Microsoft Word 2007: полное руководство

Работа с фрагментами, поиск и статистика

Разбить на страницы
Показывать лекцию целиком

Перемещение и копирование фрагментов документа

Уровень 1. Перемещение и копирование текста

Перемещение и копирование перетаскиванием

Перемещать и копировать можно только выделенные фрагменты документа.

В пределах видимой части документа проще всего перемещать и копировать фрагменты перетаскиванием.

Выделите фрагмент документа и наведите на него указатель мыши так, чтобы указатель принял вид стрелки, повернутой влево-вверх.

  • Нажмите левую кнопку мыши и не отпуская ее переместить фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник, в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос ).(рис 3.29) Перемещение фрагмента документа перетаскиванием
  • После того, как будет отпущена левая кнопка мыши, произойдет перемещение фрагмента (рис 3.30).(рис 3.30) Перемещение фрагмента текста перетаскиванием (окончание)
    •

    После перетаскивания текста непосредственно под вставленным фрагментом появляется кнопка ). При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ. Перечень доступных вариантов зависит от типа вставляемого содержимого, а также от формата текста, в который производится вставка.

    Копирование фрагмента перетаскиванием производится точно так же, как и перемещение, только при нажатой клавише клавиатуры CTRL.

  • Нажмите левую кнопку мыши, затем клавишу CTRL. При нажатой левой кнопке мыши переместить фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник со знаком + (плюс), в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос Куда копировать?.
  • Отпустите клавишу CTRL, а затем левую кнопку мыши.
    •

    Фрагмент можно перетаскивать и за пределы видимой части документа, например, вниз или вверх. Для этого надо, ухватившись за фрагмент, перемещать его вниз или вверх к границе видимой части документа и там остановить. Документ начнет автоматически прокручиваться в своем окне. В нужный момент выведите указатель в поле документа - прокрутка остановится. При этом, прежде чем фрагмент не будет помещен туда, куда требуется, левую кнопку мыши отпускать нельзя.

    Выделенный фрагмент можно перетаскивать и при нажатой правой кнопке мыши. При этом в документе также появляется метка вставки. По окончании перетаскивания появляется контекстное меню, в котором можно выбрать необходимое действие ( Переместить или Копировать ).

    Перемещение и копирование с использованием буфера обмена

    Буфер обмена - специальная область памяти компьютера, в которой могут храниться файлы или их фрагменты.

    Процедура перемещения и копирования через буфер обмена всегда состоит из двух действий. Сначала необходимо отправить фрагмент в буфер, а затем извлечь его оттуда для вставки в документ.

    Для перемещения необходимо вырезать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:

  • щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Вырезать ;
  • во вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вырезать.
    •

    Для копирования необходимо копировать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:

  • щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Копировать ;
  • во вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать.
    •

    Для того чтобы извлечь фрагмент из буфера обмена и вставить его в документ, можно, например:

  • щелкните в месте вставки правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Вставить. Если вставляемым фрагментом является таблица или ее элементы, то команда контекстного меню может называться Вставить ячейки, Вставить строки или Вставить столбцы ;
  • поставьте курсор в место вставки и во вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить.
    •

    После извлечения фрагмента из буфера обмена также, как и при перетаскивании появляется кнопка ). При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ. Перечень доступных вариантов зависит от типа вставляемого содержимого, а также от формата текста, в который производится вставка.

    Уровень 2. Использование буфера обмена Office

    Буфер обмена в приложениях Microsoft Office может одновременно хранить несколько различных фрагментов. Для того чтобы использовать эту возможность, необходимо вывести область задач Буфер обмена. Для отображения области задач во вкладке Главная щелкните по значку группы Буфер обмена.

    Область задач ). Для удобства границу между областью задач и документом можно перемещать влево или вправо. При желании область задач можно переместить к правому краю окна.

    (рис 3.31) Область задач Буфер обмена

    В буфере обмена Office может одновременно храниться до 24 фрагментов. При копировании 25-го элемента первый элемент в буфере обмена Office удаляется.

    В области задач отображаются все накопленные элементы (объекты). Вид значка элемента зависит от источника данных. Для вставки любого элемента щелкните по нему левой кнопкой мыши. А для вставки сразу всех элементов в том порядке, как они помещались в буфер обмена, нажмите кнопку Вставить все.

    Для управления режима отображением буфера обмена Office в области задач ).

    (рис 3.32) Управление отображением буфера обмена Office

    Выберите нужные - параметры.

  • Автоматическое отображение буфера обмена Office - автоматическое отображение буфера обмена Office при копировании элементов.
  • Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии CTRL+C - при двойном нажатии сочетания клавиш CTRL+C автоматически отображается буфер обмена Office.
  • Собирать данные без отображения буфера обмена Office - автоматическое копирование элементов в буфер обмена Microsoft Office без отображения области задач Буфер обмена.
  • Показать значок буфера обмена Office на панели задач - Отображение значка Буфер обмена Office в системной области панели задач, когда буфер обмена Microsoft Office активен. По умолчанию этот параметр включен.
  • Показывать состояние около панели задач при копировании - Вывод сообщений о добавлении элементов в буфер обмена Microsoft Office. По умолчанию этот параметр включен.
    •

    Отдельные элементы можно удалить из буфера обмена. Щелкните по элементу в области задач правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню ).

    Для скрытия области задач нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу области.

    Использование возможностей параметров вставки

    Параметры вставки

    После вставки, при перемещении и/или копирования фрагмента, в документе появляется значок ). При щелчке по этой кнопке появляется меню, в котором можно выбрать параметры вставки.

    (рис 3.33) Выбор параметров вставки

    Содержание меню и результаты выбранных действий могут зависеть от вида вставляемого объекта и некоторых других параметров.

    Параметры вставки текста

    При вставке в пределах одного документа можно задать один из следующих режимов:

  • Сохранить исходное форматирование (применяется по умолчанию). В этом режиме сохраняются стили знаков и прямое форматирование, которое было применено к копируемому тексту. К прямому форматированию относятся такие характеристики, как размер шрифта, курсивное начертание и другие элементы форматирования, не относящиеся к стилю абзаца.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. В этом режиме отбрасывается большая часть форматирования, примененного непосредственно к копируемому тексту, но остается форматирование, предназначенное для выделения, например курсивное или полужирное начертание, если оно применено к части скопированного текста. Этот текст принимает стилевые характеристики абзаца, в который он вставляется. К вставляемому тексту применяются все свойства прямого форматирования и стиля знака, относящиеся к символу, находящемуся непосредственно перед курсором, определяющим место вставки текста.
  • Сохранить только текст. В этом режиме отбрасываются все элементы форматирования и все нетекстовые элементы, такие как картинки и таблицы. Текст принимает все стилевые характеристики абзаца, в который он вставляется, и все свойства прямого форматирования и стиля знака, относящиеся к символу, находящемуся непосредственно перед курсором, определяющим место вставки текста. Графические элементы отбрасываются, а таблицы преобразуются в последовательность абзацев.
    •

    При вставке текста из другого документа может возникнуть конфликт стилей, когда стиль, связанный с копируемым текстом, по-другому определен в документе, в который вставляется текст. В этом случае по умолчанию используются параметры стилей текущего фрагмента. Но можно сохранить и исходное форматирование.

