Работа с электронной почтой

Внимание! Для работы с этим курсом необходимы учебные файлы, которые Вы можете загрузить здесь.

Microsoft Outlook 2002 является коммуникационным приложением, помогающим более эффективно распоряжаться своим временем и информацией, а также предоставляющим возможность быстро публиковать данные и работать совместно с коллегами.

Электронная почта, или e-mail, является в сегодняшнем деловом мире незаменимым средством связи. Outlook предоставляет все средства, нужные для эффективной работы с электронной почтой и управления электронными сообщениями. Используя Outlook, вы можете:

• отсылать и получать электронные сообщения;
• прилагать файлы к вашим сообщениям;
• создавать и управлять адресной книгой;
• упорядочивать и архивировать сообщения;
• персонализировать ваши сообщения.

В начале этой лекции рассказывается о том, как может быть настроен Outlook, и что следует ожидать при первом запуске этой программы. Затем вы узнаете, как читать и создавать сообщения, отсылать и принимать их, прилагать файлы к сообщениям, а также создавать и использовать адресную книгу.

В этой лекции используются учебные файлы.

Первый запуск Outlook

Outlook 2002 поддерживает учетные записи электронной почты, работающие с компьютером, на котором установлен Microsoft Exchange Server, или с компьютером, являющимся почтовым сервером в Интернет. В этом разделе рассказывается об этих двух типах учетных записей электронной почты и о том, что вы увидите на экране при первом запуске программы Outlook.

Если вы присоединены к локальной сети (LAN), которая содержит компьютер с установленным на нем Microsoft Exchange Server, вы отсылаете и получаете электронную почту как внутри сети, так и извне (из Internet) с использованием этого сервера. Ваш сетевой или системный администратор предоставит вам информацию, необходимую для установки и настройки учетной записи электронной почты Exchange.

Если вы работаете на отдельном компьютере или в сети, которая не содержит свой собственный почтовый сервер, для пользования электронной почтой необходимо иметь учетную запись, предоставленную провайдером Интернет-услуг (Internet Service Provider (ISP)). Вы можете соединяться с провайдером с помощью модема по телефонной линии, через DSL-канал, кабель или через локальную сеть.

• Если вы используете модем, вы можете вручную установить соединение, когда вам это понадобится, или же настроить удаленный доступ на автоматическое соединение с провайдером при каждом запуске Outlook. Ваш провайдер может предоставить телефонный номер, настройки модема и другую специальную информацию, которая понадобится для настройки обоих типов соединения.
• Если вы подключены к локальной сети, она должна быть настроена таким образом, чтобы предоставлять доступ к провайдеру с вашего компьютера. Ваш сетевой или системный администратор может предоставить соответствующую информацию для получения доступа к Интернет-почте через локальную сеть.
• Независимо от того, каким образом вы соединяетесь с вашим провайдером, чтобы отсылать и получать электронную почту, вам необходимо знать имена серверов входящих и исходящих сообщений, ваше имя пользователя и ваш пароль.

Различные виды учетных записей электронной почты

Microsoft Outlook 2002 теперь поддерживает еще больше типов учетных записей Интернет-почты: POP3, IMAP и HTTP (включая Hotmail).

• Post Office Protocol 3 (POP3) является наиболее распространенным типом записей электронной почты, предоставляемым провайдерами. С помощью учетной записи POP3 вы соединяетесь с почтовым сервером и загружаете сообщения на свой компьютер.
• Internet Message Access Protocol (IMAP) идентичен протоколу POP3 за исключением того, что ваши сообщения хранятся на почтовом сервере. Вы соединяетесь с сервером, чтобы прочесть заголовки сообщений и выбираете сообщения, которые вы хотите загрузить на ваш компьютер.
• Hypertext Transfer Protocol (HTTP) используется всегда, когда вы открываете страницы в Интернет. Когда протокол HTTP используется в качестве почтового протокола, сообщения хранятся, принимаются и отображаются как отдельные веб-страницы. Hotmail является примером учетной записи с протоколом HTTP.

При первом запуске Outlook внешний вид окна программы зависит от того, обновили ли вы версию Outlook, или же используете это приложение в первый раз на своем компьютере.

Обновление до Outlook 2002

Если вы использовали предыдущую версию Outlook на вашем компьютере, у вас уже есть профиль Outlook. Этот профиль представляет собой набор всех данных, необходимых для доступа к одной или нескольким учетным записям электронной почты и к адресным книгам. В данном случае, Outlook 2002 принимает ваши существующие настройки профиля, и вам не нужно вводить их заново, чтобы начать использование новой версии Outlook.

Если вы работаете в Outlook впервые

Если вы используете Outlook в первый раз, вам будет предложено создать профиль. Чтобы выполнить этот шаг, вам потребуется специальная информация о вашей учетной записи электронной почты, включая ваше имя пользователя, ваш пароль и имена серверов входящих и исходящих электронных сообщений для вашей учетной записи. Ваш системный администратор или провайдер может предоставить вам эту информацию.

Ниже перечислены основные шаги по настройке Outlook.

1. На рабочем столе дважды щелкните на значке Microsoft Outlook. Когда запустится Outlook, появится диалоговое окно Новый профиль (New Profile).
2. Введите имя для вашего профиля (например, ваше полное имя) и нажмите OK. Появится диалоговое окно Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts).
3. Выберите опцию Добавить новую учетную запись электронной почты (Add a new e-mail account) и нажмите Далее (Next). Появится диалоговое окно Тип сервера (Server Type).
4. Выберите тип вашей учетной записи и нажмите Далее (Next). Появится диалоговое окно настроек учетной записи. Содержимое этого окна зависит от выбранного вами в окне Тип сервера (Server Type) типа учетной записи.
5. Теперь вам нужно ввести информацию и следовать инструкциям, предоставленным вашим системным администратором или провайдером. Когда вы завершите процесс настройки, появится окно Outlook.