Печать документов

Настройка масштаба печати

По умолчанию установлен масштаб печати 100 % от натуральной величины таблицы на листе.

Для выбора произвольного масштаба печати (как с уменьшением, так и с увеличением) установите требуемое значение в счетчике Масштаб группы Вписать вкладки Разметка страницы (см. рис.14.1). Минимально возможный масштаб печати 10 %, максимально возможный - 400 %.

Кроме того, можно подобрать необходимый масштаб печати так, чтобы таблица размещалась на заданном числе страниц. Для этого в раскрывающихся списках Ширина и Высота группы Вписать вкладки Разметка страницы (см. рис.14.1) выберите число страниц в ширину и высоту, на которых должна разместиться таблица. В данном случае возможна только печать в масштабе с уменьшением.

Создание колонтитулов

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа.

Колонтитулы создают в режиме просмотра Разметка страницы. Верхний и нижний колонтитулы создаются одинаково.

Колонтитул имеет три поля: левое, центральное и правое, каждое из которых заполняется и оформляется независимо друг от друга. Поля колонтитула отображаются при наведении указателя мыши (рис.14.6).

Для добавления полей колонтитула щелкните левое, центральное или правое поле верхнего или нижнего колонтитула в верхней или нижней части листа, после чего автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор (рис.14.7).

Щелкнув по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в группе Колонтитулы (см. рис.14.7) можно выбрать один из типовых колонтитулов, верхний или нижний соответственно. Выбранный колонтитул в последующем можно изменять.

Текст в поля колонтитула можно вводить с клавиатуры в обычном порядке. Для перехода на новую строку в поле колонтитула следует использовать клавишу Enter.

Кнопками группы Элементы колонтитулов (см. рис.14.7) в поля колонтитула можно вставлять автоматически обновляющуюся информацию.

Назначение кнопок приведено в таблице.

В момент вставки информация не отображается, вместо этого отображается служебный символ с названием информации в квадратных скобках. Например, при вставке имени файла первоначально отображается [Файл] (рис.14.8).

Кнопка Рисунок группы Элементы колонтитулов используется для вставки в колонтитул рисунков из графических файлов.

Можно изменить некоторые параметры шрифта колонтитула.

Можно сделать так, чтобы колонтитул первой страницы отличался от остальных колонтитулов, а также различались колонтитулы четных и нечетных страниц, для чего в разделе Параметры установите соответствующие флажки (рис.14.9).

Для выхода из режима работы с колонтитулами щелкните по любой ячейке листа или нажмите клавишу Esc.

Следует отметить, что действия по созданию и оформлению колонтитулов не подлежит отмене.

Настройка многостраничной печати

В том случае, когда таблица при печати не помещается на одну страницу, Excel автоматически разделяет ее на страницы. Автоматическое разбиение на страницы происходит не всегда удачно с точки зрения размещения данных на страницах. Разрыв страницы можно установить самостоятельно между другими столбцами и/или строками.

Выделите столбец (строку), левее которого (выше которой) устанавливается разрыв.

В группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы нажмите кнопку Разрывы и выберите команду Вставить разрыв страницы (рис.14.10).(рис 14.10) Вставка разрыва страницырис. 14.10

Для удаления принудительно установленных разрывов страниц в группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы нажмите кнопку Разрывы и выберите команду Сброс разрывов страниц (см. рис.14.10).

При многостраничной печати, при разделении таблицы на несколько страниц, названия строк и столбцов таблицы по умолчанию будут печататься не на всех страницах, что затрудняет восприятие напечатанных данных. Например, при печати таблицы на рис. 14.11 на странице справа названия строк таблицы не печатаются.

Можно настроить печать названий столбцов и строк таблицы на каждой странице.

В группе Параметры страницы нажмите кнопку Печатать заголовки (см. рис. 14.1 или рис.14.11).