    Параметры вставки элементов из маркированного или нумерованного списка

    Если вставляются элементы маркированного или нумерованного списка в документ, содержащий маркированный или нумерованный список, можно вставить их как часть существующего списка и продолжить последовательность нумерации. Также можно вставить эти элементы как новый список.

    При вставке нумерованных элементов в нумерованный список можно задать один из двух режимов:

    Продолжить список. При этом добавляемые элементы вставляются как часть существующего списка и продолжают последовательность нумерации.

    Вставить как новый список. При этом добавляемые элементы сохраняют собственную последовательность нумерации.

    При вставке маркированных элементов в маркированный список можно задать один из двух режимов:

    Объединить с существующим списком. При этом добавляемые элементы получают маркеры как в существующем списке.

    Вставить список без объединения. При этом добавляемые элементы сохраняют собственные маркеры.

    При вставке маркированных элементов в нумерованный список, если требуется, чтобы маркированные элементы были преобразованы в элементы нумерованного списка, выберите команду Объединить с существующим списком. Если требуется, чтобы маркированные элементы стали маркированными элементами внутри нумерованного списка, выберите команду Вставить список без объединения.

    При вставке нумерованных элементов в маркированный список, если требуется, чтобы нумерованные элементы были преобразованы в элементы маркированного списка, выберите команду Объединить с существующим списком. Если требуется, чтобы нумерованные элементы стали нумерованными элементами внутри маркированного списка, выберите команду Вставить список без объединения.

    Уровень 3. Настройка параметров вырезания, копирования и вставки

    Можно настроить параметры вырезания, копирования и вставки с использованием буфера обмена.

  • Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
  • В диалоговом окне ).
    •  (рис 3.34) Настройка параметров вырезания, копирования и вставки

    В соответствующих раскрывающихся списках выберите необходимые параметры.

    Вставка в пределах одного документа. Применение поведения по умолчанию при вставке содержимого в тот же документ, из которого скопировано содержимое. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • Сохранить исходное форматирование (по умолчанию). Сохранение символьных стилей и пользовательское форматирование, которые были применены к скопированному тексту. Пользовательское форматирование содержит такие характеристики, как размер и стиль шрифта и другое форматирование, которое не хранится в стиле абзаца.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста большей части его форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. К тексту применяется стиль конечного абзаца. Применяется также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.
  • Сохранить только текст. Удаление всего форматирования и нетекстовых элементов, таких как рисунки или таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста. Графические элементы отвергаются, а таблицы преобразуются в ряд абзацев.
    •

    Вставка в другой документ. Применение стандартного поведения при вставке содержимого, скопированного из другого документа Word. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • Сохранить исходное форматирование (по умолчанию). Сохранение форматирования, которое было применено к скопированному тексту. Все стили, связанные со скопированным текстом, копируются в конечный документ.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста большей части его форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. К тексту применяется стиль конечного абзаца. Также применяется любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.
  • Сохранить только текст. Удаление всего форматирования и нетекстовых элементов, таких как рисунки или таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста. Графические элементы отвергаются, а таблицы преобразуются в ряд абзацев.
    •

    Вставка в другой документ при конфликте определений стилей. Применение стандартного поведения при вставке содержимого, скопированного из другого документа Word, если стиль скопированного текста в конечном документе определен иначе. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • Сохранить исходное форматирование. Сохранение облика скопированного текста назначением ему стиля "Обычный" и применением пользовательского форматирования. Пользовательское форматирование включает такие характеристики, как размер и стиль шрифта и другие форматы, позволяющие имитировать определение стилей скопированного текста.
  • Использовать стили конечного фрагмента (по умолчанию). Сохранение названия стиля скопированного текста, но использование определения стилей конечного документа. Пусть, например, из одного документа в другой копируется текст стиля "Заголовок 1". В исходном документе "Заголовок 1" определен как Arial, полужирный, 14 точек, а в конечном - как Cambria, полужирный, 16 точек. При использовании параметра Использовать стили конечного фрагмента к вставленному тексту применяется стиль "Заголовок 1" с форматированием Cambria, полужирный, 16 точек.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста определения его стиля и большей части форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. Текст принимает определение стилей конечного документа.
  • Сохранить только текст. Удаление всего форматирования и нетекстовых элементов, таких как рисунки или таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста. Графические элементы отвергаются, а таблицы преобразуются в ряд абзацев.
    •

    Вставка из других программ. Применение стандартного поведения при вставке содержимого, скопированного из другого приложения. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • Сохранить исходное форматирование (по умолчанию). Сохранение форматирования копируемого текста.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста большей части его форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. К тексту применяется стиль конечного абзаца. Также применяется любое пользовательское форматирование текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.
  • Сохранить только текст. Удаление всего форматирования и нетекстовых элементов, таких как рисунки или таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста. Графические элементы отвергаются, а таблицы преобразуются в ряд абзацев.
    •

    Вставлять рисунки как. Указание способа вставки рисунков относительно текста в документе. Можно указать, что рисунок должен быть вставлен как встроенный в текст для перемещения рисунка вместе с текстом, с обтеканием текстом, с текстом поверх или позади рисунка. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • в тексте. Вставка рисунка в абзац как если бы это был текст. При добавлении или удалении текста рисунок перемещается. Рисунок можно перемещать перетаскиванием как обычный текст;
  • вокруг рамки. Обтекание текста вокруг всех сторон квадрата, ограничивающего рисунок. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • по контуру. Обтекание текста вокруг контура неправильной формы, ограничивающего рисунок. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • за текстом. Вставка рисунка в его собственный плавающий слой позади текста. Границы вокруг рисунка не существует. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • перед текстом. Вставка рисунка в его собственный плавающий слой перед текстом. Границы вокруг рисунка не существует. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • сквозное. Обтекание текста вокруг рисунка с заполнением пространства, образованного вогнутой фигурой, такой как полумесяц. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • сверху и снизу. Текст располагается без обтекания по сторонам рисунка. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием.
    •

    Сохранять маркеры и нумерацию при вставке текста в режиме "Сохранить только текст". Преобразование номеров и маркеров списков в текстовые символы.

    Использовать клавишу INS для вставки. Использование клавиши INSERT для вставки в документ содержимого буфера обмена Office.

    Показать кнопки возможностей вставки. Отображение кнопки Параметры вставки при вставке содержимого. Кнопку Параметры вставки можно использовать для переопределения или изменения настроек, заданных в этом разделе диалогового окна Параметры вставки.

    ).

