Коммуникации - целенаправленный или непреднамеренный обмен информацией [1, стр. 360]. В рамках проекта для обмена информацией используют различные формы коммуникаций:
Каждая из форм имеет свои плюсы и минусы. Так, устные коммуникации быстрее письменных, такая форма обеспечивает моментальную обратную связь, позволяет получателю уточнять информацию в процессе разговора. Письменные коммуникации более детализированы, лучше структурированы. Для подготовки обстоятельного ответа при письменных коммуникациях получатель использует удобное для него время.
Согласно PMBOK® [1], управление коммуникациями необходимо для удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон.
Управление коммуникациями проекта включает в себя три процесса:
Планирование управления коммуникациями - процесс разработки соответствующего подхода и плана для операций по коммуникациям проекта на основе информационных потребностей каждой заинтересованной стороны или группы, имеющихся активов организации и потребностей проекта [1].
Цель разработки плана коммуникаций проекта - организация коммуникации между участниками проекта; поддержка системы связи между участниками проекта, передача управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта.
В задачи плана коммуникаций входит определение информационных потребностей участников проекта; регулярный сбор и своевременная доставка необходимой информации участникам проекта; обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование; сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
План коммуникаций позволяет значительно повысить эффективность командной работы и снизить транзакционные издержки в рамках проекта. Эффективность коммуникаций влияет на сроки, качество и стоимость проекта. Именно поэтому план управления коммуникациями проекта имеет стратегическое значение.
Для разработки плана необходимо решить следующие задачи:
При разработке плана коммуникаций необходимо учитывать;
При разработке плана коммуникаций используют следующую информацию:
В качестве основных потребителей информации проекта выступают: менеджер проекта для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту; заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ; проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию; непосредственные исполнители работ на местах. Перечень потребителей информации составляется на основе реестра заинтересованных сторон, шаблон реестра представлен в таблице 8.1.
| ФИО | Должность | Роль в проекте | Зона ответственности | Контактные данные | Сторона (внутренняя или внешняя) |
|---|---|---|---|---|---|
| . |
Требования к коммуникациям заинтересованных сторон проекта - требования к уровню коммуникаций между заинтересованными лицами, направленные на отслеживание выполнений целей и задач участников проектной группы. Пример шаблона представлен в таблице 8.2.
| Событие | Цель | Формат | Ответственный | Участники | Регламент | Периодичность |
|---|---|---|---|---|---|---|
| . |
Информация о технологиях и методах, используемых для обеспечения коммуникаций проекта. Пример шаблона об используемых методах коммуникации на проекте в таблице 8.3.
| Метод | Технология | Краткое описание | Ответственное лицо |
|---|---|---|---|
| . |
Факторы среды предприятия (культура, политическая среда и структура управления организации; политики администрирования персонала; инструменты и системы коммуникаций; географическое распределение производственных объектов и ресурсов).
Активы процессов организации.
Инструменты и методы, которые используются в процессе планирования управления коммуникациями:
Выходы процесса:
Управление коммуникациями - процесс обеспечения своевременного и надлежащего сбора, создания, распространения, хранения, извлечения, управления, мониторинга и, в конечном счете, архивирования / утилизации информации проекта [1].
Цель данного процесса состоит в обеспечении эффективного и результативного обмена информацией между заинтересованными сторонами проекта, а также создания благоприятных возможностей для подачи запросов на получение дальнейшей информации, разъяснение и обсуждение.
Процесс управления коммуникациями включает:
Методы коммуникаций:
Инструменты коммуникаций:
Примером коммуникационных инструментов могут служить: MindManager, Kanban и Scrum доски, таск-трекеры, специализированное ПО, таблицы, дэшборды, отчеты, журналы проблем (каткое описание инструментов представлено в таблице 8.4).
