Методические основы управления ИТ-проектами

Разработка расписания проекта

Показывать лекцию целиком

Исходные данные для разработки расписания

Исходной информацией для процесса разработки расписания является описание содержания проекта. Оно включает допущения (документированные факторы, относящиеся к расписанию, которые при разработке расписания считаются достоверными) и ограничения (факторы, ограничивающие свободу выбора команды управления проектом при проведении анализа сети расписания и влияющие на составление расписания проекта). При разработке расписания учитываются два основных типа ограничений по времени:

  • требуемые даты для начала или завершения операции, которые можно использовать для ограничения начала или завершения операции;
  • контрольные события, вследствие чего получение определенных результатов работ привязывается к определенным датам, изменить которые можно только посредством одобренных изменений.
    •

    Для разработки расписания рекомендуется использовать следующие инструменты и методы.

    Диаграмма Гантта - диаграмма, которая использует горизонтальные полосы для представления операций проекта, показывает даты начала и завершения каждой операции и проекта относительно горизонтальной шкалы времени [18].

    Диаграмма, построенная по методу критического пути - методу анализа сети расписания, проводимого при помощи модели расписания. Критический путь представляет группу операций, которые не могут быть задержаны без изменения отсрочки, даты завершения всего проекта [23].

    При использовании метода критического пути рассчитываются теоретические даты раннего старта и раннего финиша и позднего старта и позднего финиша для всех плановых операций без учета ограничений по ресурсам. Этот расчет производится путем проведения анализа прямого и обратного проходов по путям сети расписания проекта. Полученные даты раннего и позднего старта и финиша показывают периоды времени, в пределах которых следует планировать данную операцию, исходя из ее длительности, логических взаимосвязей, опережений, задержек и прочих ограничений [11].

    Диаграмма контрольных событий - инструмент для разработки расписания проекта, построение которого включает следующие действия [18]:

  • сбор исходной информации для построения диаграммы;
  • построение сетевой диаграммы, отражающей взаимосвязь операций;
  • определение уровня детализации контрольных событий - количества контрольных событий, отражаемых на диаграмме;
  • выбор контрольных событий - событий, которые являются главными для продвижения проекта;
  • упорядочивание контрольных событий - изучение взаимосвязей и определение последовательности их выполнения;
  • нанесение контрольных событий на детальное расписание проекта ;
  • проверка равномерности распределения контрольных событий по расписанию проекта.
    •

    Результаты разработки расписания

    Результатами процесса разработки расписания являются:

  • расписание проекта. Расписание проекта может быть разработано детально или укрупнено как расписание контрольных событий. Расписание может быть представлено в табличном виде или иметь графическое представление в виде сетевых диаграмм, столбиковых горизонтальных диаграмм или диаграмм контрольных событий;
  • данные для модели расписания. Обязательные данные для расписания проекта включают в себя контрольные события расписания, плановые операции, параметры операции и документацию всех имеющихся допущений и ограничений, а дополнительные - требования к ресурсам по периодам времени, альтернативные расписания, резервы на непредвиденные обстоятельства;
  • базовый план расписания - особый вариант расписания проекта, разрабатываемый посредством анализа сети расписания модели расписания, принимается и утверждается командой управления проектом в качестве первоначального (базового) плана расписания с указанными базовым стартом и базовым финишем. Базовый план расписания используют для выявления отклонений фактических сроков выполнения операций от плановых;
  • требования к ресурсам (обновления);
  • параметры операции (обновления);
  • календарь проекта (обновления);
  • запрошенные изменения. В процессе разработки расписания могут появиться запрошенные изменения, которые обрабатываются в процессе общего управления изменениями;
  • план управления проектом (обновления). План управления проектом обновляется с отражением всех одобренных изменений в способах управления расписанием проекта.
    •

    Технология разработки расписания

    При разработке расписания рекомендуется соблюдать следующую последовательность работ [23]:

  • определить перечень операций, которые должны быть включены в расписание;
  • определить взаимосвязь операций;
  • определить длительность каждой операции;
  • рассчитать с помощью прямого прохода раннее расписание для каждой операции;
  • рассчитать с помощью обратного прохода позднее расписание для каждой операции;
  • вычислить временной резерв для каждой операции;
  • определить критический путь ;
  • сравнить дату предполагаемого завершения проекта с датой завершения проекта по обязательству;
  • подкорректировать расписание или дату завершения проекта по обязательству, если завершение проекта по расписанию предполагается раньше этой даты;
  • определить ограничения на ресурсы;
  • откорректировать расписание в соответствии с ограничениями на ресурсы;
  • проверить, не планируется ли завершение проекта по откорректированному расписанию раньше даты обязательства;
  • согласовать расписание.
    •

    Переход от списка операций к календарному плану удобно выполнять с помощью заполнения шаблона, состоящего из нескольких таблиц (см. табл. 3.1).

