Создание защищенных документов и форм

Защита документа и формы (Word)

Имеется возможность защитить отдельные элементы управления содержимым в шаблоне, чтобы предотвратить удаление или редактирование определенного элемента управления или группы элементов управления, либо можно защитить все содержимое шаблона паролем.

Защита частей документа и формы

Откройте форму, которую необходимо защитить. Выделите элемент управления содержимым или группу элементов управления, изменения которой необходимо ограничить.

• Для группировки нескольких элементов управления, выделите их с нажав клавишу SHIFT и щелкая по каждому элементу, который нужно сгруппировать. На вкладке Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Группировка.

• На вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.

  

  
  
• В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в группе Блокировка выполните любое из следующих действий.
  • Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить, который разрешает редактирование элемента управления содержимым, но запрещает удаление элемента управления содержимым из шаблона или документа, основанного на шаблоне.
  • Установите флажок Содержимое нельзя редактировать, который разрешает удаление элемента управления, но запрещает редактирование содержимого в элементе управления.

Защита всего содержимого формы

• Откройте форму, которую необходимо защитить.

• На вкладке Разработка в группе Защита выберите команду Защитить документ и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование.

  

  
  
• В области задач Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.
• В списке ограничений редактирования выберите пункт Ввод данных в поля форм.
• В группе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту.
• Для назначения пароля документа, чтобы только знающие его пользователи могли удалить защиту, введите пароль в окне Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

Сохранение документа в формате PDF

Сохраните документ с созданной формой в формате PDF.

• Укажите - затем Сохранить как и далее укажите в формате PDF.

Заполнение форм и рецензирование документов (Adobe Reader)

Для работы необходимо создать документ в текстовом редакторе и опубликовать его в формате PDF. Наиболее удобно это сделать через Open Office Org и его текстовый редактор Writer

Возможности, просмотр и поиск

Adobe Reader 9. представляет собой инструмент для открытия и работы с файлами PDF. Несмотря на то, что в Adobe Reader 9. отсутствует возможность создания файлов PDF, это приложение очень удобно для просмотра, печати и работы с файлами:

• При получении формы PDF вы можете заполнить ее в интерактивном режиме и отправить в электронном виде.
• При получении приглашения на рецензирование файла PDF можно воспользоваться инструментами комментирования и внесения пометок для аннотирования документа.
• Для воспроизведения видео и музыки в Reader используются специальные мультимедийные инструменты.
• Если в файле PDF содержится важная информация, то можно защитить документ при помощи цифрового идентификатора.

Просмотр и поиск

Инструменты масштабирования и меню увеличения, расположенные на панели инструментов Adobe Reader 9, можно использовать для изменения масштаба отображения страницы. Изменяя параметры в меню Просмотр, можно настроить режим отображения страницы. Дополнительные параметры меню Инструменты позволяют точнее настраивать режим просмотра страницы (Инструменты - Выбор и увеличение).

Поиск информации в файле PDF

С помощью окна поиска Редактирование - Поиск или панели инструментов Найти можно выполнять поиск по содержимому страницы, включая слои, поля форм, аннотации, закладки и цифровые подписи.

Просмотр и поиск в портфолио PDF

Портфолио PDF — это набор файлов, в котором могут содержаться файлы, не являющиеся документами PDF, например, документы из пакета OpenOffice. Введите соответствующий текст в поле поиска на панели инструментов портфолио. В результатах поиска будут указаны все файлы, в которых найден этот текст.

• Для файлов PDF: Разверните список, чтобы просмотреть результаты в контексте. Нажмите Результат поиска для перехода к указанному тексту в файле PDF.
• Для файлов других типов: Нажмите Открыть, а затем выполните поиск в этом файле.

Заполнение форм

Процедура заполнения и сохранения форм, а также отправки их в электронном виде проста и может использоваться даже на мобильных устройствах.

• Выбираем инструмент Рука или Выделение. После наведения указателя на интерактивное поле формы его значок изменится на один из следующих:
  • Значок указывающего пальца или указывающей руки с плюсом отображается, когда указатель находится над кнопкой, переключателем, флажком или элементом списка.
  • Инструмент выделения — выбор элемента в списке.
  • I-образный курсор — ввод текста в поле формы.
• Переход из одного поля к другому осуществляется по нажатию клавиши Tab.
• Чтобы удалить запись, нажмите клавишу Esc.
• После заполнения формы нажмите кнопку Передать форму. Если автор PDF включил функцию локального сохранения формы, вы также можете выбрать Файл - Сохранить как, чтобы переименовать файл и сохранить форму с введенной информацией, не передавая ее.
• Включите функцию автозаполнения в параметрах форм в диалоговом окне Установки выберите Формы.

Подпись в документе

Подписывая документ PDF, вы заверяете отправителя, что файл PDF достиг своего получателя. В Reader возможно создание подписей только для файлов PDF с включенными для него правами использования.

• Нажмите кнопку Подпись на панели Подпись или выберите Документ – Подписать - Подписать документ.
• Следуйте инструкциям по созданию места для подписи, а затем заполните поля в диалоговом окне Подписать документ.

Рецензирование

При получении файла PDF на рецензирование вы можете аннотировать его с помощью инструментов комментирования и вставки пометок.

увеличить изображение

Эти функции доступны только в том случае, если автор файла PDF включил режим комментирования. Также эти инструменты можно использовать для возврата комментариев автору.

Ответ на комментарии

Существует два варианта ответа на комментарии:

• Откройте всплывающую заметку и выберите Ответить в меню Параметры.
• Нажмите кнопку Комментарии на панели навигации, выберите комментарий и нажмите Ответить.

Чтобы удалить ответ, щелкните ответ правой кнопкой мыши и выберите Удалить этот ответ. Или выберите ответ в списке комментариев и нажмите значок корзины на панели инструментов "Список комментариев".

увеличить изображение