    (рис 3.35) Настройка параметров учета пробелов

    Это диалоговое окно служит для задания интервалов и форматирования при слиянии, вырезании и вставке текста. В раскрывающемся списке Использовать для выберите конфигурацию параметров. Чтобы задать свою собственную конфигурацию параметров, выберите в списке элемент Нестандартные и установите необходимые параметры:

  • Исправлять интервалы между предложениями и словами. Это флажок устанавливается для удаления лишних пробелов при удалении текста и добавления недостающих пробелов при вставке текста из буфера обмена.
  • Исправлять интервалы между абзацами при вставке. Этот флажок устанавливается для предотвращения появления пустых абзацев и различающихся интервалов между абзацами.
  • Исправлять форматирование и выравнивание таблиц при вставке. При установке этого флажка корректируется форматирование и выравнивание таблиц. Когда этот флажок установлен, одиночные ячейки вставляются как текст, части таблиц вставляются как строки в существующую таблицу (а не как вложенные таблицы), а таблицы, добавляемые в существующую таблицу, изменяются в соответствии с существующей таблицей.
  • Разумное поведение стилей. Установка этого флажка ни на что не влияет.
  • Объединять форматирование при вставке из Microsoft Office PowerPoint. При установке этого флажка корректируются результаты вставки текста из презентации PowerPoint. Когда этот флажок установлен, форматирование окружающего текста или таблицы применяется к вставляемому тексту; самый последний использованный стиль маркированного или нумерованного списка применяется к вставляемому списку, а такие элементы, как таблицы, гиперссылки, изображения, OLE-объекты и формы, сохраняются в том виде, в каком они были в PowerPoint.
  • Исправлять форматирование из Microsoft Office Excel. При установке этого флажка корректируются результаты вставки данных из приложения Excel. Когда этот флажок установлен, вставляемые данные размещаются в таблице, а диаграммы вставляются как рисунки, а не как OLE-объекты.
  • Объединять вставленные и окружающие списки. При установке этого флажка, когда элементы списка вставляются в список, они согласуются с окружающим их списком.
    •

    Использование возможностей специальной вставки

    При перемещении и копировании фрагментов документов с использованием буфера обмена могут возникнуть и более сложные задачи, чем простая вставка фрагмента в нужное место документа. Это могут быть задачи двух типов: копировать фрагмент в одном формате, а в документ вставить в другом или связать вставляемый фрагмент с исходным копируемым фрагментом.

    Обе эти задачи решаются с использованием возможностей Специальной вставки.

  • Переместите или скопируйте фрагмент в буфер обмена.
  • Поставьте курсор в место вставки, во вкладке ).(рис 3.36) Переход к специальной вставке
  • В диалоговом окне ) в списке (рис 3.37) Выбор способа вставки и формата вставляемых данных
    •

    Использование поиска и замены при редактировании документа

    Уровень 1. Поиск и замена текста

    Поиск текста

    В документе может потребоваться найти какой-либо текст.

  • Во вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти.
  • Во вкладке ).(рис 3.38) Поиск текста в документе
  • Чтобы последовательно найти каждое вхождение слова или фразы, нажмите кнопку Найти далее. Найденный текст будет последовательно выделяться в документе.
  • Чтобы найти сразу все вхождения слова или фразы, нажмите кнопку ). Это выделение останется и после закрытия диалогового окна.(рис 3.39) Выделение найденного текста в документе
    •

    Для снятия выделения во вкладке ). Выделение можно снять также с используя мини-панель инструментов или возможности вкладки Главная.

    Замена текста

    В документе может потребоваться заменить какой-либо текст.

  • Во вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Заменить.
  • Во вкладке ).(рис 3.40) Замена текста в документе
  • Чтобы найти следующее вхождение текста в документе, нажмите кнопку Найти далее.
  • Чтобы заменить вхождение текста в документе, нажмите кнопку Заменить. После нажатия кнопки Заменить будет выделено следующее вхождение указанной фразы.
  • Чтобы заменить все вхождения текста в документе, нажмите кнопку Заменить все.
    •

    Уровень 2. Расширенные возможности поиска и замены

    Для отображения расширенных возможностей поиска и замены во вкладке или рис 3.40) нажмите кнопку Больше.

    В разделе ) можно уточнить и другие параметры поиска.

    (рис 3.41) Расширенные возможности поиска

    Можно установить флажок Учитывать регистр, и тогда Word при поиске будет различать прописные и строчные буквы.

    Установка флажка Только слово целиком, обеспечивает поиск именно указанного слова, а не всех слов, в которые искомое слово входит как составная часть. Например, при поиске слова град установка указанных флажков позволит избежать нахождения таких слов как: о град а, на град а, Град осельский, град остроительство, град ирня и др.

    Похожее значение имеют флажки Учитывать префикс и Учитывать суффикс. В первом случае при поиске учитывается начало слова. Например, при поиске слова град установка флажка позволит избежать нахождения таких слов как: о град, на град и др. В втором случае при поиске учитывается окончание слова. Например, при поиске слова град установка флажка позволит избежать нахождения таких слов как: град остроительство, град ирня и др.

    Флажок Не учитывать знаки препинания позволяет при поиске не учитывать наличие знаков препинания (точка, запятая, точка с запятой, двоеточие, восклицательный знак, вопросительный знак) в тексте документа.

    Флажок Не учитывать пробелы позволяет при поиске не учитывать количество пробелов в тексте документа.

    Флажок ) выберите нужный знак.

    (рис 3.42) Меню Специальный вкладки Найти диалогового окна Найти и заменить

    Примеры использования подстановочных знаков приведены в таблице

    Назначение знака Подстановочный знак Пример Результат поиска
    Любой один знак ? к?т кот, кит, кат, Квт и др.
    Любой знак из указанного диапазона [-] [а-ж]очка бочка и дочка, но не точка
    В начале слова < <(интер) интерес, интернат и др. но не спринтер
    В конце слова > (лин)> клин и павлин, но не линкор
    Один из указанных знаков [ ] м[ео]л мел и мол
    Любой знак, кроме знаков, которые находятся в диапазоне, указанном в скобках [!] ст[!а]л стол и стул, но не стал
    [!а-ж]очка ночка и точка, но не бочка или дочка
    Предыдущий знак или выражение, повторенные n раз {n} Стран{2}ица Странница но не Страница
    Предыдущий знак или выражение, повторенные не менее n раз. {n} Стран{1}ица Странница и Страница
    Предыдущий знак или выражение, повторенные от n до m раз {n,m} 10{1;3} 10, 100 и 1000, но не 10000
    Предыдущий знак или выражение, повторенные не менее одного раза @ с@ор сор и ссор
    Любое число знаков * к*й кий, который, короткий

    Для группировки подстановочных знаков и текста можно использовать круглые скобки. Например, <(ко)*(бок)> позволяет найти колобок и коробок.

    При установленном флажке ). В результате, если в документе везде было написано Иван Петров, то после замены будет Петров Иван.

