Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета

Разбить на страницы

Показывать лекцию целиком

Бухгалтерский учет является центральным компонентом системы управления любым объектом. В общем объеме экономической информации данные бухгалтерского учета любой организации составляют более 50%. Бухгалтерская информация используется различными категориями персонала предприятия для принятия управленческих решений - менеджерами, экономистами, финансистами, организаторами производства и т. п. Бухгалтерская информация в виде отчетов - Бухгалтерский баланс, приложения к бухгалтерскому анализу: необходима также внешним пользователям - сторонним организациям и предприятиям, налоговым органам, органам власти, инвесторам и т. п. От бухгалтерской информации зависят многие управленческие решения, и информационная система (ИС) бухгалтерского учета оказывает наиболее существенное влияние на эффективность автоматизации управления.

11.1. Сущность и принципы ведения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет представляет собой "упорядоченную систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета".

Данное определение раскрывает:

сферу учета - экономическая деятельность хозяйствующего субъекта, бухгалтерский учет ограничены рамками внутренних хозяйственных процессов;

объекты учета - имущество, собственный капитал, обязательства, задолженности со стороны других организаций, хозяйственные операции;

самостоятельное значение бухгалтерского учета по отношению к статистическому и оперативному учету;

основные этапы учетного процесса: наблюдение, измерение, регистрация, хранение, обработка, передача данных;

формат представления информации - денежный, натурально-вещественный;

методы учета - сплошной (учитываются все хозяйственные операции), непрерывный (учет ведется с момента регистрации организации и до ее реорганизации или ликвидации в соответствии с законодательством Российской Федерации), документальный (учет на основе документов).

Спецификой бухгалтерского учета является его обязательность для всех юридических лиц на территории страны (для обществ и граждан, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязательно ведение учета доходов и расходов и составление отчетности - налоговой декларации).

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

Создание информационной системы бухгалтерского учета для формирования полной, достоверной, своевременной и актуальной информации о различных сторонах хозяйственной деятельности организации, необходимой для подготовки управленческих решений, а также выдача регламентированных форм отчетности для внешних пользователей.

Контроль за законностью и целесообразностью осуществления хозяйственных операций - внутренний аудит.

Выявление резервов повышения эффективности деятельности организации.

ИС бухгалтерского учета должна удовлетворять следующим требованиям:

правильная методическая основа построения планируемых (прогнозных) и учетных показателей;

охват учетом всех хозяйственных процессов и операций;

достоверность, полнота, точность учетных данных, оперативность выполнения учетных операций;

эффективность организации бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет взаимосвязан практически со всеми функциональными подсистемами. При формировании планов деятельности организации используются учетные данные прошлых периодов для анализа и подготовки новых плановых заданий, процесс планирования предполагает разработку показателей, которые предусмотрены в бухгалтерском учете. Бухгалтерский учет тесно связан с функцией контроля - внутреннего аудита, в результате проведения которого можно выявить отклонения от плановых показателей, установленных лимитов и нормативов расхода ресурсов, других регламентов ведения хозяйственной деятельности. Именно благодаря аудиту в совокупности с высококачественным бухгалтерским учетом обеспечивается контроль сохранности имущества, выполнение норм хозяйственного и трудового права. На основе бухгалтерской информации выполняется глубокий экономический анализ, который является основой для корректировки управленческих решений, реализуется функция регулирования хозяйственной деятельности.

Основными принципами ведения бухгалтерского учета являются:

Принятие учетной политики, действие которой ограничено, как минимум, одним календарным годом.

Использование двойной записи для бухгалтерских проводок, обеспечивающей отражение хозяйственной операции по дебетовому и кредитовому счетам.

Для хозяйственных операций введение стоимостной оценки в валюте Российской Федерации.

Осторожность, существенность и доброкачественность учетной информации.

Отражение в бухгалтерском учете только собственного имущества, обязательств и хозяйственных операций с использованием метода "исторической" оценки (на дату совершения операции).

Обязательность периодической инвентаризации имущества и финансовых обязательств с отражением результатов в учете.

Документальный учет хозяйственных операций в момент их возникновения, наличие документов-оснований.

