Настраиваемое поле – это зарезервированное поле базы данных проекта, которое изначально не содержит никаких значений. Такое поле используется для того, чтобы пользователь сам мог разместить в нем необходимое значение или формулу расчета значения, затем поместить это поле в какую-либо таблицу с целью его просмотра или выполнения операций фильтрации или группировки данных.
В Microsoft Project имеются две непересекающиеся группы настраиваемых полей:
Состав типов, количество полей и характеристика размещаемых в них данных для каждой группы полей совпадают и приведены в табл. 6.1.
| Тип поля | Количество полей | Характеристика данных |
|---|---|---|
| Дата | 10 | Даты |
| Длительность | 10 | Длительность или трудозатраты |
| Затраты | 10 | Данные о стоимости задач или ресурсов |
| Код структуры | 10 | Код структуры из заданного перечня кодов |
| Начало | 10 | Даты начала или другие даты |
| Окончание | 10 | Даты окончания или другие даты |
| Текст | 30 | Текстовые данные |
| Флаг | 20 | Значения Да или Нет |
| Число | 20 | Числа |
Таким образом, в системе предусмотрено 130 полей задач и 130 полей ресурсов. При этом каждое поле задач содержит индивидуальные значения для всех задач проекта, а каждое поле ресурса – для всех определенных на проекте ресурсов.
Создание настраиваемого поля выполняется в окне Настраиваемые поля, изображенном на рис. 6.1 и открываемом выбором пункта меню Сервис/Настройка/Поля.
Переключатели Задач и Ресурсов задают группу полей, с которой мы будем работать. Выпадающий список Тип позволяет выбрать тип поля согласно табл. 6.1 и отобразить полный перечень список полей этого типа (на рис. 6.1 изображен список полей типа Текст ). Кнопка Переименовать позволяет задать имя поля, а Удалить – удаляет поле. При удалении восстанавливается первоначальное имя поля и теряются все ранее введенные в него значения. Кнопка Импорт поля позволяет импортировать его описание из другого проекта.
(рис 6.1) Окно настройки полей Переключатель и кнопка Подстановка используются для создания полей, которые могут принимать значения из заранее определенного списка подстановки. При нажатии этой кнопки открывается окно Изменение таблицы подстановки, изображенное на рис. 6.2.
Элементы списка подстановки вводятся в столбец и
, которые перемещают выделенное значение соответственно на одну строку вверх или вниз. Столбец Описание хранит комментарии и разнообразную вспомогательную информацию для значений подстановки.
Один из элементов таблицы может быть использован как значение по умолчанию, которое будет автоматически присвоено настраиваемому полю при создании новой задачи проекта (при этом умолчание не действует на ранее созданные задачи). Чтобы назначить значение по умолчанию необходимо выделить его в таблице и нажать кнопку Задать значение по умолчанию, которое после этого выделяется синим цветом.
Для списка подстановки поля типа Код структуры, окно на рис. 6.2 имеет дополнительный необязательный раздел Маска кода, предназначенный для создания маски каждого уровня кода структуры.
(рис 6.2) Окно для создания таблицы подстановки Переключатель и кнопка Формула в окне рис. 6.1 используются при создании вычисляемого поля. Нажатие этой кнопки открывает построитель выражений, изображенный на рис. 6.3. Формула состоит из операндов, знаков операций и стандартных функций. Операндами выступают поля базы данных, для вставки которых в выражение предназначена кнопка Поле. Знаки операций реализованы отдельными кнопками, нажатие на которые вставляет в формулу соответствующий знак. Для вставки стандартных функций используется кнопка Функция.
Формула может включать практически все поля базы данных проекта, а также настраиваемые поля. При нажатии кнопки Поле выпадает меню, включающее в себя допустимые для вставки поля, сгруппированные в несколько групп по типам значений:
(рис 6.3) Построитель выражений После выбора поля его имя заносится системой в формулу заключенным в квадратные скобки, как это продемонстрировано на рис. 6.3. Необходимо помнить, что при построении формулы для настраиваемого поля задач, кнопка Поля предлагает только перечень полей задач, а для настраиваемого поля ресурсов – только перечень полей ресурсов.
Вставка знака операции в формулу выполняется щелчком мыши по одной из кнопок операций:
– арифметическое сложение;
– арифметическое вычитание;
– арифметическое умножение;
– арифметическое деление;
– сцепление строк;
– остаток от деления одного целого числа на другое;
– целая часть числа, получившегося при делении одного целого числа на другое, без учета остатка;
– возведение в степень;
и
– скобки, позволяющие изменить порядок вычислений в формуле:
– сравнение на равенство;
– сравнение на неравенство;
– проверка на меньшее значение;
– проверка на большее значение (всего возможны шесть операций сравнения, четырем из которых соответствуют отдельные кнопки, а две создаются комбинацией кнопок: <= и >=);
– логическое "и" (конъюнкция);
– логическое "или" (дизъюнкция);
– логическое отрицание.Нажатие кнопки Функция приводит к появлению выпадающего меню встроенных функций. Более подробно с их описанием можно познакомиться при помощи справки Microsoft Project. Общим является порядок использования функций: каждая из них имеет набор параметров, которые, после вставки функции в формулу, необходимо заменить конкретным значением, ссылкой на имя поля или вызовом другой функции. Например, для вычисления косинуса выбираем соответствующую функцию Cos. Формула после ее вставки имеет вид: Cos ( число ). Надпись число указывает, что для вычисления косинуса нужен числовой аргумент. Предположим, что мы ранее определили числовое настраиваемое поле с именем Аргумент, значение которого и должно выступать в качестве аргумента этой функции. Заменим число ссылкой на это поле – формула приобретает окончательный вид: Cos( [Аргумент] ).
Вернемся к остальным параметрам окна настройки полей (рис. 6.1). Группа параметров Расчет для суммарных строк задач и групп позволяет задать правило вычисления поля для суммарной задачи (фазы). Этот параметр весьма важен, поскольку иногда требуется, чтобы показатель фазы вычислялся на основе входящих в нее задач. Возможны три варианта значений:
Для получения значения суммарной задачи путем сведения определены следующие способы вычислений:
Группа переключателей Расчет для строк назначений задает один из двух вариантов вывода настраиваемого поля в представлениях Использование задач и Использование ресурсов:
Группа переключателей Отображаемые значения позволяет настроить отображение поля либо в виде введенных значений, либо в виде графических индикаторов (значков разного цвета). Всего в системе предусмотрено 64 индикатора. Поэтому их использование имеет смысл для полей с ограниченным набором значений.
