Внимание! Для работы с этим курсом необходимы учебные файлы, которые Вы можете загрузить здесь.
Microsoft PowerPoint представляет собой программу, позволяющую создавать
файлы презентаций, включающие демонстрационные слайды, структуру, заметки
докладчика и раздаточные материалы (или выдачи) для слушателей. Так, например,
можно создать презентации учебных курсов, бизнес-планов, деловых проектов или
отчетов. PowerPoint предлагает мощные средства для последовательной разработки и
оформления презентаций.
Владельцы вымышленной компании "Все для сада", используемой в
качестве примера в серии "Шаг за шагом", хотели бы добиться большей
известности и обеспечить рекламу своих товаров. В числе мер, предпринятых в этом
направлении, они намерены организовать курсы для садоводов, чтобы познакомить
потенциальных клиентов с новыми технологиями и товарами.
В этой лекции вы создадите презентацию, рекламирующую курсы для садоводов. В
ходе работы вы воспользуетесь мастером Автосодержания, просмотрите слайды
презентации, измените исходный текст, отобразите презентацию в различных режимах
и узнаете, как получить справку, если у вас возникнут вопросы.
В процессе выполнения упражнений вам понадобятся
учебные файлы BrowsePres, EditText и ViewPres.
Важно. Прежде чем приступать к выполнению упражнений,
необходимо установить учебные файлы, которые используются в этой лекции.
Запуск Microsoft PowerPoint
Наиболее распространенным способом запуска PowerPoint является использование
кнопки Пуск (Start) на панели задач Windows. После запуска программы
открывается окно, содержащее пустую презентацию и панель задачи в правой части
экрана. Окно PowerPoint содержит набор меню, панелей инструментов и других
элементов, характерных для всех программ Microsoft Office ХР, а также ряд
компонентов, свойственных только PowerPoint. К их числу относятся кнопки режимов
просмотра, панели Слайд (Slide) и Заметки (Notes), а также
некоторые панели задач. Область окна PowerPoint, предназначенная для ввода
текста, добавления рисунков, вставки объектов и других действий, связанных с
разработкой презентации, называется окном презентации. Как и в других программах Windows,
размер окна PowerPoint можно изменить, воспользовавшись кнопками Развернуть
(Maximize), Восстановить (Restore) и Свернуть (Minimize).
Кнопка Закрыть (Close) в строке заголовка окна PowerPoint позволяет
закрыть программу, а кнопка Закрыть окно (Close Window) в строке меню
закрывает презентацию.
Совет. Меню и панели инструментов PowerPoint содержат только
часто используемые элементы, что позволяет уменьшить число команд и кнопок,
отображающихся на экране. Если щелкнуть на имени меню, появится сокращенный
список команд. Чтобы отобразить меню полностью, нужно выполнить одно из
следующих действий: поместить на меню указатель и подождать несколько секунд;
щелкнуть дважды на имени меню; щелкнуть на двойной стрелке внизу меню. Команды,
которые не входят в сокращенное меню, отображаются на более светлом фоне.
Важно. По умолчанию панели инструментов Стандартная и
Форматирование размещаются в одной строке, вследствие чего на экране часть
кнопок этих панелей отсутствует. Чтобы получить доступ к остальным
кнопкам, щелкните на стрелке Параметры панелей инструментов (Toolbars
Options) в конце панели инструментов. Можно упростить поиск кнопок,
расположив панели инструментов в разных строках, как это сделано в данном курсе.
Для этого в меню Сервис (Tools) щелкните на команде Настройка
(Customize). Затем на вкладке Параметры (Options) выделите флажок Стандартная панель и панель форматирования в двух строках (Show Standard and
Formatting toolbars on two rows) и щелкните на кнопке Закрыть
(Close).
Внизу окна презентации размещается ряд кнопок,
предназначенных для изменения режима просмотра. По умолчанию используется Обычный режим (Normal View), в котором выполняются основные действия по
разработке презентации. Обычный режим включает три панели: Структура/Слайды
(Outline/Slides), Слайд (Slide) и Заметки (Notes). Панель Структура/Слайды (Outline/Slides) позволяет переключаться между
отображениями презентации в виде структуры или миниатюр слайдов. На панели Слайд (Slide) слайды представлены в том виде, в каком они отобразятся
на экране в процессе показа. Панель Заметки (Notes) предназначена для
ввода заметок докладчика. Размер любой из панелей можно изменить, перетащив ее
границы.
