Создание документов с использованием шаблонов и мастеров

О шаблонах и мастерах

Шаблоны и мастера используются для ускорения создания и оформления документов. Кроме того, за счет применения шаблонов и мастеров обеспечивается единообразие оформления документов

Шаблон - файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage - целые веб-узлы.

Мастер - программа, задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объектов, как форма или веб-страница.

При первой установке Microsoft Word на компьютер программа установки делает доступными многие мастера и шаблоны. Дополнительные шаблоны и мастера можно найти в Интернете.

Использование шаблонов Microsoft Word

Microsoft Word содержит шаблоны для создания различных документов, например, писем, факсов, записок и др.

В Microsoft Word 2003 для создания документа на основе шаблона следует воспользоваться областью задач Создание документа (рис. 7.1). Если эта область не отображена в окне Microsoft Word, то можно выполнить команду Файл/Создать, после чего она появится.

В области задач в разделе Шаблоны необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке На моем компьютере (см. рис. 7.1), в результате чего появится диалоговое окно Шаблоны (рис. 7.2).

В диалоговом окне Шаблоны следует перейти во вкладку с требуемыми шаблонами, например, Письма и факсы (рис. 7.3), и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по значку применяемого шаблона, например, Современное письмо.

После этого будет создан документ, содержащий текст и подсказки для ввода текста (рис. 7.4).

Если дважды щелкнуть по значку конверта в шаблоне письма (см. рис. 7.4), то откроется образец заполнения шаблона (рис. 7.5). Этот документ можно сохранить как файл, а можно закрыть не сохраняя.

Текст в шаблон вводится обычным образом. Для ввода текста в поля, заключенные в квадратные скобки, нужно щелкнуть мышью по такому полю и после его выделения (рис. 7.6) ввести текст (рис. 7.7).

В некоторых случаях можно выбирать один из вариантов текста, предложенного в шаблоне. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши по полю и выбрать нужный вариант в контекстном меню (рис. 7.8). Но при желании можно ввести и свой текст.

После заполнения всех полей и ввода всего необходимого текста документ можно напечатать и (или) сохранить как файл.

Однако если строго следовать подсказкам о содержании вводимой информации и использовать предлагаемое оформление, то получившийся документ в значительной степени будет расходиться с требованиями российских стандартов. Вот как, например, будет выглядеть письмо, созданное на основе шаблона "Современное письмо" (рис. 7.9).

Использование мастеров Microsoft Word

При создании документа с использованием мастеров на экран, как правило, выходит серия специальных окон (для этого надо последовательно нажимать кнопку Далее ), в которых следует выбирать параметры создаваемого документа, вводить текст в соответствующие поля и т. д. (рис. 7.10 - рис. 7.16). Если что-то не было указано или требуется исправить введенное ранее, с помощью кнопки Назад всегда можно вернуться в предыдущие окна. Можно пропускать окна, ничего в них не указывая. В любом окне можно остановиться и нажать кнопку Готово. Для удобства перехода между окнами можно пользоваться заголовками в левой части окон.

Результатом работы мастера является заготовка документа с частично уже введенным и оформленным текстом, установленными полями страницы. Как и при использовании шаблонов, в документе могут быть предусмотрены поля для ввода текста, возможно, с подсказками (рис. 7.17). Если заготовка, предложенная мастером, не нравится, то можно все оформить по-своему, а также исправить текст.

После заполнения всех полей и ввода всего необходимого текста документ можно напечатать и (или) сохранить как файл.

Получение шаблонов с веб-узла Microsoft Office Online

Для создания документов можно пользоваться не только шаблонами, установленными на компьютер, но и шаблонами, имеющимися в Интернете на веб-узле обновления Microsoft Office на сайте корпорации Microsoft. Для этого в области задач Создание документа (см. рис. 7.1 или рис. 7.18) следует щелкнуть по ссылке Шаблоны на узле Office Online.

При наличии подключения к Интернету автоматически запустится веб-обозреватель и будет загружена страница Шаблоны Microsoft Office - домашняя страница (рис. 7.18, рис. 7.19).

Для выбора группы шаблонов щелкните один раз по соответствующей ссылке. Например, для использования шаблона письма щелкните по ссылке Письма производителям и поставщикам

В окне группы шаблонов (рис. 7.20) выберите нужный шаблон и щелкните по его ссылке.

После этого появится окно шаблона с его изображением (рис. 7.21). Для загрузки шаблона на компьютер нажмите кнопку Загрузить.

После загрузки шаблон будет открыт в соответствующем приложении Microsoft Office. В данном случае шаблон письма открыт в Microsoft Word (рис. 7.22).

Дальнейшая работа с таким шаблоном не отличается от работы с обычным шаблоном.