Задача – основной элемент проекта. Именно список задач определяет все действия, которые необходимо выполнить для реализации проекта.
Проект всегда имеет определенную цель, для достижения этой цели необходимо выполнить ряд промежуточных задач, получить ряд промежуточных результатов. При составлении плана проекта очень важно правильно определить задачи, необходимые для достижения поставленной цели. Корректный список задач должен учитывать все работы, которые требуются для успешного завершения проекта.
Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта.
Содержание проекта – работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями.
Для эффективного управления проектом список работ должен быть структурирован. Методы структуризации проекта принципиально сводятся к двум основным типам:
При любом подходе формируется иерархический список задач
Не рекомендуется создавать задачи большой продолжительности. Для удобства планирования и оптимизации использования ресурсов все задачи проекта должны быть соизмеримой продолжительности.
Оптимальными являются задачи, для выполнения которой требуется один исполнитель.
Количество задач в проекте ограничено, практически, только здравым смыслом. Максимально возможное число – 400 000 задач.
Следует рекомендовать предварительно создать список задач, по крайней мере, основных, в документе Word или Excel. Как только список задач сформирован, названия задач можно вводить в план проекта. При желании, сформированный список задач можно импортировать в проект.
Запись о задаче можно создавать в разных представлениях проекта. Обычно для этого используют таблицу Запись представления Диаграмма Ганта.
Перед началом создания списка задач следует определиться, будут ли большинство задач создаваться в режиме автоматического или ручного планирования. В Project существует два режима планирования задач: вручную и автоматически.
Задачи, назначенные вручную можно расположить в любом месте расписания без изменения их расписания в проекте. Они не перемещаются, поскольку представляют собой связанные сведения об изменении задач. Автоматически назначенные задачи назначаются с помощью модуля планирования проекта с учетом ограничений, зависимостей, календарей проектов и ресурсов.
Задачу, запланированную вручную, можно поместить в любое место календарного плана, и Project не изменит ее расположение. Эта новая функция обеспечивает больше гибкости и контроля над планированием и управлением календарным планом.
Использование автоматически запланированных задач — стандартный способ планирования задач в Project. Автоматическое планирование обеспечивает четко структурированный систематический подход к управлению планированием проектов. На основе введенных значений, например длительности задачи, запланированных трудозатрат, количества ресурсов, а также сведений об ограничениях, приложение Project вычисляет наиболее ранние и поздние даты выполнения задач для создания оптимального календарного плана.
По умолчанию используются задачи, запланированные вручную.
Для изменения режима планирования при создании новых задач в текущем проекте необходимо щелкнуть по индикатору режима в левой части строки состояния и выбрать нужный режим (рис. 4.1).
(рис 4.1) Выбор режима планирования задач проекта
Можно также на вкладке Задача в группе Задачи нажать кнопку Режим и там выбрать режим (рис. 4.2). При желании или необходимости для каждой отдельной задачи или группы задач в последующем можно изменить режим планирования. Для этого используют соответствующие кнопки в группе Задачи вкладке Задача.
(рис 4.2) Выбор режима планирования задач
В учебном проекте данного курса будет использовано преимущественно автоматическое планирование
Название задачи вводят в столбец Название задачи.
Новой введенной задаче по умолчанию присваивается длительность 1 день? (рис. 4.3). Знак вопроса в поле Длительность означает, что данное значение параметра длительность является приблизительным, оценочным. После редактирования значения длительности вопросительный знак исчезнет, но его можно добавить, чтобы пометить данное значение как приблизительное.
(рис 4.3) Создание задачи
В правой части представления диаграмма Ганта появляется отрезок длиной в 1 день, отображающий введенную задачу. По умолчанию, для проектов, планируемых от даты начала, датой начала новой задачи является дата начала проекта. (Для проектов, планируемых от окончания: датой окончания задачи по умолчанию, является дата окончания проекта.)
Параметры задачи можно ввести сразу после ее создания, но можно и после ввода нескольких задач или, даже, всех задач проекта.
Использование суммарных задач, состоящих из отдельных подзадач, существенно облегчает работу с проектом. Например, вместо того, чтобы создать одну большую задачу Редактирование статей, можно создать несколько отдельных подзадач по редактированию каждой отдельной статьи.
Есть несколько возможностей создания суммарных задач.
Проще всего это можно сделать следующим образом.
Таким образом, задача Редактирование статей стала суммарной, содержащей десять подзадач. Следует обратить внимание, что суммарная задача на диаграмме Ганта отображается иначе, чем обычные задачи (рис. 4.5).
(рис 4.5) Суммарная задача
Помимо отдельных суммарных задач, являющихся частью проекта, существует также суммарная задача проекта. Для ее отображения следует установить соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Формат.
Суммарная задача проекта позволяет отобразить все параметры всего проекта: длительность, затраты и т.д.
Вехой представляют задачу, результат которой особенно важен. Вехой можно обозначить завершение этапа. В Project задача становится вехой, если задать ей нулевую длительность. Задачу с ненулевой длительностью можно преобразовать в веху установкой соответствующего флажка на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведение о задаче.
Вехи на диаграмме Ганта отображаются специальным значком. В разрабатываемом проекте создана веха Редактирование, а также суммарная задача Корректура статей помечена как веха (рис. 4.6).
(рис 4.6) Отображение вех на диаграмме Ганта
Проект может содержать события, которые повторяются с заданной регулярностью. Например, Заседание редсовета, Подготовка еженедельного отчета и т.д. Подобные события могут быть включены в план проекта как обычные задачи, но можно их ввести как повторяющиеся задачи, с заданной периодичностью. В этом случае Project создает последовательность задач, не связанных никакими отношениями.
Обычную задачу невозможно сделать повторяющейся.
Для создания повторяющейся задачи необходимо на вкладке Задача в группе Вставка щелкнуть по стрелке кнопки Задача и в появившемся меню выбрать команду Повторяющаяся задача (рис. 4.7).
(рис 4.7) Создание повторяющейся задачи
В диалоговом окне Сведения о повторяющейся задаче задаются параметры задачи.