Существует два способа ввода значений в настраиваемое поле. Первый состоит в том, что в таблицу любого представления задач или ресурсов сначала вставляется это поле ( Вставка/Столбец ), а затем заполняется и редактируется. Второй заключается в редактировании поля отдельно для каждой задачи или ресурса. Для этого в окнах свойств задачи и ресурса имеется закладка Настраиваемые поля.
Параметрический анализ заключается в том, что имеется некоторый показатель, характеризующий задачу или ресурс, который требуется проанализировать менеджеру проекта. Для реализации параметрического анализа используется одно или несколько настраиваемых полей, при помощи которых вычисляется значение такого показателя. Далее столбец соответствующего настраиваемого поля помещается в таблицу представления задач или ресурсов и выполняется собственно анализ путем сравнения значений или выполнения операций фильтрации, группировки или сортировки данных.
Приведенная схема имеет слишком общий вид. Поэтому в качестве примера рассмотрим параметрический анализ длительностей задач.
Вопрос оценки длительности задачи имеет важное значение с точки зрения качества планирования проекта. При заниженной длительности исполнителям не хватит времени для ее успешного завершения, в результате фактическая длительность и затраты превысят плановые показатели. Это, в конечном счете, приведет к более позднему завершению проекта и увеличению его бюджета. Завышенная длительность приведет к недозагруженности ресурсов, их нерациональному использованию и неэффективной растрате бюджета.
Чтобы правильно оценить длительность задачи, менеджер должен обладать некоторым опытом в области планирования и управления релевантными проекту технологическими процессами. Однако, для некоторых задач существует способ ее оценки, опирающийся на некоторые показатели или характеристики этих задач. Например, длительность кладки стены зависит от количества кирпича (или площади стены), настила полов – от площади пола, ввода данных – от количества элементов данных и т.д. Для таких случаев и используется параметрический анализ длительности.
Основной его идеей является назначение задачам некоторого параметра, который назовем УсловныйОбъемРаботы. Кроме него для задачи вводится параметр НормативнаяДлительность, значение которого равно длительности выполнения одной единицы условного объема. Тогда оценку длительности задачи можно рассчитать как произведение условного объема на нормативную длительность.
Для реализации параметрического анализа нужно выполнить определенную последовательность действий.
(рис 6.5) Пример таблицы параметрический анализ Для каждой работы вводятся 3 оценки длительности, а реальная длительность вычисляется по формуле:
Длительность = (Весовой коэффициент оптимистической длительности * Значение оптимистической длительности + Весовой коэффициент ожидаемой длительности * Значение ожидаемой длительности + Весовой коэффициент пессимистической длительности * Значение пессимистической длительности)/6.
Для выполнения
(рис 6.6) Панель инструментов анализа по методу PERT Задание весовых коэффициентов – эта кнопка открывает окно для корректировки весовых коэффициентов оптимистической, ожидаемой и пессимистической длительностей. Их сумма должна равняться 6. По умолчанию они равны 1,4,1 соответственно.
Форма ввода доступна только в представлении задач и позволяет задать оценки длительности для выделенной в этом представлении задачи. Пример формы ввода приведен на рис. 6.7.
(рис 6.7) Форма ввода PERT Лист ввода изображен на рис. 6.8. Он предназначен для ввода оценок длительности всех задач проекта.
(рис 6.8) Лист ввода PERT Вычисление по методу PERT – нажатие этой кнопки запускает расчет длительностей задач по методу
Внимание! При
При выполнении вычислений рассчитываются 3 плана проекта:
Критический путь – это последовательность задач, определяющих дату завершения проекта. Если увеличить длительность задач, находящихся на критическом пути, то увеличится и длительность проекта в целом. Если же уменьшить длительность таких задач, то и длительность проекта также может уменьшиться (при этом критическими могут стать другие задачи).
К критическим задачам также относятся задачи, имеющие ограничения:
Для отображения критического пути следует либо воспользоваться представлением Диаграмма Ганта с отслеживанием (там он уже обозначен красным цветом), либо в представлении Диаграмма Ганта запустить мастер диаграмм Ганта ( Формат/Мастер диаграмм Ганта ). На втором шаге этого мастера выбрать переключатель Критический путь и нажать кнопку Готово, а затем Форматировать. После этого отрезки критических задач будут выделены красным цветом, что изображено на рис. 6.9.
Следующим этапом анализа является попытка уменьшить длительности критических задач при помощи следующих приемов:
(рис 6.9) Критический путь на диаграмме Ганта Стоимость проекта складывается из стоимости входящих в него задач по схеме, изображенной на рис. 6.10. Стоимость задачи определяется двумя составляющими: стоимостью всех ее назначений и фиксированной стоимостью.
Фиксированная стоимость задачи вводится в таблице Затраты представления Диаграмма Ганта (рис. 6.11) в столбце Фиксированные затраты: Вид/Диаграмма Ганта – Вид/Таблица/Затраты. Эта стоимость определяет затраты на задачу, которые не зависят от используемых ею ресурсов.
(рис 6.10) Составляющие стоимости проекта Стоимость назначения – это стоимость ресурса при выполнении данной задачи. Это может быть зарплата сотрудников, стоимость материалов, затрат и т.п. Для трудовых ресурсов эта величина складывается из оплаты за затраченное время по утвержденному рабочему графику (в соответствии со стандартной ставкой), оплаты за сверхурочные работы сверх графика, и стоимости использования, которая не зависит от времени работы.
Для материальных ресурсов используется только стандартная ставка, которая задает стоимость единицы материала, и стоимость использования, не зависящая от количества потребляемых задачей единиц.
Для затратных ресурсов стоимость назначения равна сумме введенных затрат.
