Планирование и организация собраний

Microsoft Outlook может помочь вам решить вопрос с организацией собраний, что часто вызывает затруднения. Вы можете проверить свободное время приглашаемых, найти их месторасположение, разослать приглашения на собрание и прочесть ответы приглашенных. При планировании вы можете обновлять или отменять запланированные собрания. Вы также можете отвечать на приглашения вручную или автоматически и просматривать календари других пользователей, чтобы проверить их свободное время.

Планирование собраний

С помощью Outlook вы можете планировать собрания, приглашать участников, работающих как в вашей организации, так и в другой, и резервировать необходимые для этого помещения или оборудование. Чтобы выбрать дату и время для вашего собрания, вы можете проверить доступность участников и необходимых ресурсов, просмотрев их данные о занятости. Участники, не работающие в вашей компании, должны иметь доступ к этой информации через Интернет.

С помощью Outlook вы также можете осуществлять подбор времени для проведения собраний. Вы можете указать, обязательно ли присутствие того или иного приглашенного. Outlook использует эту информацию для определения наиболее подходящего времени для участников, присутствие которых необходимо, а также для подстройки под свободное время приглашенных, чье присутствие не обязательно.

После того как вы выбрали время, вы отправляете запрос о собрании (meeting request) (разновидность электронных сообщений) каждому приглашаемому участнику и необходимому ресурсу. Ответы от участников и от запрашиваемых ресурсов автоматически учитываются по получении.

В этом упражнении вы будете планировать собрание, приглашать участников, а также устанавливать и затем удалять оповещение о собрании.

Если программа Outlook не запущена, запустите ее сейчас и разверните ее окно.

В панели Outlook щелкните на значке

Отобразится календарь.

Если Outlook отобразит оповещения о встречах, назначенных вами в календаре при выполнении предыдущих упражнений, нажмите кнопку Прекратить все (Dismiss All) и затем нажмите Да (Yes), чтобы закрыть оповещения.

Перейдите в календарике к месяцу июнь 2002 года и щелкните на числе 17, чтобы отобразить расписание на этот день.

В меню Действия (Actions) выберите Назначить собрание (Plan a Meeting).

Появится форма планировщика собрания, указывающая вас как единственного участника в списке Все участники (All Attendees).

Нажмите кнопку Другие (Add Others) и выберите в появившемся меню Добавить из адресной книги (Add from Address Book). Появится диалоговое окно Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources).

Если необходимо, нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов (Show Names from the) и затем выберите Важно! В этом упражнении вы будете работать с контактной информацией вымышленных сотрудников компании "Все для сада". Если нужно, вы можете использовать имена ваших сотрудников или другие контакты для планирования собрания.

В списке Имя (Name) щелкните на имени Kim Yoshida и нажмите кнопку Обязательный (Required). Имя добавится в список Обязательный (Required Attendees).

В списке Имя (Name) щелкните на имени Catherine Turner и нажмите кнопку Необязательный (Optional). Имя добавится в список Необязательный (Optional Attendees).

Нажмите OK. В окне c предложением присоединиться к Microsoft Office Internet Free/Busy Service (если оно появилось) нажмите Отмена (Cancel). Участники будут добавлены к списку Все участники (All Attendees) со значками, указывающими на обязательность или необязательность их присутствия.

Используйте горизонтальную полосу прокрутки в области сведений о занятости, чтобы просмотреть доступность участников для 17 июня 2002 года. Эта область показывает доступность участников; участник может быть свободен, неопределенно занят, занят или отсутствовать на работе. Время занятости помечено синим цветом, время частичной или неопределенной занятости - синим заштрихованным, время отсутствия на работе - сиреневым цветом, как показано на рисунке ниже. (Если вы используете вымышленные имена, информация о занятости будет недоступна.)

Щелкните на ячейке 9:30 (9:30 A.M.) в области сведений о занятости, чтобы выбрать это время. Получасовая ячейка времени, на которой вы щелкнули, отобразится в виде вертикальной белой области. Списки Начало собрания (Meeting start time) и Конец собрания (Meeting end time) отражают выбранные вами дату и время.Совет. Вы можете быстро находить последующее свободное время для всех участников и ресурсов. Нажмите кнопку Автовыбор (AutoPick Next) в диалоговом окне Планировщик собрания (Plan a Meeting) или на вкладке Планирование (Scheduling) формы собрания.