(рис 4.8) Задание параметров повторяющейся задачи
Задача добавляется в план проекта, а также для каждого сеанса повторяющейся задачи автоматически создаются задачи более низкого уровня. Сама повторяющаяся задача отмечена специальным значком в поле Индикаторы (рис. 4.9).
(рис 4.9) Отображение повторяющейся задачи
В любой момент в любое место проекта можно добавить любую задачу.
В любой момент любую задачу можно удалить.
Следует иметь в виду, что при удалении суммарной задачи будут удалены и все ее подзадачи. Чтобы этого не произошло, можно перед удалением суммарной задачи повысить уровень всех ее подзадач.
Удаление подзадачи, равно как и удаление сеанса повторяющейся задачи не вызывает никаких проблем.
Выполнение деактивации позволяет сохранить задачу в плане и не влияет на доступность ресурсов, календарный план проекта или способ планирования других задач.
Для деактивации задачи достаточно выделить любую ее ячейку и на вкладке Задача в группе Планирование нажать кнопку Сделать неактивной. Деактивированная задача в списке отображается бледным зачеркнутым шрифтом (рис. 4.10).
(рис 4.10) Деактивация задачи
Функция деактивации доступна только в выпуске Project профессиональный.
Задачи проекта взаимосвязаны, чтобы учесть это в плане проекта, необходимо установить связи между задачами, указать, как время начала или окончания одной задачи влияет на время начала или окончания другой задачи.
Например, в рассматриваемом проекте нельзя начать корректуру статьи, пока не закончено ее редактирование.
В паре взаимосвязанных задач:
В различных представлениях отношения отображаются разными способами. На диаграмме Ганта связь обозначается стрелкой (рис. 4.11). При этом задача, на которую указывает стрелка, является последующей.
(рис 4.11) Связанные задачи на диаграмме Ганта
Создать связь между задачами можно несколькими способами.
Например, в представлении на диаграмме Ганта: удерживая левую кнопку мыши, следует перетянуть отрезок, соответствующий одной задаче, на отрезок, соответствующий другой задаче. Образуется связь, в которой предшествующей будет задача, с которой началось перетаскивание.
Другой способ создания связи: выделить две задачи и на вкладке Задача в группе Планирование нажать кнопку Связать задачи. Образуется связь, в которой предшествующей будет задача, выделенная первой.
По умолчанию, создается связь Окончание-начало. Тип связи можно изменить.
Если в активном представлении отображается поле Предшественники, в нем указаны предшествующие задачи и тип связи, если она отлична от Окончание-начало (рис. 4.12). Если предшествующих задач несколько, они будут отображаться в поле через точку с запятой.
(рис 4.12) Отображение связей задач
Данные в этом поле можно изменять. Более того, при связывании многих задач часто бывает проще указать в поле Предшественники номер предшествующей задачи.
В Microsoft Project существует четыре типа отношения зависимости:
Окончание – начало (ОН) или Finish-to-Start (FS) – наиболее распространенный вид связи. Пусть существуют задача А и задача Б, задана связь "окончание-начало", при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Такая связь означает, что задача Б не может начаться, пока не закончена задача А. Пример такой связи: задача "Написание объявления" (предшествующая) и задача "Вывешивание объявления на доске объявлений" (последующая). Пока объявление не написано, его нельзя поместить на доске объявлений.
При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается и сдвигается на более поздний срок, начало последующей задачи зависит от времени окончания предыдущей задачи и также сдвигается.
Начало – начало (НН) или Start-to-Start (SS). Такой вид связи устанавливается для пары работ, которые должны выполняться почти одновременно. В этом случае не требуется завершения предшествующей задачи для начала последующей задачи, но последующая задача должна начаться не раньше начала предшествующей. Если для задач А и Б задана связь "начало-начало", при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая, это означает, что задача Б не может начаться, пока не началась задача А, т.е. дата начала предшествующей задачи определяет дату начала последующей задачи.
При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается, но так как начало последующей задачи зависит только от времени начала предыдущей, то изменение длительности предшествующей задачи не влияет на время начала и окончания последующей задачи.
Окончание – окончание (ОО) или Finish-to-Finish (FF). Окончание последующей задачи контролируется окончанием предшествующей задачи. Последующая задача не может закончиться раньше, чем заканчивается предшествующая задача. Пусть существуют задачи А и Б, задана связь "окончание – окончание", при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Обозначает, что задача Б не может закончиться, пока не закончилась задача А, т.е. дата окончания предшествующей задачи определяет дату окончания последующей задачи.
При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается, и, так как время окончания последующей задачи зависит от времени окончания предыдущей (задача Б не может закончиться, пока не закончилась задача А), то изменение длительности предшествующей задачи привело к перемещению даты начала последующей задачи на более поздний срок.
Начало–окончание (НО) или Start-to-Finish (SF). Окончание последующей задачи возможно только после начала предыдущей задачи. Пусть для задач А и Б задана связь "начало-окончание", при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Это означает, что задача Б не может закончиться, пока не началась задача А.
При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается, а время начала не изменяется, следовательно, не влияет на последующую задачу. В случае изменения длительности последующей задачи, ее начало сдвигается на более раннее время, т.к. окончание последующей задачи не может быть передвинуто на более позднее время – оно контролируется началом предшествующей задачи.
В случае, когда активным является представление Диаграмма Ганта или Сетевой график, удобно использовать диалоговое окно Зависимость задач для изменения типа связи. Диалоговое окно вызывается двойным щелчком по линии связи. В раскрывающемся списке Тип (рис. 4.13) следует выбрать нужный тип зависимости.
(рис 4.13) Выбор типа связи задач
Код типа связи (за исключением ОН) отображается в столбце Предшественники (см. рис. 4.12)
Project предоставляет возможность при указании типа связи между задачами ввести параметры Запаздывание или Опережение. Опережение позволяет ускорить последующую операцию. Например, команда технических специалистов может приступить к написанию второго проекта крупного документа (последующей операции) за 15 дней до того, как они полностью закончат первый проект (предшествующую операцию). Это может быть достигнуто при помощи взаимосвязи "окончание-начало" с 15-дневным опережением.