Поскольку стоимость ресурсов вводится на этапе создания списка ресурсов (см.п.1.1), а стоимости назначений вычисляются в момент создания или корректировки назначений, на этапе анализа стоимости проекта требуется ввести только фиксированные стоимости задач и порядок их начисления (в начале задачи, пропорционально длительности, в конце). Таблица для их ввода изображена на рис. 6.11.
(рис 6.11) Таблица Затраты диаграммы Ганта Эта же таблица используется для анализа стоимости проекта. В ней отражены:
По умолчанию суммарная задача отсутствует в таблице. Для ее размещения нужно выполнить последовательность действий: Сервис/Параметры – включить флаг суммарную задачу проекта.
Для анализа стоимости назначений используется представление Использование задач, которое помимо перечисленных данных содержит стоимость каждого используемого ресурса для каждой задачи проекта.
Вариантами
Для анализа стоимости задач разного вида нужно выполнить следующую последовательность действий.
Пример данного вида анализа изображен на рис. 6.12. Здесь задачи разделены на три группы: отладка, программирование и работа с заказчиком. Из таблицы следует вывод, что наиболее затратными в проекте оказались работы по отладке программы, суммарная стоимость которых составила 115000р.
(рис 6.12) Анализ стоимости задач разного вида Для анализа стоимости ресурсов разного вида используется аналогичный метод.
Пример таблицы с выполнением данного вида анализа приведен на рис. 6.13. Здесь для
(рис 6.13) Анализ стоимости ресурсов разного вида Для анализа сверхурочных затрат необходимо.
(рис 6.14) Таблица для анализа сверхурочных затрат Риск – это возможность изменения плановых показателей проекта в худшую сторону в процессе его реализации по причинам, не зависящим от менеджера проекта. Примерами рисков могут быть болезнь или увольнение ценного сотрудника, задействованного в важных задачах, задержка поставки материалов, задержка финансирования и т.п.
К сожалению, величина и возможность возникновения риска не поддается формальному описанию. Поэтому анализ рисков при планировании проекта заключается в поиске наиболее "узких", с точки зрения опыта менеджера, мест в плане и корректировке плана с целью минимизации их количества.
В этом разделе мы опишем наиболее общие примеры рисков, которые далеко не полностью исчерпывают весь перечень рисков, но демонстрируют подходы к их анализу.
Риски проекта можно разделить на три основные группы:
К рискам в расписании относятся следующие виды рисков:
Задачи с предварительными длительностями встречаются в тех случаях, когда менеджер проекта по ошибке забыл ввести точную оценку длительности. Предварительная длительность отмечается знаком "?". Для всех новых задач система автоматически устанавливает предварительную длительность в 1 день: "1 день?". Менеджер сам может отметить длительность как предварительную, включив флаг Предв. оценка в окне свойств задачи (рис. 6.15).
(рис 6.15) Установка флага предварительной длительности Чтобы найти подобные задачи используется предопределенный фильтр Задачи с оценкой длительности.
Задачи со слишком короткой длительностью могут появиться в проекте по двум причинам. Во-первых, менеджер может переоценить возможности исполнителей или недооценить объем трудозатрат и сложность задачи. Такая ситуация возможна, если он принимает решение о продолжительности задачи без консультации с опытными исполнителями. Во-вторых, сами исполнители, не имеющие достаточного опыта работы, могут ошибиться в оценке.
Для выявления рискованных задач требуется принять решение о пороге риска, т.е. выработать значение длительности задачи, ниже которого она будет считаться рискованной.
Предположим, что рискованными считаются все задачи с длительностью меньше либо равной 2 дням, не являющиеся вехами. Для нахождения таких задач требуется определить фильтр Короткая задача, изображенный на рис. 6.16. Применение его в
(рис 6.16) Фильтр для поиска коротких задач Слишком длинные задачи с большим количеством ресурсов относятся к рискованным, поскольку наличие значительного количества исполнителей делает трудным процесс правильной оценки длительности. Для упрощения оценки подобную задачу целесообразно разбить на несколько и преобразовать в фазу: чем проще задача, тем легче ее оценить.
Для поиска рискованных задач в данном случае нам понадобится вычисляемое поле КоличествоРесурсов, созданное на основе поля Число2. Его значение вычисляется по формуле (рис. 6.17). Поскольку в системе нет средств подсчитать количество ресурсов задачи, в качестве такового формула использует длину текстового поля Названия ресурсов.
(рис 6.17) Формула для поля КоличествоРесурсов Далее в представлении диаграмма Ганта отобразим таблицу Ввод и добавим в нее столбец КоличествоРесурсов. Для просмотра ресурсов задачи отобразим форму ( Окно/Разделить ) и выберем форму Ресурсы и последователи из ее контекстного меню. Левая часть этой формы отображает перечень назначенных задаче ресурсов.
Отсортируем таблицу
(рис 6.18) Параметры сортировки Результат сортировки и окончательный вид представления изображен на рис. 6.19. К наиболее рискованным задачам могут быть отнесены Постановка задачи, Тестирование и исправление ошибок и Составление программной документации. Однако, первая и третья используют только один трудовой ресурс и несколько материальных и затратных. Поэтому их нельзя отнести к рискованным. В задаче же Тестирование и исправление ошибок задействованы все три работника проекта, в связи с чем ее отнести к рискованным можно.
(рис 6.19) Диаграмма Ганта после сортировки Задачи с календарными ограничениями представляют собой фактор риска в том случае, если установленные ограничения могут быть нарушены. Примером таких задач являются задачи с ограничением Окончание не позднее и задачи с установленными крайними сроками.
Для целей анализа создадим настраиваемые поля, вычисляемые по формулам в соответствии с табл.6.2.
| Имя поля | На базе поля | Формула |
|---|---|---|
| ЗапасДоОграничения | Число3 | [Дата ограничения]-[Окончание] |
| ЗапасДоКрайнегоСрока | Число4 | [Крайний срок]-[Окончание] |
| Запас | Число5 | IIf([ЗапасДоОграничения]< [ЗапасДоКрайнегоСрока]; [ЗапасДоОграничения]; [ЗапасДоКрайнегоСрока]) |
Создать фильтр ОграниченияПоВремени, при помощи которого отображаются только задачи с ограничением Окончание не позднее или с ненулевым значением крайнего срока. Окно создания фильтра изображено на рис. 6.20. В таблицу Ввод
(рис 6.21) Фильтр ОграниченияПоВремени (рис 6.20) Результат фильтрации таблицы К ресурсным рискам относятся следующие виды рисков:
Привлечение к работам неопытных сотрудников чревато тем, что недостаток опыта может сказаться на скорости выполнения задачи. Неопытному сотруднику требуется больше времени, чтобы войти в курс дела. Особенно рискованной является ситуация, когда такой сотрудник сам выполняет задачу, без помощи более опытных коллег.
