Представление текста в таблицах и колонках

Выполнение расчетов с помощью таблиц

Вычисления в таблице осуществляются с помощью формул, которые представляют собой математические выражения, содержащие встроенные функции. Ячейки таблицы, в которых находятся формулы, называются вычисляемыми, в отличие от ячеек, содержащих данные. Чтобы ввести в ячейку формулу, воспользуйтесь диалоговым окном Формула (Formula), которое открывается из меню Таблица (Table). Формула начинается со знака равенства и содержит встроенную функцию, которая выполняет вычисления. Например, формула =SUM(ABOVE), приведенная на следующем рисунке, вычисляет сумму данных в ячейках, расположенных выше текущей.

увеличить изображение

Чтобы вставить в формулу функцию, в диалоговом окне Формула (Formula) щелкните на стрелке поля Вставить функцию (Paste Function), а затем щелкните на нужной функции. Функция COUNT вычисляет число значений, а функции MAX и MIN определяют соответственно максимальное и минимальное из значений, содержащихся в заданном диапазоне ячеек. Помимо встроенных функций, формулы обычно содержат ссылки на ячейки таблицы. Например, формула =SUM(b2, b4) суммирует данные, содержащиеся в ячейках b2, b3 и b4.

Хотя таблицы Word позволяют выполнять простые вычисления, для более сложных расчетов (как, например, график выплат по займу) лучше включить в документ рабочий лист Excel. Microsoft Excel - это программа, обладающая развитыми вычислительными возможностями.

Существует несколько способов включения рабочего листа в документ. Можно просто скопировать данные из Excel в Word через буфер обмена или воспользоваться командой Объект (Object) в меню Вставка (Insert). В последнем случае редактирование объекта осуществляется в исходной программе (в данном случае Excel). Если вставленный объект не зависит от исходного, он называется внедренным. В противном случае объект называется связанным. Для вставки объектов можно также воспользоваться командой Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit), которая позволяет копировать данные в заданном формате (например, в формате Excel, рисунка или Web-страницы).

Чтобы обновить связанный или внедренный объект, щелкните на нем дважды. Если объект связанный, то откроется исходный файл в окне исходной программы. После завершения редактирования связанный объект обновится. Если объект внедрен, откроется окно исходной программы (но не исходный файл). Воспользуйтесь командами исходной программы, чтобы отредактировать объект, и сохраните изменения.

Связывание и внедрение объектов

Для обмена данными между программами Office можно воспользоваться технологией связывания и внедрения объекта, называемой OLE (object linking and embedding). OLE позволяет вставлять данные, созданные в одной программе, в файлы другой программы. Например, можно вставить рабочий лист Excel в документ Word. Файл, откуда берутся данные, называется исходным, а файл, куда они вставляются, - конечным.

В зависимости от наличия связи между исходным и конечным файлами, вставленные объекты могут быть связанными или внедренными. В первом случае данные хранятся в исходном файле, а конечный файл содержит лишь сведения о положении исходного файла. Внедренный объект становится частью конечного файла и не зависит от изменений исходного файла.

Хотя редактирование связанного и внедренного объектов осуществляется в исходной программе, связанный объект изменяется только при изменении исходного файла. Изменение внедренного объекта никак не отражается на исходном файле. Выбор способа вставки объекта зависит от конкретной ситуации. Связывание объектов обеспечивает своевременное обновление и синхронизацию данных. Внедрение объекта не требует наличия исходного файла, но приводит к увеличению размера документа.

Если просто скопировать данные из одной программы в другую, воспользовавшись кнопками Копировать (Copy) и Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная, вставленная информация становится частью конечного файла и редактируется средствами той программы, в которой создан конечный файл.

Менеджер компании "Все для сада" подготовил предложение по приобретению офисной мебели, включающее список предметов мебели с указанием цен, и рабочий лист для расчета платежей по займу, необходимому для закупки мебели. Он хотел бы включить рабочий лист в документ и посмотреть, как отразится на графике платежей изменение суммы займа.

В этом упражнении вы выполните вычисления в таблице Word, вставите в документ рабочий лист Excel и внесете в него изменения.

1. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
2. Перейдите к папке SBS Office XP на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, щелкните дважды на папке Chap03, а затем щелкните дважды на файле DataTable. Откроется документ DataTable.
3. В таблице Мебель щелкните в нижней правой ячейке (после Итого ).
4. В меню Таблица (Table) щелкните на команде Формула (Formula), чтобы открыть диалоговое окно Формула (Formula). В поле Формула (Formula) отображается формула =SUM(ABOVE). Это означает, что значение в ячейке определяется как сумма данных, которые содержатся в ячейках, расположенных выше.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вычислить сумму, которая требуется на приобретение мебели.
   Совет. Чтобы сложить числа, содержащиеся в столбце, щелкните в последней ячейке столбца, а затем щелкните на кнопке Autosum (Автосумма) на панели инструментов Таблицы и Границы (Table and Borders).
6. Переместите курсор в конец документа (например, нажав на клавиши (Ctrl)+(End).
7. В меню Вставка (Insert) щелкните на команде Объект (Object), чтобы открывать диалоговое окно Вставка объекта (Insert Object), а затем щелкните на вкладке Создать из файла (Create From File).
8. Щелкните на кнопке Обзор (Browse), чтобы перейти в папку SBS Office XP на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, щелкните дважды на папке Сhap03, а затем щелкните на файле InsertTable. В поле Имя файла (File Name) отобразится значение InsertTable.
9. Щелкните на кнопке ОК. Рабочий лист Excel появится в документе.
10. Нажмите на клавишу ( ), чтобы отобразить начало вставленного рабочего листа Excel.
11. Щелкните дважды в любом месте рабочего листа, щелкните в ячейке В4, введите 10000 и нажмите на клавишу (Enter). Excel пересчитает данные в таблице, чтобы отобразить график платежей, исходя из займа в $10000.
12. Прокрутите окно документа вверх и щелкните над рабочим листом. Рабочий лист будет модифицирован с учетом займа в $10000.
13. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить документ.
14. В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close). Документ DataTable закроется.