Задержка управляет приостановкой последующей операции. К примеру, чтобы обеспечить десятидневный срок затвердевания бетона, можно использовать десятидневную задержку во взаимосвязи Окончание-Начало, что означает невозможность начала последующей операции до того, как завершится предыдущая
Значения данных параметров вводятся в поле Запаздывание диалогового окна Зависимость задач (см. рис. 4.13). Для задания параметра Опережение значение необходимо вводить как отрицательную величину. Значение любого из этих параметров может быть представлено в единицах времени или в процентах от длительности предшествующей задачи. Например, если в поле Запаздывание для задачи введено значение -1 день при связи ОН, это означает, что данная задача начинается за 1 день до времени окончания предшествующей задачи.
Величина опережения (запаздывания) отображается в столбце Предшественники (рис. 4.14).
(рис 4.14) Опережение и запаздывание задач
Чтобы удалить все связи задачи достаточно выделить в ее и на вкладке Задача в группе Планирование нажать кнопку Разорвать связи задач.
Если требуется удалить только конкретную связь, надо дважды щелкнуть по ее стрелке и в окне Зависимость задач (см. рис. 4.13) нажать кнопку Удалить.
Уже на этапе формирования списка задач можно установить некоторые ее параметры: продолжительность, тип, ограничения, собственный календарь и т.д.
Для установки параметров задачи используют различные таблицы различных представлений (Диаграмма Ганта, Лист задач и др.). Можно также использовать комбинированное представление, при котором в нижней части окна отображается форма сведений о задаче. Для этого следует нажать кнопку Подробно (Отобразить сведения о задаче) группы Свойства вкладки Задача.
Для ввода и/или выбора некоторых параметров задачи может потребоваться диалоговое окно Сведения о задаче, которое отображается кнопкой Сведения группы Свойства вкладки Задача или двойным мыши щелчком по строке задачи.
С помощью окна Сведения о задаче параметры можно изменять как для отдельной задачи, так и для нескольких одновременно выделенных.
В проектах используют задачи трех типов. Тип задачи – характеристика задачи, определяющая, какой параметр задачи зафиксирован, а какие могут изменяться. Любой из трех параметров задачи может быть зафиксирован, вынуждая изменяться два других параметра. Тип задачи указывает, какой из параметров задачи фиксирован: трудозатраты, объем ресурсов или длительность, и как изменение одного из свободных параметров задачи влияет на значение другого. В Project существует три типа задач:
Тип Фиксированный объем ресурсов устанавливается для задачи, если необходимо, чтобы объем ресурсов задачи не изменялся при изменении длительности или трудозатрат, назначенных на выполнение задачи. Предполагается, что количество работников, назначенных задаче (объем ресурсов), известно и не должно изменяться даже при изменении длительности. При изменении трудозатрат задачи изменяется ее длительность, но не количество работников. Задачи этого типа встречаются наиболее часто в любых проектах. Этот тип присваивается задачам по умолчанию.
Единственному в издательстве художнику поручено создать макет обложки книги, на что требуется четыре часа. Если будет принято решение, что эти четыре часа должны быть разделены на два дня, можно изменить длительность задачи на два дня, не изменяя количество работников, назначенных задаче. Другие варианты едва ли подойдут. Иначе говоря, нужно, чтобы объем ресурсов (один работник) оставалось неизменным.
Тип Фиксированная длительность устанавливается, когда необходимо, чтобы длительность задачи не изменялась при изменении трудозатрат или количества исполнителей, назначенных на выполнение задачи. Применяется для задач, время выполнения которых не может быть изменено назначением (или удалением) сотрудников. Этот тип рекомендуется использовать если длительность задачи известна заранее, пока другие сведения о задаче недоступны.
Еженедельное заседание редакционной коллегии длится один час. Такая задача должна быть создана с фиксированной длительностью, в противном случае при назначении людей длительность заседания будет уменьшаться, а это абсурд: как известно, при росте количества участников длительность собраний не уменьшается, а скорее даже увеличивается.
Тип Фиксированные трудозатраты устанавливается, когда необходимо, чтобы трудозатраты задачи не изменялись при изменении длительности или объема ресурсов, назначенных для выполнения задачи. Если у задачи такого типа увеличить длительность, т.е. выделить ресурсам больше времени, то нагрузка на ресурсы в единицу времени уменьшится. Если выделить больше сотрудников, то уменьшится длительность. По определению, все задачи типа Фиксированные трудозатраты являются задачами с фиксированным объемом работ.
На компьютерную верстку макета сборника статей требуется 40 часов. Необходимо, чтобы сборник был сверстан как можно быстрее, поэтому руководитель назначает задаче больше верстальщиков, при этом длительность задачи уменьшается.
При планировании проекта часто возникает необходимость привязки начала или окончания задачи (этапа) к некоторой фиксированной дате. В этом случае нужно учесть в плане проекта, что "задача должна закончиться не позднее" конкретной даты или "задача должна начаться" в конкретное время и т.д. Для учета и обработки требований, связанных с фиксированием дат, сроков, в Project предусмотрена обработка ограничений.
Существует восемь различных ограничений. Они делятся на три типа:
| Ограничение | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Как можно позже (КМП) | Гибкое | Задача начинает выполняться как можно позже без задержки других задач. Это ограничение накладывается по умолчанию, если проект планируется исходя из даты окончания. |
| Как можно раньше (КМР) | Гибкое | Задача начинает выполняться как можно раньше. Это ограничение накладывается по умолчанию, если проект планируется исходя из даты начала. |
| Начало не ранее (ННР) | Полужесткое | Задача начинает выполняться в определенную дату или позднее. |
| Окончание не ранее (ОНР) | Полужесткое | Задача завершается в определенную дату или позднее. |
| Начало не позднее (ННП) | Полужесткое | Задача начинает выполняться в определенную дату или ранее. |
| Окончание не позднее (ОНП) | Полужесткое | Задача завершается в определенную дату или ранее. |
| Фиксированное окончание (ФО) | Жесткое | Задача завершается в определенную дату. |
| Фиксированное начало (ФН) | Жесткое | Задача начинает выполняться в определенную дату. |
В проектах, планируемых от даты начала, по умолчанию все задачи имеют ограничение КМР. В проектах, планируемых от даты окончания, по умолчанию все задачи имеют ограничение КМП.
