Внутреннее устройство 1С:Бухгалтерии 2.0

2.3. Регистр бухгалтерии

Регистр бухгалтерии можно сравнить с журналом операций, проводок. Собственно говоря, это и есть журнал проводок, в котором хранятся бухгалтерские записи. Бухгалтерские записи, рис. 2.8, несут сведения о дебетуемом и кредитуемом счете, о сумме записи, данные по необходимым аналитическим разрезам (субконто), при необходимости, количественные, валютные показатели, данные для налогового учета.

увеличить изображение
Рис. 2.8. Регистр бухгалтерии Хозрасчетный

Для того чтобы просмотреть регистр бухгалтерии, можно выполнить команду меню Операции > Регистры бухгалтерии (в последней версии Операции > Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учет)) и выбрать в появившемся списке единственный имеющийся в системе регистр бухгалтерии с наименованием Журнал проводок (Бухгалтерский и налоговый учет). Журнал проводок хранит записи в "сыром" виде, его задача – хранение исходных данных. А вот уже на основе тех данных, которые хранятся в регистре бухгалтерии, строятся бухгалтерские отчеты. Обычно регистр бухгалтерии просматривают для того, чтобы, например, проверить правильность ввода какой-нибудь проводки, или выполнить другое подобное действие. Как правило, для анализа бухгалтерской информации используют отчеты.

Говоря о регистре бухгалтерии, мы выяснили, что при формировании записей по нему используется План счетов, что данные, которые хранит регистр, используются для построения бухгалтерских отчетов. А как данные попадают в регистр бухгалтерии? Это делается с помощью документов.

2.4. Документы

Для регистрации бухгалтерских операций в системе 1С:Предприятие используются документы. Документы ( рис. 2.9) позволяют автоматизировать этот процесс и организовать правильное заполнение параметров проводок, которые находят отражение в регистре бухгалтерии.

Рис. 2.9. Документ Приходный кассовый ордер: Оплата от покупателя

Кроме регистра бухгалтерии в 1С:Бухгалтерии 2.0. используются и другие регистры, в частности, это регистры накопления и регистры сведений. Документы часто выполняют движения не только в регистре бухгалтерии, но и в этих регистрах. Например, принимая к учету объект основных средств мы отражаем в регистре бухгалтерии факт принятия ОС к учету, в регистрах сведений – данные о порядке амортизации объекта ОС, в регистрах накопления сведения о начисленном НДС и другие данные. К счастью, бухгалтеру, в подавляющем большинстве случаев, не нужно самостоятельно формировать движения по регистрам – достаточно правильно заполнить соответствующий документ, внести в него необходимые данные, а все остальное будет сделано автоматически.

Регистры накопления хранят сведения, обычно – некоторые итоги, например, данные об исчисленных налогах, данные о расчетах с контрагентами и сотрудниками. Регистр накопления позволяет максимально быстро получить, например, данные о том, сколько наша организация должна определенному контрагенту по определенному договору.

Регистры сведений напоминают таблицы, в которых хранятся различные данные вспомогательного характера. Например, такой регистр может хранить сведения об амортизации объектов основных средств, в виде регистра сведений реализован адресный классификатор, в регистре сведений хранятся курсы валют и т.д.

Документы в 1С:Бухгалтерии могут существовать в различных состояниях. А именно – документ может быть записан и проведен и просто записан, без проведения. Записанный и проведенный документ различаются тем, что записанный документ хранится в системе, но не производит никакого воздействия на состояние регистров (это справедливо для большинства документов, за исключением документа ручного формирования операций). Данные такого документа не отразятся в отчетах. Записанный документ, в том случае, если его свойства предусматривают проведение, может быть проведен. При проведении документ делает записи в регистрах, в итоге, воздействует на состояние учета. Для того чтобы проведенный документ не воздействовал на учет, его проведение можно отменить.

