Анализ и оптимизация плана работ

Анализ и оптимизация плана работ

Для работы с этой лекцией необходим файл .

"Подготовка подробного описания содержания проекта – это ключевая составляющая успеха проекта; эта подготовка основывается на основных результатах поставки, допущениях и ограничениях, зафиксированных в предварительном описании содержания проекта, составленном при инициации проекта. На этапе планирования содержание проекта формулируется и излагается более подробно, так как имеется больше информации о проекте. Анализируются потребности, пожелания и ожидания участников проекта, которые затем преобразуются в требования. Допущения и ограничения анализируются на полноту, и при необходимости производится добавление дополнительных допущений и ограничений. Анализ может подготовить и провести команда проекта и другие участники проекта, владеющие информацией из предварительного описания содержания проекта." ([1], пункт 5.2, стр. 122.)

После того, как составлен черновой план проекта, возникает следующий этап работы над ним - анализ плана. Обычно в ходе анализа необходимо оценить, насколько реалистичны установленные сроки и может ли быть проект выполнен в заданный срок. Если при работе над проектом была проведена любая корректировка длительностей задач или выравнивание ресурсов, встает тот же самый вопрос. Можно применить экспертный метод, однако, лучше и надежнее использовать параметрический метод. Он позволит получить более точные оценки, все необходимые средства для его использования заложены в программу.

Уточнение длительности задач с использованием параметров

"Экспертная оценка часто применяется для оценки входов, необходимых для разработки Устава проекта. Такая оценка и экспертиза применяются ко всем техническим и организационным деталям в ходе этого процесса.

Экспертиза осуществляется любым лицом или группой лиц, имеющими специальные знания или подготовку; источники в таких случаях могут быть разными:

• другие отделы данной организации;
• консультанты;
• участники проекта, в том числе заказчики или спонсоры;
• профессионально-технические ассоциации;
• отраслевые группы."

([1] пункт 4.1.2.4, стр. 86)

"Длительности операций иногда трудно поддаются оценке в силу ряда влияющих на них факторов (например, квалификация или производительность ресурсов). По возможности следует использовать экспертную оценку, опирающуюся на историческую информацию. Отдельные члены команды проекта могут также брать информацию по оценке длительности или рекомендуемой максимальной длительности операций из аналогичных предыдущих проектов. Если такой информации нет, то оценка длительности получается более неопределенной и рискованной.

Оценка по аналогам

Оценка длительности по аналогам подразумевает использование фактической длительности аналогичной предыдущей плановой операции в качестве основы для оценки длительности будущей плановой операции. Этот метод часто используется при оценке длительности проекта в условиях недостатка детальной информации о проекте, например, на ранних фазах проекта. Оценка по аналогам использует историческую информацию (раздел 4.1) и экспертную оценку.

Оценка длительности по аналогии наиболее надежна в тех случаях, когда предыдущие операции схожи по сути, а не только по форме, а у членов команды проекта, подготавливающих оценки, есть необходимый опыт.

Параметрическая оценка

Оценочную величину длительности операций можно вычислить путем умножения количества работы на производительность труда. Например, производительность труда в проектировании можно оценить умножением количества чертежей на рабочее время, затрачиваемое на один чертеж, а в прокладке кабеля – умножением длины кабеля на рабочее время, затрачиваемое на прокладку одного метра кабеля. Для определения длительности операций по рабочим периодам общее количество ресурсов умножается на количество рабочего времени или производительность за рабочий период и делится на количество привлеченных ресурсов.

Оценка по трем точкам

Точность оценки длительности операций можно увеличить, если в исходной оценке учитывать размер рисков.

Оценка по трем точкам основана на определении трех типов оценок:

• Наиболее вероятная. Длительность плановой операции с учетом предварительного выделения ресурсов, их производительности, реалистичной оценки их доступности для выполнения данной плановой операции, отношений зависимости с другими участниками, а также задержек.
• Оптимистичная. Длительность операции основывается на оптимистичном сценарии описанного в наиболее вероятной оценке.
• Пессимистичная. Длительность операции основывается на пессимистичном сценарии описанного в наиболее вероятной оценке.

Оценка длительности операции может быть выведена с использованием средней из трех оценок длительности. Эта средняя даст, как правило, более точную оценку длительности операции, чем оценка по одной точке – наиболее вероятная.

Анализ резервов

Команда проекта может принять решение о добавлении дополнительного времени, называемого резервом на непредвиденные обстоятельства, временным резервом или буфером, в общее расписание проекта в качестве учета рисков нарушения графика. Резерв на непредвиденные обстоятельства может быть процентом от оценочной длительности операции, фиксированным количеством рабочих периодов, или может быть рассчитан при помощи количественного анализа рисков нарушения графика (раздел 11.4.2.2.). Резерв на непредвиденные обстоятельства можно использовать полностью или частично, его можно впоследствии сократить или убрать вовсе по мере появления более точной информации. Такой резерв на непредвиденные обстоятельства должен быть документирован наравне с остальными данными и допущениями."

([1] 6.4.2, стр.141-142.)

В процессе знакомства с формулами мы уже создавали настраиваемые поля, в частности для расчета длительности задачи. В программе существует удобная возможность упрощения работы по созданию нового варианта проекта.

Покажем, как можно легко перенести уже созданные настраиваемые пользовательские поля из одного файла в другой. Откроем одновременно два файла: первый, в котором уже есть нужные нам поля, и второй, в который их надо перенести, project1.mpp и project2.mpp. Затем командой Tools>Organizer(Сервис>Организатор) откроем окно Organizer (Организатор) и в открывшемся окне перейдем на вкладку Fields(Поля). Предположим, что созданные нами поля относились к задачам, поэтому установим переключатель Task(Задачи), и выберем в выпадающем списке в левой части окна файл project1.mpp, а в правой – файл project2.mpp. Теперь, выделив нужные поля, и щелкнув по кнопке Copy(Копировать), добавим поля в новый файл project2.mpp. Мы хотим уточнить длительность задач, и в качестве параметра для расчетов нам удобно использовать общее время редактирования каждой статьи. Название перенесенных нами полей возможно были другими, поэтому обычным образом (как и при создании новых полей) переименуем поля, назовем их "Число статей" и "Время редактирования статьи". В процессе расчетов длительности с введением параметра уже имеющиеся в таблицах проекта данные могут быть изменены программой. Следовательно, прежде, чем начать расчеты, удобнее создать копию таблицы Entry(Ввод данных), отобразить в ней новые поля и всю дальнейшую работу производить с копией. Напомним, что для этого достаточно выбрать в меню команду View > Table > more tables (Вид таблица другие таблицы), найти нужную таблицу Entry(Ввод данных) и нажать copy(копировать). Не забудьте включить флажок "отобразить в меню". Чтобы исключить задачи, которые никак не связаны с обработкой статей, создадим новое поле типа Flag, назовем его "обработка статей". Затем добавим в таблицу столбец с этим полем и установим в нем значение "да" для тех задач, длительность которых мы можем рассчитывать по параметрической формуле. Потом отфильтруем таблицу по этому полю (для этого следует включить автофильтр в строке главного меню и выбрать нужный пункт в выпадающем окне). На экране останутся только те задачи, которые содержат в этом поле значение "да". При этом, разумеется, эти задачи будут исключены только из вида таблицы, но не из проекта.

Результат можно посмотреть в файле project2.mpp. В нем уже введено значение в поле "Время редактирования статьи". После того, как длительности по параметрам рассчитаны, нужно обновить данные о трудозатратах в поле Work(Трудозатраты).