Изменять ограничения, предлагаемые по умолчанию, можно, например, вводя дату начала или окончания задачи в представлении Диаграмма Ганта. В проектах, планируемых от даты начала, в первом случае устанавливается ограничение ННР введенной даты, а во втором случае – ограничение ОНР введенной даты.
Ограничение может быть установлено также с помощью диалогового окна Сведения о задаче. В диалоговом окне необходимо перейти на вкладку Дополнительно, в раскрывающемся списке Тип ограничения выбрать нужный тип ограничения, в списке Дата ограничения – указать дату (рис. 4.15).
(рис 4.15) Установка ограничения
У задач с ограничениями в поле Индикаторы отображается специальный значок. При подведении указателя мышки к такому значку, появляется пояснение (рис. 4.16).
(рис 4.16) Отображение ограничений
Для отмены ограничения необходимо указать для задачи одно из гибких ограничений – КМР или КМП, в зависимости от способа планирования проекта.
При введении жесткого ограничения может возникнуть ситуация, когда установленные для задачи связи вступают в конфликт с датой ограничения. При возникновении конфликтной ситуации отображается предупреждение.
Введение жестких типов ограничений существенно уменьшает гибкость планирования. Существует альтернативный способ учета фиксированной даты – установление крайнего срока. Крайний срок определяет предельную дату исполнения задачи, но не накладывает никаких ограничений и не влияет на расчеты (если только не принят способ планирования от окончания и связи КМП).
Дата крайнего срока выбирается в соответствующем раскрывающемся списке необходимо вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче.
На Диаграмме Ганта крайний срок отображается специальным значком (рис. 4.17).
(рис 4.17) Обозначение крайнего срока (зеленая стрелка, направленная вниз)
Если при изменении каких-либо параметров в плане проекта выполнение задачи не может быть завершено в указанный срок, в поле Индикаторы появляется красный значок, при наведении на него указателя мышки отображается всплывающая подсказка с информацией о выходе за крайний срок (рис. 4.18).
(рис 4.18) Предупреждение о выходе за крайний срок
В случае использования крайнего срока принципы размещения задач не изменяются, это позволяет использовать Project как аналитический инструмент при планировании.
Задачи могут иметь свой календарь, не совпадающий с календарем проекта. Календарь задачи может быть установлен на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче. Календарь задачи может не совпадать с календарем ресурсов, назначенных на выполнение задачи. По умолчанию, календарь ресурса имеет приоритет над календарем задачи, для смены приоритета необходимо на вкладке Дополнительно диалогового окна Информация о задаче (рис. 4.19) установить флажок Не учитывать календари ресурсов при планировании.
(рис 4.19) Выбор календаря и установка приоритета календаря задачи
Можно в любое время изменить длительность задачи, чтобы отразить фактическое количество времени, требуемое для ее выполнения.
Длительность указывается в соответствующем столбце представления Диаграмма Ганта. Если длительность является предположительной, после величины следует поставить знак вопроса (?).
Длительности можно вводить в любых единицах измерения времени, но следует иметь в виду, что Project автоматически преобразовывает введенные единицы измерения в минуты. Это обязательно необходимо учитывать при использовании данных о длительности в расчетах.
Не требуется вводить длительность суммарных задач. Она будет рассчитана ее автоматически из параметров длительности подзадач.
Приоритет отражает важность исполнения задачи для проекта. Эта числовая величина, меняющаяся от 1 до 1000. По умолчанию для всего проекта устанавливается приоритет 500. Такой же приоритет по умолчанию устанавливается для всех задач.
Для отдельных задач приоритет можно изменить. Например, повысить для важных задач и/или понизить для задач, выполнение которых можно отложить.
После этого функция выравнивания загрузки Project может автоматически отложить или разделить задачи с более низким приоритетом таким образом, чтобы не превышалась доступность назначенных им ресурсов.
Для установки значения приоритета используют соответствующий элемент вкладки Общие диалогового окна Сведения о задаче (рис. 4.20).
(рис 4.20) Установка значения приоритета задачи
Если значения приоритета требуется изменять для многих задач, можно в таблицу представления задач вставить столбец Приоритет и в нем вводить с клавиатуры нужные значения приоритетов.
Затраты на выполнение задачи определяются стоимостью назначенных на ее выполнение ресурсов и ее продолжительностью.
Однако, могут быть затраты, не связанные непосредственно с использованием ресурсов, но необходимые для выполнения задачи.
Такие затраты называют фиксированными.
Фиксированные затраты позволяют назначать затраты на уровне задачи, уровне суммарной задачи или даже уровне проекта.
Для назначения фиксированных затрат необходимо в представлении, позволяющем работать с задачами (Диаграмма Ганта, Лист задач и т.п.), на вкладке Вид в группе Данные нажать кнопку Таблицы, а затем выбрать команду Затраты.
Затраты вводят в соответствующий столбец (рис. 4.21). В рядом расположенном столбце можно выбрать порядок начисления этих затрат при расчете проекта.
(рис 4.21) Ввод фиксированных затрат
Фиксированные затраты на задачу иногда используют также на начальном этапе разработки проекта, поскольку это позволяет не назначать ресурсы, чтобы оценить затраты на проект.
В этом случае после назначения задаче ресурсов необходимо удалить ее фиксированные затраты. В противном случае, они в полном объеме войдут в общие затраты на задачу.
Задача – основной элемент проекта. Именно список задач определяет все действия, которые необходимо выполнить для реализации проекта.