    Шаблон последовательного формирования расписания проекта
    Список операций Итерационная детализация информации об операциях
    Номер задачи Номер ИСР Описание задачи
    Предшествущие задачи и продолжительность их выполнения
    Номер задачи Номер ИСР Описание задачи Предшествующая задача Оценка трудоемкости (человеко-дни)
    Распределение задач по ролям (исполнителям)
    Номер задачи Номер ИСР Описание задачи Предшествующая задача Оценка трудоемкости (человеко-дни) Исполнитель
    Календарный план
    Номер задачи Номер ИСР Описание задачи Предшествующая задача Оценка трудоемкости (человеко-дни) Исполнитель Начало Завершение

    Далее следует пример его использования для фазы подготовки проекта (см. табл. 3.2).

    Пример использования шаблона последовательного формирования расписания
    Список работ
    № задачи Номер ИСР Описание задачи
    1.1 Подготовка проекта 1.1 Инициирующая встреча по проекту
    1.2 Проведение коммуникации ключевым подразделениям оповещения ключевых подразделений и бизнес-единиц компании о начале проекта
    1.3 Создание рабочей среды для команды проекта
    1.4 Подписание договоров
    1.5 Создание и мобилизация проектной команды
    1.6 Создание и выпуск руководящего документа проекта
    1.7 Постановка процесса управления проектом

    Логическая последовательность и трудоемкость работ

    № задачи Номер ИСР Описание задачи предшеств. задачи Оценка трудоемкости (чел.*дни)
    1.1 Подготовка проекта 1.1 Инициирующая встреча по проекту 2д
    1.2 Проведение коммуникации ключевым подразделениям и бизнес-единицам оповещения ключевых подразделений и бизнес-единиц компании о начале проекта 1.1 5д
    1.3 Создание рабочей среды для команды проекта 1.1 5д
    1.4 Подписание договоров 1.1 5д
    1.5 Создание и мобилизация проектной команды 1.2 10д
    1.6 Создание и выпуск руководящего документа проекта 1.5 15д
    1.7 Постановка процесса управления проектом 1.6 1д

    Закрепление ролей исполнителей за проектными работами

    № задачи Номер ИСР Описание задачи № пред- шеств. задачи Оценка трудоемкости (чел.* дни) Роль исполнителя
    1.1 Подготовка проекта 1.1 Инициирующая встреча по проекту 2д Спонсор проекта; руководитель проекта; архитектор решения; администратор проекта
    1.2 Проведение коммуникации ключевым подразделениям и бизнес-единицам оповещения ключевых подразделений и бизнес-единиц компании о начале проекта 1.1 5д Спонсор проекта; руководитель проекта; администратор проекта
    1.3 Создание рабочей среды для команды проекта 1.1 5д Администратор проекта; спонсор проекта
    1.4 Подписание договоров 1.1 5д Спонсор проекта; руководитель проекта; администратор проекта
    1.5 Создание и мобилизация проектной команды 1.2 10д Руководитель проекта; руководитель группы интеграции и разработок
    1.6 Создание и выпуск руководящего документа проекта 1.5 15д Спонсор проекта; руководитель проекта
    1.7 Постановка процесса управления проектом 1.6 1д Спонсор проекта; руководитель проекта; администратор проекта

    Разработка расписания проекта методом критического пути

    Во многом последовательность шагов при формировании расписания этим способом схожа с уже рассмотренной ранее совокупностью, однако в рамках данного метода ключевым элементом становится расчет критического пути. Итак, рассмотрим пример разработки расписания проекта с использованием метода критического пути [18].

  • Создать перечень операций, которые должны быть включены в расписание.

    Используется ИСР, перечень идентичен нижнему уровню иерархической структуры работ.

  • Определить длительность каждой операции.

    Длительность каждой операции определялась в рамках процессов оценки трудоемкости и определения длительности операций (см. соответствующие разделы издания).

  • Определить предшествующую операцию для каждой операции.

    Предшествующая операция каждой операции определялась в течение заключительных этапов составления иерархической структуры работ (см. соответствующие разделы издания).

  • Рассчитать с помощью прямого прохода (forward pass) раннее расписание (early schedule): ранний старт (ES) и ранний финиш (EF) для каждой операции.

