Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета

11.2.2. Учетные регистры

Под формой бухгалтерского учета понимается определенное сочетание построения и взаимосвязи учетных реестров, а также порядок и способы регистрации и группировки в них учетной информации. Применяются различные формы бухгалтерского учета, ориентированные на ручной и автоматизированный варианты выполнения учетных работ. По характеру содержащейся учетной информации регистры делятся на хронологические (регистрация учетных данных строго в хронологическом порядке) и систематические (учетные данные подобраны по определенному признаку).

В неавтоматизированном варианте бухгалтерского учета учетные регистры представляют собой бумажные бланки, заполняемые вручную или с помощью оргтехники (пишущих машинок). Автоматизация бухгалтерского учета на начальном этапе сводилась к сокращению трудозатрат на ведение учетных регистров, которые формировались с помощью компьютера. В настоящее время в компьютерных системах бухгалтерского учета используется база данных реляционного типа, которая содержит данные нормативно-справочного характера и учетного вида и позволяет сформировать в виде отчетов различные формы учетных регистров. Рассмотрим их подробнее.

Для малых предприятий, занятых в материальной сфере производства, применяют регистры журнально-ордерной формы счетоводства; предприятия, занятые торговлей и иной посреднической деятельностью, используют регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета - ведомость "Основные средства, начисленные амортизационные отчисления" (форма В-1); ведомость "Производственные запасы и товары, а также НДС, уплаченный по ценностям" (форма В-2); ведомость "Затраты на производство" (форма В-3); ведомость "Денежные средства и фонды" (форма В-4);ведомость "Расчеты и прочие операции" (форма В-5); ведомость "Реализация (оплата)" (форма В-6); ведомость "Расчеты и прочие операции (отгрузка)" (форма В-6); ведомость "Расчеты с поставщиками" (форма В-7); "Оплата труда" (форма В-8); "Шахматная ведомость" (форма В-9).

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из бухгалтерских счетов. Сумма по операции записывается одновременно в двух ведомостях: по дебету или кредиту счета с указанием номера корреспондирующего счета. Остатки средств в ведомостях сверяются с данными первичных документов. Обобщение месячных итогов производится в шахматной ведомости по форме В-9, по которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для формирования бухгалтерского баланса.

Регистр "Журнал Главная" применяется на предприятиях с небольшим объемом учета, упрощенным планом счетов. Этот тип регистра одновременно является и систематическим и хронологическим, учет ведется только по синтетическим счетам. На начале отчетного периода вводятся сальдо по счетам рабочего плана счетов, каждый день в журнал вносятся обороты по дебету и кредиту корреспондирующих счетов с указанием документов - оснований хозяйственной операции. Аналитический учет ведется во вспомогательных книгах, карточках и ведомостях, открываемых на основе первичных документов. Названия книг: "Ведомость учета зарплаты", "Ведомость использования материалов", "Ведомость основных средств (ОС)", "Ведомость операций по кассе и расчетному счету" и т. п.

В конце учетного периода выводятся обороты по аналитическим счетам, по каждому синтетическому счету вычисляются обороты, конечное сальдо, для которого производится сверка с сальдо аналитических счетов. На основании полученных итогов составляется заключительный бухгалтерский баланс за период.

Регистр "Книга хозяйственных операций" позволяет регистрировать хозяйственные операции на основании первичных документов в хронологическом порядке. Каждая операция отражается на бухгалтерских счетах путем ввода корреспонденции по счетам. Регистр ведется длительное время (несколько учетных периодов - месяцев или лет), это позволяет выполнять выборки по дебету/кредиту счета, подсчитывать сумму проводок за период времени. На основании первичных документов формируются ведомости аналитического учета ("Кассовая книга", "Ведомость заработной платы"). Регистр достаточно трудоемок для ручного заполнения.

Регистр "Журнал ордер/ведомость по счету" является наиболее распространенным учетным регистром систематического вида. Данные из первичных документов отражаются в журналах ордерах и накопительных ведомостях (журналы составлены по кредитовому принципу, а ведомости - по дебетовому). Регистры ведутся в течение одного месяца, после чего подсчитываются итоги оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Сводный учетный регистр "Главная книга" формируется на основе оборотов по счетам за месяц в журналах-ордерах и ведомостях согласно алгоритму:

• кредитовые обороты счета переносятся одной итоговой суммой за месяц;
• дебетовые обороты собираются из различных журналов-ордеров и учитываются развернуто;
• обороты по дебету каждого счета суммируются, выводится сальдо счета на конец месяца.