Проект всегда имеет определенную цель, для достижения этой цели необходимо выполнить ряд промежуточных задач, получить ряд промежуточных результатов. При составлении плана проекта очень важно правильно определить задачи, необходимые для достижения поставленной цели. Корректный список задач должен учитывать все работы, которые требуются для успешного завершения проекта.
Управление содержанием проекта включает в себя процессы, обеспечивающие включение в проект всех тех и только тех работ, которые необходимы для успешного выполнения проекта.
Содержание проекта – работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными характеристиками и функциями.
Для эффективного управления проектом список работ должен быть структурирован. Методы структуризации проекта принципиально сводятся к двум основным типам:
При любом подходе формируется иерархический список задач
Не рекомендуется создавать задачи большой продолжительности. Для удобства планирования и оптимизации использования ресурсов все задачи проекта должны быть соизмеримой продолжительности.
Оптимальными являются задачи, для выполнения которой требуется один исполнитель.
Количество задач в проекте ограничено, практически, только здравым смыслом. Максимально возможное число – 400 000 задач.
Следует рекомендовать предварительно создать список задач, по крайней мере, основных, в документе Word или Excel. Как только список задач сформирован, названия задач можно вводить в план проекта. При желании, сформированный список задач можно импортировать в проект.
Запись о задаче можно создавать в разных представлениях проекта. Обычно для этого используют таблицу Запись представления Диаграмма Ганта.
Перед началом создания списка задач следует определиться, будут ли большинство задач создаваться в режиме автоматического или ручного планирования. В Project существует два режима планирования задач: вручную и автоматически.
Задачи, назначенные вручную можно расположить в любом месте расписания без изменения их расписания в проекте. Они не перемещаются, поскольку представляют собой связанные сведения об изменении задач. Автоматически назначенные задачи назначаются с помощью модуля планирования проекта с учетом ограничений, зависимостей, календарей проектов и ресурсов.
Задачу, запланированную вручную, можно поместить в любое место календарного плана, и Project не изменит ее расположение. Эта новая функция обеспечивает больше гибкости и контроля над планированием и управлением календарным планом.
Использование автоматически запланированных задач — стандартный способ планирования задач в Project. Автоматическое планирование обеспечивает четко структурированный систематический подход к управлению планированием проектов. На основе введенных значений, например длительности задачи, запланированных трудозатрат, количества ресурсов, а также сведений об ограничениях, приложение Project вычисляет наиболее ранние и поздние даты выполнения задач для создания оптимального календарного плана.
По умолчанию используются задачи, запланированные вручную.
Для изменения режима планирования при создании новых задач в текущем проекте необходимо щелкнуть по индикатору режима в левой части строки состояния и выбрать нужный режим (рис. 4.1).
(рис 4.1) Выбор режима планирования задач проекта
Можно также на вкладке Задача в группе Задачи нажать кнопку Режим и там выбрать режим (рис. 4.2). При желании или необходимости для каждой отдельной задачи или группы задач в последующем можно изменить режим планирования. Для этого используют соответствующие кнопки в группе Задачи вкладке Задача.
(рис 4.2) Выбор режима планирования задач
В учебном проекте данного курса будет использовано преимущественно автоматическое планирование
Название задачи вводят в столбец Название задачи.
Новой введенной задаче по умолчанию присваивается длительность 1 день? (рис. 4.3). Знак вопроса в поле Длительность означает, что данное значение параметра длительность является приблизительным, оценочным. После редактирования значения длительности вопросительный знак исчезнет, но его можно добавить, чтобы пометить данное значение как приблизительное.
(рис 4.3) Создание задачи
В правой части представления диаграмма Ганта появляется отрезок длиной в 1 день, отображающий введенную задачу. По умолчанию, для проектов, планируемых от даты начала, датой начала новой задачи является дата начала проекта. (Для проектов, планируемых от окончания: датой окончания задачи по умолчанию, является дата окончания проекта.)
Параметры задачи можно ввести сразу после ее создания, но можно и после ввода нескольких задач или, даже, всех задач проекта.
Использование суммарных задач, состоящих из отдельных подзадач, существенно облегчает работу с проектом. Например, вместо того, чтобы создать одну большую задачу Редактирование статей, можно создать несколько отдельных подзадач по редактированию каждой отдельной статьи.
Есть несколько возможностей создания суммарных задач.
Проще всего это можно сделать следующим образом.
Таким образом, задача Редактирование статей стала суммарной, содержащей десять подзадач. Следует обратить внимание, что суммарная задача на диаграмме Ганта отображается иначе, чем обычные задачи (рис. 4.5).
(рис 4.5) Суммарная задача
Помимо отдельных суммарных задач, являющихся частью проекта, существует также суммарная задача проекта. Для ее отображения следует установить соответствующий флажок в группе Показать или скрыть вкладки Формат.
Суммарная задача проекта позволяет отобразить все параметры всего проекта: длительность, затраты и т.д.
Вехой представляют задачу, результат которой особенно важен. Вехой можно обозначить завершение этапа. В Project задача становится вехой, если задать ей нулевую длительность. Задачу с ненулевой длительностью можно преобразовать в веху установкой соответствующего флажка на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведение о задаче.
Вехи на диаграмме Ганта отображаются специальным значком. В разрабатываемом проекте создана веха Редактирование, а также суммарная задача Корректура статей помечена как веха (рис. 4.6).
(рис 4.6) Отображение вех на диаграмме Ганта
Проект может содержать события, которые повторяются с заданной регулярностью. Например, Заседание редсовета, Подготовка еженедельного отчета и т.д. Подобные события могут быть включены в план проекта как обычные задачи, но можно их ввести как повторяющиеся задачи, с заданной периодичностью. В этом случае Project создает последовательность задач, не связанных никакими отношениями.
Обычную задачу невозможно сделать повторяющейся.
Для создания повторяющейся задачи необходимо на вкладке Задача в группе Вставка щелкнуть по стрелке кнопки Задача и в появившемся меню выбрать команду Повторяющаяся задача (рис. 4.7).