В области сведений о занятости щелкните на красной границе справа от выбранного интервала времени и перетащите его на полчаса вправо. Второе поле настройки Конец собрания (Meeting end time) отразит изменение - теперь продолжительность собрания установлена на один час.

Нажмите кнопку Организовать (Make Meeting). Появится форма собрания.

В поле Тема (Subject) введите План Демонстрации, нажмите клавишу (Tab) и в поле Место (Location) введите 2-й этаж, конференц-зал.

Убедитесь, что отмечена опция Оповещение (Reminder), щелкните на кнопке списка справа от поля Оповещение (Reminder) и выберите 10 мин. (10 minutes).

На панели инструментов нажмите кнопку . Запрос о собрании отправлен.Важно! Если приглашаемые вами пользователи вымышлены, электронные сообщения, отправленные им, вернутся с пометкой "undeliverable" (невозможно доставить). Вы можете в любое время удалить вернувшиеся сообщения.

Нажмите кнопку .

Форма планировщика собраний закроется.

Перейдите к календарю и щелкните в календарике на дате 17 июня 2002 года.

Отобразится расписание на следующий день с назначенным на 9:30-10:30 собранием.

Дважды щелкните на собрании "План демонстрации". Откроется форма собрания.

Снимите галочку с опции Оповещение (Reminder) и на панели инструментов нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Обновленное собрание сохранено. Вы теперь не будете получать оповещение о собрании, но участники вашего собрания будут его получать.

Планирование ресурсов для собрания

Если вы работаете в сети, использующей сервер Microsoft Exchange, и ваш системный администратор добавил ресурсы, такие как конференц-зал или проекционное оборудование, в адресную книгу Outlook (Global Address List), вы можете зарезервировать эти ресурсы для вашего собрания. Вы резервируете ресурсы посредством запрашивания их на ваше собрание. Ваше приглашение отсылается лицу, которое администратор назначил ответственным за использование ресурсов. Это лицо отвечает на ваш запрос о собрании, указывая наличие того или иного ресурса на момент получения запроса.

Чтобы назначить собрание:

Чтобы назначить ресурс на существующее собрание:

Создание ответа на запрос о собрании

Вы можете отправлять запросы о собраниях и получать их от других пользователей. При получении запроса предусмотрен ответ одним из трех способов. Вы можете принять приглашение и сообщить пригласившему вас о том, что вы будете присутствовать на собрании. Собрания, в которых вы согласились принять участие, автоматически заносятся в ваш календарь. Вы можете частично принять предложение об участии; доля неопределенности будет означать, что вы можете прийти, а можете и не прийти на собрание. Собрания, остающиеся под сомнением, также заносятся в ваш календарь, однако информация о занятости будет отражать, что ваши планы насчет участия в собрании еще не определены. Наконец, вы можете отклонить запрос о собрании; в этом случае запрос удаляется, и собрание в календарь не заносится. Когда вы отклоняете собрание, вы можете оповестить об этом отправителя запроса.

В этом упражнении вы будете принимать запрос о собрании, отклонять запрос о собрании и предлагать новое время для собрания в ответе на запрос о собрании.

На панели Outlook щелкните на значке . Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).

Дважды щелкните на сообщении "Квартальный отчет". Появится форма собрания.

Чтобы просмотреть собрание в вашем календаре перед тем, как отвечать на него, нажмите кнопку Календарь (Calendar) на панели инструментов. Ваш календарь появится в новом окне; в нем будет отображаться запрашиваемое собрание на желаемой дате.

В окне календаря нажмите кнопку . Календарь закроется.

В форме собрания нажмите кнопку Принять (Accept). Появится окно сообщения, предлагающее вам выбрать, каким образом ответить на приглашение.

Отметьте, если необходимо, опцию Отправить ответ сейчас (Send the response now) и нажмите OK. Ваш ответ будет отправлен пользователю, от которого пришел запрос о собрании. Форма собрания закроется, собрание добавится в ваш календарь и отобразится следующее сообщение в папке Входящие (Inbox).Совет. Когда вы принимаете или отклоняете приглашение на собрание, вы можете отправлять стандартный ответ, отправлять ответ, составленный вами лично, или вовсе не отвечать на приглашение.

Закройте открытое сообщение нажатием кнопки Закрыть (Close).

В папке Входящие (Inbox) дважды щелкните на сообщении "Собрание коллектива". Появится форма собрания.

В панели инструментов нажмите кнопку . Появится окно сообщения, предлагающее вам выбрать, как ответить на приглашение.

