Работа с файлами

О файлах OpenOffice.org

В OpenOffice.org принят формат файлов OpenDocument Format (ODF, сокращенное от OASIS Open Document Format for Office Application — открытый формат документов для офисных приложений). Это открытый формат файлов для хранения и обмена редактируемыми офисными документами, в том числе текстовыми документами (такими как заметки, отчеты и книги), электронными таблицами, рисунками, базами данных, презентациями.

Стандарт совместно и публично разработан различными организациями, доступен для всех и может быть использован без ограничений. OpenDocument представляет собой альтернативу частным закрытым форматам, (включая Word ( .doc ), Excel ( .xls ) и PowerPoint ( .ppt ) – форматы, используемые в Microsoft Office), а также формату Microsoft Office Open XML.

Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML-формате. Каждый документ ODF представляет собой архив zip, поэтому, чтобы проникнуть внутрь этого документа, достаточно переименовать расширение документа на zip и открыть этот архив любым zip-архиватором. После этого можно увидеть, как минимум, пять xml-файлов и несколько папок.

В xml-файлах, кроме непосредственного содержания документа, имеются так называемые метаданные. Это дополнительная информация, которая позволяет задать тексту определенные параметры. Например, тип и размер шрифта, положение на странице, параметры печати или вывода на экран монитора.

Помимо OpenOffice.org, OpenDocument Format поддерживается многими приложениями разных разработчиков: Zoho Writer, Google Docs, Ajax Write, IBM Workplace и др. С ODF-файлами можно работать в приложениях Microsoft Office 2010.

ODF принят в качестве международного стандарта. 1 мая 2006 года принят стандарт ISO/IEC 26300 "Information technology -- Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0".

Многие страны (Италия, Швеция, Бразилия, Хорватия и др.) используют данный формат в качестве государственного стандарта. Еще большее количество стран, международных организаций и компаний активно применяют формат OpenDocument.

В Российской Федерации с 01.06.2011 вводится в действие ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010. "Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0".

В OpenOffice.org 3.3 используются следующие форматы файлов:

Инструменты для работы с файлами в OpenOffice.org

Для работы с файлами в OpenOffice.org Calc используют кнопки панели инструментов ) и команды меню ).

Кроме того, для работы с файлами используют окно быстрого запуска OpenOffice.org (). Обычно эта функция устанавливается по умолчанию при инсталляции OpenOffice.org.

Окна для работы с файлами в OpenOffice.org

В большинстве операционных систем при работе с файлами можно использовать либо файловые диалоговые окна операционной системы, либо диалоговые окна OpenOffice.org.

Для смены типа окон следует в меню ) установить соответствующий флажок.

Диалоговые окна OpenOffice.org поддерживают загрузку и выгрузку файлов с использованием безопасных соединений https.

Внешний вид окон для открытия, сохранения, вставки и др. примерно одинаков и различается только деталями. Некоторые из окон показаны на .

Для перемещения по папкам компьютера используют кнопки ) и ).

Однократный щелчок по кнопке ) позволяет перейти в вышерасположенную папку. Для быстрого перехода на несколько уровней вверх следует нажать и удерживать эту кнопку. При этом отобразится список всех вышерасположенных папок (), в котором можно выбрать нужный уровень.

Кнопка ) позволяет перейти к папке, установленной по умолчанию для сохранения документов.

Для быстрого перемещения по папкам можно использовать поле ) и функцию автозаполнения, которая активизируется в текстовых полях и списках. Например, можно ввести в D:\И и функция автозаполнения выведет первый файл или папку на диске D:\, название которого начинается на букву " И ".

Файлы в окне папок отображены в виде таблицы. Щелкая заголовки столбцов, папки и файлы можно сортировать, при этом папки в любом случае отображаются в верхней части окна.

При желании можно воспользоваться подстановочными знаками в поле ?" (знак вопроса) заменяет один любой символ.

Например, чтобы включить в список все файлы OpenOffice.org Calc, следует ввести подстановочный знак " * " (звездочка) с расширением файла электронной таблицы ( *.ods ) и нажать кнопку Открыть. Или, например, если в поле Имя файла указать " ?а*.xls ", то будут отображены только файлы Microsoft Excel, в которых вторым символом является буква "а".

Открытие файлов

Для открытия файла выполните следующие действия.

Чтобы ограничить отображение файлов в окне ) выберите нужный тип. Чтобы вывести полный список файлов, выберите параметр Все файлы (*.*).

Для открытия одного из последних файлов, с которыми работали в OpenOffice.org, можно воспользоваться меню Файл.

Откройте меню ).

Щелкните мышью по имени открываемого файла.(рис 2.8) Открытие одного из последних файлов

Открыть файл OpenOffice.org Calc можно также двойным щелчком по его значку в окне папки.

