Электронные формы и документы

1.1. Виды форм сбора данных

Большинство предприятий тратят значительные средства на сбор, хранение, обновление, использование, анализ данных, создание отчетов и управление информацией. Простейший вид представления информации называется данные. Данные бывают трех видов.

Структурированные данные. Данные этого типа можно легко организовать в таблицы. Их также просто обновлять, сортировать, фильтровать и запрашивать, и они обычно хранятся в неструктурированных файлах и базах данных. Структурированные данные также включает метаданные, которые часто определяются как "данные о данных". Метаданные определяют и ограничивают данные, и к ним относятся заголовки столбцов, типы данных, форматы и правила проверки. Примерами структурированных данных являются заказы на покупку, сведения о статистике, запасах, бюджетах и продажах.

Неструктурированные данные. К этому типу относятся сведения, которые хранятся в документах и презентациях и которые нельзя автоматически преобразовать в структурированные данные. Примерами неструктурированных данных являются заметки, письма, публикации, политики, предложения, спецификации, слайды и резюме.

Частично структурированные данные. К такому типу относятся структурированные данные в сочетании с небольшим объемом неструктурированных данных, таких как поля примечаний и заметок, вложения и рисунки. Примерами таких данных являются отчеты о состоянии, формализованные документы процесса запроса предложений поставщиков (RFP), оценки производительности и каталоги продукции.

Создание подключений данных

Структурированные и частично структурированные данные часто извлекаются из внешнего источника данных, такого как книга или базы данных. Этот внешний источник данных подключается к программе с помощью подключения данных, которое является набором сведений, описывающих, как найти внешний источник данных, войти в него и подключиться к нему. Например, система Microsoft Office позволяет создавать подключения в различных программах Office и подключаться к новым источникам данных с помощью мастера подключения данных.

Самый простой способ работы с данными часто заключается в использовании сетки данных. Сетка данных — это табличное представление данных в виде столбцов и строк, которое позволяет легко сортировать, фильтровать, запрашивать и обрабатывать данные.

Использование форм для эффективной работы с данными

Структурированные и частично структурированные данных часто необходимо обновлять и изменять, и как раз для этого используются формы.

Формы (как печатные, так и интерактивные) являются документами или компонентами программы, имеющими стандартную структуру и формат, что облегчает сбор, получение, упорядочение и изменение данных. Формы - это окна, с помощью которых пользователи просматривают и используют данные.

Интерактивные формы содержат инструкции, форматирование, метки и пустое пространство для ввода данных (как в печатных формах). Они также содержат элементы управления, которые выводят данные или упрощают ввод и изменение данных, выполнение действий или выбор нужных значений. К таким элементам относятся списки, переключатели и кнопки. Визуально привлекательные формы делают работу с базой данных не только эффективнее, но и приятнее, и помогают предотвратить ввод неверных данных.

С помощью систем Microsoft Office можно создавать и использовать формы, списки, представления данных, вставленные как формы и веб-части форм.

Использование отчетов для представления данных и принятия решений

Структурированные и частично структурированные данные обычно предоставляются пользователям в виде административно-управленческих отчетов. Отчет — это представление данных, отформатированных и упорядоченных согласно административно-управленческим требованиям. Примерами отчетов являются учебные программы и планы, прогнозы бюджета, сводки продаж, списки телефонных номеров, почтовые наклейки и каталоги продукции.

Отчеты дают возможность принимать более обоснованные решения, позволяя отвечать на вопросы, концентрировать внимание на задачах, находить лучшие альтернативные решения, разрабатывать правильную стратегию и тактику, определять последствия и соотношение выгод и потерь, а также оценивать неизвестные переменные и риски.

Пользователей отчета можно классифицировать следующим образом:

Тип пользователя	Пример	Действия отчета
Опытные пользователи	Аналитики данных	Создание и настройка отчетов, работа с отчетами сводных таблиц OLAP, применение средств разработки отчетов, проведение статистического анализа и использование средств интеллектуального анализа данных.
Пользователи среднего уровня	Руководители и другие информационные работники	Чтение подробных отчетов, настройка и использование отчетов (фильтрация, сортировка, настройка параметров), создание специальных запросов и отчетов.
Обычные пользователи	Офисные работники	Чтение стандартных простых отчетов и анализ отчетов на основе таких простых представлений, как блок-схемы.