Отметьте опцию Изменить ответ перед отправкой (Edit the response before sending) и нажмите OK. Появится форма ответа на запрос. В поле Тема (Subject) указано, что вы отклоняете запрос о собрании коллектива, как показано на рисунке ниже.

В теле сообщения введите текст В этот день меня не будет на работе.

В панели инструментов нажмите кнопку . Ваш ответ будет отправлен, и форма собрания закроется.

Собрание не будет добавлено в ваш календарь.

В папке Входящие (Inbox) дважды щелкните на сообщении Отмена проекта. Появится форма собрания.

На панели инструментов нажмите кнопку Предложить новое время (Propose New Time).

Если вам будет предложено присоединиться к Microsoft Office Internet Free/Busy Service, нажмите Отмена (Cancel).

Появится диалоговое окно Предложите новое время (Propose New Time).

В области сведений о занятости щелкните на столбце 11:00 и перетащите правую границу области намеченного собрания на 12:00. Время в поле Конец собрания (Meeting end time) сменится на 12:00 (12:00 P.M.) согласно вашим изменениям.

Нажмите кнопку Предложить время (Propose Time). Диалоговое окно Предложите новое время (Propose New Time) закроется и появится форма ответа на приглашение. Тема в ответе будет указывать на то, что вы предлагаете новое время для собрания.

Введите в теле сообщения текст Я не могу присутствовать на собраниях, назначенных ранее, чем на 9 часов утра и нажмите в панели инструментов кнопку Отправить (Send). Ваш ответ будет отправлен и форма собрания закроется. Собрание будет добавлено в ваш календарь как предварительно запланированное на исходное время.

Автоматическая отправка ответов на запросы о собрании

Вы можете настроить Outlook на автоматическую отправку ответов на запросы о собраниях. Outlook будет обрабатывать запросы о собраниях и отказы, отвечая на запросы, добавляя новые собрания в ваш календарь и удаляя отмененные собрания из календаря. Если вы выберите соответствующую опцию, Outlook будет автоматически отклонять запросы, конфликтующие с существующими записями в вашем календаре. Вы также можете включить автоматическое отклонение всех запросов о повторяющихся собраниях.

Обновление и отклонение запросов о собраниях

Расписание на последующие дни может меняться ежедневно. Поэтому желательно, чтобы время, на которое запланированы собрания, было гибким. В Outlook можно быстро обновить или удалить информацию о собраниях согласно изменениям в распорядке вашего рабочего времени. Например, вам стало известно, что один из обязательных участников собрания не сможет присутствовать на нем, т.к. в это время у него не будет свободного времени. В этом случае вы можете изменить дату или время собрания, или вовсе отменить его. Вы также можете добавлять участников или удалять их из списка участников собрания.

В этом упражнении вы будете переназначать собрание, вносить изменения в список участников собрания и отменять собрание.

В панели Outlook щелкните на значке Календарь (Calendar). Отобразится календарь.

Щелкните в календарике на дате 17 июня 2002 года - дате собрания "План демонстрации".

Дважды щелкните на собрании "План демонстрации". Появится форма собрания "План демонстрации".

Откройте вкладку Планирование (Scheduling) и в области сведений о занятости перейдите к следующему рабочему дню.

Щелкните на ячейке 11:00 (11:00 A.M.) и перетащите правую границу закрашенной области на 12:00 (12:00 P.M.), чтобы увеличить длительность собрания до 1 часа. Время начала и время окончания изменятся согласно внесенным в расписание коррективам.

Нажмите кнопку Другие (Add Others) и выберите в списке Добавить из адресной книги (Add from Address Book). Появится диалоговое окно Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources).

В поле Необязательный (Optional) выберите Catherine Turner и нажмите клавишу (Del). Catherine Turner будет удалена из списка необязательных присутствующих.Совет. Если вы работаете с реально имеющим место собранием и используете имена ваших сотрудников, выберите одного из ваших сотрудников и удалите его. Вы в любой момент можете вернуть вашего сотрудника в список участвующих в собрании.

Нажмите OK. Диалоговое окно Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources) закроется. Форма собрания "План демонстрации" отобразит внесенные вами изменения в списки участников.

На панели инструментов нажмите кнопку Отправить (Send Update). Обновленная форма собрания будет отправлена.

Щелкните в календарике на следующем рабочем дне. Отобразится расписание на следующий рабочий день, включая измененное собрание "План демонстрации".

Дважды щелкните на собрании "План демонстрации". Появится форма собрания "План демонстрации".