(рис 4.7) Создание повторяющейся задачи
В диалоговом окне Сведения о повторяющейся задаче задаются параметры задачи.
(рис 4.8) Задание параметров повторяющейся задачи
Задача добавляется в план проекта, а также для каждого сеанса повторяющейся задачи автоматически создаются задачи более низкого уровня. Сама повторяющаяся задача отмечена специальным значком в поле Индикаторы (рис. 4.9).
(рис 4.9) Отображение повторяющейся задачи
В любой момент в любое место проекта можно добавить любую задачу.
В любой момент любую задачу можно удалить.
Следует иметь в виду, что при удалении суммарной задачи будут удалены и все ее подзадачи. Чтобы этого не произошло, можно перед удалением суммарной задачи повысить уровень всех ее подзадач.
Удаление подзадачи, равно как и удаление сеанса повторяющейся задачи не вызывает никаких проблем.
Выполнение деактивации позволяет сохранить задачу в плане и не влияет на доступность ресурсов, календарный план проекта или способ планирования других задач.
Для деактивации задачи достаточно выделить любую ее ячейку и на вкладке Задача в группе Планирование нажать кнопку Сделать неактивной. Деактивированная задача в списке отображается бледным зачеркнутым шрифтом (рис. 4.10).
(рис 4.10) Деактивация задачи
Функция деактивации доступна только в выпуске Project профессиональный.
Задачи проекта взаимосвязаны, чтобы учесть это в плане проекта, необходимо установить связи между задачами, указать, как время начала или окончания одной задачи влияет на время начала или окончания другой задачи.
Например, в рассматриваемом проекте нельзя начать корректуру статьи, пока не закончено ее редактирование.
В паре взаимосвязанных задач:
В различных представлениях отношения отображаются разными способами. На диаграмме Ганта связь обозначается стрелкой (рис. 4.11). При этом задача, на которую указывает стрелка, является последующей.
(рис 4.11) Связанные задачи на диаграмме Ганта
Создать связь между задачами можно несколькими способами.
Например, в представлении на диаграмме Ганта: удерживая левую кнопку мыши, следует перетянуть отрезок, соответствующий одной задаче, на отрезок, соответствующий другой задаче. Образуется связь, в которой предшествующей будет задача, с которой началось перетаскивание.
Другой способ создания связи: выделить две задачи и на вкладке Задача в группе Планирование нажать кнопку Связать задачи. Образуется связь, в которой предшествующей будет задача, выделенная первой.
По умолчанию, создается связь Окончание-начало. Тип связи можно изменить.
Если в активном представлении отображается поле Предшественники, в нем указаны предшествующие задачи и тип связи, если она отлична от Окончание-начало (рис. 4.12). Если предшествующих задач несколько, они будут отображаться в поле через точку с запятой.
(рис 4.12) Отображение связей задач
Данные в этом поле можно изменять. Более того, при связывании многих задач часто бывает проще указать в поле Предшественники номер предшествующей задачи.
В Microsoft Project существует четыре типа отношения зависимости:
Окончание – начало (ОН) или Finish-to-Start (FS) – наиболее распространенный вид связи. Пусть существуют задача А и задача Б, задана связь "окончание-начало", при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Такая связь означает, что задача Б не может начаться, пока не закончена задача А. Пример такой связи: задача "Написание объявления" (предшествующая) и задача "Вывешивание объявления на доске объявлений" (последующая). Пока объявление не написано, его нельзя поместить на доске объявлений.
При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается и сдвигается на более поздний срок, начало последующей задачи зависит от времени окончания предыдущей задачи и также сдвигается.
Начало – начало (НН) или Start-to-Start (SS). Такой вид связи устанавливается для пары работ, которые должны выполняться почти одновременно. В этом случае не требуется завершения предшествующей задачи для начала последующей задачи, но последующая задача должна начаться не раньше начала предшествующей. Если для задач А и Б задана связь "начало-начало", при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая, это означает, что задача Б не может начаться, пока не началась задача А, т.е. дата начала предшествующей задачи определяет дату начала последующей задачи.
При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается, но так как начало последующей задачи зависит только от времени начала предыдущей, то изменение длительности предшествующей задачи не влияет на время начала и окончания последующей задачи.
Окончание – окончание (ОО) или Finish-to-Finish (FF). Окончание последующей задачи контролируется окончанием предшествующей задачи. Последующая задача не может закончиться раньше, чем заканчивается предшествующая задача. Пусть существуют задачи А и Б, задана связь "окончание – окончание", при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Обозначает, что задача Б не может закончиться, пока не закончилась задача А, т.е. дата окончания предшествующей задачи определяет дату окончания последующей задачи.
При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается, и, так как время окончания последующей задачи зависит от времени окончания предыдущей (задача Б не может закончиться, пока не закончилась задача А), то изменение длительности предшествующей задачи привело к перемещению даты начала последующей задачи на более поздний срок.
Начало–окончание (НО) или Start-to-Finish (SF). Окончание последующей задачи возможно только после начала предыдущей задачи. Пусть для задач А и Б задана связь "начало-окончание", при которой задача А – предшествующая, задача Б – последующая. Это означает, что задача Б не может закончиться, пока не началась задача А.
При увеличении длительности предшествующей задачи, время ее окончания пересчитывается, а время начала не изменяется, следовательно, не влияет на последующую задачу. В случае изменения длительности последующей задачи, ее начало сдвигается на более раннее время, т.к. окончание последующей задачи не может быть передвинуто на более позднее время – оно контролируется началом предшествующей задачи.
В случае, когда активным является представление Диаграмма Ганта или Сетевой график, удобно использовать диалоговое окно Зависимость задач для изменения типа связи. Диалоговое окно вызывается двойным щелчком по линии связи. В раскрывающемся списке Тип (рис. 4.13) следует выбрать нужный тип зависимости.
