Правовое регулирование отношений в сфере библиотечного дела, формирования обязательного экземпляра документов, архивного дела

6.3. Правовое регулирование отношений в сфере формирования, хранения, учета и использования архивов и архивных фондов

Понятие, виды и состав архивных фондов. Организация хранения, учета и использования архивных документов выступает одним из важнейших направлений формирования государственных информационных ресурсов. Это направление составляет особую сферу общественных отношений, которая подвергнута правовому опосредованию специальным законодательством.

Основу указанного законодательства составляет Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

Согласно ст. 3 указанного Закона Архивный фонд РФ представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Приведенное понятие Архивного фонда РФ является видовым и выступает в качестве элемента более широкого понятия архивного фонда, под которым традиционно понимают совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени, способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе:

• юридические акты;
• управленческая документация;
• документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ;
• градостроительная документация;
• кино-, фото-, видео- и фонодокументы;
• электронные и телеметрические документы;
• рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары;
• копии архивных документов на правах подлинников;
• архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

Архивные документы, составляющие Архивный фонд РФ, по форме собственности подразделяются на:

• архивные документы, относящиеся к государственной собственности (федеральной и государственной собственности субъектов РФ);
• архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности;
• архивные документы, относящиеся к частной собственности.

К федеральной собственности относятся архивные документы:

• хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации РАН на основании договора хранения без передачи их в собственность;
• государственных органов и организаций (федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, в том числе органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ);
• бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории РФ, если иное не предусмотрено законодательством РФ о перемещенных культурных ценностях;
• отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

К собственности субъекта РФ относятся архивные документы:

• хранящиеся в государственных архивах субъекта РФ, музеях, библиотеках субъекта РФ (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
• государственных органов и организаций субъекта РФ.

К муниципальной собственности относятся архивные документы:

• органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
• хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

К частной собственности относятся архивные документы:

• организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений, со дня их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях и религиозных объединениях после отделения церкви от государства;
• созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Передача архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность субъектов РФ и (или) муниципальных образований осуществляется Правительством РФ по представлению Федерального архивного агентства.

Передача архивных документов, находящихся в собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, в собственность РФ, других субъектов РФ и (или) муниципальных образований осуществляется в соответствии с законодательством РФ, законодательством субъекта РФ, муниципальными нормативными актами.

Согласно п. 3 ст. 10 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не полежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором РФ или федеральными законами.

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.

Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, определены в ст. 11 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Понятие и виды архивов. Согласно ст. 3 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" под архивом понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. По сравнению с прежним определением архива, которое законодатель давал в ст. 1 Основ законодательства РФ об архивном фонде РФ, приведенное определение представляется более упорядоченным и точным и не ставит перед правоприменителями вопрос об отнесении архива к субъектам либо объектам права.

По смыслу действующего законодательства архивы могут быть государственными, муниципальными и частными, хотя определение последнего и отсутствует среди основных понятий, применимых в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации"

Государственный архив представляет собой федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ (федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта РФ (государственный архив субъекта РФ), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Муниципальный архив представляет собой структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов.

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Действующее законодательство возлагает на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения.

Закон различает несколько видов хранения, а именно:

• постоянное хранение документов Архивного фонда РФ без определения срока (бессрочное хранение);
• временное хранение документов Архивного фонда РФ, под которым понимается хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение;
• депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, под которым понимается хранение документов Архивного фонда РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями, в том числе академиями наук РФ, имеющими государственный статус, за исключением РАН, в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и Федеральным архивным активом;
• временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

• постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях РАН;
• временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

• постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;
• временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию РАН.

Согласно ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

• для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, в том числе органов Прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ, а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;
• для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ - 10 лет;
• для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
• записей актов гражданского состояния - 100 лет;
• записей актов по личному составу, записей нотариальных нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;
• технологической и конструкторской документации - 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;
• научной документации - 15 лет;
• кино- и фотодокументов - 5 лет;
• видео- и фонодокументов - 3 года.

Документы Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ регламентирован в настоящее время приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации".

Указанные документы (особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности) подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда РФ, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН, не входят в состав имущества архивов, музеев, библиотек, организаций.

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами выступают государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы. При этом государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в эти архивы. Включение в списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами определены в ст. 23 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Отношения, связанные с использованием архивных документов, регламентированы нормами, содержащимися в ст. 26 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации". Для целей указанной регламентации законодатель вводит фигуру пользователя архивными документами, под которым понимает государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. Пользователь наделяется правом использования, передачи и распространения информации, содержащейся в предоставленных ему архивных документах, а также копий архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН должны обеспечивать пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ. Кроме того, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивных документов платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях РАН определяется ими в соответствии с законодательством РФ, в том числе в соответствии с правилами, установленными Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ.

Действующим законодательством об архивном деле определены общие правила вывоза и ввоза архивных документов. Согласно ст. 29 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" вывоз за пределы РФ архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, запрещается. Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы РФ. При этом заявленные к вывозу документы подлежат экспертизе ценности, которая проводится в порядке, установленном Правительством РФ.

Временный вывоз за пределы РФ архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся в частной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

В РФ могут быть ввезены архивные документы, приобретенные и (или) полученные на законных основаниях.

Вывоз за пределы РФ и ввоз в РФ приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляется без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством РФ.