего отведенного на проект времени. Плюс, надо еще заботиться о мотивации членов команды и эффективности их работы.

Майндмеппинг поможет разработать и визуализировать планы и стратегии, зафиксировать все идеи, возникающие во время совещаний, и быстрее достичь соглашения, эффективно отслеживать выполнение планов и многое, многое другое. Внимательный читатель, конечно же, уже догадался, что основная идея тут точно такая же, как и во всех предыдущих случаях – важно создать целостную картину всего проекта в одной карте, видеть абсолютно все аспекты и артефакты проекта на одной странице.

увеличить изображение

Ситуация, когда члены команды уходят с совещания без должного понимания сути проекта или шагов, которые им следует предпринять на данном его этапе, наблюдается постоянно. Майндмеппинг позволяет более эффективно донести до членов команды цели проекта, его задачи и расписание. Повышение эффективности совещаний, планирования работ и отслеживания выполнения плана достигается благодаря целостному визуальному восприятию "ментальной карты". На ней легко можно отобразить детальный план проекта, определить роль каждого члена команды и тот вклад, который он может внести в общее дело, собрать и систематизировать все документы, имеющие отношение к проекту. К тому же обновлять документацию, оформленную в виде майндмепа, намного удобнее, чем традиционные многостраничные текстовые документы. Так что поддерживать план проекта в актуальном состоянии и отслеживать процесс его выполнения становится намного проще.

Планирование проектов с помощью "ментальных карт" имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

• на майндмепе легко отслеживать уже выполненные задачи и те, которые еще предстоит выполнить. Если речь идет о MindManager'е, все очень просто – достаточно использовать стандартные маркеры задач. Другие "софтинки", наверняка, имеют свои средства для отображения статуса выполнения задач. В крайнем случае, можно просто выделять выполненные или оставшиеся задачи цветом, начертанием, чем угодно;
• как уже говорилось выше, очень легко обновлять план проекта, выполненный в виде "ментальной карты". Нужно добавить еще одну задачу или еще один этап? Нет проблем – просто рисуем на карте еще одну ветвь или столько ветвей, сколько для этого необходимо;
• легко определять приоритет задач и отслеживать первоочередной фронт работ. Все этапы, шаги и задачи проекта находятся на одной странице, прямо у нас перед глазами, так что легко выделить главное и избежать трясины мелких второстепенных задач, затмевающих основные.

И этот список можно было бы продолжать и продолжать…

Конечно, многие менеджеры проектов, привыкшие использовать традиционные инструменты вроде диаграмм Ганта, воскликнут, что с их помощью им удобно отслеживать выполнение планов проекта и без всяких "ментальных карт". Более того, представление задач, которые необходимо выполнить в рамках проекта, в виде такой диаграммы позволяет визуально оценить перекрытие задач по времени и наличие ресурсов, получить общее представление о фронте работ, его сроках и стоимости. А еще можно сделать в диаграмме изменения и сразу же увидеть, как они отражаются на стоимости и сроках проекта, что также очень удобно при принятии решений.

Однако применение майндмеппинга не означает, что от диаграмм Ганта нужно отказаться раз и навсегда. Абсолютно нормальный прием – использовать обе эти практики, как взаимно дополняющие и обогащающие друг друга. Конечно, в случае рисования ментальных карт от руки поддерживать оба представления проекта в актуальном и синхронизированном состоянии довольно трудно и неудобно. Но ведь мы с вами живем в век информационных технологий, так что преобразовать "ментальную карту" в диаграмму Ганта и обратно – абсолютно не проблема. Ведь, если речь идет о работе с компьютером, оба этих способа визуализации – всего-навсего разные способы представления одних и тех же данных о проекте. По крайней мере, наш любимый MindManager без малейших проблем проделывает этот фокус с помощью дополнения под названием JCVGantt (http://www.mindjet.com/).

увеличить изображение

Не стоит забывать также и об использовании "ментальных карт" в качестве презентационных материалов, ведь презентации менеджерам проектов приходится делать не менее часто, чем консультантам и маркетологам. Впечатление систематичности и креативности, о котором мы говорили ранее, "ментальные карты" способны произвести и в этом случае тоже, добавив менеджеру пару дополнительных очков в глазах топ-менеджмента и лиц, заинтересованных в проекте.

По сути, майндмеппинг освобождает менеджера проектов от роли "узкого места", "административного бутылочного горлышка" в процессе работы над проектом. Благодаря применению "ментальных карт" менеджер имеет перед глазами целостную картину проекта, причем картина эта может легко обновляться и редактироваться в ходе выполнения плана проекта. Чтобы успешно справляться со своей работой, менеджер проекта должен быть человеком высокоорганизованным и креативным одновременно. И майндмеппинг позволяет этого добиться – систематизировать важную информацию и развить свой творческий потенциал. И результаты такого симбиоза не замедлят сказаться на выполнении проекта самым положительным образом.

увеличить изображение