(рис 4.13) Выбор типа связи задач
Код типа связи (за исключением ОН) отображается в столбце Предшественники (см. рис. 4.12)
Project предоставляет возможность при указании типа связи между задачами ввести параметры Запаздывание или Опережение. Опережение позволяет ускорить последующую операцию. Например, команда технических специалистов может приступить к написанию второго проекта крупного документа (последующей операции) за 15 дней до того, как они полностью закончат первый проект (предшествующую операцию). Это может быть достигнуто при помощи взаимосвязи "окончание-начало" с 15-дневным опережением.
Задержка управляет приостановкой последующей операции. К примеру, чтобы обеспечить десятидневный срок затвердевания бетона, можно использовать десятидневную задержку во взаимосвязи Окончание-Начало, что означает невозможность начала последующей операции до того, как завершится предыдущая
Значения данных параметров вводятся в поле Запаздывание диалогового окна Зависимость задач (см. рис. 4.13). Для задания параметра Опережение значение необходимо вводить как отрицательную величину. Значение любого из этих параметров может быть представлено в единицах времени или в процентах от длительности предшествующей задачи. Например, если в поле Запаздывание для задачи введено значение -1 день при связи ОН, это означает, что данная задача начинается за 1 день до времени окончания предшествующей задачи.
Величина опережения (запаздывания) отображается в столбце Предшественники (рис. 4.14).
(рис 4.14) Опережение и запаздывание задач
Чтобы удалить все связи задачи достаточно выделить в ее и на вкладке Задача в группе Планирование нажать кнопку Разорвать связи задач.
Если требуется удалить только конкретную связь, надо дважды щелкнуть по ее стрелке и в окне Зависимость задач (см. рис. 4.13) нажать кнопку Удалить.
Уже на этапе формирования списка задач можно установить некоторые ее параметры: продолжительность, тип, ограничения, собственный календарь и т.д.
Для установки параметров задачи используют различные таблицы различных представлений (Диаграмма Ганта, Лист задач и др.). Можно также использовать комбинированное представление, при котором в нижней части окна отображается форма сведений о задаче. Для этого следует нажать кнопку Подробно (Отобразить сведения о задаче) группы Свойства вкладки Задача.
Для ввода и/или выбора некоторых параметров задачи может потребоваться диалоговое окно Сведения о задаче, которое отображается кнопкой Сведения группы Свойства вкладки Задача или двойным мыши щелчком по строке задачи.
С помощью окна Сведения о задаче параметры можно изменять как для отдельной задачи, так и для нескольких одновременно выделенных.
В проектах используют задачи трех типов. Тип задачи – характеристика задачи, определяющая, какой параметр задачи зафиксирован, а какие могут изменяться. Любой из трех параметров задачи может быть зафиксирован, вынуждая изменяться два других параметра. Тип задачи указывает, какой из параметров задачи фиксирован: трудозатраты, объем ресурсов или длительность, и как изменение одного из свободных параметров задачи влияет на значение другого. В Project существует три типа задач:
Тип Фиксированный объем ресурсов устанавливается для задачи, если необходимо, чтобы объем ресурсов задачи не изменялся при изменении длительности или трудозатрат, назначенных на выполнение задачи. Предполагается, что количество работников, назначенных задаче (объем ресурсов), известно и не должно изменяться даже при изменении длительности. При изменении трудозатрат задачи изменяется ее длительность, но не количество работников. Задачи этого типа встречаются наиболее часто в любых проектах. Этот тип присваивается задачам по умолчанию.
Единственному в издательстве художнику поручено создать макет обложки книги, на что требуется четыре часа. Если будет принято решение, что эти четыре часа должны быть разделены на два дня, можно изменить длительность задачи на два дня, не изменяя количество работников, назначенных задаче. Другие варианты едва ли подойдут. Иначе говоря, нужно, чтобы объем ресурсов (один работник) оставалось неизменным.
Тип Фиксированная длительность устанавливается, когда необходимо, чтобы длительность задачи не изменялась при изменении трудозатрат или количества исполнителей, назначенных на выполнение задачи. Применяется для задач, время выполнения которых не может быть изменено назначением (или удалением) сотрудников. Этот тип рекомендуется использовать если длительность задачи известна заранее, пока другие сведения о задаче недоступны.
Еженедельное заседание редакционной коллегии длится один час. Такая задача должна быть создана с фиксированной длительностью, в противном случае при назначении людей длительность заседания будет уменьшаться, а это абсурд: как известно, при росте количества участников длительность собраний не уменьшается, а скорее даже увеличивается.
Тип Фиксированные трудозатраты устанавливается, когда необходимо, чтобы трудозатраты задачи не изменялись при изменении длительности или объема ресурсов, назначенных для выполнения задачи. Если у задачи такого типа увеличить длительность, т.е. выделить ресурсам больше времени, то нагрузка на ресурсы в единицу времени уменьшится. Если выделить больше сотрудников, то уменьшится длительность. По определению, все задачи типа Фиксированные трудозатраты являются задачами с фиксированным объемом работ.
На компьютерную верстку макета сборника статей требуется 40 часов. Необходимо, чтобы сборник был сверстан как можно быстрее, поэтому руководитель назначает задаче больше верстальщиков, при этом длительность задачи уменьшается.
При планировании проекта часто возникает необходимость привязки начала или окончания задачи (этапа) к некоторой фиксированной дате. В этом случае нужно учесть в плане проекта, что "задача должна закончиться не позднее" конкретной даты или "задача должна начаться" в конкретное время и т.д. Для учета и обработки требований, связанных с фиксированием дат, сроков, в Project предусмотрена обработка ограничений.