    При расчете раннего расписания для операций требуется придерживаться нескольких правил составления расписаний (scheduling conventions). Данные правила приняты сообществом по составлению расписаний (scheduling community). В расписании старт первой операции всегда назначается на дату старта проекта. Эта дата является входом плана проекта. Первая дата старта является стартом проекта. Дата раннего финиша - это дата раннего старта плюс длительность операции. При этом применяется следующее правило. Считается, что каждая операция начинается в момент начала того периода, в который она стартует, и оканчивается в момент завершения периода, в который она завершается. Это означает, что если длительность операции составляет один день и если она начинается первого января, то заканчивается данная операция также первого января. В соответствии с данным правилом ранний финиш любой операции равен раннему старту плюс длительность минус один. Таким образом, операция 1 начинается в день 1 и заканчивается в день 15 (см. табл. 3.3). Следующая операция должна начаться в следующий доступный временной период: поскольку операция 1 заканчивается в день 15, операция 2 должна начаться в день 16, а закончиться в день 20. Операции 3 и 4 представляют следующую проблему. Эти операции зависят от операции 2, т. е. операция 2 должна окончиться перед их стартом. Очевидно, что датой раннего старта обеих операций будет день 21.

    Формула 1. Расчет раннего финиша

    EF=ES + Длительность - 1
  • Рассчитать с помощью обратного прохода (backward pass) позднее расписание (late schedule) для каждой операции.

    Для выполнения обратного прохода необходимо начинать с последней операции, которая была выполнена в раннем расписании. Логическим обоснованием этого является следующее: если раннее расписание определяет самую раннюю дату завершения проекта, то в обратном проходе мы ищем для всех операций самые поздние даты их выполнения, при которых проект мог бы быть полностью выполнен. Мы начинаем с наиболее поздней из дат раннего финиша, соответствующей завершению последней операции. Это время позднего финиша (LF). Для получения времени позднего старта (LS) из времени позднего финиша вычитается длительность. Даты позднего расписания (поздний старт и поздний финиш) для операции 11 будут соответственно днями 90 и 94. Поскольку дата позднего старта операции 11 - день 90, операции 10 и 3 должны быть окончены не позднее дня 89. Это будет датой позднего финиша для обеих операций. Таков самый поздний срок завершения данных операций для того, чтобы обеспечить завершение проекта в день 94 и дату позднего старта операции 11. Для получения дат позднего старта для каждой операции вычитаются их длительность. При рассмотрении операции 2 надо быть очень внимательными в выборе даты позднего финиша, которая также согласуется с датами позднего старта операций 3, 4 и 6. Поскольку датами позднего старта операций 3, 4 и 6 являются дни 86, 53 и 21, соответственно, датой позднего финиша операции 2 является день 20.

    Операции проекта
    Операции Описание Длительность Операция-предшественник ES EF LS LF Резерв времени
    1 Определение выходных результатов проекта 15 - 1 15 1 15 0
    2 Одобрение заинтересованными сторонами 5 1 16 20 16 20 0
    3 Выбор места 4 2 21 24 86 89 65
    4 Оценка и выбор поставщика 4 2 21 24 53 56 32
    5 Приобретение аппаратного обеспечения 3 4 25 27 57 59 32
    6 Проектирование ПО 15 2 21 35 21 35 0
    7 Написание кода 30 6 36 65 36 65 0
    8 Тестирование ПО 4 7 66 69 66 69 0
    9 Тестирование аппаратного обеспечения 10 5 28 37 60 69 32
    10 Интеграция аппаратного и программного обеспечения 20 9,8 70 89 70 89 0
    11 Установка и окончательная приемка 5 3,10 90 94 90 94 0

    Формула 2. Расчет позднего финиша

    LS=LF - Длительность + 1
  • Вычислить временной резерв ( float ) для каждой операции.

    При расчете дат раннего и позднего расписания проекта обнаруживается, что иногда даты раннего и позднего расписания совпадают, а для некоторых операций они различны. В данных операциях было отличие между датой раннего старта и позднего старта. Разница между этими датами называется временным резервом ( float или slack ). Временной резерв операции - это количество времени, на которое может быть задержана операция, не вызывая задержки завершения проекта.Для расчета временного резерва каждой операции необходимо вычесть дату раннего старта из даты позднего старта операции. Резерв времени можно также рассчитать путем вычитания даты раннего финиша из даты позднего финиша, так как разница между датами начала и окончания представляет собой длительность выполнения операции, которая остается неизменной для раннего и позднего расписания.

