Работа с документом

Изменение масштаба отображения листа

Изменить масштаб отображения листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010. Щелкните по кнопке со знаком + (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком - (минус) для уменьшения (см. рис.3.1). Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображается, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб.

Минимальный масштаб отображения - 10 %, максимальный - 400 %.

Масштаб отображения листа можно изменять также во вкладке Вид (рис.3.5).

Нажав кнопку Масштаб (см. рис.3.5) в диалоговом окне Масштаб (рис.3.6) можно установить требуемый масштаб отображения листа.

Можно подобрать масштаб отображения листа.

Для отображения листа в масштабе 100 % нажмите кнопку 100%.

Одновременный просмотр различных частей листа

Разделение листа

Для того чтобы независимо просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по горизонтали и по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области позволяет просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом и может оказаться полезным, например, при необходимости вставить данные из одной области большого листа в другую.

Наведите указатель мыши на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки (рис.3.7).

Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его вниз или влево.(рис 3.7) Вешки разделения окнарис. 3.7

Можно также выделить ячейку, относительно которой следует разделить лист, и нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладки Вид.

Например, в таблице на рис.3.8 можно просматривать в левой области листа данные столбцов A:D, а в правой части - K:Q. В верхней части можно просматривать данные строк 1:11, в то время как в нижних областях будут отображаться последние строки таблицы.

При необходимости линии разделения листа можно перемещать перетаскиванием.

Для прекращения режима разделения листа следует нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладки Вид.

Закрепление областей листа

Закрепление строк, столбцов и областей листа используется при просмотре больших таблиц для того, чтобы при прокрутке листа закрепленные строки и столбцы оставались в окне. Закреплять можно только строки, только столбцы или и строки и столбцы одновременно.

Для закрепления областей листа используют кнопку Закрепить области группы Окно вкладки Вид.

Обычно требует закрепить верхнюю строку листа (названия столбцов таблицы) или первый столбец (названия строк таблицы).

Щелкните по кнопке Закрепить области.

В меню (рис.3.9) выберите соответствующую команду.(рис 3.9) Закрепление областей листарис. 3.9

Для закрепления произвольной области следует выделить ячейку ниже закрепляемой строки (строк) и правее закрепляемого столбца (столбцов) и в меню (см. рис.3.9) выбрать команду Закрепить области.

Например, при работе с таблицей на рис.3.10 на листе закреплена область столбцов с наименованием модели автомобиля и ценой (столбцы A и B ) и строки с названиями столбцов таблицы (строка 1).

Для отмены закрепления строк, столбцов или областей листа щелкните по кнопке Закрепить области, в меню выберите команду Снять закрепление областей.

Следует отметить, что одновременно разделить лист и закрепить области листа невозможно

Скрытие и отображение столбцов и строк

Временно ненужные для работы столбцы и строки листа можно скрыть.

Например, в таблице (рис.3.11) для работы временно не нужны столбцы D:Н.

После скрытия этих столбцов таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 3.12.

При просмотре листа всегда можно обнаружить факт скрытия столбцов или строк по нарушению последовательности заголовков (см. рис.3.12).

Для отображения скрытых столбцов можно выделить столбцы слева и справа от скрытых, щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца и выбрать команду контекстного меню Показать. Аналогично можно отобразить и скрытые строки.

Для отображения всех скрытых столбцов или строк необходимо выделить все ячейки листа. Затем для отображения скрытых столбцов необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого столбца и выполнить команду контекстного меню Показать. А для отображения скрытых строк следует щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любой строки и выбрать команду контекстного меню Показать.

Скрыть столбец можно также перетаскиванием влево его правой границы между заголовками столбцов до тех пор, пока ширина столбца не будет равна нулю. Аналогично для скрытия строк можно перетаскивать вверх нижнюю границу строки.

Перемещение по документу

Перемещение по книге

Для перехода к нужному листу книги достаточно щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку листа в нижней части окна книги (рис.3.13).

Если необходимый ярлык не отображен в строке ярлыков, то для перехода к ярлыку нужного листа можно воспользоваться кнопками прокрутки ярлыков, расположенными в левой части строки ярлыков (см. рис.3.13). При этом прокручиваются только ярлыки, а не листы книги.

С целью увеличения числа отображаемых ярлыков листов можно перетащить вправо вешку ярлыков, расположенную между ярлыками и горизонтальной полосой прокрутки (см. рис.3.13).

Можно просмотреть полный список листов книги.

Щелкните правой кнопкой мыши по любой кнопке прокрутки ярлыков.