При открытии документа отображается лист, который был отображен при закрытии документа. На этом листе выделена та ячейка, которая была выделена при закрытии документа.

Следует обратить внимание, что при попытке открыть файл другого компонента OpenOffice.org, будет запущен именно этот компонент. Например, если в окне ) выбрать файл OpenOffice.org Writer, то файл будет открыт в приложении OpenOffice.org Writer.

Если после открытия файла в нем были произведены крайне нежелательные изменения и требуется отказаться от всех этих изменений, можно перезагрузить файл.

Все изменения, произведенные после последнего сохранения документа, будут отменены.

Создание документов

Создание пустого документа

Новый пустой документ создается автоматически сразу после запуска OpenOffice.org Calc. Новый документ можно создать также в окне быстрого запуска, щелкнув по кнопке ).

Новый пустой документ можно создать и в процессе работы. Для этого следует нажать кнопку ).

Следует обратить внимание, что кнопка Создать может использоваться для создания разных типов документов OpenOffice.org. Для этого следует щелкнуть по стрелке кнопки и выбрать тип создаваемого документа. При этом, выбранный тип создаваемого документа сохраняется на кнопке Создать, то есть, при нажатии кнопки будет создан документ того типа, который был создан ранее. Таким образом, требуется внимательно следить за изображением на кнопке Создать и, при необходимости, воспользоваться стрелкой кнопки и выбрать нужный тип создаваемого документа.

Создание документа на основе шаблона

Шаблон – это документ, который содержит определенные стили форматирования, может содержать введенные данные и формулы, изображения, объекты и другую информацию. Шаблон используется в качестве основы для создания других документов.

Щелкните по стрелке кнопки ) и выберите команду ).

В диалоговом окне ).(рис 2.9) Выбор шаблона при создании документа

В окне открывшейся папки дважды щелкните мышью по нужному шаблону или выделите его значок и нажмите кнопку ).

Документ на основе шаблона можно создать и без использования окна Шаблоны и документы.

В зависимости от выбранного шаблона, созданный документ может содержать таблицы, рисунки и другие объекты. Имеющееся содержимое можно изменять, дополнять, удалять, то есть работать, как с собственным документом.

Следует отметить, что OpenOffice.org Calc не содержит готовых к использованию шаблонов. Файлы шаблонов следует загрузить с сайта OpenOffice.org Templates (http://templates.services.openoffice.org/ru) или создать самостоятельно.

Сохранение файлов

Сохранение изменений в существующем файле

Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку ).

На то, что в документе имеются несохраненные изменения, указывает символ звездочка ( ).

Следует отметить, что если в документе нет несохраненных изменений, кнопка Сохранить панели Стандартная не активна.

Можно сохранить сразу все открытые документы. Для этого следует в меню ).

При сохранении файла формата, отличного от ODF, как правило, появляется предупреждение о том, что документ может включать содержимое или форматирование, не поддерживаемое в текущем формате ().

Если нажать кнопку Использовать текущий формат, то файл будет сохранен в этом формате, но несовместимые элементы содержимого и форматирования будут утрачены. При этом до закрытия документа эти несовместимые элементы будут отображаться в документе, но после закрытия и повторного открытия пропадут.

Если нажать кнопку Сохранить в формате ODF, выйдет окно Сохранить как, в котором следует выбрать папку и, при необходимости, имя сохраняемого в формате ODF файла.

Сохранение изменений в виде нового файла

Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните следующие действия.

В меню ).

В окне ) перейдите к нужной папке.(рис 2.12) Сохранение изменений в виде нового файла

В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла.

Обратите внимание, что флажок Автоматическое расширение должен быть установлен, в противном случае файл будет сохранен без расширения, что приведет к проблемам при последующем его открытии.

Нажмите кнопку Сохранить.

Если файл необходимо сохранить в формате, отличном от ODF, в раскрывающемся списке ).

Если файл включает содержимое или форматирование, не поддерживаемое в выбранном формате, появляется соответствующее предупреждение (см. ).

Создание новой папки

При сохранении документов в окне текущей папки можно создать новую папку.

Преобразование файлов формата Microsoft Excel в ODF

При работе в OpenOffice.org Calc любой открытый файл Microsoft Excel можно сохранить как файл ODF. Однако выполнение такой процедуры для множества файлов займет очень много времени.

В ODF-формат можно преобразовать сразу все файлы Microsoft Office, расположенные в одной папке.

В меню ).(рис 2.14) Запуск мастера преобразования документов

В окне ).(рис 2.15) Выбор типов преобразуемых файлов

В следующем окне выберите папки, из которых и в которые будут преобразовываться файлы ().(рис 2.16) Установка параметров преобразования

Если не требуется преобразование шаблонов, снимите соответствующий флажок.