Откройте вкладку Отслеживание (Tracking). Вкладка Отслеживание (Tracking) отображает ответы, полученные от всех участников. Если вы используете в этом упражнении учебные файлы, эта вкладка не будет отображать ответы на запрос о собрании, т.к. участники являются вымышленными лицами.

В меню Действия (Actions) выберите Отменить собрание (Cancel Meeting).

Появится окно сообщения, предлагающее вам отправить участникам предупреждение об отмене собрания.

Убедившись, что отмечена опция Отправить уведомление об отмене и удалить собрание (Send cancellation and delete meeting), нажмите OK.

Откройте вкладку Встреча (Appointment).

Форма собрания "План демонстрации" обновится, показывая, что собрание было отменено.

На панели инструментов нажмите кнопку . Уведомление об отмене собрания будет отправлено всем оставшимся участникам (Kim Yoshida). Форма собрания закроется, и собрание будет удалено из вашего календаря.Совет. Вы можете быстро отправить новое электронное сообщение всем участникам того или иного собрания. Просто откройте собрание и выберите в меню Действия (Actions) пункт Создать сообщение частникам (New Message to Attendees). (Эта опция доступна только в том случае, если участники собрания уже приглашены.)

Планирование сетевых конференций с использованием NetMeeting

С помощью программы NetMeeting, поставляемой с Microsoft Internet Explorer, вы можете проводить в Интернет собрания по сети. NetMeeting позволяет вам проводить аудио- и видеоконференции с одним участником и более. Участники конференций NetMeeting могут открывать общий доступ к приложениям, совместно работать над документами, работать с общей доской или передавать файлы.

В этом упражнении вы будете планировать сетевую конференцию с использованием NetMeeting.

В календаре отобразите расписание на 19 июня 2002 года и выделите промежуток времени 11:00-12:00.

На панели инструментов щелкните на кнопке списка справа от кнопки Создать встречу (New Appointment) и выберите Приглашение на собрание (Meeting Request). Появится пустая форма собрания.

Щелкните на поле Тема (Subject) и введите текст Совместная работа над отчетом по продажам.

Отметьте опцию Собрание по сети (This is an online meeting using) и убедитесь, что в соответствующем поле выбрано приложение Microsoft NetMeeting. Вам может понадобиться развернуть окно, чтобы увидеть все его содержимое.

Щелкните на поле Сервер каталогов (Directory Server), введите logon.netmeeting.microsoft.com (имя сервера каталогов Microsoft) и отметьте опцию Автоматически запустить NetMeeting с напоминанием (Automatically start NetMeeting with Reminder).

Откройте вкладку Планирование (Scheduling).Важно! Ваша фирма может использовать другой сервер каталогов (directory server). Обратитесь к вашему системному администратору или провайдеру за более подробной информацией.

Нажмите кнопку Другие (Add Others) и выберите Добавить из адресной книги (Add from Address Book) в появившемся списке. Появится диалоговое окно Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources).

Если необходимо, щелкните на кнопке списка справа от поля Источник адресов (Show names from the) и выберите Контакты (Contacts).

В списке Имя (Name) щелкните на имени Kim Yoshida, удерживайте клавишу (Ctrl) и щелкните на имени Catherine Turner. Будут выделены оба имени.

Нажмите кнопку Обязательный (Required) и нажмите OK. В окне c предложением присоединиться к Microsoft Office Internet Free/Busy Service (если оно появилось) нажмите Отмена (Cancel). Имена будут добавлены в список Все участники (All Attendees).

В области сведений о занятости перейдите к следующему рабочему дню, щелкните на ячейке 14:00 (2:00 P.M.) и перетащите правый край выбранной ячейки на 15:30 (3:30 P.M.) (между 15:00 [3:00 P.M.] и 16:00 [4:00 P.M.]). Время начала и окончания собрания изменится согласно выбранному вами времени.

Нажмите кнопку . Запрос о собрании отправлен. Когда придет время начала собрания, NetMeeting автоматически запустится, и вы и ваши коллеги сможете начать конференцию.Совет. Для получения более подробной информации о работе с NetMeeting, запустите NetMeeting, войдите в меню Справка (Help) и выберите Вызов справки (Help Topics). Чтобы запустить NetMeeting, нажмите кнопку Пуск (Start), наведите указатель мыши на пункт Программы (Programs), затем на пункт Стандартные (Accessories), на пункт Связь (Communications) и выберите NetMeeting.