В контекстном меню (рис.3.14) выберите нужный лист.(рис 3.14) Переход к произвольному листу книгирис. 3.14

Если в книге более 15 листов, для перехода к листу, ярлык которого не отображается в контекстном меню, следует выбрать команду Все листы, а затем в диалоговом окне Переход к листу текущей книги выбрать нужный лист (рис.3.15).

Чтобы облегчить поиск нужных ярлыков, их можно пометить разными цветами.

Щелкните по ярлыку листа правой кнопкой мыши.

В контекстном меню выберите команду Цвет ярлычка, а затем выберите цвет в палитре цветов (рис.3.16).(рис 3.16) Выбор цвета ярлыка листрис. 3.16

Для последовательного перехода между листами можно использовать и клавиши клавиатуры. Комбинация клавиш Ctrl + Page Up - переход к листу, расположенному слева от активного листа, а Ctrl + Page Down - к листу, расположенному справа.

Перемещение по листу

С использованием мыши

Перейти к определенной ячейке листа можно с использованием мыши. Для этого достаточно навести на эту ячейку указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

С использованием клавиатуры

Для перехода к нужной ячейке можно использовать клавиатуру. Клавиши $$\to$$ и $$\gets$$ производят переход на одну ячейку вправо или влево, а клавиши $$\uparrow$$ и $$\downarrow$$ - на одну ячейку вниз или вверх. Клавиши Page Up и Page Down - на один экран вверх или вниз. Клавиша Home переводит к первой ячейке строки.

Комбинация клавиш Ctrl + $$\to$$ производит переход к правому краю текущей области, Ctrl + $$\gets$$ - к левому краю, Ctrl + $$\downarrow$$ - к нижнему краю, а Ctrl + $$\uparrow$$ - к верхнему краю. Комбинация клавиш Ctrl + Home производит переход в начало листа, а Ctrl + End - переход в последнюю ячейку на листе, расположенную в самой нижней используемой строке крайнего справа используемого столбца. Комбинация клавиш Alt + Page Up производит переход на экран влево, а Alt + Page Down - на экран вправо.

С использованием средств Microsoft Excel

Для перехода к ячейкам с определенным адресом, а также к именованным ячейкам и диапазонам следует использовать средства Microsoft Excel.

Раскрывающийся список Имя в строке формул (рис.3.17) содержит имена ячеек и диапазонов ячеек. Достаточно открыть список и выбрать требуемое имя. Следует отметить, что именованные ячейки и диапазоны могут находиться на любом листе текущей книги.

Можно также ввести с использованием клавиатуры адрес нужной ячейки и нажать клавишу Enter.

Выделение фрагментов документа

Большинство действий при работе с книгами выполняются с выделенными элементами: листами, ячейками и диапазонами ячеек, диаграммами и т.д.

Выделение листов

Листы выделяют с использованием их ярлыков.

У выделенного листа цвет ярлыка ярче, чем у остальных листов.

Выделенным всегда является текущий лист.

Для выделения нескольких рядом расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Shift щелкните мышью по ярлыку последнего листа из группы.

Для выделения нескольких произвольно расположенных листов щелкните мышью по ярлыку первого листа из группы, а затем при нажатой клавише Ctrl щелкайте мышью по ярлыкам необходимых листов.

Для выделения всех листов книги щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку любого листа и в контекстном меню выберите команду Выделить все листы (рис.3.18).

При выделении нескольких листов в заголовке окна Microsoft Excel после имени файла появляется текст [Группа].

Для снятия выделения с группы листов щелкните мышью по ярлыку любого листа, не входящего в нее. Если выделены все листы книги, щелкните мышью по ярлыку любого листа. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку любого выделенного листа и в контекстном меню выбрать команду Разгруппировать листы (см. рис.3.18).

Выделение элементов листов

Хотя бы одна ячейка на листе всегда выделена. Эта ячейка обведена толстой линией. Одиночный выделенный фрагмент листа также обведен толстой линией. Ячейки выделенного фрагмента затенены, кроме одной, как правило, самой левой верхней ячейки. Цвет шрифта, цвет заливки и рамок ячеек при выделении не изменяются (рис.3.19).

Для выделения элементов листа можно использовать мышь или клавиши клавиатуры или и то и другое одновременно.

Для выделения одной ячейки достаточно навести на нее указатель мыши в виде белого креста и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для выделения диапазона смежных ячеек необходимо навести указатель мыши в виде белого креста на крайнюю ячейку выделяемого диапазона, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные ячейки. При описании диапазона смежных ячеек указывают через двоеточие левую верхнюю и правую нижнюю ячейки, например, А1:С12.