    (рис 3.43) Использование подстановочных знаков при замене

    При работе с английским языком установка флажка Произносится как позволяет искать похожие по звучанию слова. Например, если указать red, то найдутся red, reed, read, ride, ret, rate и т. п. Также при работе с английским языком установка флажка Все словоформы позволяет заменять все формы английского слова, введенного в поле Найти, соответствующими формами английского слова, введенного в поле Заменить на. Оба указанных слова должны относиться к одной и той же части речи, например существительному или глаголу. Тогда, например, все формы глагола walk можно заменить соответствующими формами глагола run. В этом случае текст The plaintiff walked up the stairs будет заменен текстом The plaintiff run up the stairs.

    Поиск и замена форматирования

    С помощью механизма поиска и замены можно найти, заменить или удалить форматирование текста. Например, можно выполнить поиск определенного слова или фразы и изменить цвет шрифта или найти текст в определенном формате, например текст, написанный полужирным шрифтом, а затем удалить или изменить этот формат.

  • Поставьте курсор в поле или рис 3.40) нажмите кнопку Формат.
  • В появившемся меню выберите формат, который требуется заменить, например, ).(рис 3.44) Переход к поиску формата
  • В соответствующем диалоговом окне укажите параметры формата, которые необходимо найти, например, полужирный шрифт (рис 3.45).(рис 3.45) Выбор искомого формата
  • Чтобы найти текст с определенным форматированием, введите этот текст в поле Найти. Чтобы выполнить поиск только по формату, оставьте это поле пустым.
  • Поставьте курсор в поле Заменить на, нажмите кнопку Формат и выберите формат замены. Если необходимо заменить текст, введите заменяющий текст в поле Заменить на.
  • Чтобы заменить определенные вхождения текста с указанным форматом, нажмите кнопку ).(рис 3.46) Замена формата
    •

    Для отказа от указанных параметров форматирования при поиске и/или замене поставьте курсор в соответствующее поле и нажмите кнопку ).

    Уровень 3. Исправление структуры документа с использованием поиска и замены

    Встречаются документы, созданные неопытными пользователями или импортированные из внешних источников, которые содержат лишние пробелы, знаки конца абзаца в конце каждой строки, знаки табуляции вместо абзацного отступа, знаки разрыва строки вместо знаков конца абзаца и т.п. (например, документа на рис 3.47).

    (рис 3.47) Документ, содержащий ошибочные знаки форматирования

    Работать с таким документом в Word неудобно.

    Для удаления и/или замены этих символов можно использовать функцию поиска и замены в Word.

  • В меню Правка выберите команду Заменить.
  • Во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Больше
  • Поставьте курсор в поле ) и выберите знак, который надо заменить (например, разрыв строки).(рис 3.48) Выбор специального знака
  • Поставьте курсор в поле ) и выберите знак, который надо использовать для замены (например, знак абзаца). Если знак, выбранный в поле (рис 3.49) Выбор специального знака для замены
  • Нажмите кнопку Заменить все. Нажмите кнопку ОК в окне с указанием количества произведенных замен. Нажмите кнопку Закрыть в окне Найти и заменить.
    •

    Отмена и возврат действий

    Уровень 1. Отмена действий

    При работе в Word существует возможность отмены действий, выполненных с документом.

    Для отмены последнего выполненного действия нажмите кнопку ).

    (рис 3.50) Отмена последнего действия

    Можно отменить сразу несколько последних действий.

  • Щелкните по стрелке кнопки ).
  • Выберите действие, начиная с которого следует отменить все действия, расположенные выше в списке (рис 3.51).
    •  (рис 3.51) Отмена нескольких действий

    Возврат действий

    Отмененные действия можно вернуть. Для возврата последнего отмененного действия нажмите кнопку ). Для возврата нескольких действий несколько раз нажмите кнопку Вернуть.

    Если все отмененные действия были возвращены, кнопка Вернуть меняется на кнопку Повторить.

    Получение статистики документа

    Уровень 2. Подсчет количества знаков, слов, строк и абзацев в документе

    При вводе текста в документ автоматически подсчитывается число страниц и слов в нем, которое отображается в строке состояния (рис 3.52).

    (рис 3.52) Фоновая статистика документа

    Если выделить фрагмент документа или одновременно несколько фрагментов, в строке состояния отображается число слов в выделенном фрагменте и через дробь общее число слов.

    Для получения более полной статистики документа нажмите кнопку ). Статистика документа будет отображена в отдельном окне.

    (рис 3.53) Статистика документа

    Уровень 3. Статистика удобочитаемости документа

    При запуске проверки правописания во всем документе можно получить также статистику удобочитаемости. Для этого В окне ) должны быть установлены флажки Также проверять орфографию и Статистика удобочитаемости.

    Отчет (рис 3.54) появляется после проверки и исправления всех ошибок в документе.

    (рис 3.54) Статистика удобочитаемости

    В отчете, помимо общей характеристики документа (количество слов, символов, абзацев и т. д.), приведены показатели легкости чтения.

    Уровень образования. Этот показатель основан на образовательном индексе Флеша-Кинсайда (Flesch-Kincaid Grade Level) и показывает, каким уровнем образования должен обладать читатель проверяемого документа. Подсчет показателя делается на основе вычисления среднего числа слогов в слове и слов в предложении. Значение показателя варьируется от 0 до 20. Значения от 0 до 10 означают число классов школы, оконченных читателем. Следующие пять значений - от 11 до 15 соответствуют курсам высшего учебного заведения. Высшие пять значений относятся к сложным научным текстам. Рекомендуемый диапазон значений этого показателя - от 8 до 10.

    Легкость чтения. Данный показатель основан на индексе легкости чтения Флеша (Flesch Reading Ease). Показатель подсчитывается по среднему числу слогов в слове и слов в предложении и варьируется от 0 до 100. Чем выше значение показателя, тем легче прочесть текст и тем большему числу читателей он будет понятен. Рекомендуемый интервал значений для обычного текста - от 60 до 70.

    Число сложных фраз. Этот показатель показывает в процентах, какое количество сложных фраз содержится в проверенном тексте. Сложными считаются фразы с относительно большим количеством знаков препинания, перегруженные союзами, местоимениями, прилагательными и так далее. Нормальным количеством сложных фраз можно считать 10…20 процентов.

    Благозвучие. Данный показатель указывает на удобочитаемость текста с фонетической точки зрения. Подсчет показателя основан на вычислении среднего количества шипящих и свистящих согласных. Интервал изменения показателя - от 0 до 100. Рекомендуемый диапазон значений - от 80 до 100.

    Статистику удобочитаемости можно получить для документов, созданных с использованием языков, для которых доступна грамматическая проверка. Помимо русского, по умолчанию это английский и немецкий (рис 3.55 и рис 3.56).

    (рис 3.56) Статистика удобочитаемости для англоязычного документа(рис 3.55) Статистика удобочитаемости для немецкоязычного документа
    Страницы:

    Перемещение и копирование фрагментов документа

    Уровень 1. Перемещение и копирование текста

    Перемещение и копирование перетаскиванием

    Перемещать и копировать можно только выделенные фрагменты документа.