Отражение хозяйственных операций в отчетности тех периодов, к которым они относятся.

Тождественность данных аналитического учета оборотам и остаткам для счетов синтетического учета на 1-е число каждого месяца.

Западная система бухгалтерского учета определяется как ИС для измерения и обработки финансовой информации о хозяйствующем субъекте, принято различать: финансовый учет - учетная информация для внутреннего и внешнего использования; управленческий учет - учетная информация, необходимая для управления в пределах фирмы (различия см. в табл. 11.1-1).

Различия бухгалтерского и управленческого учетов
Признак	Финансовый учет	Управленческий учет
Потребители	Сторонние пользователи	Внутри фирменные пользователи
Система учета	Двойная запись (дебет-кредит бухгалтерских счетов)	Любая схема
Регламентация	Строгие правила	Отсутствует
Измерители	Денежные единицы измерения на момент совершения хозяйственной операции	Денежные единицы, натурально-вещественные единицы измерения
Группировка затрат	По элементам затрат	По статьям калькуляции
Основной объект учета	Организация (предприятие)	Структурное подразделение (центр затрат, место возникновения затрат, место возникновения прибыли)
Периодичность составления отчетности	Фиксированная	Произвольная
Обязательность ведения	Да	Нет

11.2. Учетная политика

ИС бухгалтерского учета в значительной степени зависит от выбранной учетной политики организации, которую можно определить как совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. В учетной политике организации определяется:

Рабочий план счетов бухгалтерского учета (организации самостоятельно разрабатывают рабочие планы на основе утвержденного в централизованном порядке плана счетов бухгалтерского учета).

Форма и организация бухгалтерского учета - ручная, компьютерная форма учета, структура бухгалтерии, численность учетных работников.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации (количество, сроки) и методы их оценки.

Система внутрипроизводственного учета, отчетности, порядок контроля совершения хозяйственных операций.

Формы документов (внешней и внутренней бухгалтерской отчетности, первичных учетных документов). Правила документооборота для бухгалтерских документов.

Требования к методам и средствам обработки, качественным характеристикам учетной информации для документов и участков бухгалтерского учета и др.

Счета бухгалтерского учета делятся на синтетические и аналитические. Синтетический счет обеспечивает обобщение учетных данных в стоимостном выражении. Детализация учета синтетического счета осуществляется с помощью синтетических субсчетов, которые могут быть организованы по иерархии.

Аналитический счет предназначен для детального учета объектов, в качестве которых выступают:

материал (товар) определенного вида;

основное средство или нематериальный актив;

контрагент (поставщик, покупатель, клиенты, заказчик, дебитор, кредитор); лицо;

структурное подразделение;

табельный номер работающего и др.

готовая продукция;

производственный или внешний заказ;

материально-ответственное и подотчетное

документ-основание;

статья или элемент затрат (издержек обращения).

В ИС бухгалтерского учета аналитическим счетам соответствуют справочники, картотеки, реестры документов, учетные регистры. Учет на аналитическом счете ведется в стоимостном или натуральном выражении.

Для одного синтетического счета (субсчета) может открываться несколько аналитических счетов. Например:

для счета 20 "Основное производство" аналитика ведется по структурным подразделениям, видам продукции, статьям производственных затрат;

для счета 10 "Материалы" аналитика ведется в разрезе номенклатурных номеров материалов, мест хранения (материально-ответственных лиц).

При формировании бухгалтерской проводки с этими счетами указываются соответствующие объекты аналитических счетов.

Например, отпуск материала в производство оформляется следующим образом (табл. 11.2-1):

Бухгалтерская проводка "Отпуск материала в производство"
Вид плана счетов	Дата	Дебет	Подразделение	Продукция	Статья затрат	Кредит	Материал	Место хранения	Кол-во	Документ
РП1	20.06.2005	20	Цех 1	Заказ 105	Материалы	10.1	Сталь 45хТ	Склад 10	10.5	121

Связь синтетических и аналитических счетов показана на рис. 11.2-1 Состав субсчетов не регламентирован, аналитический учет для каждого счета также специфичен.