Во вкладке Лист окна Параметры страницы (рис.14.12) поставьте курсор в поле сквозные строки и на листе выделите строку, которую следует печатать на каждой странице (в данном случае строка 1); поставьте курсор в поле сквозные столбцы и на листе выделите столбец, который следует печатать на каждой странице (в данном случае столбец А ).(рис 14.12) Настройка печати названий строк и столбцов таблицырис. 14.12

В некоторых случаях чтобы на распечатке было проще найти строки и столбцы, можно распечатать их заголовки (заголовки строк - номера строк, отображаемые в левой части листа, заголовки столбцов - буквы, отображаемые в верхней части столбцов листа. Для этого в группе Параметры листа вкладки Разметка страницы установите флажок Заголовки/Печать (см. рис.14.1).

Настройка печати примечаний

Независимо от режима отображения примечаний на листе, по умолчанию на печать они не выводятся.

Можно настроить режим печати примечаний.

Щелкните по кнопке группы Параметры листа вкладки Разметка страницы (см. рис.14.1).

В раскрывающемся списке примечания вкладки Лист окна Параметры страницы выберите режим печати примечаний (рис.14.13).(рис 14.13) Настройка печати примечанийрис. 14.13

При выборе режима В конце листа все примечания ко всем ячейкам печатаются в текстовом виде на отдельной странице.

При выборе режима печати примечаний Как на листе будут напечатаны только отображаемые примечания так, как они отображаются на листе.

Настройка выборочной печати

Для постоянной печати из всей таблицы какого-либо диапазона следует определить его как область печати.

Выделите печатаемый диапазон.

В группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы нажмите кнопку Область печати и выберите команду Задать (рис.14.14).(рис 14.14) Настройка выборочной печатирис. 14.14

Область печати на листе в режиме просмотра Обычный и Разметка страницы отделяется от остальных частей листа тонкой пунктирной линией. В режиме просмотра Страничный область печати отображается на обычном фоне и выделена синей линией границы страницы, в то время как остальная область листа затенена (рис.14.15). При необходимости размеры области печати можно изменить перетаскиванием границы страницы.

При задании области печати для несмежных диапазонов каждый из них будет печататься на отдельной странице.

Для обеспечения печати всей таблицы или для возможности задания другой области печати следует в меню кнопки Область печати выбрать команду Убрать (см. рис.14.14).

Печать документа

Предварительный просмотр листа

Для предварительного просмотра таблицы перед печатью и настройки параметров печати перейдите во вкладку Файл и выберите команду Печать (рис.14.16).

В правой части раздела Печать вкладки Файл отображается документ в режиме предварительного просмотра. Предварительный просмотр используется для просмотра документа перед его печатью. Особенно полезен такой режим при печати документов, с которыми работают в режимах отображения Обычный, или Страничный.

По умолчанию в режиме предварительного просмотра отображается первая страница таблицы. Воспользовавшись полосой прокрутки в правой части вкладки или кнопками Следующая страница и Предыдущая страница в нижней части вкладки, можно просмотреть и другие страницы (см. рис.14.16).

По умолчанию при предварительном просмотре отображается страница целиком. Для отображения таблицы в масштабе 100% нажмите кнопку По размеру страницы, расположенную ниже полосы прокрутки (см. рис.14.16). Для отображения всей страницы следует снова нажать эту же кнопку.

При необходимости изменения в режиме предварительного просмотра полей страницы, а также ширины столбцов, нажмите кнопку Показать поля и перетащите маркеры полей или столбцов (рис.14.17).

Печать документа

Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно в разделе Печать вкладки Файл нажать кнопку Печать (см. рис.14.16).

Можно настроить параметры печати документа.

В счетчике Копии можно указать число печатаемых экземпляров. При печати документа в нескольких экземплярах можно установить порядок печати экземпляров. Щелкните по кнопке раскрывающегося списка Разобрать по копиям (см. рис.14.16) и выберите необходимый порядок.

В раскрывающемся списке Принтер можно, при наличии нескольких принтеров, подключенных к компьютеру или локальной сети, выбрать принтер, на котором будет печататься документ.