| Название инструмента | Пояснение |
|---|---|
| MindManager | программный продукт для управления цифровыми интллект-картами - инструмент структуризации концепций и идей с использованием графической записи в виде диаграммы [10] |
| Kanban/Scrum-доска | инструмент организации деятельности (производственного процесса, проекта и пр.), который заключается в разделении доски на части (соответствуют производственным этапам, например, "Запланировано", "В работе", "На контроле", "Выполнено") и продвижении по ней карточек (соответствуют задачам проекта) [11] |
| Таск-трекер | инструмент для управления проектами. Он позволяет создавать задачи, распределять их по исполнителям, следить за их выполнением и контролировать результаты [12] |
| Дашборд | доска с отображением отчетов и показателей в реальном времени. Визуально понятное отображение (графики, диаграммы и пр.) позволяет быстро и наглядно понимать, что происходит с определенными показателями и группами показателей [12] |
| Журнал проблем | документ проекта, в котором регистрируются и отслеживаются все проблемы. Он помогает руководителю проекта эффективно отслеживать проблемы и управлять ими, обеспечивая их изучение и устранение |
Мониторинг коммуникаций - процесс обеспечения удовлетворения потребности проекта и его заинтересованных сторон в информации. Контроль коммуникации производится посредством анализа содержания электронных писем/комментариях в информационных системах, протоколов совещаний, фиксации личных договоренностей [1].
В число других задач контроля коммуникаций можно включить следующие:
| Планы | Документы проекта |
|---|---|
| План управления проектом | Журнал проблем |
| План управления ресурсами | Реестр извлеченных уроков |
| План управления коммуникациями | Коммуникации проекта |
| План вовлечения заинтересованных сторон | Данные об исполнении работ |
| Факторы среды предприятия | |
| Активы процессов организации |
К методам и инструментам, необходимым для организации процесса контроля коммуникаций, относятся:
Выходы процесса:
Для организации успешного контроля коммуникаций рекомендуется разработать ряд процедур:
Задание 1. Разработайте Процедуру сбора обратной связи от участников проекта о степени удовлетворенности их качеством осуществляемой коммуникации.
Задание 2. В рамках проекта, представленного в кейсе (№1, 2), определите методы и технологии, наиболее подходящие для данного проекта. Заполните форму для сбора информации о методах и технологиях коммуникаций проекта (таблица 8.6).
| Метод | Технология | Краткое описание | Ответственное лицо |
|---|---|---|---|
| . |
Задание 3. Используя описание проекта, представленное в кейсе (№ 1,2), заполните шаблон ( таблица 8.7) о передаваемой инф0ормации.
| Предмет коммуникации | Цель | Формат | Частота | Средства связи | Ответственное лицо |
|---|
Коммуникации - целенаправленный или непреднамеренный обмен информацией [1, стр. 360]. В рамках проекта для обмена информацией используют различные формы коммуникаций:
Каждая из форм имеет свои плюсы и минусы. Так, устные коммуникации быстрее письменных, такая форма обеспечивает моментальную обратную связь, позволяет получателю уточнять информацию в процессе разговора. Письменные коммуникации более детализированы, лучше структурированы. Для подготовки обстоятельного ответа при письменных коммуникациях получатель использует удобное для него время.
Согласно PMBOK® [1], управление коммуникациями необходимо для удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон.
Управление коммуникациями проекта включает в себя три процесса:
Планирование управления коммуникациями - процесс разработки соответствующего подхода и плана для операций по коммуникациям проекта на основе информационных потребностей каждой заинтересованной стороны или группы, имеющихся активов организации и потребностей проекта [1].
Цель разработки плана коммуникаций проекта - организация коммуникации между участниками проекта; поддержка системы связи между участниками проекта, передача управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта.
В задачи плана коммуникаций входит определение информационных потребностей участников проекта; регулярный сбор и своевременная доставка необходимой информации участникам проекта; обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование; сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
План коммуникаций позволяет значительно повысить эффективность командной работы и снизить транзакционные издержки в рамках проекта. Эффективность коммуникаций влияет на сроки, качество и стоимость проекта. Именно поэтому план управления коммуникациями проекта имеет стратегическое значение.
Для разработки плана необходимо решить следующие задачи:
При разработке плана коммуникаций необходимо учитывать;
При разработке плана коммуникаций используют следующую информацию:
В качестве основных потребителей информации проекта выступают: менеджер проекта для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту; заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ; проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию; непосредственные исполнители работ на местах. Перечень потребителей информации составляется на основе реестра заинтересованных сторон, шаблон реестра представлен в таблице 8.1.
| ФИО | Должность | Роль в проекте | Зона ответственности | Контактные данные | Сторона (внутренняя или внешняя) |
|---|---|---|---|---|---|
| . |
Требования к коммуникациям заинтересованных сторон проекта - требования к уровню коммуникаций между заинтересованными лицами, направленные на отслеживание выполнений целей и задач участников проектной группы. Пример шаблона представлен в таблице 8.2.