При вводе данных в документ, пользователь заполняет его реквизиты, представляющие собой отдельные свойства (Дата, Организация и т.д.) и, при наличии таковых, табличные части, которые хранят списки значений (список сотрудников с указанием вида начисления по заработной плате и суммы начисления, список материалов и т.д.). Если при заполнении документа оказалось, что в нем нет какого-либо реквизита, который вам нужен, тщательно проверьте все закладки документа, если закладки скрыты, выясните, как отобразить их, возможно, вам нужно будет настроить состав отображаемых полей в табличных полях. Если настройки и поиски ни к чему не приводят, то, вполне возможно, что вам нужна доработка системы, в частности, добавление в документ недостающего реквизита и внесение изменений в другие объекты (например, в процедуру проведения документа, в регистры), которые обеспечили бы использование данного нового реквизита.

Для ввода подавляющего большинства операций используются существующие в системе специализированные документы. Они ускоряют работу, при их проведении автоматически формируются бухгалтерские проводки в регистре бухгалтерии, записи в других регистрах. Однако, есть операции (например, ввод сведений о регистрации уставного капитала), для которых отдельных документов не предусмотрено. В таких случаях нужно пользоваться специальным документом, который называется Операция (бухгалтерский и налоговый учет). С помощью этого документа можно ввести любую проводку, внеся, таким образом, изменения в регистр бухгалтерии. Кроме того, он же позволяет вносить ручные записи в другие регистры системы. При использовании данного документа вся полнота ответственности за правильность формирования записей регистра возлагается на бухгалтера. Пользоваться этим документом для ввода бухгалтерских операций следует лишь в том случае, если вы абсолютно точно уверены, что другого способа выполнить данные операции не существует. То же самое касается корректировки записей прочих регистров. Этот документ, кроме того, можно использовать для ввода сторно-проводок, опять же, учитывая всю полноту ответственности бухгалтера за произведенные действия.

Документы, относящиеся к одному разделу учета часто логически объединяют с помощью объекта Журнал документов. Журнал документов может содержать различные документы и выводить их в едином списке.

Итак, для регистрации хозяйственных операций используют документы. Мы не будем сейчас рассказывать о них подробнее – фактически, весь материал дальнейшего курса так или иначе связан с использованием документов.

2.5. Справочники

Справочники – это вспомогательные объекты, они напоминают картотеки, в которых хранятся "карточки" объектов различных видов. Типичный пример справочника – Номенклатура – он хранит сведения о товарах, материалах, услугах. Справочники обычно имеют названия, которые ясно дают понять, для чего они предназначены – это Контрагенты, Валюты, Банки, Статьи затрат, Физические лица, Сотрудники организаций и многие другие справочники.

В ходе работы с программой справочники обычно заполняются вручную, как правило – в процессе работы. Некоторые справочники (например, Банки), можно заполнить в автоматическом режиме, загрузив данные о банках из файла с классификатором банков или воспользовавшись загрузкой информации из Интернета.

2.6. Отчеты

Результирующую информацию в 1С:Предприятие принято получать с помощью отчетов. В системе имеется большое количество стандартных отчетов, как правило, их достаточно для практической работы. Существует, кроме того, возможность использования внешних отчетов. С особенностью использования различных отчетов мы так же познакомимся в ходе освоения курса.

2.7. Обработки

Обычно обработки предназначены для автоматизации выполнения каких-либо трудоемких операций, операций, требующих выполнения правильных последовательностей действий. В сущности, обработка – это небольшая программа, которая дополняет возможности других объектов. Например, с помощью обработки Ввод начальных остатков можно автоматизировать труд по вводу начальных остатков по счетам бухгалтерского учета, обработка Экспресс-проверка ведения учета позволяет быстро проверить вашу учетную систему по некоторому набору показателей и вывести информацию о возможных ошибках и участках, требующих вашего внимания. В ходе освоения курса вы так же познакомитесь со многими обработками.