(рис 11.2-1) Три учетных регистра БД - "Проводки"; "Операции"; "Документы"

На основании стандартного плана счетов бухгалтерского учета формируется рабочий план счетов, который рассматривается как набор счетов синтетического учета. Для одного и того же предприятия или организации можно одновременно вести учет по различным планам счетов, отличающихся как по составу счетов и субсчетов синтетического учета, так и по степени детализации аналитического учета, моделям налогообложения и т. п. Например, существует корпоративный план счетов и планы счетов структурных подразделений, находящихся на самостоятельном балансе, либо в организации ведется параллельный учет по российской и западной модели бухгалтерского учета и т. п.

Если коды счетов не обладают уникальным обозначением на всем множестве рабочих планов счетов, в бухгалтерской проводке должен быть указан идентификатор вида плана счетов.

Счета имеют наборы признаков: тип счета, тип сальдо балансового счета, структура кода счета, порядок закрытия счета, тип валюты и др.

Эти признаки влияют на характер обработки информации по бухгалтерским счетам:

В зависимости от участия в формировании баланса различают балансовые и забалансовые счета.

В зависимости от вида конечного сальдо по счету различают активные счета (кредитовое сальдо равно 0), пассивные счета (дебетовое сальдо равно 0), активно-пассивные счета (возможен любой тип сальдо либо оба вместе).

В зависимости от алгоритма закрытия счета в конце учетного периода различают накопительные счета - не закрываются, результативные счета - закрываются и др.

Признаки счета учитываются при:

формировании строк баланса (для каждой строки баланса задан алгоритм сбора итогового значения на основе сальдо балансовых счетов);

вычислении итогового сальдо счета (для активных счетов вычисляется дебетовое сальдо как сумма начального сальдо дебета, дебетового оборота по счету за минусом кредитового оборота; для пассивных счетов вычисляется кредитовое сальдо как сумма начального кредитового сальдо, кредитового оборота по счету за минусом дебетового оборота по счету; для активно-пассивных счетов вычисляется отдельно дебетовое и кредитовое сальдо как сумма начального сальдо и соответствующего оборота по счету; кроме того, для активно-пассивных счетов формируется свернутое и развернутое сальдо по дебету и кредиту);

сведении итогов по синтетическому счету, субсчету с итогами по аналитическим счетам и др.

11.2.1. Классификаторы информации

При заполнении форм документов бухгалтерского учета, а также для подготовки отчетных данных используются классификаторы и кодификаторы технико-экономической информации различной сферы действия:

локальные (внутрисистемные) классификаторы;

отраслевые классификаторы;

региональные (республиканские, городские, областные) классификаторы;

общероссийские классификаторы;

международные классификаторы.

Бухгалтерский учет предъявляет высокие требования к качеству классификаторов и кодификаторов: по полноте номенклатуры, правильности кодов и наименований классификационных группировок.

Локальные классификаторы применяются в двух случаях:

отсутствует аналогичный классификатор более высокого уровня действия;

аналогичный классификатор более высокого уровня действия обладает избыточностью или не содержит необходимого набора призначных реквизитов.

В информационных системах бухгалтерского учета применяются следующие общероссийские классификаторы:

1. Управленческая документация (ОКУД).

Объекты классификации - общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации, входящие в унифицированные системы документации (УСД).

2. Органы государственной власти и управления (ОКОГУ).

Объекты классификации - органы государственной власти и управления (федеральные, субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, объединения предприятий и организаций, добровольные объединения (ассоциации) экономического взаимодействия субъектов Российской Федерации, местного самоуправления, общественные объединения и религиозные организации, межгосударственные органы управления).

3. Объекты административно-территориального деления (ОКАТО).

Объекты классификации - республики и края, области, города федерального значения; автономные области; автономные округа; районы; города; внутригородские районы, округа города; поселки городского типа; сельсоветы; сельские населенные пункты.

4. Формы собственности (ОКФС).

Объекты классификации - формы собственности, установленные Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, федеральными законами.

5. Организационно-правовые формы (ОКОПФ).