    В пределах видимой части документа проще всего перемещать и копировать фрагменты перетаскиванием.

    Выделите фрагмент документа и наведите на него указатель мыши так, чтобы указатель принял вид стрелки, повернутой влево-вверх.

  • Нажмите левую кнопку мыши и не отпуская ее переместить фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник, в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос ).(рис 3.29) Перемещение фрагмента документа перетаскиванием
  • После того, как будет отпущена левая кнопка мыши, произойдет перемещение фрагмента (рис 3.30).(рис 3.30) Перемещение фрагмента текста перетаскиванием (окончание)
    •

    После перетаскивания текста непосредственно под вставленным фрагментом появляется кнопка ). При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ. Перечень доступных вариантов зависит от типа вставляемого содержимого, а также от формата текста, в который производится вставка.

    Копирование фрагмента перетаскиванием производится точно так же, как и перемещение, только при нажатой клавише клавиатуры CTRL.

  • Нажмите левую кнопку мыши, затем клавишу CTRL. При нажатой левой кнопке мыши переместить фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник со знаком + (плюс), в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос Куда копировать?.
  • Отпустите клавишу CTRL, а затем левую кнопку мыши.
    •

    Фрагмент можно перетаскивать и за пределы видимой части документа, например, вниз или вверх. Для этого надо, ухватившись за фрагмент, перемещать его вниз или вверх к границе видимой части документа и там остановить. Документ начнет автоматически прокручиваться в своем окне. В нужный момент выведите указатель в поле документа - прокрутка остановится. При этом, прежде чем фрагмент не будет помещен туда, куда требуется, левую кнопку мыши отпускать нельзя.

    Выделенный фрагмент можно перетаскивать и при нажатой правой кнопке мыши. При этом в документе также появляется метка вставки. По окончании перетаскивания появляется контекстное меню, в котором можно выбрать необходимое действие ( Переместить или Копировать ).

    Перемещение и копирование с использованием буфера обмена

    Буфер обмена - специальная область памяти компьютера, в которой могут храниться файлы или их фрагменты.

    Процедура перемещения и копирования через буфер обмена всегда состоит из двух действий. Сначала необходимо отправить фрагмент в буфер, а затем извлечь его оттуда для вставки в документ.

    Для перемещения необходимо вырезать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:

  • щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Вырезать ;
  • во вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вырезать.
    •

    Для копирования необходимо копировать фрагмент в буфер обмена. Это можно сделать, например, следующими способами:

  • щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Копировать ;
  • во вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать.
    •

    Для того чтобы извлечь фрагмент из буфера обмена и вставить его в документ, можно, например:

  • щелкните в месте вставки правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Вставить. Если вставляемым фрагментом является таблица или ее элементы, то команда контекстного меню может называться Вставить ячейки, Вставить строки или Вставить столбцы ;
  • поставьте курсор в место вставки и во вкладке Главная в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить.
    •

    После извлечения фрагмента из буфера обмена также, как и при перетаскивании появляется кнопка ). При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ. Перечень доступных вариантов зависит от типа вставляемого содержимого, а также от формата текста, в который производится вставка.

    Уровень 2. Использование буфера обмена Office

    Буфер обмена в приложениях Microsoft Office может одновременно хранить несколько различных фрагментов. Для того чтобы использовать эту возможность, необходимо вывести область задач Буфер обмена. Для отображения области задач во вкладке Главная щелкните по значку группы Буфер обмена.

    Область задач ). Для удобства границу между областью задач и документом можно перемещать влево или вправо. При желании область задач можно переместить к правому краю окна.

    (рис 3.31) Область задач Буфер обмена

    В буфере обмена Office может одновременно храниться до 24 фрагментов. При копировании 25-го элемента первый элемент в буфере обмена Office удаляется.

    В области задач отображаются все накопленные элементы (объекты). Вид значка элемента зависит от источника данных. Для вставки любого элемента щелкните по нему левой кнопкой мыши. А для вставки сразу всех элементов в том порядке, как они помещались в буфер обмена, нажмите кнопку Вставить все.

    Для управления режима отображением буфера обмена Office в области задач ).

    (рис 3.32) Управление отображением буфера обмена Office

    Выберите нужные - параметры.

  • Автоматическое отображение буфера обмена Office - автоматическое отображение буфера обмена Office при копировании элементов.
  • Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии CTRL+C - при двойном нажатии сочетания клавиш CTRL+C автоматически отображается буфер обмена Office.
  • Собирать данные без отображения буфера обмена Office - автоматическое копирование элементов в буфер обмена Microsoft Office без отображения области задач Буфер обмена.
  • Показать значок буфера обмена Office на панели задач - Отображение значка Буфер обмена Office в системной области панели задач, когда буфер обмена Microsoft Office активен. По умолчанию этот параметр включен.
  • Показывать состояние около панели задач при копировании - Вывод сообщений о добавлении элементов в буфер обмена Microsoft Office. По умолчанию этот параметр включен.
    •

    Отдельные элементы можно удалить из буфера обмена. Щелкните по элементу в области задач правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню ).

    Для скрытия области задач нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу области.

    Использование возможностей параметров вставки

    Параметры вставки

    После вставки, при перемещении и/или копирования фрагмента, в документе появляется значок ). При щелчке по этой кнопке появляется меню, в котором можно выбрать параметры вставки.

    (рис 3.33) Выбор параметров вставки

    Содержание меню и результаты выбранных действий могут зависеть от вида вставляемого объекта и некоторых других параметров.

    Параметры вставки текста

    При вставке в пределах одного документа можно задать один из следующих режимов:

  • Сохранить исходное форматирование (применяется по умолчанию). В этом режиме сохраняются стили знаков и прямое форматирование, которое было применено к копируемому тексту. К прямому форматированию относятся такие характеристики, как размер шрифта, курсивное начертание и другие элементы форматирования, не относящиеся к стилю абзаца.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. В этом режиме отбрасывается большая часть форматирования, примененного непосредственно к копируемому тексту, но остается форматирование, предназначенное для выделения, например курсивное или полужирное начертание, если оно применено к части скопированного текста. Этот текст принимает стилевые характеристики абзаца, в который он вставляется. К вставляемому тексту применяются все свойства прямого форматирования и стиля знака, относящиеся к символу, находящемуся непосредственно перед курсором, определяющим место вставки текста.
  • Сохранить только текст. В этом режиме отбрасываются все элементы форматирования и все нетекстовые элементы, такие как картинки и таблицы. Текст принимает все стилевые характеристики абзаца, в который он вставляется, и все свойства прямого форматирования и стиля знака, относящиеся к символу, находящемуся непосредственно перед курсором, определяющим место вставки текста. Графические элементы отбрасываются, а таблицы преобразуются в последовательность абзацев.
    •

    При вставке текста из другого документа может возникнуть конфликт стилей, когда стиль, связанный с копируемым текстом, по-другому определен в документе, в который вставляется текст. В этом случае по умолчанию используются параметры стилей текущего фрагмента. Но можно сохранить и исходное форматирование.