В правой части окна PowerPoint располагается область
задач, на которой представлены команды, характерные для определенной задачи. С
помощью области задачи можно быстро получить доступ к нужным командам, не
обращаясь к меню или панелям инструментов. PowerPoint отображает ту или иную
область задачи в зависимости от ситуации. Например, после запуска программы
появляется область задачи Создание презентации (New Presentation),
содержащая команды, которые используются при создании презентации. При
добавлении нового слайда появится область задач Разметка слайда (Slides
Layout), содержащая стандартные макеты слайдов. Если нужная область задач
отсутствует на экране, можно отобразить ее, воспользовавшись меню Другие
области задач (Other Task Panels). Если область задач не нужна, можно
убрать ее с экрана, освободив тем самым место для работы. Для этого в меню Вид (View) щелкните на команде Область задач (Task Panel). Эта
же команда используется, чтобы отобразить область задач, если ее нет на
экране.
В этом упражнении вы запустите PowerPoint, закроете, а затем откроете область
задач.
На панели задач Windows щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на
команду Все программы (Programs), а затем щелкните на пункте Microsoft
PowerPoint. Откроется окно программы Microsoft PowerPoint.Совет. Можно также запустить PowerPoint, воспользовавшись
ярлыком программы на рабочем столе Windows. Чтобы создать ярлык, щелкните на
кнопке Пуск (Start), укажите на команду Все программы
(Programs), щелкните правой кнопкой мыши на Microsoft PowerPoint, в
контекстном меню укажите на команду Отправить (Send To), а затем
щелкните на варианте Рабочий стол (создать ярлык) (Desktop (create
shortcut)).
В строке заголовка области задачи Создание презентации (New
Presentation) щелкните на стрелке Другие области задач (Other Task
Panels). Откроется меню Другие области задач (Other Task
Panels).
Нажмите на клавишу (Esc) или щелкните в пустой области слайда.
Меню Другие области задач (Other Task Panels) закроется.
В строке заголовка области задач Создание презентации (New
Presentation) щелкните на кнопке , чтобы закрыть панель.
В меню Вид (View) щелкните на команде Область задач (Task
Panel). Появится область задач Создание презентации (New
Presentation).
Выбор способа создания презентации
Приступая к разработке презентации, можно начать с нуля, воспользоваться
стандартными шаблонами или модифицировать готовую презентацию. Выбор того или
иного способа зависит от конкретной ситуации. Если у вас нет никаких идей, кроме
тематики презентации, можно прибегнуть к помощи мастера Автосодержания.
Если содержание презентации готово, но требуется помощь в ее оформлении, можно
воспользоваться шаблоном оформления слайдов. В тех случаях, когда и содержание,
и внешний вид презентации определены, лучше начать с пустой презентации.
Следующая таблица содержит список вариантов создания презентации, представленных
на панели задачи Создание презентации (New Presentation).
| Щелкните на варианте | Чтобы |
|---|
| Из мастера автосодержания(From AutoContent Wizard) в разделе Создание (New) |
Запустить Мастер автосодержания
(AutoContent Wizard) выполняющий пошаговую процедуру создания презентации
на основании информации, полученной от пользователя. После завершения работы
мастера PowerPoint создаст, исходя из указанного типа и стиля, законченную
презентацию со стандартным содержанием. |
| Из шаблона оформления (FromDesign Template) в разделе Создание (New) |
Создать презентацию на основе шаблона
оформления. После щелчка на этом варианте появится панель задачи Дизайн
слайда (Slide Design) где представлены стандартные шаблоны оформления
слайдов, из числа которых можно выбрать подходящий. |
| Новая презентация (BlankPresentation) в разделе Создание
(New) |
Создать новую презентацию. После щелчка на этом варианте
появится панель Разметка слайда (Slides Layout), позволяющая выбрать
один из 27 стандартных макетов. |
| Презентации (Presentations) в разделе Открытие презентации
(Open presentation) |
Открыть существующую презентацию. На экране
отобразится список презентаций, которые открывались последними. Если нужный файл
отсутствует в списке, щелкните на команде Presentations (Презентации).
Появится диалоговое окно Открыть (Open), позволяющее найти и открыть
презентацию. |
Создание презентации с помощью мастера Автосодержания
Вы сэкономите немало времени, воспользовавшись Мастером
Автосодержания, с помощью которого можно создать презентацию со стандартным
содержанием. Мастер проведет вас через пошаговую процедуру, запрашивая различные
сведения, начиная с типа презентации и кончая заголовком титульного слайда.