Для целей анализа данного вида риска настроим поле Флаг1 и переименуем его в ОпытныйСотрудник. Создадим свое представление с именем АнализРисков (Вид/Другие представления/Создать/Комбинирован-ное представление). Окно настройки представления изображено на рис. 6.22. Представление будет совмещать в себе Лист ресурсов в верхней части и Использование задач в нижней.
Откроем созданное представление, в верхней части добавим столбец ОпытныйСотрудник, установим фильтр, отображающий только трудовые ресурсы и для них заполним значениями этот столбец. Выбрав неопытного сотрудника, в нижней таблице представления анализируем все назначенные задачи (рис. 6.23).
(рис 6.23) Окно настройки представления (рис 6.22) Анализ риска использования неопытных сотрудников Анализ показывает, что задачи Разработка структуры базы данных и Заполнение базы данных являются рискованными, поскольку их выполняет только неопытный сотрудник Программист1.
Трудовые ресурсы с большим объемом трудозатрат также представляют определенный фактор риска. Если некоторый работник участвует в большом количестве задач, особенно критических, и несет повышенную ответственность в проекте, то его непредвиденная недоступность (болезнь, увольнение) может нанести значительный ущерб проекту на этапе выполнения.
Для анализа риска используем представление АнализРисков, созданное в предыдущем случае. В верхней его части в Лист ресурсов добавим столбец Трудозатраты и назначим фильтр, отображающий только трудовые ресурсы. Отсортируем таблицу по убыванию трудозатрат. В нижней части представления выберем
(рис 6.24) Анализ использования сотрудников с большими трудозатратами Ресурсы со сверхурочной работой создают риск невыполнения плановых показателей по причине усталости и меньшей производительности труда. Для анализа риска следует воспользоваться представлением АнализРисков, добавить в Лист ресурсов столбец Сверхурочные трудозатраты и отсортировать сотрудников по их убыванию.
Для уменьшения рисков существуют следующие подходы:
Целью занятия является получение навыков анализа проекта, выполнения параметрического и
Форма занятия – лабораторная работа с использованием компьютера.
Продолжительность – шесть академических часов.
Создание настраиваемого поля
В открывшейся таблице заполнить 2 строки:
a) равно – Да – Зеленый индикатор;
b) равно – Нет – Красный индикатор (см.рис. 6.25).
(рис 6.25) Окно настройки графических индикаторов Заполнение настраиваемого поля
Параметрический анализ длительностей задач
(рис 6.26) Результат параметрического анализа длительности задач PERT-анализ длительностей задач
| Задача | Оптим.длит. | Ожид.длит. | Пессим.длит. |
|---|---|---|---|
| Постановка задачи | 7 | 10 | 13 |
| Разработка интерфейса | 5 | 5 | 5 |
| Разработка модулей обработки данных | 6 | 7 | 10 |
| Разработка структуры базы данных | 4 | 5 | 8 |
| Заполнение базы данных | 5 | 7 | 10 |
| Отладка программного комплекса | 5 | 6 | 7 |
| Тестирование и исправление ошибок | 7 | 10 | 14 |
| Составление программной документации | 5 | 5 | 5 |
Анализ критического пути
Анализ стоимости проекта
Анализ стоимости задач разного вида
(рис 6.27) Анализ стоимости по группам задач Анализ стоимости ресурсов разного вида
(рис 6.28) Результат анализа стоимости ресурсов разного вида Анализ сверхурочных затрат
Анализ рисков задач с предварительными длительностями
Анализ рисков задач со слишком короткой длительностью
Анализ рисков слишком длинных задач с большим количеством ресурсов
Создадим числовое вычисляемое поле:
a. Сервис/Настройка/Поля.
b. В открывшемся окне настраиваемых полей выберем: тип – число, поле – задача.
c. Выбрать число2, кнопка Переименовать.
d. В окне переименования ввести КоличествоРесурсов – Ok.
e. Нажать кнопку Формула – откроется построитель формул.
f. Нажать кнопку Функция и из категории Текст выбрать Len(строка) – эта функция впишется в поле формулы.
g. Выделить надпись строка и нажать кнопку Поле.
h. Из категории Текст выбрать Названия ресурсов – формула примет вид Len([Названия ресурсов]).
i. Нажать Ok и закрыть окно настройки полей.
Перейти в представление Диаграмма Ганта и настроить его соответствующим образом для целей анализа.
j. Отобразить таблицу ввода – Вид/Таблица/Ввод.
k. Добавить в таблицу столбец КоличествоРесурсов: щелчок правой кнопкой мыши по столбцу Длительность ; Имя поля – КоличествоРесурсов – Ok.
l. Окно/Разделить – в нижней части представления будет отображаться форма.
m. Щелчок правой кнопкой мыши по форме, из контекстного меню выбрать тип формы Ресурсы и последователи.
n. Теперь при выборе задачи в
Отсортируем таблицу
o. Проект/Сортировка/Сортировать по.
p. Сортировать по – Длительность (по убыванию), Затем по – Количество ресурсов (рис. 6.18)
q. Снять флажок Сохранить структуру.
r. Кнопка Сортировать
(рис 6.29) Представление для анализа Анализ рисков задач с календарными ограничениями
Создать фильтр для задач с ограничением Окончание не позднее или с ненулевым значением крайнего срока.
a. Проект/Фильтр/Другие фильтры/Создать.
b. Заполнить окно определения фильтра в соответствии с рис. 6.20.
c. Нажать Ok.
Для ранее созданных проектов Строительство дома, Внедрение бухгалтерской системы, Ремонт квартиры выполнить следующие виды анализа.
