Что же даёт нам автоматизация процессов и для чего она нужна?
Представьте, что у нас есть некий процесс. Возможно, мы описали его в графическом формате, сделали какую-то схему, определили исполнителей, выполнили другие действия — в общем, у нас есть описание, допустим, в нотации BPMN или любой другой.
Чтобы этот процесс стал автоматизированным, нам нужна информационная система. В этой системе я отдельно выделяю понятие бизнес-логики — это описание того, как процесс выполняется в системе. Не вдаваясь в детали, скажу, что она либо программируется, либо задаётся через графические модели.
Но чтобы процесс работал с участием людей, нам также нужны экранные формы — интерфейсы, через которые пользователи вводят данные, просматривают аналитику и т. д. Помимо экранных форм, могут быть печатные формы — например, отчёты для руководства.
Хорошо, мы разобрались, как система взаимодействует с пользователями. Но чтобы всё работало, нужно хранилище данных. На схеме я изображаю базу данных, связанную с экранными формами: всё, что вводится пользователями, попадает туда. Бизнес-логика же определяет последовательность действий — кто что делает и в каком порядке.
Что ещё важно? Ролевая модель. Пользователи загружаются в систему с определёнными правами, и так получается автоматизированный процесс.
Теперь задумаемся: как в этой системе работает процессный майнинг? Инструменты майнинга анализируют цифровые следы, которые оставляет автоматизация. В автоматизированном процессе нет бумажных служебок — всё максимально структурировано. Экранные формы строго формализованы: если где-то требуется выбор отрасли, никто не должен вводить её вручную — для этого есть справочники. В идеале — никаких свободных текстовых полей.
Автоматизация даёт нам структурированное хранилище данных, что позваляет на основе этих объектов собирать метрики. Именно автоматизация позволяет перейти к анализу процесса. А правильная автоматизация (с нормативно-справочной информацией, корректными справочниками и их заполнением) делает возможной глубокую аналитику.
Ещё раз подчеркну: без автоматизации нет цифровых следов. Если автоматизация выполнена плохо — нет справочников, нет чётких данных, значит, и анализировать нечего.
И ещё один важный момент: нужно корректно настраивать логирование бизнес-событий на уровне бизнес-логики. Без автоматизации процессный майнинг невозможен. И автоматизация должна быть правильной: ИТ-специалисты должны корректно настраивать систему, собирать логи, выстраивать справочники — иначе анализ будет невозможен.
Автоматизация процессов — это перевод ручных операций в цифровой формат с помощью информационных систем. Она включает:
-
Бизнес-логику (последовательность действий),
-
Экранные и печатные формы (интерфейсы для пользователей),
-
Базу данных (структурированное хранилище),
-
Ролевую модель (разграничение прав доступа).
Ключевые преимущества:
-
Исключение бумажных документов и ручного ввода.
-
Чёткая структура данных (справочники вместо свободных полей).
-
Возможность процессного майнинга (анализа цифровых следов).
Условия успешной автоматизации:
-
Корректные справочники и логирование событий.
-
Запрет на свободные текстовые поля.
-
Правильная настройка ИТ-системы.