Для выбора папки с преобразуемыми файлами нажмите кнопку справа от текстового поля ), в окне ) и нажмите кнопку (рис 2.17) Выбор папки для преобразования

Повторите это действие для выбора папки, в которую будут сохранены преобразованные файлы. Это может быть любая папка, в том числе и та, в которой расположены преобразуемые файлы.

Установите флажок ). Нажмите кнопку Далее.

Если для преобразования были выбраны не только файлы Microsoft Excel, но и Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, появятся окна, аналогичные показанному на , в которых также требуется выбрать и настроить параметры преобразования.

Наконец, появится окно, в котором будут указаны все выбранные параметры преобразования (). Нажмите кнопку (рис 2.18) Параметры преобразования

Результаты преобразования будут отображены в последнем окне мастера преобразования (). Нажмите кнопку Закрыть.

Перед закрытием окна можно просмотреть журнал преобразования, для чего следует нажать соответствующую кнопку (см. ). Журнал представляет собой файл, автоматически сохраняющийся в папку, принятую по умолчанию для сохранения документов. Если не требуется создание и сохранение журнала, то перед началом преобразование следует снять соответствующий флажок (см. ).

Следует обратить внимание, что файлы Microsoft Office Word 2007/2010 с помощью данной функции не могут быть преобразованы в формат ODF.

Работа с шаблонами документов

О шаблонах

Шаблон OpenOffice.org Calc представляет собой файл с расширением .ott. По умолчанию шаблоны находятся в папке …\AppData\Roaming\OpenOffice.org\3\user\template. Именно в этой папке шаблоны наиболее удобны для использования, но, в принципе, шаблон может располагаться и в любой произвольной папке.

Как уже отмечалось, OpenOffice.org Calc не содержит готовых к использованию шаблонов. Шаблоны можно загрузить с Главной страницы OpenOffice.org Templates (http://templates.services.openoffice.org/ru), а также создать самостоятельно с помощью мастеров или на основе текущего документа.

Загрузка шаблонов

Сайт OpenOffice.org Templates содержит множество шаблонов для различных компонентов OpenOffice.org.

Перейдите на страницу http://templates.services.openoffice.org/ru).(рис 2.20) Главная страница OpenOffice.org Templates (по состоянию на 22.03.11. Внешний вид страницы может меняться)

Выберите нужный шаблон, и, следуя инструкции на странице, сохраните его на компьютер. Файл шаблона можно сразу сохранить в папку, предназначенную для хранения шаблонов, но можно будет его туда поместить и позже.

Создание шаблона на основе текущего документа

Шаблоны можно создавать самостоятельно на основе существующего документа.

Управление шаблонами

Создание группы шаблонов

По умолчанию в OpenOffice.org имеется три группы (папки) шаблонов: Мои шаблоны, Презентации, Фоны презентаций. Для удобства работы можно создать еще несколько папок для сохранения шаблонов.

Если группа шаблонов была создана ошибочно, ее можно удалить.

Импорт шаблонов

Для того чтобы шаблон был доступен с использованием окна ), он должен находиться в специальной папке. Если шаблон находится в произвольной папке, его рекомендуется импортировать в специальную папку.

В меню Файл выберите команду Шаблоны, а затем в подчиненном меню выберите Управление.

В окне ) выделите в левой части окна значок группы шаблонов, в которую импортируется шаблон, нажмите кнопку Команды и в появившемся меню выберите команду Импорт шаблона.

В окне ).(рис 2.24) Импорт шаблона

Изменение шаблона

Шаблон для внесения в него изменений невозможно открыть, как обычный файл с использованием кнопки ) или команды ). Для открытия файла шаблона используется другая процедура.

Перейти к изменению шаблона можно и из окна ). Для этого следует выделить значок шаблона и нажать кнопку Изменить.

Работа с версиями файлов

Сохранение версии документа

В OpenOffice.org есть возможность сохранять промежуточные версии документов не в виде отдельных файлов, а в одном текущем файле.

В меню ).

В окне ).(рис 2.26) Сохранение версии документа

В окне ) введите текст примечания, позволяющий легко идентифицировать эту версию (в общем случае текст может быть любой).(рис 2.27) Создание примечания к версии документа

В окне ) нажмите кнопку ) нажмите кнопку Закрыть.

Есть возможность настройки режима автоматического сохранения версий документов. Для этого в окне ) следует установить соответствующий флажок.

Следует иметь в виду, что при сохранении файла под новым именем и/или в другую папку имеющиеся в нем версии не сохраняются.

Открытие версии документа

Можно открыть как сам файл, так и его промежуточные версии. Для выбора открываемой версии в окне ) в раскрывающемся списке Версия следует выбрать параметр Текущая версия для открытия последней версии файла или номер версии ( version1 и т.д.) для открытия одной из промежуточных версий.