Настраиваемое поле – это зарезервированное поле базы данных проекта, которое изначально не содержит никаких значений. Такое поле используется для того, чтобы пользователь сам мог разместить в нем необходимое значение или формулу расчета значения, затем поместить это поле в какую-либо таблицу с целью его просмотра или выполнения операций фильтрации или группировки данных.
В Microsoft Project имеются две непересекающиеся группы настраиваемых полей:
Состав типов, количество полей и характеристика размещаемых в них данных для каждой группы полей совпадают и приведены в табл. 6.1.
| Тип поля | Количество полей | Характеристика данных |
|---|---|---|
| Дата | 10 | Даты |
| Длительность | 10 | Длительность или трудозатраты |
| Затраты | 10 | Данные о стоимости задач или ресурсов |
| Код структуры | 10 | Код структуры из заданного перечня кодов |
| Начало | 10 | Даты начала или другие даты |
| Окончание | 10 | Даты окончания или другие даты |
| Текст | 30 | Текстовые данные |
| Флаг | 20 | Значения Да или Нет |
| Число | 20 | Числа |
Таким образом, в системе предусмотрено 130 полей задач и 130 полей ресурсов. При этом каждое поле задач содержит индивидуальные значения для всех задач проекта, а каждое поле ресурса – для всех определенных на проекте ресурсов.
Создание настраиваемого поля выполняется в окне Настраиваемые поля, изображенном на рис. 6.1 и открываемом выбором пункта меню Сервис/Настройка/Поля.
Переключатели Задач и Ресурсов задают группу полей, с которой мы будем работать. Выпадающий список Тип позволяет выбрать тип поля согласно табл. 6.1 и отобразить полный перечень список полей этого типа (на рис. 6.1 изображен список полей типа Текст ). Кнопка Переименовать позволяет задать имя поля, а Удалить – удаляет поле. При удалении восстанавливается первоначальное имя поля и теряются все ранее введенные в него значения. Кнопка Импорт поля позволяет импортировать его описание из другого проекта.
(рис 6.1) Окно настройки полей Переключатель и кнопка Подстановка используются для создания полей, которые могут принимать значения из заранее определенного списка подстановки. При нажатии этой кнопки открывается окно Изменение таблицы подстановки, изображенное на рис. 6.2.
Элементы списка подстановки вводятся в столбец и, которые перемещают выделенное значение соответственно на одну строку вверх или вниз. Столбец Описание хранит комментарии и разнообразную вспомогательную информацию для значений подстановки.
Один из элементов таблицы может быть использован как значение по умолчанию, которое будет автоматически присвоено настраиваемому полю при создании новой задачи проекта (при этом умолчание не действует на ранее созданные задачи). Чтобы назначить значение по умолчанию необходимо выделить его в таблице и нажать кнопку Задать значение по умолчанию, которое после этого выделяется синим цветом.
Для списка подстановки поля типа Код структуры, окно на рис. 6.2 имеет дополнительный необязательный раздел Маска кода, предназначенный для создания маски каждого уровня кода структуры.
(рис 6.2) Окно для создания таблицы подстановки Переключатель и кнопка Формула в окне рис. 6.1 используются при создании вычисляемого поля. Нажатие этой кнопки открывает построитель выражений, изображенный на рис. 6.3. Формула состоит из операндов, знаков операций и стандартных функций. Операндами выступают поля базы данных, для вставки которых в выражение предназначена кнопка Поле. Знаки операций реализованы отдельными кнопками, нажатие на которые вставляет в формулу соответствующий знак. Для вставки стандартных функций используется кнопка Функция.
Формула может включать практически все поля базы данных проекта, а также настраиваемые поля. При нажатии кнопки Поле выпадает меню, включающее в себя допустимые для вставки поля, сгруппированные в несколько групп по типам значений:
(рис 6.3) Построитель выражений После выбора поля его имя заносится системой в формулу заключенным в квадратные скобки, как это продемонстрировано на рис. 6.3. Необходимо помнить, что при построении формулы для настраиваемого поля задач, кнопка Поля предлагает только перечень полей задач, а для настраиваемого поля ресурсов – только перечень полей ресурсов.
Вставка знака операции в формулу выполняется щелчком мыши по одной из кнопок операций:
– арифметическое сложение;– арифметическое вычитание;– арифметическое умножение;– арифметическое деление;– сцепление строк;– остаток от деления одного целого числа на другое;– целая часть числа, получившегося при делении одного целого числа на другое, без учета остатка;– возведение в степень;и– скобки, позволяющие изменить порядок вычислений в формуле:– сравнение на равенство;– сравнение на неравенство;– проверка на меньшее значение;– проверка на большее значение (всего возможны шесть операций сравнения, четырем из которых соответствуют отдельные кнопки, а две создаются комбинацией кнопок: <= и >=);– логическое "и" (конъюнкция);– логическое "или" (дизъюнкция);– логическое отрицание.Нажатие кнопки Функция приводит к появлению выпадающего меню встроенных функций. Более подробно с их описанием можно познакомиться при помощи справки Microsoft Project. Общим является порядок использования функций: каждая из них имеет набор параметров, которые, после вставки функции в формулу, необходимо заменить конкретным значением, ссылкой на имя поля или вызовом другой функции. Например, для вычисления косинуса выбираем соответствующую функцию Cos. Формула после ее вставки имеет вид: Cos ( число ). Надпись число указывает, что для вычисления косинуса нужен числовой аргумент. Предположим, что мы ранее определили числовое настраиваемое поле с именем Аргумент, значение которого и должно выступать в качестве аргумента этой функции. Заменим число ссылкой на это поле – формула приобретает окончательный вид: Cos( [Аргумент] ).
Вернемся к остальным параметрам окна настройки полей (рис. 6.1). Группа параметров Расчет для суммарных строк задач и групп позволяет задать правило вычисления поля для суммарной задачи (фазы). Этот параметр весьма важен, поскольку иногда требуется, чтобы показатель фазы вычислялся на основе входящих в нее задач. Возможны три варианта значений:
Для получения значения суммарной задачи путем сведения определены следующие способы вычислений:
Группа переключателей Расчет для строк назначений задает один из двух вариантов вывода настраиваемого поля в представлениях Использование задач и Использование ресурсов:
Группа переключателей Отображаемые значения позволяет настроить отображение поля либо в виде введенных значений, либо в виде графических индикаторов (значков разного цвета). Всего в системе предусмотрено 64 индикатора. Поэтому их использование имеет смысл для полей с ограниченным набором значений.