После завершения работы мастера на экране отобразится презентация, которую можно
менять в соответствии с вашими нуждами.
Созданная презентация хранится в оперативной памяти компьютера. Чтобы
сохранить ее для дальнейшего использования, нужно присвоить презентации имя и
записать ее на жесткий диск компьютера. При первом сохранении презентации
появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As), где можно
указать имя презентации и выбрать место ее сохранения. В дальнейшем, чтобы
сохранить изменения, достаточно будет щелкнуть на кнопке Сохранить
(Save) на панели инструментов Стандартная. При этом новая версия
презентации заменит предыдущую. Если вы хотите сохранить обе версии, следует
воспользоваться командой Сохранить как (Save As) в меню Файл
(File), чтобы сохранить текущий файл под другим именем.
В этом упражнении вы воспользуетесь мастером Автосодержания, чтобы создать
презентацию, рекламирующую курсы для садоводов, а затем сохраните полученные
результаты.
В области задач Создание презентации (New Presentation) щелкните на
варианте Из мастера автосодержания (From AutoContent Wizard) в разделе Создание (New).Область задач закроется, и появится начальная страница мастера, в левой части
которой приведена схема построения презентации.
Устранение неполадок. Если появится Помощник (Office
Assistant), в окне справки щелкните на варианте Нет, справка не нужна
(No, don't provide help now).
Прочитайте введение и щелкните на кнопке Далее (Next). Появится
вторая страница мастера, позволяющая выбрать вид презентации. Квадратик Вид
презентации (Presentation type) окрасится зеленым, указывая, что этот шаг
является текущим. Для удобства список видов презентаций упорядочен по
категориям.
Щелкните на кнопке Деловые (Sale /Marketing). В правой части
страницы мастера отобразится список видов презентации, соответствующих данной
категории
В списке видов презентации щелкните на Обзор продукции и услуг
(Product/Services Overview).
Щелкните на кнопке Далее (Next). Мастер предложит выбрать способ
представления презентации.
Щелкните на варианте Презентация на экране (On-screen
presentation), чтобы задать стиль презентации, а затем щелкните на кнопке Далее (Next). Мастер предложит ввести заголовок презентации и текст для
нижнего колонтитула, который включается в каждый слайд.
Щелкните в поле Presentation title (Заголовок презентации), введите Учебный курс, а затем нажмите на клавишу (Tab), чтобы
поместить курсор в поле Нижний колонтитул (Footer).
В поле Нижний колонтитул (Footer) введите Компания "Все
для сада".
Очистите флажок Дата последнего изменения (Date last updated),
чтобы дата не включалась в каждый слайд.
Убедитесь, что флажок Номер слайда (Slide Number) выделен, чтобы
включить номер в каждый слайд.
Щелкните на кнопке Далее (Next), а затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Появится окно презентации, созданной мастером на
основе введенных данных. В левой части окна представлена структура презентации,
а в правой отображается титульный слайд.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить
(Save)
. Появится
диалоговое окно Сохранение документа (Save As) с выделенным текстом в
поле Имя файла (File Name).
В поле Имя файла (File Name) введите AutoContent.
Щелкните на стрелке поля Папка (Save In), а затем щелкните на
жестком диске компьютера. Обычно это диск С.
В списке файлов и папок щелкните дважды на папке Office XP SBS,
щелкните дважды на папке Совет. В зависимости от установок Windows имена файлов могут
отображаться с расширениями в виде точки и трехбуквенного идентификатора
программы. Расширением для PowerPoint является .ppt.
Щелкните на кнопке Сохранить (Save) или нажмите (Enter),
чтобы сохранить презентацию. Имя Presentation2 (Презентация 2) в строке
заголовка презентации заменится на AutoContent.Совет. В процессе работы PowerPoint периодически сохраняет
презентацию на тот случай, если программа зависнет или отключится питание
компьютера. Интервал сохранения определяется значением, указанным в параметре Автосохранение (AutoRecover). Чтобы включить этот параметр и указать
нужный интервал, в меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры (Options), щелкните на вкладке Сохранение (Save),
выделите флажок Автосохранение каждые ... мин. (Save AutoRecover info),
укажите интервал и щелкните на кнопке ОК.
В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close
Windows)
.Презентация AutoContent закроется.