Объекты классификации - организационно-правовые формы хозяйствующих субъектов (юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, хозяйственные товарищества и общества, полные товарищества, товарищества на вере, общества с ограниченной ответственностью).

6. Информация о населении (ОКИН).

Используется для представления демографической, социальной и экономической информации о населении, применяется совместно с другими общероссийскими классификаторами: Общероссийский классификатор специальностей по образованию, Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения и др.

7. Виды экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП).

Объекты классификации - виды экономической деятельности, продукция и услуги. При создании классификатора использованы:

Международная стандартная отраслевая классификация (МСОК) - International Standard Industrial Classification of all Economic Асtivities (ISIС).

Международный классификатор основных продуктов Central Рrоducts Classification (СРС).

Коды ОКДП используются в первичных документах, в квартальных и годовых формах финансово-бухгалтерской отчетности, классификационный признак - функциональный, дополненный конструктивно-технологическими характеристиками.

8. Основные фонды (ОКОФ).

Классификатор предназначен для применения на территории Российской Федерации взамен Общесоюзного классификатора основных фондов. Объекты классификации - основные фонды, состоящие из материальных и нематериальных основных фондов. Группировки объектов в ОКОФ образованы по признакам назначения, вида деятельности, продукции и услуг. При его создании использованы:

Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК) International Standard Industrials Classification of all Economic Activities (ISIC);

Международный классификатор основных продуктов (КОП) Central Product Classification (CPC);

Стандарты Организации Объединенных Наций по международной системе национальных счетов (СНС), положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, ОКДП.

9. Услуги населению (ОКУН).

Объекты классификации - услуги населению, оказываемые предприятиями и организациями различных организационно-правовых форм собственности и частными предпринимателями, использующими различные формы и методы обслуживания.

10. Профессии рабочих, должности служащих и тарифные разряды (ОКПДТР).

Объекты классификации - профессии рабочих и должности служащих. Профессии рабочих соответствуют Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессиям рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и соответствующих постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики. Должности служащих разработаны на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике.

11. Валюты (ОКВ).

Построен на основе Международного стандарта ИСО 4217-94 "Коды для представления валют и фондов", используется при учете валютных поступлений и платежей в бухгалтерском и статистическом учете, оперативной отчетности по операциям, связанным с международными расчетами, контроле за соблюдением договорной и платежной дисциплины. Объект классификации - национальные валюты, денежные единицы стран мира и территорий.

12. Отрасли народного хозяйства (ОКОНХ).

Отрасль - совокупность предприятий, производящих однородную продукцию, или совокупность учреждений, организаций, связанных с выполнением определенных общественных функций. Классификационная единица - состоящее на самостоятельном балансе предприятие, учреждение, организация (структурные подразделения предприятий и организаций, не выделенные на самостоятельный баланс, учитываются по основной деятельности этих предприятий, учреждений и организаций). Отрасли народного хозяйства разделяют на сферу материального производства и непроизводственную сферу.

13. Промышленная и сельскохозяйственная продукция (ОКП).

Вся продукция делится на классы, внутри класса - на подклассы, далее на группы, подгруппы и виды продукции. Коды ОКП используются для статистического анализа, маркетинговых исследований и снабженческо-сбытовых операций видов продукции.

14. Единицы измерения (ОКЕИ).

Классификатор разработан на основе:

Международной классификации единиц измерения Европейской экономической комиссии ООН "Коды для единиц измерения, используемых в международной торговле";

товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД);

международных стандартов ИСО 31/0-92 "Величины и единицы измерения. Часть 0. Общие принципы; ИСО 1000-92 "Единицы СИ и рекомендации по применению кратных единиц и некоторых других единиц".

Состав локальных классификаторов продиктован требованиями аналитического учета. В табл. 11.2-2 приведены некоторые локальные классификаторы, которые выполняют функции аналитического счета. Такие классификаторы в ряде случаев превращены в справочники, в которых кроме кода и наименования содержатся прочие нормативно-справочные сведения о номенклатуре классификатора.

