Планирование работы местной администрации

42.1. Планы работы администрации

Организующей основой деятельности администрации являются планы работы. Они разрабатываются всеми структурными подразделениями администрации на квартал с учетом комплексного решения проблем жизнедеятельности муниципального образования.

В планы работы администрации включаются вопросы, по которым необходимо принять постановление главы администрации или которые требуется рассматривать на коллегии.

В процессе разработки плана работы администрации заместители главы администрации, руководители структурных подразделений представляют руководителю аппарата администрации свои предложения не позднее чем за 15 дней до окончания квартала. Руководитель аппарата обобщает представленный план работы, при необходимости осуществляет согласование, вносит уточнения и представляет проект плана главе администрации на утверждение до 5-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду. Утвержденный общий план рассылается в департаменты, отделы, управления, комитеты и доводится до сведения заместителей главы администрации не позднее трех дней со дня утверждения.

План работы местной администрации состоит из четырех разделов:

Для обеспечения целенаправленной и эффективной работы структурные подразделения администрации составляют собственные квартальные и оперативные (месячные, недельные) планы, которые утверждаются заместителями главы администрации, руководителем аппарата администрации (в соответствии с подчиненностью). Результаты работ структурных подразделений администрации по осуществлению планов рассматриваются на совещаниях с участием главы администрации и его заместителей.

42.2. Планирование индивидуальной работы муниципального служащего

Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служащего - важный элемент организации труда в местной администрации. Как и для работников других сфер деятельности, оно осуществляется в соответствии с нормами и принципами самоменеджмента и включает следующие элементы:

Анализ личного бюджета времени рекомендуется проводить не реже двух раз в год методом самофотографии или фотографии рабочего времени. После этого все выполненные дела необходимо классифицировать с использованием определенных критериев. Для этого можно использовать следующую систему. По принципу Д. Эйзенхауэра, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

Оценка планируемого объема работ связана с правильным определением трудоемкости выполняемых функций. Выполнение муниципальными служащими своих функций - процесс достаточно сложный. В его составе различают две стадии.

На собственно управленческой стадии определяются объем и содержание работы, которую необходимо выполнить для реализации конкретной функции. Здесь же подготавливаются решения - основной элемент управленческой деятельности муниципальных служащих. Именно в решении определены программа действий и способы ее реализации относительно каждой управленческой функции. Выполнению программ подчинена вся последующая деятельность муниципальных служащих. В управленческой практике применяются различные виды решений:

Решения разрабатываются, как правило, относительно каждой конкретной функции (планово-прогнозной, бюджетно-финансовой и др.). Таким образом, содержание управленческой деятельности муниципальных служащих отражено в общем пакете решений. Необходимо стремиться к тому, чтобы эти решения в соответствующей пропорции равномерно распределялись между функциями и каждая из них в достаточной степени была охвачена соответствующими решениями.

В целях рациональной организации своей работы муниципальные служащие соответствующих должностей должны иметь план подготовки принятия решений. Подготовку каждого конкретного решения следует осуществлять на основе глубокого анализа сложившейся ситуации в той или иной сфере деятельности, тех проблем, которые возникли в ее развитии, оценки их актуальности, необходимых расчетов и предвидения возможных последствий принятия решений. При этом нужно стремиться к разработке максимального количества вариантов решений относительно каждой функции, для того чтобы существовала возможность выбрать и реализовать оптимальный вариант.

По своей структуре каждое решение, особенно принимаемое по важным проблемам, состоит из двух разделов.

На завершающем этапе первой стадии выполнения функций содержание решений доводится до исполнителей.

На второй (исполнительской) стадии выполнения функций реализуются действия, указанные в принятом решении. Исполнителями являются должностные лица - специалисты, компетентные в соответствующих вопросах, технические работники и другие категории служащих. Выполнение решений требует от исполнителя соответствующей организации своей работы на основе индивидуального плана, умелого выбора средств выполнения решения.

Очень важный составной элемент процесса выполнения решений - это контроль. Значимость контроля проявляется в том, что в результате его осуществления:

Таким образом, контроль позволяет установить надежную обратную связь между управляющим субъектом и управляемым объектом, проверить правильность выбранной управленческой стратегии, оптимизировать процесс выполнения решений относительно сроков, объема затрачиваемых средств, качества конечных результатов.

Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный выбор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т.п.

Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов труда на предстоящий период. Работник должен четко представлять, что ему необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При индивидуальном планировании работы муниципального служащего целесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов. Существенное значение для упорядочения работы руководителей всех рангов имеет выполнение изложенных ниже правил, способствующих рациональному использованию рабочего времени.

Составляя план работы, целесообразно включать в него только такой объем работ, который реально может быть выполнен. При этом план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достичь поставленных целей, а не просто реализовать все позиции плана. Для всех видов работ нужно ставить конкретные сроки исполнения, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность. Желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых посетителей.

Большую помощь в планировании и организации личного рабочего времени муниципальным служащим как работникам умственного труда оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сделать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных служащих становятся рационализация документооборота, разработка оптимальных процедур принятия управленческих решений, комфортные условия труда и организация автоматизированных рабочих мест.