Существует два способа ввода значений в настраиваемое поле. Первый состоит в том, что в таблицу любого представления задач или ресурсов сначала вставляется это поле ( Вставка/Столбец ), а затем заполняется и редактируется. Второй заключается в редактировании поля отдельно для каждой задачи или ресурса. Для этого в окнах свойств задачи и ресурса имеется закладка Настраиваемые поля.
Параметрический анализ заключается в том, что имеется некоторый показатель, характеризующий задачу или ресурс, который требуется проанализировать менеджеру проекта. Для реализации параметрического анализа используется одно или несколько настраиваемых полей, при помощи которых вычисляется значение такого показателя. Далее столбец соответствующего настраиваемого поля помещается в таблицу представления задач или ресурсов и выполняется собственно анализ путем сравнения значений или выполнения операций фильтрации, группировки или сортировки данных.
Приведенная схема имеет слишком общий вид. Поэтому в качестве примера рассмотрим параметрический анализ длительностей задач.
Вопрос оценки длительности задачи имеет важное значение с точки зрения качества планирования проекта. При заниженной длительности исполнителям не хватит времени для ее успешного завершения, в результате фактическая длительность и затраты превысят плановые показатели. Это, в конечном счете, приведет к более позднему завершению проекта и увеличению его бюджета. Завышенная длительность приведет к недозагруженности ресурсов, их нерациональному использованию и неэффективной растрате бюджета.
Чтобы правильно оценить длительность задачи, менеджер должен обладать некоторым опытом в области планирования и управления релевантными проекту технологическими процессами. Однако, для некоторых задач существует способ ее оценки, опирающийся на некоторые показатели или характеристики этих задач. Например, длительность кладки стены зависит от количества кирпича (или площади стены), настила полов – от площади пола, ввода данных – от количества элементов данных и т.д. Для таких случаев и используется параметрический анализ длительности.
Основной его идеей является назначение задачам некоторого параметра, который назовем УсловныйОбъемРаботы. Кроме него для задачи вводится параметр НормативнаяДлительность, значение которого равно длительности выполнения одной единицы условного объема. Тогда оценку длительности задачи можно рассчитать как произведение условного объема на нормативную длительность.
Для реализации параметрического анализа нужно выполнить определенную последовательность действий.
(рис 6.5) Пример таблицы параметрический анализ Для каждой работы вводятся 3 оценки длительности, а реальная длительность вычисляется по формуле:
Длительность = (Весовой коэффициент оптимистической длительности * Значение оптимистической длительности + Весовой коэффициент ожидаемой длительности * Значение ожидаемой длительности + Весовой коэффициент пессимистической длительности * Значение пессимистической длительности)/6.
Для выполнения
(рис 6.6) Панель инструментов анализа по методу PERT Задание весовых коэффициентов – эта кнопка открывает окно для корректировки весовых коэффициентов оптимистической, ожидаемой и пессимистической длительностей. Их сумма должна равняться 6. По умолчанию они равны 1,4,1 соответственно.
Форма ввода доступна только в представлении задач и позволяет задать оценки длительности для выделенной в этом представлении задачи. Пример формы ввода приведен на рис. 6.7.
(рис 6.7) Форма ввода PERT Лист ввода изображен на рис. 6.8. Он предназначен для ввода оценок длительности всех задач проекта.
(рис 6.8) Лист ввода PERT Вычисление по методу PERT – нажатие этой кнопки запускает расчет длительностей задач по методу
Внимание! При
При выполнении вычислений рассчитываются 3 плана проекта:
Критический путь – это последовательность задач, определяющих дату завершения проекта. Если увеличить длительность задач, находящихся на критическом пути, то увеличится и длительность проекта в целом. Если же уменьшить длительность таких задач, то и длительность проекта также может уменьшиться (при этом критическими могут стать другие задачи).
К критическим задачам также относятся задачи, имеющие ограничения:
Для отображения критического пути следует либо воспользоваться представлением Диаграмма Ганта с отслеживанием (там он уже обозначен красным цветом), либо в представлении Диаграмма Ганта запустить мастер диаграмм Ганта ( Формат/Мастер диаграмм Ганта ). На втором шаге этого мастера выбрать переключатель Критический путь и нажать кнопку Готово, а затем Форматировать. После этого отрезки критических задач будут выделены красным цветом, что изображено на рис. 6.9.
Следующим этапом анализа является попытка уменьшить длительности критических задач при помощи следующих приемов:
(рис 6.9) Критический путь на диаграмме Ганта Стоимость проекта складывается из стоимости входящих в него задач по схеме, изображенной на рис. 6.10. Стоимость задачи определяется двумя составляющими: стоимостью всех ее назначений и фиксированной стоимостью.
Фиксированная стоимость задачи вводится в таблице Затраты представления Диаграмма Ганта (рис. 6.11) в столбце Фиксированные затраты: Вид/Диаграмма Ганта – Вид/Таблица/Затраты. Эта стоимость определяет затраты на задачу, которые не зависят от используемых ею ресурсов.
(рис 6.10) Составляющие стоимости проекта Стоимость назначения – это стоимость ресурса при выполнении данной задачи. Это может быть зарплата сотрудников, стоимость материалов, затрат и т.п. Для трудовых ресурсов эта величина складывается из оплаты за затраченное время по утвержденному рабочему графику (в соответствии со стандартной ставкой), оплаты за сверхурочные работы сверх графика, и стоимости использования, которая не зависит от времени работы.
Для материальных ресурсов используется только стандартная ставка, которая задает стоимость единицы материала, и стоимость использования, не зависящая от количества потребляемых задачей единиц.
Для затратных ресурсов стоимость назначения равна сумме введенных затрат.
