Учет денежных средств в кассе

Презентацию к данной лекции можно скачать здесь.

Цель занятия: рассмотреть особенности организации и учета расчетов наличными деньгами.

Общие положения

Если организация нуждается в расчетах с помощью наличных денег, она должна руководствоваться Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 12.10.2011, №373-П (положение 373-П от 12.10.2011 утратило силу с 01.06.2014 в соответствии с Указанием 3210-У от 11.03.2014).

Положение распространяется на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учёт и перешедших на упрощённую систему налогообложения, а так же на индивидуальных предпринимателей. Кроме того, этим положением должны руководствоваться получатели бюджетных средств, если иное не определено особым образом. Далее мы будем употреблять термин "организация", понимая под организацией всех, кто должен руководствоваться указанным положением при работе с наличными деньгами.

Для работы с наличными деньгами, их приёма и выдачи, у организации должна быть касса. То, как она будет оборудована, где расположена, организация решает самостоятельно. Ранее параметры кассы были чётко прописаны в соответствующем положении, утратившем теперь силу.

Организация должна установить максимально допустимую сумму денежных средств, которую можно хранить в кассе и издать соответствующий распорядительный документ. Излишки денежных средств, превышающие установленный лимит, должны быть зачислены на банковский счёт организации. Делается это в конце дня. Превышение лимита допускается в некоторых случаях, например, в дни выплаты заработной платы.

Расчёт лимита остатка наличных денежных средств в кассе производится согласно Приложения к Положению №373-П.

Кассовые операции в организации выполняет кассир, если кассиров несколько, один из них выполняет функции старшего кассира. Руководитель может выполнять кассовые операции самостоятельно.

Надо отметить, что за нарушение порядка работы с денежной наличностью организация может быть подвергнута штрафным санкциям в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, в частности, Глава 15 Кодекса посвящена подобным правонарушениям.

Порядок приёма наличных денег

Приходование денежных средств в кассу организации проводится с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Форма ордера (№ КО-1, форма 0310001 по ОКУД) утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (в ред. от 03.05.2000 г.). Надо отметить, что в Положении используются лишь коды форм по ОКУД.

В кассовые документы нельзя вносить исправления. Если при заполнении оказалось, что документ заполнен неверно, нужно выписать новый.

Приходный кассовый ордер имеет две части - ордер и квитанцию. Они содержат одинаковую информацию. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу, а ордер остается в организации.

Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем. После заполнения ПКО передают в кассу. Это делается, минуя лицо, которое будет вносить деньги по ордеру.

Кассир, получая ПКО, сверяет подписи, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленную цифрами сумме, указанной прописью.

Принимая наличные деньги, кассир должен пересчитать их, причём так, чтобы это видел вноситель денег. Если сумма соответствует сумме, указанной в ордере, кассир подписывает ПКО и квитанцию к нему, проставляет на квитанции оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции, после чего выдаёт квитанцию вносителю денег.

Кроме того, кассир регистрирует приходный ордер в Кассовой книге (форма № КО-4, форма 0310004 по ОКУД).

Если в организации существует старший кассир, передающий денежные средства другим кассирам, эти операции фиксируются им в Книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-4, форма 0310005 по ОКУД)

Порядок выдачи наличных денег

Расходные кассовые операции оформляются расходным кассовым ордером (РКО), (форма № КО-2, форма 0310002). Расходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии, его подписывают главный бухгалтер и директор организации (или - лишь директор). РКО, как и ПКО, регистрируется в кассовой книге.

Когда РКО поступает в кассу, кассир проверяет его, подписывает, а лицо, получающее деньги (обычно - с предъявлением документов, удостоверяющих личность), собственноручно вписывает в ордер получаемую сумму, ставит дату и подпись. Получатель денег пересчитывает полученные средства таким образом, чтобы кассир мог видеть его действия. Если получатель этого не сделал, от него не принимаются претензии по сумме наличных денег.

Кассовая книга

Кассовая книга (форма № КО-4, форма 0310004 по ОКУД) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. В организации может быть лишь одна кассовая книга.

Кассовая книга должна быть пронумерована, в ней должна присутствовать заверительная надпись о количестве листов, подтверждённая подписью руководителя и главного бухгалтера, а так же - печатью организации.

Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, однако в таком случае нужно будет распечатывать и брошюровать листы книги.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. После того, как кассир подсчитал остаток кассы на конец рабочего дня, он выполняет соответствующие записи в кассовой книге, после чего сдает отчет по кассе (под расписку в кассовой книге), прикладывая к нему приходные и расходные кассовые ордера.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

В кассовой книге, в отличие от ПКО и РКО, допускаются исправления, они должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера.

Расчеты наличными средствами между юридическими лицами

Выше, обсуждая особенности работы с расчетными счетами организации, мы говорили о том, что большинство расчетов между юридическими лицами происходит в безналичной форме. Однако, бывает так, что нужно либо принять наличные денежные средства, например - от организации-покупателя товара, либо выплатить наличные средства организации-продавцу. Расчеты с физическими лицами так же обычно ведутся в наличной форме.

В случае с физическими лицами ограничений на поступление от них денежных средств нет - сумма может быть любой. А в том случае, если в качестве плательщика или получателя выступает организация - юридическое лицо, либо индивидуальный предприниматель - в силу вступают особые правила. В частности, порядок расчетов наличными средствами между организациями регулируется Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" (указание 1843-У утратило силу в связи с вступлением в силу Указания Банка России от 07.10.2013 №3073-У).

В частности, п.1 Указания говорит о том, что расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. За невыполнение этого требования организацию ждет штраф (п. 15.1. КоАП).

Обратите внимание на то, что в Указании № 1843-У речь идет о расчетах в рамках одного договора. То есть, если, например, организация заключила договор на поставку оборудования стоимостью 300000 рублей, даже в том случае, если оплата будет осуществляться поэтапно, она не имеет права выплатить поставщику более чем 100000 рублей в виде наличных денег. В то же время, если организация заключила с тем же поставщиком три различных договора по 100000 каждый - она имеет право рассчитаться по каждому из них наличными деньгами.