| Событие | Цель | Формат | Ответственный | Участники | Регламент | Периодичность |
|---|---|---|---|---|---|---|
| . |
Информация о технологиях и методах, используемых для обеспечения коммуникаций проекта. Пример шаблона об используемых методах коммуникации на проекте в таблице 8.3.
| Метод | Технология | Краткое описание | Ответственное лицо |
|---|---|---|---|
| . |
Факторы среды предприятия (культура, политическая среда и структура управления организации; политики администрирования персонала; инструменты и системы коммуникаций; географическое распределение производственных объектов и ресурсов).
Активы процессов организации.
Инструменты и методы, которые используются в процессе планирования управления коммуникациями:
Выходы процесса:
Управление коммуникациями - процесс обеспечения своевременного и надлежащего сбора, создания, распространения, хранения, извлечения, управления, мониторинга и, в конечном счете, архивирования / утилизации информации проекта [1].
Цель данного процесса состоит в обеспечении эффективного и результативного обмена информацией между заинтересованными сторонами проекта, а также создания благоприятных возможностей для подачи запросов на получение дальнейшей информации, разъяснение и обсуждение.
Процесс управления коммуникациями включает:
Методы коммуникаций:
Инструменты коммуникаций:
Примером коммуникационных инструментов могут служить: MindManager, Kanban и Scrum доски, таск-трекеры, специализированное ПО, таблицы, дэшборды, отчеты, журналы проблем (каткое описание инструментов представлено в таблице 8.4).
| Название инструмента | Пояснение |
|---|---|
| MindManager | программный продукт для управления цифровыми интллект-картами - инструмент структуризации концепций и идей с использованием графической записи в виде диаграммы [10] |
| Kanban/Scrum-доска | инструмент организации деятельности (производственного процесса, проекта и пр.), который заключается в разделении доски на части (соответствуют производственным этапам, например, "Запланировано", "В работе", "На контроле", "Выполнено") и продвижении по ней карточек (соответствуют задачам проекта) [11] |
| Таск-трекер | инструмент для управления проектами. Он позволяет создавать задачи, распределять их по исполнителям, следить за их выполнением и контролировать результаты [12] |
| Дашборд | доска с отображением отчетов и показателей в реальном времени. Визуально понятное отображение (графики, диаграммы и пр.) позволяет быстро и наглядно понимать, что происходит с определенными показателями и группами показателей [12] |
| Журнал проблем | документ проекта, в котором регистрируются и отслеживаются все проблемы. Он помогает руководителю проекта эффективно отслеживать проблемы и управлять ими, обеспечивая их изучение и устранение |
Мониторинг коммуникаций - процесс обеспечения удовлетворения потребности проекта и его заинтересованных сторон в информации. Контроль коммуникации производится посредством анализа содержания электронных писем/комментариях в информационных системах, протоколов совещаний, фиксации личных договоренностей [1].
В число других задач контроля коммуникаций можно включить следующие:
| Планы | Документы проекта |
|---|---|
| План управления проектом | Журнал проблем |
| План управления ресурсами | Реестр извлеченных уроков |
| План управления коммуникациями | Коммуникации проекта |
| План вовлечения заинтересованных сторон | Данные об исполнении работ |
| Факторы среды предприятия | |
| Активы процессов организации |
К методам и инструментам, необходимым для организации процесса контроля коммуникаций, относятся:
Выходы процесса:
Для организации успешного контроля коммуникаций рекомендуется разработать ряд процедур:
Задание 1. Разработайте Процедуру сбора обратной связи от участников проекта о степени удовлетворенности их качеством осуществляемой коммуникации.
Задание 2. В рамках проекта, представленного в кейсе (№1, 2), определите методы и технологии, наиболее подходящие для данного проекта. Заполните форму для сбора информации о методах и технологиях коммуникаций проекта (таблица 8.6).
| Метод | Технология | Краткое описание | Ответственное лицо |
|---|---|---|---|
| . |
Задание 3. Используя описание проекта, представленное в кейсе (№ 1,2), заполните шаблон ( таблица 8.7) о передаваемой инф0ормации.
| Предмет коммуникации | Цель | Формат | Частота | Средства связи | Ответственное лицо |
|---|
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.