Любая из промежуточных версий открывается в защищенном режиме (только для чтения) и не может быть изменена ().

Промежуточную версию документа можно просмотреть и при работе с ним.

В меню ).

В окне ) дважды щелкните по нужной версии или выделите ее и нажмите кнопку (рис 2.29) Открытие версии документа

В этой ситуации версию можно открыть или в защищенном режиме (только для чтения), или как копию (). Во втором случае будет создан новый документ, содержащий открываемую версию текущего документа.(рис 2.30) Выбор режима открытия версии документа

В любом случае, версию документа, открытую в защищенном режиме, можно сохранить в виде нового файла.

Сравнение документа с версией

Текущий документ можно сравнить с одной из его версий.

В окне ) выделите версию, с которой требуется сравнить документ, и нажмите кнопку Сравнить.

Появится окно ).(рис 2.31) Сравнение документа с его версией

Во вкладке Список отображен список изменений в документе по сравнению с его версией. Пользуясь кнопками Принять / Отклонить и Принять все / Отклонить все, можно принять или отклонить внесенные изменения.

При наличии большого количества изменений можно перейти во вкладку Фильтр и настроить список отображаемых изменений.

Можно закрыть окно, чтобы просмотреть изменения непосредственно в окне документа и, при необходимости, принять или отклонить их.

Удаление версии

Ненужную более версию документа можно удалить. Для этого следует в окне ) выделите ее и нажать кнопку Удалить.

Отменить удаление версии невозможно.

Экспорт файлов

Файл OpenOffice.org Calc можно экспортировать в формат Portable Document Format (PDF) версии 1.4. При этом будет создан новый документ.

В панели инструментов ) или в меню ).

В окне ).(рис 2.32) Экспорт файла в формат PDF

Экспорт в документ формата PDF можно произвести и в другом порядке.

Закрытие файлов

Для закрытия файла нажмите кнопку ).

Для одновременного закрытия всех открытых файлов и завершения работы с OpenOffice.org в меню ). Следует обратить внимание, что в этом случае будут закрыты все компоненты OpenOffice.org.

Если файл был изменен, но не сохранен, то при его закрытии появляется соответствующее предупреждение ().

Упражнение 2

Задание 1

Exhibition.zip

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_1.ods. В ячейку А1 введите текст Список. Перезагрузите файл. Убедитесь, что введенный текст не сохранился.

Откройте файл exercise_02_2.sxc.

Откройте файл exercise_02_3.xls.

Создайте новый пустой документ.

Закройте все открытые файлы. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.

Задание 2

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_1.ods. В ячейку A1 введите текст Список. Сохраните файл под именем Lesson_02_1.ods.

Откройте файл exercise_02_4.ods. Сохраните файл в формате Microsoft Excel 97/2000/XP под именем Lesson_02_4.xls.

Сохраните файл под именем Lesson_02_1a.ods в папку Lists, расположенную в текущей папке. Папку Lists создайте в процессе сохранения файла.

Преобразуйте все файлы формата Microsoft Excel, расположенные в папке Exhibition, в формат ODF в эту же папку.

Закройте все открытые документы. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.

Задание 3

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_5.ods. Сохраните файл как шаблон под именем Шоколад в группу Личные. Группу Личные создайте в процессе сохранения шаблона.

В любом веб-обозревателе откройте веб-страницу http://templates.services.openoffice.org/ru. В группе Деловые шаблоны в разделе Финансы просмотрите доступные шаблоны. Один из шаблонов загрузите на свой компьютер.

Импортируйте в группу Личные загруженный шаблон.

Откройте для правки шаблон Шоколад. В ячейку A1 введите текст Поставки товаров. Сохраните и закройте шаблон.

Закройте все открытые документы. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.

Задание 4

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_6.ods. Просмотрите версии этого файла. Откройте версию от 12.07.2011. Сохраните версию как файл под именем Lesson_02_61.ods.

Откройте версию 2 файла exercise_02_7.ods. Сохраните версию как файл под именем Lesson_02_72.ods.

Откройте файлы exercise_02_8.ods. Удалите версию с примечанием Формат. Сравните версию с примечанием Все с текущим файлом. Отклоните все изменения в текущем файле. Сохраните файл под именем Lesson_02_8.ods.

Закройте все открытые документы. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.

Задание 5

Запустите OpenOffice.org Calc.

Откройте файл exercise_02_9.ods. Экспортируйте файл в формат PDF.

Стандартными средствами просмотрите PDF-файл.

Закройте файл exercise_02_9.ods. Возможные изменения не сохраняйте. Закройте OpenOffice.org Calc.