Для выделения нескольких несмежных ячеек нужно выделить первую ячейку, а затем каждую следующую - при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. Точно так же можно выделить и несколько несмежных диапазонов. Первый диапазон выделяется обычным образом, а каждый следующий - при нажатой клавише клавиатуры Ctrl. При описании диапазона несмежных ячеек указывают через точку с запятой каждый диапазон, например, А1:С12; Е4:Н8.

Для выделения столбца листа достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца. Для выделения нескольких смежных столбцов необходимо навести указатель мыши (в виде вертикальной черной стрелки, направленной вниз) на заголовок столбца, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные столбцы. При выделении несмежных столбцов следует выделить первый столбец или диапазон столбцов, а затем каждый следующий столбец или диапазон столбцов выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Строки на листе выделяют аналогично столбцам. Для выделения строки достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку строки. Для выделения нескольких смежных строк необходимо навести указатель мыши в виде горизонтальной черной стрелки, направленной вправо, на заголовок строки, нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, распространить выделение на смежные строки. При выделении несмежных строк нужно выделить первую строку или диапазон строк, а затем каждую следующую строку или диапазон строк выделять при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

Для выделения всех ячеек листа необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по прямоугольнику левее заголовков столбцов (рис.3.20).

Выделять фрагменты листа можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все известные комбинации клавиш для перехода по листу.

Кроме того, для выделения ячеек листа можно использовать также кнопку Найти и выделить группы Редактирование вкладки Главная.

Щелкните по кнопке Найти и выделить.

В меню (рис.3.21) выберите признак, по которому необходимо выделить ячейки.(рис 3.21) Выделение ячеек по какому-либо признакурис. 3.21

Для расширения возможностей выделения ячеек выберите в меню (см. рис.3.21) команду Выделение группы ячеек. Установите необходимый переключатель и/или флажок в окне Выделение группы ячеек (рис.3.22).

Отмена и возврат действий

Отмена действий

При работе в Excel существует возможность отмены действий, выполненных с книгами.

Для отмены последнего выполненного действия нажмите кнопку Отменить в Панели быстрого доступа (рис.3.24).

Можно отменить сразу несколько последних действий.

Щелкните по стрелке кнопки Отменить (см. рис.3.23).

Выберите действие, начиная с которого следует отменить все действия, расположенные выше него в списке (рис.3.24). Возможно, для его поиска потребуется прокрутить список.(рис 3.24) Отмена нескольких действийрис. 3.24

В Excel допускается отмена не более чем 100 последних действий, причем учитываются все действия, произведенные во всех открытых книгах.

Некоторые действия, в первую очередь, связанные с листами, являются необратимыми, и отменить их нельзя.

Возврат действий

Отмененные действия можно вернуть. Для возврата последнего отмененного действия нажмите кнопку Вернуть в Панели быстрого доступа (см. рис.3.24).

Можно возвратить сразу несколько последних действий.

Щелкните по стрелке кнопки Вернуть (см. рис.3.23).

Выберите действие, начиная с которого следует возвратить отмененные действия, расположенные выше в списке (рис.3.25).(рис 3.25) Возврат нескольких действийрис. 3.25

Упражнение 3

Запустите Microsoft Excel 2010.

Откройте файл exercise_03.xlsx.

Перейдите к листу Январь. Установите режим просмотра документа Разметка страницы.

Перейдите к листу Февраль. Установите режим просмотра документа Страничный.

Перейдите к листу Март. Установите режим просмотра документа Во весь экран.. Выйдите из режима просмотра документа Во весь экран.

Перейдите к листу Апрель. Установите режим просмотра документа Обычный.

Перейдите к листу Май. Установите масштаб отображения листа 100%.

Перейдите к листу Июнь. Установите масштаб отображения листа 50%.

Перейдите к листу Июль. Разделите лист по горизонтали. В верхней части листа отобразите строки, начиная со строки 1, в нижней части листа отобразите строки, начиная со строки 100.

Перейдите на лист Август. Закрепите строку 1. Прокрутите лист так, чтобы в верхней части листа отображались строки, начиная со строки 80.

Перейдите на лист Сентябрь. Снимите разделение листа.

Перейдите на лист Октябрь. Скройте столбцы B:D.

Перейдите на лист Ноябрь. Отобразите скрытые столбцы и строки.

Перейдите на лист Декабрь.

Выделите ячейки А2:А15. Выделите ячейки А4:F4. Выделите ячейки А2:Е6 и А11:Е15.

Выделите строку 8. Выделите строки 2:12. Выделите строки 2:7 и 11:14.

Выделите столбец В. Выделите столбцы В:D. Выделите столбцы A:B и F:G.

Выделите все ячейки листа.

Сохраните файл под именем Lesson_03.

Закройте Microsoft Excel 2010.