    Формула 3. Расчет временного резерва

    float = LS - ES = LF - ES
  • Определить критический путь (critical path).

    Критический путь (critical path) - это последовательность операций, имеющих нулевой временной резерв (zero float). Операции с нулевым временным резервом - это операции, задержка которых обязательно влечет за собой задержку окончания всего проекта. Операции такого типа необходимо жестко контролировать, чтобы обеспечить завершение работы над проектом в установленное время. И наоборот, операции, которые не лежат на критическом пути и имеют ненулевой временной резерв, необязательно контролировать так жестко. К тому же, важно знать, выполнение каких операций проекта может быть задержано без изменения даты завершения проекта. Ресурсы операций, имеющих резерв времени, при необходимости могут быть использованы для выполнения обхода (workaround).

  • Определить, не состоится ли предполагаемое завершение проекта раньше даты обязательства (promise date).

    После того как было определено расписание самого раннего окончания проекта, следует произвести проверку на реальных данных. Расписание должно определять дату окончания проекта, более раннюю, чем дата

    обязательства (promise date), которая могла быть уже сообщена участникам проекта. Если это не так, надо бить тревогу. Составленное расписание пока еще не включает задержки, которые могут произойти в случае отсутствия необходимых ресурсов. Расписание не дополнено резервами на случай известных или неизвестных рисков. Также не были учтены обычные отклонения, которые будут возникать между предварительно определенной и действительной длительностью операций проекта

  • Подкорректировать расписание или дату обязательства.

    Затем надо отрегулировать расписание или дату обязательства. Возможны две ситуации: расписание с датой обязательства более ранней, чем предварительно определенная дата, и расписание с датой обязательства более поздней, чем предварительно определенная дата. Если предварительная дата расписания является более поздней, чем обязательства, то необходимо применять сжатие (crashing) или быстрый проход (tracking).

    Недостатком этих методов для любого расписания является то, что увеличиваются стоимость проекта или риски, а в некоторых случаях и то, и другое. Принципы применения этих методов будут рассмотрены в разделах, посвященных стадии проектирования ЖЦ ИС.

  • Запросить ресурсы и определить ограничения на ресурсы.
  • Отрегулировать расписание в соответствии с ограничениями на ресурсы.
  • Определить, не состоится ли предполагаемое завершение проекта раньше даты обязательства.
  • Подкорректировать расписание или дату обязательства.
  • Получить одобрение расписания (согласовать расписание).
    •

    Организация управления расписанием проекта

    Управление расписанием связано с определением текущего состояния расписания проекта, влиянием на факторы, создающие изменения в расписании, выявлением фактов изменения расписания проекта, управлением изменениями. Управление расписанием рассматривается как часть процесса общего управления изменениями.

    Исходная информация для процесса управления расписанием

    План управления расписанием определяет, как будут осуществляться контроль и управление расписанием проекта.

    Базовый план расписания является составляющей плана управления проектом и основой для измерения исполнения расписания и отчетности по ней в рамках базового плана исполнения.

    Отчеты об исполнении задач дают информацию об исполнении расписания.

    Одобренные запросы на изменение используются для обновления базового плана расписания и прочих компонентов плана.

    Управление расписанием выполняют с использованием следующих инструментов и методов.

  • Отчетность о прогрессе проекта включает в себя фактические даты начала и завершения и оставшуюся длительность незавершенных плановых операций. При использовании методики освоенного объема отчетность может содержать процент выполнения текущих плановых операций. Для упрощения подготовки периодической отчетности о прогрессе проекта удобно использовать типовые формы - шаблоны. Пример шаблона отчетной формы представлен в табл. 3.4.
    •
    Шаблон формы отчета о прогрессе проекта
    "Наименование проекта" Еженедельный статус-отчет Отчетный период:
    Кому:
    От:
    Дата:
    Работы, проведенные в отчетном периоде
    № Название операции Плановая дата начала Плановая дата окончания Отклонение Ожидаемая дата окончания % завершения Комментарий
    Наименование пакета операций
    1.
    Наименование пакета операций
    2.
    3.
    Выводы и предложения
    Выводы:
    Предложения:
    Открытые вопросы и проблемы
    № № в журнале Описание Решение/ Проект решения Срок решения Ответственный Приоритет

    Система управления изменениями расписания должна быть согласована с процедурами интегрированного управления изменениями проекта и определяет порядок изменения расписания проекта; включает в себя работу с документами, системы отслеживания и уровни авторизации, необходимые для авторизации изменений; является частью процесса общего управления изменениями.