Поскольку стоимость ресурсов вводится на этапе создания списка ресурсов (см.п.1.1), а стоимости назначений вычисляются в момент создания или корректировки назначений, на этапе анализа стоимости проекта требуется ввести только фиксированные стоимости задач и порядок их начисления (в начале задачи, пропорционально длительности, в конце). Таблица для их ввода изображена на рис. 6.11.
(рис 6.11) Таблица Затраты диаграммы Ганта Эта же таблица используется для анализа стоимости проекта. В ней отражены:
По умолчанию суммарная задача отсутствует в таблице. Для ее размещения нужно выполнить последовательность действий: Сервис/Параметры – включить флаг суммарную задачу проекта.
Для анализа стоимости назначений используется представление Использование задач, которое помимо перечисленных данных содержит стоимость каждого используемого ресурса для каждой задачи проекта.
Вариантами
Для анализа стоимости задач разного вида нужно выполнить следующую последовательность действий.
Пример данного вида анализа изображен на рис. 6.12. Здесь задачи разделены на три группы: отладка, программирование и работа с заказчиком. Из таблицы следует вывод, что наиболее затратными в проекте оказались работы по отладке программы, суммарная стоимость которых составила 115000р.
(рис 6.12) Анализ стоимости задач разного вида Для анализа стоимости ресурсов разного вида используется аналогичный метод.
Пример таблицы с выполнением данного вида анализа приведен на рис. 6.13. Здесь для
(рис 6.13) Анализ стоимости ресурсов разного вида Для анализа сверхурочных затрат необходимо.
(рис 6.14) Таблица для анализа сверхурочных затрат Риск – это возможность изменения плановых показателей проекта в худшую сторону в процессе его реализации по причинам, не зависящим от менеджера проекта. Примерами рисков могут быть болезнь или увольнение ценного сотрудника, задействованного в важных задачах, задержка поставки материалов, задержка финансирования и т.п.
К сожалению, величина и возможность возникновения риска не поддается формальному описанию. Поэтому анализ рисков при планировании проекта заключается в поиске наиболее "узких", с точки зрения опыта менеджера, мест в плане и корректировке плана с целью минимизации их количества.
В этом разделе мы опишем наиболее общие примеры рисков, которые далеко не полностью исчерпывают весь перечень рисков, но демонстрируют подходы к их анализу.
Риски проекта можно разделить на три основные группы:
К рискам в расписании относятся следующие виды рисков:
Задачи с предварительными длительностями встречаются в тех случаях, когда менеджер проекта по ошибке забыл ввести точную оценку длительности. Предварительная длительность отмечается знаком "?". Для всех новых задач система автоматически устанавливает предварительную длительность в 1 день: "1 день?". Менеджер сам может отметить длительность как предварительную, включив флаг Предв. оценка в окне свойств задачи (рис. 6.15).
(рис 6.15) Установка флага предварительной длительности Чтобы найти подобные задачи используется предопределенный фильтр Задачи с оценкой длительности.
Задачи со слишком короткой длительностью могут появиться в проекте по двум причинам. Во-первых, менеджер может переоценить возможности исполнителей или недооценить объем трудозатрат и сложность задачи. Такая ситуация возможна, если он принимает решение о продолжительности задачи без консультации с опытными исполнителями. Во-вторых, сами исполнители, не имеющие достаточного опыта работы, могут ошибиться в оценке.
Для выявления рискованных задач требуется принять решение о пороге риска, т.е. выработать значение длительности задачи, ниже которого она будет считаться рискованной.
Предположим, что рискованными считаются все задачи с длительностью меньше либо равной 2 дням, не являющиеся вехами. Для нахождения таких задач требуется определить фильтр Короткая задача, изображенный на рис. 6.16. Применение его в
(рис 6.16) Фильтр для поиска коротких задач Слишком длинные задачи с большим количеством ресурсов относятся к рискованным, поскольку наличие значительного количества исполнителей делает трудным процесс правильной оценки длительности. Для упрощения оценки подобную задачу целесообразно разбить на несколько и преобразовать в фазу: чем проще задача, тем легче ее оценить.
Для поиска рискованных задач в данном случае нам понадобится вычисляемое поле КоличествоРесурсов, созданное на основе поля Число2. Его значение вычисляется по формуле (рис. 6.17). Поскольку в системе нет средств подсчитать количество ресурсов задачи, в качестве такового формула использует длину текстового поля Названия ресурсов.
(рис 6.17) Формула для поля КоличествоРесурсов Далее в представлении диаграмма Ганта отобразим таблицу Ввод и добавим в нее столбец КоличествоРесурсов. Для просмотра ресурсов задачи отобразим форму ( Окно/Разделить ) и выберем форму Ресурсы и последователи из ее контекстного меню. Левая часть этой формы отображает перечень назначенных задаче ресурсов.
Отсортируем таблицу
(рис 6.18) Параметры сортировки Результат сортировки и окончательный вид представления изображен на рис. 6.19. К наиболее рискованным задачам могут быть отнесены Постановка задачи, Тестирование и исправление ошибок и Составление программной документации. Однако, первая и третья используют только один трудовой ресурс и несколько материальных и затратных. Поэтому их нельзя отнести к рискованным. В задаче же Тестирование и исправление ошибок задействованы все три работника проекта, в связи с чем ее отнести к рискованным можно.
(рис 6.19) Диаграмма Ганта после сортировки Задачи с календарными ограничениями представляют собой фактор риска в том случае, если установленные ограничения могут быть нарушены. Примером таких задач являются задачи с ограничением Окончание не позднее и задачи с установленными крайними сроками.
Для целей анализа создадим настраиваемые поля, вычисляемые по формулам в соответствии с табл.6.2.
| Имя поля | На базе поля | Формула |
|---|---|---|
| ЗапасДоОграничения | Число3 | [Дата ограничения]-[Окончание] |
| ЗапасДоКрайнегоСрока | Число4 | [Крайний срок]-[Окончание] |
| Запас | Число5 | IIf([ЗапасДоОграничения]< [ЗапасДоКрайнегоСрока]; [ЗапасДоОграничения]; [ЗапасДоКрайнегоСрока]) |
Создать фильтр ОграниченияПоВремени, при помощи которого отображаются только задачи с ограничением Окончание не позднее или с ненулевым значением крайнего срока. Окно создания фильтра изображено на рис. 6.20. В таблицу Ввод
(рис 6.21) Фильтр ОграниченияПоВремени (рис 6.20) Результат фильтрации таблицы К ресурсным рискам относятся следующие виды рисков:
Привлечение к работам неопытных сотрудников чревато тем, что недостаток опыта может сказаться на скорости выполнения задачи. Неопытному сотруднику требуется больше времени, чтобы войти в курс дела. Особенно рискованной является ситуация, когда такой сотрудник сам выполняет задачу, без помощи более опытных коллег.