Административно-управленческая аналитика - это популярный метод сбора, использования данных и управления ими. Он используется для выявления тенденций и определения их смысла, для принятия решений и реагирования, тем самым позволяя улучшить производительность предприятия.

Панели мониторинга и ключевые индикаторы производительности являются важной составляющей такой деятельности.

Панели мониторинга (которые также называются системами показателей) — это важная методика административно-управленческой аналитики, которая объединяет отчеты и аналитику для визуального представления важных сведений на уровне организации, отдела или группы.

Существует три типа панелей мониторинга: операционные панели применяются для отслеживания ежедневной работы сотрудников, тактические — для анализа данных и наблюдения за ежемесячными или ежеквартальными событиями, а стратегические — для долговременного управления предприятием.

Данные панели мониторинга могут быть количественными (суммы заказов, доля рынка, прибыль, звонки в службу поддержки, дефекты производства, посещения веб-страницы) или качественными (10 лучших клиентов, основные проблемы, незавершенные задачи, важнейшие новости).

Важным элементом панели мониторинга является ключевой индикатор производительности, который указывает на прогресс в достижении определенной управленческой цели с помощью визуальных средств (таких как стрелки вверх и вниз, сигналы светофора или цветные круги). На панели мониторинга отображается еженедельное состояние для этой цели (план выполняется, показатели опережают план, показатели отстают от плана), возможно, с помощью цветов или определенных компанией стандартных значков. Тренды за последние годы могут быть объединены в диаграмму.

Веб-часть — это модуль информации. Можно добавлять веб-части в зоны веб-частей на странице, а затем настраивать отдельные веб-части для создания уникальной страницы для пользователей своего сайта. Страница веб-частей — это особый тип веб-страницы, которая объединяет данные, например списки и диаграммы или веб-содержимое, например текст и изображения.

Каталог административно-управленческих данных — это компонент, обеспечивающий встроенную поддержку отображения данных из бизнес-приложений баз данных, таких как SAP, Siebel и SQL Server. Как правило, такие административно-управленческие системы предназначены для управления важной финансовой и административной информацией и процессами, такими как данные клиентов, запасы, выставление счетов и жизненные циклы продуктов.

Списки ключевых индикаторов производительности. Можно настроить ключевой индикатор производительности в книге Excel. При изменении данных в книге ключевой индикатор производительности будет автоматически обновляться. Например можно также добавить книгу на ту же веб-страницу с помощью веб-части "Office Excel". Если формализованная система хранения данных не настроена или необходимо отследить однократный проект, можно ввести условия вручную. Такой список ключевых индикаторов производительности полезно применять для отображения сведений, которые передаются по электронной почте или с помощью какой-либо другой системы.

1.2. Использование данных из программ Office

Работники образования могут выступать в роли "архитекторов" качественных образовательных решений, используя следующие программы Office:

Программа	Назначение	Тип данных
Excel	Анализ и визуальное представление числовых и других данных в формате электронной таблицы, создание диаграмм профессионального вида и работа с иерархическими данными на основе отчетов сводных таблиц	Структурированные
InfoPath	Сбор и обработка XML-данных	Структурированные и частично структурированные
Word	Быстрое и эффективное создание профессиональных документов	Неструктурированные
Publisher	Создание публикаций и маркетинговых материалов профессионального вида	Неструктурированные

Службы Excel

выполнять вычисления и статистические сравнения данных;

создавать и использовать отчеты сводных таблиц для просмотра иерархических данных в компактном и гибком представлении;

визуально выделять данные с помощью диаграмм профессионального вида, значков условного форматирования, гистограмм и шкалы цветов;

выполнять сложный анализ "что если" для данных, например анализ научных и финансовых данных или регрессионной анализ.

Пользователи могут просматривать и анализировать выводимые данные листа. Они могут работать с ними с помощью некоторых функций Excel, таких как сортировка и фильтрация, или с помощью возможностей детализации сводной таблицы. Если задать параметры для именованных ячеек, пользователи также смогут изменять эти ячейки и определять значения.

В верхней области выводятся название и панель инструментов, которая включает несколько меню, команды и раскрывающийся список.

В главном окне отображаются один или несколько листов в представлении "Лист", именованный элемент (например, диаграмма или таблица Excel) в представлении "Именованный элемент" и область структуры.