Щелкнув по кнопке раскрывающегося списка Печатать активные листы (см. рис.14.16) можно выбрать печать только выделенных листов книги, всех листов книги, только выделенного фрагмента или печать без учета установленных областей печати (рис.14.18).

Кроме того, в счетчиках Страницы (см. рис.14.16) можно указать диапазон печатаемых страниц.

Используя кнопки раскрывающихся списков Ориентация, Размер бумаги и Поля (см. рис.14.16) можно изменить соответствующие параметры страницы. Для отображения диалогового окна Параметры страницы и установки других параметров страницы щелкните по соответствующей ссылке.

Для подбора масштаба печати щелкните по кнопке раскрывающего списка Текущий (рис.14.19). Можно всю таблицу напечатать на одной странице. Можно подобрать масштаб таким образом, чтобы вписать на одну страницу все столбцы или строки таблицы.

Печать диаграмм

О печати диаграмм

Диаграмма, расположенная на отдельном листе, всегда печатается на отдельной странице.

Диаграмма, размещенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице. Для того чтобы диаграмма была напечатана вместе с данными листа, необходимо на листе выделить любую ячейку за пределами диаграммы. Для того чтобы диаграмма была напечатана на отдельной странице, диаграмму или любой ее элемент необходимо выделить.

По умолчанию диаграмма, расположенная на листе с данными печатается вместе с ними.

Для того чтобы диаграмма не печаталась вместе с данными щелкните значок группы Размер вкладки Работа с диаграммами/Формат и в группе Свойства окна Формат области диаграммы (рис.14.20) следует снять флажок Выводить объект на печать. При этом отдельно выделенную диаграмму по-прежнему можно напечатать.

Настройка параметров страницы диаграммы

При печати диаграммы, расположенной на отдельном листе, можно настроить параметры страницы. Для выбора и установки параметров страницы диаграммы используют элементы группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы (рис.14.21).

Так же, как и при настройке параметров страницы для печати таблиц, можно выбрать размер и ориентацию страницы, выбрать или установить размер полей страницы.

По умолчанию при печати диаграммы, независимо от соотношения ее размеров, принята альбомная (горизонтальная) ориентация страницы. Следует отметить, что для диаграмм, расположенных на отдельном листе, изменение ориентации страницы приведет и к изменению ориентации листа, на котором расположена диаграмма, а также может привести к изменению размеров диаграммы. Изменение ориентации страницы не влияет на отображение на листе диаграммы, расположенной на листе с данными.

Масштаб печати диаграммы изменять нельзя. Нельзя напечатать диаграмму на нескольких страницах. По умолчанию диаграмма будет занимать страницу целиком.

Создание колонтитулов страницы диаграммы

Для создания колонтитула на странице диаграммы во вкладке Вставка нажмите кнопку Колонтитулы, после чего появится вкладка Колонтитулы диалогового окна Параметры страницы (рис.14.22).

Используя раскрывающиеся списки Верхний колонтитул и Нижний колонтитул (см. рис.14.22) можно выбрать один из типовых колонтитулов. Для создания собственного колонтитула нажмите кнопку Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул, после чего появится соответствующее диалоговое окно (рис.14.23).

Так же, как и для обычной страницы, колонтитул имеет три поля: левое, центральное и правое, каждое из которых заполняется и оформляется независимо друг от друга. Текст в поля колонтитула можно вводить с клавиатуры в обычном порядке. Для перехода на новую строку в поле колонтитула следует использовать клавишу Enter.

Кнопками своеобразной панели инструментов окна Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (см. рис.14.23) в поля колонтитула можно вставлять автоматически обновляющуюся информацию: номер страницы, число страниц, текущую дату, текущее время и др.

Можно изменить некоторые параметры шрифта колонтитула.

Выделите текст всего поля колонтитула или его части

Нажмите кнопку Формат текста окна Верхний колонтитул или Нижний колонтитул (см. рис.14.23).