    Параметры вставки элементов из маркированного или нумерованного списка

    Если вставляются элементы маркированного или нумерованного списка в документ, содержащий маркированный или нумерованный список, можно вставить их как часть существующего списка и продолжить последовательность нумерации. Также можно вставить эти элементы как новый список.

    При вставке нумерованных элементов в нумерованный список можно задать один из двух режимов:

    Продолжить список. При этом добавляемые элементы вставляются как часть существующего списка и продолжают последовательность нумерации.

    Вставить как новый список. При этом добавляемые элементы сохраняют собственную последовательность нумерации.

    При вставке маркированных элементов в маркированный список можно задать один из двух режимов:

    Объединить с существующим списком. При этом добавляемые элементы получают маркеры как в существующем списке.

    Вставить список без объединения. При этом добавляемые элементы сохраняют собственные маркеры.

    При вставке маркированных элементов в нумерованный список, если требуется, чтобы маркированные элементы были преобразованы в элементы нумерованного списка, выберите команду Объединить с существующим списком. Если требуется, чтобы маркированные элементы стали маркированными элементами внутри нумерованного списка, выберите команду Вставить список без объединения.

    При вставке нумерованных элементов в маркированный список, если требуется, чтобы нумерованные элементы были преобразованы в элементы маркированного списка, выберите команду Объединить с существующим списком. Если требуется, чтобы нумерованные элементы стали нумерованными элементами внутри маркированного списка, выберите команду Вставить список без объединения.

    Уровень 3. Настройка параметров вырезания, копирования и вставки

    Можно настроить параметры вырезания, копирования и вставки с использованием буфера обмена.

  • Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
  • В диалоговом окне ).
    •  (рис 3.34) Настройка параметров вырезания, копирования и вставки

    В соответствующих раскрывающихся списках выберите необходимые параметры.

    Вставка в пределах одного документа. Применение поведения по умолчанию при вставке содержимого в тот же документ, из которого скопировано содержимое. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • Сохранить исходное форматирование (по умолчанию). Сохранение символьных стилей и пользовательское форматирование, которые были применены к скопированному тексту. Пользовательское форматирование содержит такие характеристики, как размер и стиль шрифта и другое форматирование, которое не хранится в стиле абзаца.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста большей части его форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. К тексту применяется стиль конечного абзаца. Применяется также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.
  • Сохранить только текст. Удаление всего форматирования и нетекстовых элементов, таких как рисунки или таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста. Графические элементы отвергаются, а таблицы преобразуются в ряд абзацев.
    •

    Вставка в другой документ. Применение стандартного поведения при вставке содержимого, скопированного из другого документа Word. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • Сохранить исходное форматирование (по умолчанию). Сохранение форматирования, которое было применено к скопированному тексту. Все стили, связанные со скопированным текстом, копируются в конечный документ.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста большей части его форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. К тексту применяется стиль конечного абзаца. Также применяется любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.
  • Сохранить только текст. Удаление всего форматирования и нетекстовых элементов, таких как рисунки или таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста. Графические элементы отвергаются, а таблицы преобразуются в ряд абзацев.
    •

    Вставка в другой документ при конфликте определений стилей. Применение стандартного поведения при вставке содержимого, скопированного из другого документа Word, если стиль скопированного текста в конечном документе определен иначе. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • Сохранить исходное форматирование. Сохранение облика скопированного текста назначением ему стиля "Обычный" и применением пользовательского форматирования. Пользовательское форматирование включает такие характеристики, как размер и стиль шрифта и другие форматы, позволяющие имитировать определение стилей скопированного текста.
  • Использовать стили конечного фрагмента (по умолчанию). Сохранение названия стиля скопированного текста, но использование определения стилей конечного документа. Пусть, например, из одного документа в другой копируется текст стиля "Заголовок 1". В исходном документе "Заголовок 1" определен как Arial, полужирный, 14 точек, а в конечном - как Cambria, полужирный, 16 точек. При использовании параметра Использовать стили конечного фрагмента к вставленному тексту применяется стиль "Заголовок 1" с форматированием Cambria, полужирный, 16 точек.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста определения его стиля и большей части форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. Текст принимает определение стилей конечного документа.
  • Сохранить только текст. Удаление всего форматирования и нетекстовых элементов, таких как рисунки или таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста. Графические элементы отвергаются, а таблицы преобразуются в ряд абзацев.
    •

    Вставка из других программ. Применение стандартного поведения при вставке содержимого, скопированного из другого приложения. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • Сохранить исходное форматирование (по умолчанию). Сохранение форматирования копируемого текста.
  • Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста большей части его форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. К тексту применяется стиль конечного абзаца. Также применяется любое пользовательское форматирование текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.
  • Сохранить только текст. Удаление всего форматирования и нетекстовых элементов, таких как рисунки или таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста. Графические элементы отвергаются, а таблицы преобразуются в ряд абзацев.
    •

    Вставлять рисунки как. Указание способа вставки рисунков относительно текста в документе. Можно указать, что рисунок должен быть вставлен как встроенный в текст для перемещения рисунка вместе с текстом, с обтеканием текстом, с текстом поверх или позади рисунка. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

  • в тексте. Вставка рисунка в абзац как если бы это был текст. При добавлении или удалении текста рисунок перемещается. Рисунок можно перемещать перетаскиванием как обычный текст;
  • вокруг рамки. Обтекание текста вокруг всех сторон квадрата, ограничивающего рисунок. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • по контуру. Обтекание текста вокруг контура неправильной формы, ограничивающего рисунок. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • за текстом. Вставка рисунка в его собственный плавающий слой позади текста. Границы вокруг рисунка не существует. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • перед текстом. Вставка рисунка в его собственный плавающий слой перед текстом. Границы вокруг рисунка не существует. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • сквозное. Обтекание текста вокруг рисунка с заполнением пространства, образованного вогнутой фигурой, такой как полумесяц. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;
  • сверху и снизу. Текст располагается без обтекания по сторонам рисунка. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием.
    •

    Сохранять маркеры и нумерацию при вставке текста в режиме "Сохранить только текст". Преобразование номеров и маркеров списков в текстовые символы.

    Использовать клавишу INS для вставки. Использование клавиши INSERT для вставки в документ содержимого буфера обмена Office.

    Показать кнопки возможностей вставки. Отображение кнопки Параметры вставки при вставке содержимого. Кнопку Параметры вставки можно использовать для переопределения или изменения настроек, заданных в этом разделе диалогового окна Параметры вставки.

    ).