Область задач включает метки параметров и текстовые поля для ввода данных. Кроме того, здесь могут выводиться всплывающие подсказки, которые содержат сведения о каждом параметре. Внизу отображаются сообщения об обновлении данных.

Использование InfoPath

сбора данных, в том числе отчетов о расходах, рабочих листков, опросов и форм страхования;

разработки электронных форм (от простых до сложных);

обеспечения ввода единообразных и точных данных;

Чтобы позволить пользователям отправлять формы, можно добавить в шаблон дополнительное подключение данных. После этого можно настроить шаблон формы для разрешения отправки данных формы в библиотеку документов.

Представления данных

Представление данных — это динамическое настраиваемое представление источника данных в формате XML. Для вывода данных применяется преобразование XSLT. Представление данных обеспечивает перечисленные ниже возможности.

Можно выводить и изменять данные из различных источников, включая запросы к базе данных, документы XML, списки, а также объединять данные из различных источников для создания гибких настраиваемых представлений и отчетов.

Поддерживаются динамические представления данных, для которых доступны фильтрация, сортировка, группировка и задание условий.

Можно разрабатывать страницы веб-частей и подключать веб-части для создания решений.

Можно создавать настраиваемые формы с широкими возможностями.

Область сведений о документе MS Office

Простой поиск на основе ключевых слов зачастую является недостаточно точным для запросов учебного характера, формирования управленческих и финансовых записей, связанных с определенными проектами или клиентами. Область сведений о документе, предоставляет механизм сбора метаданных, который можно легко настраивать без программирования. Эта область собирает и извлекает метаданные, которые определяют контекст документа и улучшают его поиск на сайте. Например, MS Word имеет область сведений о документе, который можно изменять в разделе Свойства документа

Поскольку область сведений о документе является XML-формой, ее можно полностью настраивать с помощью MS InfoPath. Благодаря возможностям подключения данных в InfoPath можно даже создать область сведений о документе, которая добавляет в форму данные из приложений. Например, можно заполнять поля сведений о клиенте данными из системы управления записями клиентов (CRM). Перед закрытием документа пользователь может добавлять важные сведения о нем, например ссылки на связанные документы. Это обеспечивает простой способ сбора метаданных, которые легко сопоставляются с клиентами, товарами и связанными документами.

1.3. Сведения о документе, шаблоны и сценарии

Чтобы ускорить создание образовательных решений, предоставляются разнообразные готовые шаблоны, которые помогут быстро разработать распространенные приложения. Шаблоны и сценарии являются "готовыми архитектурными стилями и схемами", которые помогают выбрать структуру, которая лучше всего подходит для существующих потребностей.

Шаблоны и сценарии для Office. На сайте Шаблоны Office Online можно найти тысячи шаблонов Office, предназначенных для всевозможных потребностей.

Область сведений о документе сопровождает документ и индексируется системами поиска при его публикации. Поэтому это одна из наиболее важных форм сопровождающих документ и описывающая его автора и тему, поисковые реквизиты. При создании документа не забывайте ее сформировать.

Добавление сведений в область сведений о документе

Свойства, отображаемые в области сведений о документе, нельзя изменить, если не добавить пользовательские свойства с помощью формы Microsoft Office InfoPath. Некоторые пользовательские свойства можно добавить, нажав кнопку Дополнительные свойства вверху слева в области сведений о документе, но эти свойства не появятся в области сведений о документе и в самом документе.

Нажмите кнопку щелкните Подготовка, а затем выберите Свойства.

Область сведений о документе открывается над документом. Заполните сведения, которые нужно сохранить с документом.

Добавление элементов управления свойством в документ

Щелкните в документе место, куда нужно добавить элемент управления свойством.

На вкладке Вставка в группе Текст щелкните Быстрая вставка.

Щелкните Свойство документа и щелкните нужный элемент управления.

Например, нужно добавить в документ элемент управления свойством Адрес компании. Если элемент управления свойством Адрес компании появляется повсюду в документе, как, например, в контракте, можно обновить один элемент управления, и все элементы управления свойством Адрес компании обновятся.

Обновление свойств документа

Свойства документа можно обновить в области сведений о документе. Можно также обновить элемент управления свойством в документе, тогда все элементы управления этого типа также обновятся, так же как и область сведений о документе.