Существует восемь различных ограничений. Они делятся на три типа:
| Ограничение | Тип | Описание |
|---|---|---|
| Как можно позже (КМП) | Гибкое | Задача начинает выполняться как можно позже без задержки других задач. Это ограничение накладывается по умолчанию, если проект планируется исходя из даты окончания. |
| Как можно раньше (КМР) | Гибкое | Задача начинает выполняться как можно раньше. Это ограничение накладывается по умолчанию, если проект планируется исходя из даты начала. |
| Начало не ранее (ННР) | Полужесткое | Задача начинает выполняться в определенную дату или позднее. |
| Окончание не ранее (ОНР) | Полужесткое | Задача завершается в определенную дату или позднее. |
| Начало не позднее (ННП) | Полужесткое | Задача начинает выполняться в определенную дату или ранее. |
| Окончание не позднее (ОНП) | Полужесткое | Задача завершается в определенную дату или ранее. |
| Фиксированное окончание (ФО) | Жесткое | Задача завершается в определенную дату. |
| Фиксированное начало (ФН) | Жесткое | Задача начинает выполняться в определенную дату. |
В проектах, планируемых от даты начала, по умолчанию все задачи имеют ограничение КМР. В проектах, планируемых от даты окончания, по умолчанию все задачи имеют ограничение КМП.
Изменять ограничения, предлагаемые по умолчанию, можно, например, вводя дату начала или окончания задачи в представлении Диаграмма Ганта. В проектах, планируемых от даты начала, в первом случае устанавливается ограничение ННР введенной даты, а во втором случае – ограничение ОНР введенной даты.
Ограничение может быть установлено также с помощью диалогового окна Сведения о задаче. В диалоговом окне необходимо перейти на вкладку Дополнительно, в раскрывающемся списке Тип ограничения выбрать нужный тип ограничения, в списке Дата ограничения – указать дату (рис. 4.15).
(рис 4.15) Установка ограничения
У задач с ограничениями в поле Индикаторы отображается специальный значок. При подведении указателя мышки к такому значку, появляется пояснение (рис. 4.16).
(рис 4.16) Отображение ограничений
Для отмены ограничения необходимо указать для задачи одно из гибких ограничений – КМР или КМП, в зависимости от способа планирования проекта.
При введении жесткого ограничения может возникнуть ситуация, когда установленные для задачи связи вступают в конфликт с датой ограничения. При возникновении конфликтной ситуации отображается предупреждение.
Введение жестких типов ограничений существенно уменьшает гибкость планирования. Существует альтернативный способ учета фиксированной даты – установление крайнего срока. Крайний срок определяет предельную дату исполнения задачи, но не накладывает никаких ограничений и не влияет на расчеты (если только не принят способ планирования от окончания и связи КМП).
Дата крайнего срока выбирается в соответствующем раскрывающемся списке необходимо вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче.
На Диаграмме Ганта крайний срок отображается специальным значком (рис. 4.17).
(рис 4.17) Обозначение крайнего срока (зеленая стрелка, направленная вниз)
Если при изменении каких-либо параметров в плане проекта выполнение задачи не может быть завершено в указанный срок, в поле Индикаторы появляется красный значок, при наведении на него указателя мышки отображается всплывающая подсказка с информацией о выходе за крайний срок (рис. 4.18).
(рис 4.18) Предупреждение о выходе за крайний срок
В случае использования крайнего срока принципы размещения задач не изменяются, это позволяет использовать Project как аналитический инструмент при планировании.
Задачи могут иметь свой календарь, не совпадающий с календарем проекта. Календарь задачи может быть установлен на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче. Календарь задачи может не совпадать с календарем ресурсов, назначенных на выполнение задачи. По умолчанию, календарь ресурса имеет приоритет над календарем задачи, для смены приоритета необходимо на вкладке Дополнительно диалогового окна Информация о задаче (рис. 4.19) установить флажок Не учитывать календари ресурсов при планировании.
(рис 4.19) Выбор календаря и установка приоритета календаря задачи
Можно в любое время изменить длительность задачи, чтобы отразить фактическое количество времени, требуемое для ее выполнения.
Длительность указывается в соответствующем столбце представления Диаграмма Ганта. Если длительность является предположительной, после величины следует поставить знак вопроса (?).
Длительности можно вводить в любых единицах измерения времени, но следует иметь в виду, что Project автоматически преобразовывает введенные единицы измерения в минуты. Это обязательно необходимо учитывать при использовании данных о длительности в расчетах.
Не требуется вводить длительность суммарных задач. Она будет рассчитана ее автоматически из параметров длительности подзадач.
Приоритет отражает важность исполнения задачи для проекта. Эта числовая величина, меняющаяся от 1 до 1000. По умолчанию для всего проекта устанавливается приоритет 500. Такой же приоритет по умолчанию устанавливается для всех задач.
Для отдельных задач приоритет можно изменить. Например, повысить для важных задач и/или понизить для задач, выполнение которых можно отложить.
После этого функция выравнивания загрузки Project может автоматически отложить или разделить задачи с более низким приоритетом таким образом, чтобы не превышалась доступность назначенных им ресурсов.
Для установки значения приоритета используют соответствующий элемент вкладки Общие диалогового окна Сведения о задаче (рис. 4.20).
(рис 4.20) Установка значения приоритета задачи
Если значения приоритета требуется изменять для многих задач, можно в таблицу представления задач вставить столбец Приоритет и в нем вводить с клавиатуры нужные значения приоритетов.
Затраты на выполнение задачи определяются стоимостью назначенных на ее выполнение ресурсов и ее продолжительностью.
Однако, могут быть затраты, не связанные непосредственно с использованием ресурсов, но необходимые для выполнения задачи.
Такие затраты называют фиксированными.
Фиксированные затраты позволяют назначать затраты на уровне задачи, уровне суммарной задачи или даже уровне проекта.
Для назначения фиксированных затрат необходимо в представлении, позволяющем работать с задачами (Диаграмма Ганта, Лист задач и т.п.), на вкладке Вид в группе Данные нажать кнопку Таблицы, а затем выбрать команду Затраты.
Затраты вводят в соответствующий столбец (рис. 4.21). В рядом расположенном столбце можно выбрать порядок начисления этих затрат при расчете проекта.
(рис 4.21) Ввод фиксированных затрат
Фиксированные затраты на задачу иногда используют также на начальном этапе разработки проекта, поскольку это позволяет не назначать ресурсы, чтобы оценить затраты на проект.
В этом случае после назначения задаче ресурсов необходимо удалить ее фиксированные затраты. В противном случае, они в полном объеме войдут в общие затраты на задачу.
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.