    (рис 3.35) Настройка параметров учета пробелов

    Это диалоговое окно служит для задания интервалов и форматирования при слиянии, вырезании и вставке текста. В раскрывающемся списке Использовать для выберите конфигурацию параметров. Чтобы задать свою собственную конфигурацию параметров, выберите в списке элемент Нестандартные и установите необходимые параметры:

  • Исправлять интервалы между предложениями и словами. Это флажок устанавливается для удаления лишних пробелов при удалении текста и добавления недостающих пробелов при вставке текста из буфера обмена.
  • Исправлять интервалы между абзацами при вставке. Этот флажок устанавливается для предотвращения появления пустых абзацев и различающихся интервалов между абзацами.
  • Исправлять форматирование и выравнивание таблиц при вставке. При установке этого флажка корректируется форматирование и выравнивание таблиц. Когда этот флажок установлен, одиночные ячейки вставляются как текст, части таблиц вставляются как строки в существующую таблицу (а не как вложенные таблицы), а таблицы, добавляемые в существующую таблицу, изменяются в соответствии с существующей таблицей.
  • Разумное поведение стилей. Установка этого флажка ни на что не влияет.
  • Объединять форматирование при вставке из Microsoft Office PowerPoint. При установке этого флажка корректируются результаты вставки текста из презентации PowerPoint. Когда этот флажок установлен, форматирование окружающего текста или таблицы применяется к вставляемому тексту; самый последний использованный стиль маркированного или нумерованного списка применяется к вставляемому списку, а такие элементы, как таблицы, гиперссылки, изображения, OLE-объекты и формы, сохраняются в том виде, в каком они были в PowerPoint.
  • Исправлять форматирование из Microsoft Office Excel. При установке этого флажка корректируются результаты вставки данных из приложения Excel. Когда этот флажок установлен, вставляемые данные размещаются в таблице, а диаграммы вставляются как рисунки, а не как OLE-объекты.
  • Объединять вставленные и окружающие списки. При установке этого флажка, когда элементы списка вставляются в список, они согласуются с окружающим их списком.
    •

    Использование возможностей специальной вставки

    При перемещении и копировании фрагментов документов с использованием буфера обмена могут возникнуть и более сложные задачи, чем простая вставка фрагмента в нужное место документа. Это могут быть задачи двух типов: копировать фрагмент в одном формате, а в документ вставить в другом или связать вставляемый фрагмент с исходным копируемым фрагментом.

    Обе эти задачи решаются с использованием возможностей Специальной вставки.

  • Переместите или скопируйте фрагмент в буфер обмена.
  • Поставьте курсор в место вставки, во вкладке ).(рис 3.36) Переход к специальной вставке
  • В диалоговом окне ) в списке (рис 3.37) Выбор способа вставки и формата вставляемых данных
    •

    Использование поиска и замены при редактировании документа

    Уровень 1. Поиск и замена текста

    Поиск текста

    В документе может потребоваться найти какой-либо текст.

  • Во вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти.
  • Во вкладке ).(рис 3.38) Поиск текста в документе
  • Чтобы последовательно найти каждое вхождение слова или фразы, нажмите кнопку Найти далее. Найденный текст будет последовательно выделяться в документе.
  • Чтобы найти сразу все вхождения слова или фразы, нажмите кнопку ). Это выделение останется и после закрытия диалогового окна.(рис 3.39) Выделение найденного текста в документе
    •

    Для снятия выделения во вкладке ). Выделение можно снять также с используя мини-панель инструментов или возможности вкладки Главная.

    Замена текста

    В документе может потребоваться заменить какой-либо текст.

  • Во вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Заменить.
  • Во вкладке ).(рис 3.40) Замена текста в документе
  • Чтобы найти следующее вхождение текста в документе, нажмите кнопку Найти далее.
  • Чтобы заменить вхождение текста в документе, нажмите кнопку Заменить. После нажатия кнопки Заменить будет выделено следующее вхождение указанной фразы.
  • Чтобы заменить все вхождения текста в документе, нажмите кнопку Заменить все.
    •

    Уровень 2. Расширенные возможности поиска и замены

    Для отображения расширенных возможностей поиска и замены во вкладке или рис 3.40) нажмите кнопку Больше.

    В разделе ) можно уточнить и другие параметры поиска.

    (рис 3.41) Расширенные возможности поиска

    Можно установить флажок Учитывать регистр, и тогда Word при поиске будет различать прописные и строчные буквы.

    Установка флажка Только слово целиком, обеспечивает поиск именно указанного слова, а не всех слов, в которые искомое слово входит как составная часть. Например, при поиске слова град установка указанных флажков позволит избежать нахождения таких слов как: о град а, на град а, Град осельский, град остроительство, град ирня и др.

    Похожее значение имеют флажки Учитывать префикс и Учитывать суффикс. В первом случае при поиске учитывается начало слова. Например, при поиске слова град установка флажка позволит избежать нахождения таких слов как: о град, на град и др. В втором случае при поиске учитывается окончание слова. Например, при поиске слова град установка флажка позволит избежать нахождения таких слов как: град остроительство, град ирня и др.

    Флажок Не учитывать знаки препинания позволяет при поиске не учитывать наличие знаков препинания (точка, запятая, точка с запятой, двоеточие, восклицательный знак, вопросительный знак) в тексте документа.

    Флажок Не учитывать пробелы позволяет при поиске не учитывать количество пробелов в тексте документа.

    Флажок ) выберите нужный знак.

    (рис 3.42) Меню Специальный вкладки Найти диалогового окна Найти и заменить

    Примеры использования подстановочных знаков приведены в таблице

    Назначение знака Подстановочный знак Пример Результат поиска
    Любой один знак ? к?т кот, кит, кат, Квт и др.
    Любой знак из указанного диапазона [-] [а-ж]очка бочка и дочка, но не точка
    В начале слова < <(интер) интерес, интернат и др. но не спринтер
    В конце слова > (лин)> клин и павлин, но не линкор
    Один из указанных знаков [ ] м[ео]л мел и мол
    Любой знак, кроме знаков, которые находятся в диапазоне, указанном в скобках [!] ст[!а]л стол и стул, но не стал
    [!а-ж]очка ночка и точка, но не бочка или дочка
    Предыдущий знак или выражение, повторенные n раз {n} Стран{2}ица Странница но не Страница
    Предыдущий знак или выражение, повторенные не менее n раз. {n} Стран{1}ица Странница и Страница
    Предыдущий знак или выражение, повторенные от n до m раз {n,m} 10{1;3} 10, 100 и 1000, но не 10000
    Предыдущий знак или выражение, повторенные не менее одного раза @ с@ор сор и ссор
    Любое число знаков * к*й кий, который, короткий

    Для группировки подстановочных знаков и текста можно использовать круглые скобки. Например, <(ко)*(бок)> позволяет найти колобок и коробок.

    При установленном флажке ). В результате, если в документе везде было написано Иван Петров, то после замены будет Петров Иван.

