Практическое задание

Постановка задачи: Для того чтобы поддержать новую услугу или улучшить существующую, ИТ-отделу компании необходимо заказать большое количество новых компьютеров, сетевого оборудования и программное обеспечение. Как правильно осуществить процесс закупки?

Решение:

1. Запрос на покупку. Прежде чем начинать формировать запрос на покупку, необходимо обратиться к Стратегии поставок (если такая имеется в организации). Такие Стратегии описывают подходы к закупкам на высоком уровне, например:
   • для товаров (услуг) с низкой стоимостью и рисками постарайтесь объединиться с другими организациями для приобретения большого количества по меньшей цене;
   • для товаров (услуг) повышенного риска постарайтесь работать с поставщиками на основе долговременных отношений вместо того, чтобы рассматривать множество предложений от малоизвестных поставщиков;
   • и т.п.
2. В организации должны быть сформулированы процедуры закупки. Например, в процедурах закупок может быть оговорено следующее:
   • на закупки более 500 000 рублей должен быть объявлен тендер;
   • при закупке от 200 000 рублей до 500 000 необходимо рассматривать предложения минимум трех поставщиков;
   • кто может инициировать процедуру закупки (естественно, не каждый сотрудник организации);
   • кто будет рассматривать запросы на покупку;
   • кто будет утверждать запросы на покупку;
   • кто будет готовить Запрос на цену (Request for Quotation, RFQ) и Заявку на коммерческое предложение (Request for Proposal, RFP) в наиболее сложных случаях;
   • кто будет выбирать поставщиков;
   • все поставщики должны входить в список утвержденных поставщиков;
   • с каждым поставщиком необходимо заключить договор.
3. Группа сотрудников, ответственная за выбор поставщиков, рассматривает запрос на покупку, ищет потенциальных поставщиков, оценивает их предложения и т.п. Все эти вопросы должны быть определены в рамках требований по управлению отношениями с третьими сторонами и процедур закупок. При этом оценивается цена, насколько хорошо предложение удовлетворяет установленным требованиям, надежность поставщика (исходя из предыдущего опыта и опыта других организаций), временные границы и т.п. 4. После оценки и выбора группа передает свой вариант руководству на утверждение.
4. Руководство утверждает запрос на покупку и выбор поставщика.
5. Когда поставщик выбран, необходимо заключить контракт. Обычно у крупных организаций есть шаблоны подобных договоров на поставку. Допустим, Вы заказываете цикл разработки программного обеспечения. Тогда в договоре необходимо отобразить:
   • область действия: функциональные и нефункциональные требования, в том числе документация, обучение (опционально);
   • временные границы: когда будет поставлено программное обеспечение, основные этапы поставки;
   • стоимость (финансовая): сколько и когда Вы заплатите поставщику? Возможно, оплата будет разбита на этапы;
   • качество: как поставщик гарантирует качество и как его можно проверить?
   • права на интеллектуальную собственность: какие права будет иметь Ваша организация? Патенты? Авторское право? Компенсации?
   • безопасность: необходимо предусмотреть статью о неразглашении на случай, если поставщик получит доступ к конфиденциальной информации или данным, которые будут получены в результате работы программного обеспечения.
   • производительность: что будет свидетельствовать о плохой производительности? Какое реагирование на плохую производительность? Прекращение действия договора? Штраф?

   Для сложных контрактов, заключающихся на длительный период времени, характерным является длительные переговоры перед заключением. Обе стороны заинтересованы в том, чтобы максимально долго не вносить изменения в контракт. При этом если Вы не юрист, как убедиться, что условия контракта корректны и нет необоснованных денежных обязательств? Для этого контракты всегда должны составляться или проверяться юристами Вашей организации.
6. Контроль реализации требований контракта с поставщиком. Если необходимо какое-то изменение договорных отношений, необходимо инициировать процедуру рассмотрения, утверждения и принятия изменения.

Задачи для самостоятельного решения:

1. Сформулируйте три процедуры закупки, отличные от приведенных в решении задачи.
2. Представьте, что компания покупает услугу хостинга. Подумайте над тем, какие показатели качества стоит оговорить в договоре.