Для целей анализа данного вида риска настроим поле Флаг1 и переименуем его в ОпытныйСотрудник. Создадим свое представление с именем АнализРисков (Вид/Другие представления/Создать/Комбинирован-ное представление). Окно настройки представления изображено на рис. 6.22. Представление будет совмещать в себе Лист ресурсов в верхней части и Использование задач в нижней.
Откроем созданное представление, в верхней части добавим столбец ОпытныйСотрудник, установим фильтр, отображающий только трудовые ресурсы и для них заполним значениями этот столбец. Выбрав неопытного сотрудника, в нижней таблице представления анализируем все назначенные задачи (рис. 6.23).
(рис 6.23) Окно настройки представления (рис 6.22) Анализ риска использования неопытных сотрудников Анализ показывает, что задачи Разработка структуры базы данных и Заполнение базы данных являются рискованными, поскольку их выполняет только неопытный сотрудник Программист1.
Трудовые ресурсы с большим объемом трудозатрат также представляют определенный фактор риска. Если некоторый работник участвует в большом количестве задач, особенно критических, и несет повышенную ответственность в проекте, то его непредвиденная недоступность (болезнь, увольнение) может нанести значительный ущерб проекту на этапе выполнения.
Для анализа риска используем представление АнализРисков, созданное в предыдущем случае. В верхней его части в Лист ресурсов добавим столбец Трудозатраты и назначим фильтр, отображающий только трудовые ресурсы. Отсортируем таблицу по убыванию трудозатрат. В нижней части представления выберем
(рис 6.24) Анализ использования сотрудников с большими трудозатратами Ресурсы со сверхурочной работой создают риск невыполнения плановых показателей по причине усталости и меньшей производительности труда. Для анализа риска следует воспользоваться представлением АнализРисков, добавить в Лист ресурсов столбец Сверхурочные трудозатраты и отсортировать сотрудников по их убыванию.
Для уменьшения рисков существуют следующие подходы:
Целью занятия является получение навыков анализа проекта, выполнения параметрического и
Форма занятия – лабораторная работа с использованием компьютера.
Продолжительность – шесть академических часов.
Создание настраиваемого поля
В открывшейся таблице заполнить 2 строки:
a) равно – Да – Зеленый индикатор;
b) равно – Нет – Красный индикатор (см.рис. 6.25).
(рис 6.25) Окно настройки графических индикаторов Заполнение настраиваемого поля
Параметрический анализ длительностей задач
(рис 6.26) Результат параметрического анализа длительности задач PERT-анализ длительностей задач
| Задача | Оптим.длит. | Ожид.длит. | Пессим.длит. |
|---|---|---|---|
| Постановка задачи | 7 | 10 | 13 |
| Разработка интерфейса | 5 | 5 | 5 |
| Разработка модулей обработки данных | 6 | 7 | 10 |
| Разработка структуры базы данных | 4 | 5 | 8 |
| Заполнение базы данных | 5 | 7 | 10 |
| Отладка программного комплекса | 5 | 6 | 7 |
| Тестирование и исправление ошибок | 7 | 10 | 14 |
| Составление программной документации | 5 | 5 | 5 |
Анализ критического пути
Анализ стоимости проекта
Анализ стоимости задач разного вида
(рис 6.27) Анализ стоимости по группам задач Анализ стоимости ресурсов разного вида
(рис 6.28) Результат анализа стоимости ресурсов разного вида Анализ сверхурочных затрат
Анализ рисков задач с предварительными длительностями
Анализ рисков задач со слишком короткой длительностью
Анализ рисков слишком длинных задач с большим количеством ресурсов
Создадим числовое вычисляемое поле:
a. Сервис/Настройка/Поля.
b. В открывшемся окне настраиваемых полей выберем: тип – число, поле – задача.
c. Выбрать число2, кнопка Переименовать.
d. В окне переименования ввести КоличествоРесурсов – Ok.
e. Нажать кнопку Формула – откроется построитель формул.
f. Нажать кнопку Функция и из категории Текст выбрать Len(строка) – эта функция впишется в поле формулы.
g. Выделить надпись строка и нажать кнопку Поле.
h. Из категории Текст выбрать Названия ресурсов – формула примет вид Len([Названия ресурсов]).
i. Нажать Ok и закрыть окно настройки полей.
Перейти в представление Диаграмма Ганта и настроить его соответствующим образом для целей анализа.
j. Отобразить таблицу ввода – Вид/Таблица/Ввод.
k. Добавить в таблицу столбец КоличествоРесурсов: щелчок правой кнопкой мыши по столбцу Длительность ; Имя поля – КоличествоРесурсов – Ok.
l. Окно/Разделить – в нижней части представления будет отображаться форма.
m. Щелчок правой кнопкой мыши по форме, из контекстного меню выбрать тип формы Ресурсы и последователи.
n. Теперь при выборе задачи в
Отсортируем таблицу
o. Проект/Сортировка/Сортировать по.
p. Сортировать по – Длительность (по убыванию), Затем по – Количество ресурсов (рис. 6.18)
q. Снять флажок Сохранить структуру.
r. Кнопка Сортировать
(рис 6.29) Представление для анализа Анализ рисков задач с календарными ограничениями
Создать фильтр для задач с ограничением Окончание не позднее или с ненулевым значением крайнего срока.
a. Проект/Фильтр/Другие фильтры/Создать.
b. Заполнить окно определения фильтра в соответствии с рис. 6.20.
c. Нажать Ok.
Для ранее созданных проектов Строительство дома, Внедрение бухгалтерской системы, Ремонт квартиры выполнить следующие виды анализа.
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.