    (рис 3.43) Использование подстановочных знаков при замене

    При работе с английским языком установка флажка Произносится как позволяет искать похожие по звучанию слова. Например, если указать red, то найдутся red, reed, read, ride, ret, rate и т. п. Также при работе с английским языком установка флажка Все словоформы позволяет заменять все формы английского слова, введенного в поле Найти, соответствующими формами английского слова, введенного в поле Заменить на. Оба указанных слова должны относиться к одной и той же части речи, например существительному или глаголу. Тогда, например, все формы глагола walk можно заменить соответствующими формами глагола run. В этом случае текст The plaintiff walked up the stairs будет заменен текстом The plaintiff run up the stairs.

    Поиск и замена форматирования

    С помощью механизма поиска и замены можно найти, заменить или удалить форматирование текста. Например, можно выполнить поиск определенного слова или фразы и изменить цвет шрифта или найти текст в определенном формате, например текст, написанный полужирным шрифтом, а затем удалить или изменить этот формат.

  • Поставьте курсор в поле или рис 3.40) нажмите кнопку Формат.
  • В появившемся меню выберите формат, который требуется заменить, например, ).(рис 3.44) Переход к поиску формата
  • В соответствующем диалоговом окне укажите параметры формата, которые необходимо найти, например, полужирный шрифт (рис 3.45).(рис 3.45) Выбор искомого формата
  • Чтобы найти текст с определенным форматированием, введите этот текст в поле Найти. Чтобы выполнить поиск только по формату, оставьте это поле пустым.
  • Поставьте курсор в поле Заменить на, нажмите кнопку Формат и выберите формат замены. Если необходимо заменить текст, введите заменяющий текст в поле Заменить на.
  • Чтобы заменить определенные вхождения текста с указанным форматом, нажмите кнопку ).(рис 3.46) Замена формата
    •

    Для отказа от указанных параметров форматирования при поиске и/или замене поставьте курсор в соответствующее поле и нажмите кнопку ).

    Уровень 3. Исправление структуры документа с использованием поиска и замены

    Встречаются документы, созданные неопытными пользователями или импортированные из внешних источников, которые содержат лишние пробелы, знаки конца абзаца в конце каждой строки, знаки табуляции вместо абзацного отступа, знаки разрыва строки вместо знаков конца абзаца и т.п. (например, документа на рис 3.47).

    (рис 3.47) Документ, содержащий ошибочные знаки форматирования

    Работать с таким документом в Word неудобно.

    Для удаления и/или замены этих символов можно использовать функцию поиска и замены в Word.

  • В меню Правка выберите команду Заменить.
  • Во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Больше
  • Поставьте курсор в поле ) и выберите знак, который надо заменить (например, разрыв строки).(рис 3.48) Выбор специального знака
  • Поставьте курсор в поле ) и выберите знак, который надо использовать для замены (например, знак абзаца). Если знак, выбранный в поле (рис 3.49) Выбор специального знака для замены
  • Нажмите кнопку Заменить все. Нажмите кнопку ОК в окне с указанием количества произведенных замен. Нажмите кнопку Закрыть в окне Найти и заменить.
    •

    Отмена и возврат действий

    Уровень 1. Отмена действий

    При работе в Word существует возможность отмены действий, выполненных с документом.

    Для отмены последнего выполненного действия нажмите кнопку ).

    (рис 3.50) Отмена последнего действия

    Можно отменить сразу несколько последних действий.

  • Щелкните по стрелке кнопки ).
  • Выберите действие, начиная с которого следует отменить все действия, расположенные выше в списке (рис 3.51).
    •  (рис 3.51) Отмена нескольких действий

    Возврат действий

    Отмененные действия можно вернуть. Для возврата последнего отмененного действия нажмите кнопку ). Для возврата нескольких действий несколько раз нажмите кнопку Вернуть.

    Если все отмененные действия были возвращены, кнопка Вернуть меняется на кнопку Повторить.

    Получение статистики документа

    Уровень 2. Подсчет количества знаков, слов, строк и абзацев в документе

    При вводе текста в документ автоматически подсчитывается число страниц и слов в нем, которое отображается в строке состояния (рис 3.52).

    (рис 3.52) Фоновая статистика документа

    Если выделить фрагмент документа или одновременно несколько фрагментов, в строке состояния отображается число слов в выделенном фрагменте и через дробь общее число слов.

    Для получения более полной статистики документа нажмите кнопку ). Статистика документа будет отображена в отдельном окне.

    (рис 3.53) Статистика документа

    Уровень 3. Статистика удобочитаемости документа

    При запуске проверки правописания во всем документе можно получить также статистику удобочитаемости. Для этого В окне ) должны быть установлены флажки Также проверять орфографию и Статистика удобочитаемости.

    Отчет (рис 3.54) появляется после проверки и исправления всех ошибок в документе.

    (рис 3.54) Статистика удобочитаемости

    В отчете, помимо общей характеристики документа (количество слов, символов, абзацев и т. д.), приведены показатели легкости чтения.

    Уровень образования. Этот показатель основан на образовательном индексе Флеша-Кинсайда (Flesch-Kincaid Grade Level) и показывает, каким уровнем образования должен обладать читатель проверяемого документа. Подсчет показателя делается на основе вычисления среднего числа слогов в слове и слов в предложении. Значение показателя варьируется от 0 до 20. Значения от 0 до 10 означают число классов школы, оконченных читателем. Следующие пять значений - от 11 до 15 соответствуют курсам высшего учебного заведения. Высшие пять значений относятся к сложным научным текстам. Рекомендуемый диапазон значений этого показателя - от 8 до 10.

    Легкость чтения. Данный показатель основан на индексе легкости чтения Флеша (Flesch Reading Ease). Показатель подсчитывается по среднему числу слогов в слове и слов в предложении и варьируется от 0 до 100. Чем выше значение показателя, тем легче прочесть текст и тем большему числу читателей он будет понятен. Рекомендуемый интервал значений для обычного текста - от 60 до 70.

    Число сложных фраз. Этот показатель показывает в процентах, какое количество сложных фраз содержится в проверенном тексте. Сложными считаются фразы с относительно большим количеством знаков препинания, перегруженные союзами, местоимениями, прилагательными и так далее. Нормальным количеством сложных фраз можно считать 10…20 процентов.

    Благозвучие. Данный показатель указывает на удобочитаемость текста с фонетической точки зрения. Подсчет показателя основан на вычислении среднего количества шипящих и свистящих согласных. Интервал изменения показателя - от 0 до 100. Рекомендуемый диапазон значений - от 80 до 100.

    Статистику удобочитаемости можно получить для документов, созданных с использованием языков, для которых доступна грамматическая проверка. Помимо русского, по умолчанию это английский и немецкий (рис 3.55 и рис 3.56).

    (рис 3.56) Статистика удобочитаемости для англоязычного документа(рис 3.55) Статистика удобочитаемости для немецкоязычного документа
    Предыдущее занятие Следующее занятие
    Вернуться к учебному плану
    ^