Обновление свойств в области сведений о документе

При обновлении свойств в области сведений о документе эти свойства будут обновлены во всех местах, где они появляются в документе.

Нажмите кнопку выберите пункт Подготовка и затем щелкните Свойства.

Просмотр и изменение любых сведений о документе в области сведений о документе.

Обновление элементов управления свойством документа в документе

При обновлении свойств в документе эти свойства будут также обновлены в области сведений о документе. ПРИМЕЧАНИЕ. В области сведений о документе отображаются только те элементы управления свойством, которые можно добавлять в документ.

Выделите в документе элемент управления свойством, который нужно изменить. Например, нужно изменить в документе "Адрес организации".

Измените сведения. При изменении сведений в одном элементе управления эти сведения меняются во всех элементах управления в этом документе.

Сценарии для Excel

Учет. Можно использовать мощные возможности вычислений Excel для различных финансовых документов, например для отчета о движении денежных средств, отчета о доходах или отчета о прибылях и убытках.

Составление бюджета. В Excel можно создавать как личный бюджет, так и бюджеты компании, например план выделения средств на маркетинг, бюджет мероприятия или пенсионных отчислений.

Выставление счетов и продажи. Excel также полезно применять для управления данными о выставлении счетов и продажах. Можно легко создавать нужные формы, например счета, отборочные накладные или заказы на покупку.

Отчеты. В Excel можно создавать различные типы отчетов, в которых анализируются или обобщаются данные, например отчеты о ходе выполнения проекта, прогнозах или текущих расхождениях.

Планирование. Excel прекрасно подходит для создания профессиональных планов или удобных планировщиков, таких как расписание занятий на неделю, план маркетинговых исследований, план налогообложения, а также планы отпусков, вечеринок или приготовления пищи на неделю.

Панели мониторинга административно-управленческой аналитики

Преподаватель имеет доступ к нескольким панелям мониторинга, которые предоставляют актуальные данные для учебного заведения. Для оценки производительности процесса на основной панели используются ключевые индикаторы производительности, такие как цели продаж, целевой доход и удельная прибыль, на основе данных за месяц. Дополнительные панели мониторинга содержат новости рынка, что позволяет анализировать финансовые риски для текущих и новых проектов. А также отображают диаграммы важных финансовых данных для оценки различных инвестиционных портфелей.

Сценарии и шаблоны для InfoPath

Шаблон "Основные фонды" Учет основных фондов, например компьютерного оборудования, и данных о их местонахождении.

Шаблон "Повестка собрания" Организация и подведение итогов собраний. Использовать этот шаблон формы для определения пунктов повестки и для записи итогов собрания, решений и поручений.

Шаблон "Отчет о состоянии" Отслеживание хода выполнения и проблем для проектов и поручений участника группы. Отдельные отчеты о состоянии могут объединяться в один отчет, чтобы руководители могли создать полный отчет о состоянии для группы.

Шаблон "Запрос на поездку" Запрос на организацию деловой поездки, в том числе приобретение билетов и бронирование гостиницы.

Шаблон "Авансовый отчет" Форма авансового отчета с различными встроенными бизнес-правилами проверки, которую можно заполнять локально или в сети, что особенно полезно для сотрудников, которые часто находятся в пути.

Сценарий обработки страховых исков позволяет клиентам, страховым агентам и другим организациям использовать веб-формы для обработки страховых исков. В дополнение к подаче заявок по телефону, клиенты могут отправлять заявки, заполнив форму в Интернете. Используйте интегрированный процесс утверждения, чтобы дать агентам возможность быстро определять состояние работы других сторон над заявкой и выяснять, завершил ли оценщик процесс утверждения.

Сценарий подачи заявок на получение разрешений Заполнение заявок на получение разрешений через веб-браузер, которое упрощает процесс, так что подрядчикам больше не требуется приезжать в государственное учреждение для подачи заявок.

Сценарий управления запасами Простая и эффективная отправка запроса к широкой сети поставщиков для проверки наличия запасов и повышения точности оценки запасов.

Сценарий исследования рынка Упрощение исследования рынка с помощью шаблона формы, предназначенного для сбора и записи отзывов клиентов, который обеспечивает единообразие данных и позволяет формализовать их.