Управление интеграцией проекта. Управление содержанием проекта

Создание иерархической структуры работ

Процесс создания иерархической структуры работ (ИСР) выполняет разбиение укрупненной структуры работ, представленной в документе "Предварительное описание содержания", на более мелкие, более управляемые элементы. В ИСР включаются работы, указанные в текущем одобренном описании содержания проекта. В процессе создания ИСР структурируется и определяется содержание всего проекта.

Входной информацией для процесса создания ИСР являются описание содержания проекта, план управления содержанием проекта, активы организационного процесса, одобренные запросы на изменение ( рис. 4.6).

Для разработки ИСР PMBOK рекомендует использовать шаблоны иерархической структуры работ, декомпозицию, системный подход к составлению ИСР.

Шаблоны иерархической структуры работ

Несмотря на уникальность каждого проекта, ИСР предыдущего проекта часто может служить шаблоном для нового проекта. Например, большая часть проектов внедрения ИС в конкретной организации будет иметь одинаковые жизненные циклы, а потому и одинаковые или схожие результаты каждой фазы.

Стандарт Института управления проектами (PMI) для иерархической структуры работ содержит руководство по созданию, доработке и применению иерархических структур работ. В это руководство включены примеры шаблонов ИСР, которые можно адаптировать под конкретные проекты в конкретной области приложения. На рис. 4.6 показана часть шаблона ИСР с несколькими ответвлениями, разбитыми до уровня пакетов работ.

Рис. 4.6. Шаблон иерархической структуры работ с несколькими ответвлениями, разбитыми до уровня пакетов работ [4]

Декомпозиция

Декомпозиция - это инструмент, позволяющий выполнить разделение результатов поставки проекта на более мелкие, более управляемые элементы. Каждый следующий уровень иерархии более детально отражает элементы проекта. Декомпозиция выполняется до тех пор, пока работа и результаты поставки не определяются на уровне пакетов работ. Пакеты работ - это низший уровень детализации, который менеджер проекта должен держать под своим непосредственным контролем. Далее пакеты работ могут разбиваться на операции, которые потом могут быть разбиты на задания. Уровень детализации будет варьироваться в зависимости от размера и сложности проекта. У разных результатов поставки могут быть разные уровни декомпозиции.

Чрезмерная декомпозиция может привести к непродуктивной управленческой трудоемкости, неэффективному использованию ресурсов и снижению эффективности при выполнении работы. Команда проекта должна найти баланс между слишком малой и слишком большой детализацией планирования ИСР.

Декомпозиция всей совокупности проектных работ включает следующие операции:

1. Определение результатов поставки и работ для их достижения, получаемых путем анализа подробного описания работ по проекту. Список работ определяется путем экспертной оценки результатов поставки.
2. Структурирование и организация ИСР - метод анализа, использующий шаблоны ИСР, структурирует результаты поставки и соответствующие проектные работы и представляет их в виде иерархической структуры. В зависимости от выбранного шаблона в итоге может получиться несколько разных видов структуры. В шаблонах в качестве первого уровня декомпозиции могут быть использованы подпроекты и основные результаты поставки ( рис. 4.6) или фазы жизненного цикла проекта ( рис. 4.7).
3. Разбиение верхних уровней ИСР на детализированные элементы нижних уровней.
4. Разработка и присвоение идентификационных кодов элементам ИСР.

Проверка необходимости и достаточности степени декомпозиции работ, удовлетворяющей требованиям команды проекта к управлению и контролю, является методом анализа, который можно выполнять с использованием шаблона ИСР. При проверке корректности декомпозиции определяется, являются ли элементы ИСР нижнего уровня необходимыми и достаточными для достижения соответствующих результатов поставки на более высоких уровнях.

Системный подход к составлению ИСР

По оценкам экспертов [ 10 ] , путем декомпозиции определяется примерно 90% от общего объема работ. Системный подход позволяет увеличить точность декомпозиции.

В соответствии с теорией управления системами вся работа рассматривается как система, в которой работа является процессом превращения входных элементов в выходные. Исходя из этого, проект внедрения может быть описан как процесс превращения входных элементов (ресурсов, трудозатрат и пр.) в выходные элементы, в нашем случае - в результаты поставки. Согласно теории управления системами, каждая задача нижнего уровня является процессом, превращающим входные элементы в выходные. Входом каждой задачи являются результаты другой части проекта или данные из источника, внешнего к проекту. Выходные элементы также должны быть входом в другие задачи или результатом поставки проекта. Каждый участник команды должен просмотреть созданную ИСР и проанализировать входы и выходы работы, за которую он отвечает. Все входные элементы должны исходить либо от других работ проекта, либо от внешнего источника. Аналогично, выходы должны быть либо результатом поставки, либо входом в другие работы. Такой просмотр позволит выделить лишние работы, выходы которых не используются в проекте, добавить недостающие и исключить дублирующие работы.

Рис. 4.7. Пример иерархической структуры работ, организованной по фазам [9]