Установите необходимые параметры шрифта в диалоговом окне Шрифт (рис.14.24).(рис 14.24) Установка параметров шрифта текста колонтитула страницы диаграммырис. 14.24

Предварительный просмотр и печать диаграмм

Для предварительного просмотра диаграммы перед печатью и настройки параметров печати перейдите во вкладку Файл и выберите команду Печать (рис.14.25).

По умолчанию при предварительном просмотре отображается страница целиком. Для отображения диаграммы в масштабе 100% нажмите кнопку По размеру страницы, расположенную в правом нижнем углу вкладки: там же, где и при предварительном просмотре таблиц перед печатью (см. рис.14.16). Для отображения всей страницы следует снова нажать эту же кнопку.

При необходимости изменения в режиме предварительного просмотра полей страницы нажмите кнопку Показать поля и перетащите маркеры полей, также как это можно было сделать при предварительном просмотре таблиц (см. рис.14.17).

Для печати диаграммы в одном экземпляре достаточно в разделе Печать вкладки Файл нажать кнопку Печать (см. рис.14.25).

Настройка параметров печати диаграммы производится так же, как и настройка параметров печати таблиц.

Особенности печати цветных таблиц и диаграмм

На монохромных (черно-белых) принтерах цвета отображаются в виде оттенков серого. Это может привести к ряду проблем при печати цветных таблиц и диаграмм. Например, столбцы гистограммы или секторы круговой диаграммы, оформленные разными цветами заливки (красный, синий, серый, коричневый и т. д.), будут напечатаны примерно одними оттенками серого цвета, что сделает их практически неразличимыми. Точно так же, например, трудно читается текст, оформленный шрифтом синего цвета на фоне заливки серого цвета.

Для рационального преобразования цветов можно настроить черно-белый режим печати.

Щелкните по кнопке группы Параметры листа вкладки Разметка страницы (см. рис. 1, рис.14.21).

Во вкладке Лист (при работе с диаграммой вкладка называется Диаграмма ) окна Параметры страницы установите флажок черно-белая (рис.14.26, рис.14.27).(рис 14.26) Установка черно-белой печати таблицырис. 14.26 (рис 14.27) Установка черно-белой печати диаграммырис. 14.27

При печати листа в черно-белом режиме, независимо от примененного при оформлении цвета, текст и рамки выводятся черным цветом, а фон ячеек - белым цветом.

При печати диаграмм в черно-белом режиме различные цвета заменяются различными штриховками (рис.14.28).

Упражнение 14

Запустите Microsoft Excel 2010.

Задание 1

Откройте файл exercise_14_1.xlsx.

Перейдите к листу 2008.

Установите режим отображения Разметка страницы. Установите размер бумаги А4. Выберите книжную ориентацию страницы. Установите поля страницы 2 см со всех сторон. Выберите масштаб печати так, чтобы календарь был напечатан на одной странице. В верхнем колонтитуле введите текст Календарь.

Напечатайте календарь на 2008 год.

Перейдите к листу 2009.

Задайте область печати так, чтобы печатался календарь только на первую половину года. Перейдите в режим предварительного просмотра. Убедитесь, что отображается календарь только на первую половину года.

Перейдите к листу 2010.

Настройте параметры печати так, чтобы строка 1 (2010) печаталась на каждой странице бумаги. Перейдите в режим предварительного просмотра. Убедитесь, что строка 1 (2010) отображается на каждой странице бумаги.

Задание 2

Откройте файл exercise_14_2.xlsx.

Перейдите к листу Диаграмма1.

Создайте верхний колонтитул для страницы печати диаграммы. В колонтитул введите текст Поставки.

Создайте нижний колонтитул для страницы печати диаграммы. В колонтитул введите автоматически обновляющиеся значения даты и времени.

Установите черно-белую печать диаграммы.

Напечатайте диаграмму.

Сохраните файл exercise_14_1.xlsx под именем lesson_14_1. Сохраните файл exercise_14_2.xlsx под именем lesson_14_2.

Закройте Microsoft Excel 2010.