    Измерение эффективности.Методы измерения эффективности выдают отклонение по срокам и индекс выполнения сроков, используемые для оценки величины любых возникающих отклонений от расписания.

    Анализ отклонений.Ключевой функцией управления расписанием является проведение анализа отклонений по срокам. Сравнение директивных дат начала и выполнения с фактическими/прогнозируемыми дает информацию для осуществления корректирующих действий в случае задержки.

    Сравнительные диаграммы расписания.Для упрощения анализа исполнения расписания удобно пользоваться сравнительной столбиковой диаграммой, имеющей по два столбика для каждой плановой операции - текущее состояние и состояние одобренного базового плана расписания. На диаграмме наглядно отображаются места, где расписание обгоняет плановое и где отстает от него.

    Линия исполнения

    Линия исполнения показывает, на какое количество времени каждая операция проекта опережает базовое расписание или отстает от него [18].

    Слева от линии исполнения показана выполненная доля каждой операции, справа - оставшаяся доля. По мнению Драгана З. Милошевича [18], в передовых приложениях последнего времени линия баланса исполнения рассматривается как один из шагов проактивного управления расписанием. Количество времени, на которое операция отстает от базового расписания, используется для корректировки воздействий для устранения возможной задержки.

    Построение линии исполнения проекта

  • Подготовка информации для построения линии исполнения: базовое расписание в формате диаграммы Гантта, отчеты о ходе выполнения проекта, запросы на внесенные изменения, которые могут влиять на дату завершения проекта.
  • Проведение встреч с владельцами операций. Руководитель проекта беседует индивидуально с владельцем каждой операции, для того чтобы получить реальную картину сроков ее выполнения. При этом рекомендуется задавать следующие вопросы [18]:
  • Каково отклонение фактического расписания от базового?
  • Какие проблемы вызывают отклонения?
  • Какие новые риски могут возникнуть и как они могут повлиять на дату завершения операции?
  • Каков текущий тренд выполнения проекта?
  • Какие действия наметил владелец операции для предотвращения срыва сроков выполнения операции?
    •

    Шаг 2 может быть пропущен, если существует отлаженная система сбора реальной информации о ходе выполнения проекта.

  • Проведение совещания о ходе выполнения проекта. Совещания следует проводить регулярно (раз в месяц или раз в неделю, в зависимости от продолжительности проекта).
  • Оформление протокола, где фиксируются ответы на вышеперечисленные вопросы, которые повторно задаются владельцам операций в рамках проводимого совещания.(рис 3.1) Пример линии исполнения проекта (адаптировано из [18])
  • Рисование линии исполнения.
  • Взять базовое расписание проекта и отметить на календаре (в шапке базового расписания) дату проведения совещания - статусную или отчетную.
  • От этой даты рисовать вниз вертикальную линию до пересечения со строкой первой операции
  • Нарисовать горизонтальную линию, продлив ее на столько дней влево или вправо от отчетной даты, на сколько операция отстает или опережает базовое расписание; от этой точки продлить линию до следующей операции и повторить указанные действия.

    • Таким образом, линия исполнения позволяет регулярно контролировать и корректировать выполнение базового расписания проекта.

    Диаграмма контрольных событий

    Основное отличие от линии исполнения состоит в том, что диаграмма сфокусирована на контрольных событиях проекта.

    Для ее рисования выполняются те же шаги, что и при построении линии исполнения, с одним отличием - объектом анализа являются контрольные события.

    (рис 3.2) Пример диаграммы прогнозирования контрольных событий

    Построение диаграммы контрольных событий

    На вертикальной оси отмечают даты наступления контрольных событий, зафиксированных в базовом расписании, - запланированные события.

    На горизонтальной оси отмечают те же даты наступления контрольных событий.

    Рисуют запланированную линию исполнения проекта, она проходит под углом в 45 градусов к каждой из осей. На линии исполнения отмечают запланированные контрольные события (см. рис. 3.2).

    На совещании владелец первого контрольного события оценивает ход продвижения (выполнение операций, обеспечивающих достижение контрольного события) и фиксирует его на диаграмме, а также оценивает текущие проблемы, вызывающие отклонения от базового расписания, прогнозирует даты наступления контрольного события, определяет степень влияния фактических отклонений на зависимые контрольные события.

    Графически представленная информация о ходе выполнения проекта дает наглядное представление о внутренней динамике проекта.

    Предыдущее занятие Следующее занятие
    Вернуться к учебному плану
    ^