В мемориально-ордерной форме учета хронологические и систематические записи бухгалтерских учетных данных ведутся раздельно. Бухгалтерская проводка оформляется составлением мемориального ордера на каждую операцию или группу однотипных операций. Аналитический учет, который ведется на карточках, в ордере указывается номер карточки для соответствующей проводки по операции. Документы-основания для составления проводки прилагаются к ордерам, которые регистрируются в специальном журнале с указанием номера, даты составления и суммы по операциям. Для каждого синтетического счета в "Главной книге" выделяется отдельный лист, ордера отражаются в Главной книге дважды - по дебету и кредиту счетов. На основании итоговых данных "Главной книги" составляют оборотные ведомости по простой или шахматной форме.

Сводный регистр "Оборотно-сальдовая ведомость" служит для обобщения отраженной на счетах учетной информации, проверки правильности записей бухгалтерских проводок и составления баланса. Оборотно-сальдовые ведомости могут составляться по синтетическим и аналитическим счетам, наиболее часто они применяются в сочетании с другими учетными регистрами. Для каждого счета за учетный период указывается начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, вычисляется конечное сальдо, а на основании оборотно-сальдовой ведомости строится бухгалтерский баланс.

В большинстве компьютерных программ бухгалтерского учета база данных поддерживает три учетных регистра: "Проводки"; "Операции"; "Документы" (рис. 11.2-2).

Рис. 11.2-2. Технологический процесс обработки учетной информации

Регистр бухгалтерских проводок является хронологическим (но легко преобразуется в систематический), регистры операций и документов - хронологические и систематические одновременно.

"Интеллект" бухгалтерского учета сосредоточен в типовых операциях, которым соответствуют шаблоны бухгалтерских проводок. Шаблон проводок содержит группу взаимосвязанных бухгалтерских проводок, для которых предопределены корреспондирующие синтетические счета, обеспечен выбор аналитических счетов из справочников, задан алгоритм вычисления суммы проводки в зависимости от суммы операции или других параметров. Наличие типовых операций существенно сокращает трудозатраты на формирование бухгалтерских проводок, упрощает их редактирование (проводки одной операции обрабатываются как единое целое - либо все, либо ни одна проводка не сохраняется в базе данных).

Регистр "Операции" имеет следующий минимальный набор реквизитов:

Каждая отражаемая в учете операция имеет уникальный код, основана на типовой операции, сумма операции может отражаться в различных валютах. Операциям учетного регистра "Операции" соответствуют бухгалтерские проводки регистре "Проводки", между ними устанавливается связь по коду операции типа "один - ко многим". Регистр "Проводки" соответствует структуре данных регистра "Книги хозяйственных операций" с дополнительным расширением аналитики.

Типовая структура учетного регистра "Проводка":

Ключевые реквизиты бухгалтерской проводки: код операции (уникальный для регистра "Операции"), корреспонденция синтетических и аналитических счетов, вид Плана счетов. Для аналитических счетов возможен количественно-суммовой учет (например, учет материальных ценностей), сумма проводки отражается в различной валюте.

Регистр "Документы" формируется на основе первичных документов, для подготовки которых используются типовые формы электронных документов. Типовым документам соответствует типовая операция, т. е. шаблон бухгалтерских проводок. Таким образом, при оформлении первичных документов автоматически формируются записи в регистрах "Документы", "Операции" и "Проводки". Минимальный набор реквизитов регистра "Документы":

Технологический процесс обработки учетной информации (рис. 11.2-3) содержит операции формирования и использования учетных данных при решении задач бухгалтерского учета.

При вводе данных используются различного вида справочники аналитического учета, нормативно-справочные данные, выполняется контроль достоверности и полноты ввода данных. Наиболее трудоемкими являются процессы создания справочников аналитического учета, а также ввода первичных учетных документов. Ввод первичных данных выполняет бухгалтер.

Запрос на обработку данных может сопровождаться дополнительным вводом данных. Программы обработки обеспечивают формирование сводной информации (итогов) в виде разнообразных отчетов, файлов обмена с другими ИС.