Состав локальных классификаторов, выполняющих функции аналитического счета
Справочники	Справочники
Банки	МОЛ
Вид продукции	Нематериальные активы
Виды документов	Номенклатура продукции
Виды доходов	Объекты жилищного фонда
Виды кредитов	Объекты финансовых вложений
Виды налогов	Основные средства
Виды работ	Причины и виновники брака
Виды расходов	Работники предприятия
Виды резервов	Статьи прибылей и убытков
Внебюджетные фонды	Статьи производственных затрат
Договоры	Статья расходов
Документооснования	Структурные подразделения
Заказчики	Товары
Контрагенты	Фонды
Материалы	Ценные бумаги
Места хранения	Центры ответственности

11.2.2. Учетные регистры

Под формой бухгалтерского учета понимается определенное сочетание построения и взаимосвязи учетных реестров, а также порядок и способы регистрации и группировки в них учетной информации. Применяются различные формы бухгалтерского учета, ориентированные на ручной и автоматизированный варианты выполнения учетных работ. По характеру содержащейся учетной информации регистры делятся на хронологические (регистрация учетных данных строго в хронологическом порядке) и систематические (учетные данные подобраны по определенному признаку).

В неавтоматизированном варианте бухгалтерского учета учетные регистры представляют собой бумажные бланки, заполняемые вручную или с помощью оргтехники (пишущих машинок). Автоматизация бухгалтерского учета на начальном этапе сводилась к сокращению трудозатрат на ведение учетных регистров, которые формировались с помощью компьютера. В настоящее время в компьютерных системах бухгалтерского учета используется база данных реляционного типа, которая содержит данные нормативно-справочного характера и учетного вида и позволяет сформировать в виде отчетов различные формы учетных регистров. Рассмотрим их подробнее.

Для малых предприятий, занятых в материальной сфере производства, применяют регистры журнально-ордерной формы счетоводства; предприятия, занятые торговлей и иной посреднической деятельностью, используют регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета - ведомость "Основные средства, начисленные амортизационные отчисления" (форма В-1); ведомость "Производственные запасы и товары, а также НДС, уплаченный по ценностям" (форма В-2); ведомость "Затраты на производство" (форма В-3); ведомость "Денежные средства и фонды" (форма В-4);ведомость "Расчеты и прочие операции" (форма В-5); ведомость "Реализация (оплата)" (форма В-6); ведомость "Расчеты и прочие операции (отгрузка)" (форма В-6); ведомость "Расчеты с поставщиками" (форма В-7); "Оплата труда" (форма В-8); "Шахматная ведомость" (форма В-9).

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из бухгалтерских счетов. Сумма по операции записывается одновременно в двух ведомостях: по дебету или кредиту счета с указанием номера корреспондирующего счета. Остатки средств в ведомостях сверяются с данными первичных документов. Обобщение месячных итогов производится в шахматной ведомости по форме В-9, по которой составляется оборотная ведомость, являющаяся основанием для формирования бухгалтерского баланса.

Регистр "Журнал Главная" применяется на предприятиях с небольшим объемом учета, упрощенным планом счетов. Этот тип регистра одновременно является и систематическим и хронологическим, учет ведется только по синтетическим счетам. На начале отчетного периода вводятся сальдо по счетам рабочего плана счетов, каждый день в журнал вносятся обороты по дебету и кредиту корреспондирующих счетов с указанием документов - оснований хозяйственной операции. Аналитический учет ведется во вспомогательных книгах, карточках и ведомостях, открываемых на основе первичных документов. Названия книг: "Ведомость учета зарплаты", "Ведомость использования материалов", "Ведомость основных средств (ОС)", "Ведомость операций по кассе и расчетному счету" и т. п.

В конце учетного периода выводятся обороты по аналитическим счетам, по каждому синтетическому счету вычисляются обороты, конечное сальдо, для которого производится сверка с сальдо аналитических счетов. На основании полученных итогов составляется заключительный бухгалтерский баланс за период.

Регистр "Книга хозяйственных операций" позволяет регистрировать хозяйственные операции на основании первичных документов в хронологическом порядке. Каждая операция отражается на бухгалтерских счетах путем ввода корреспонденции по счетам. Регистр ведется длительное время (несколько учетных периодов - месяцев или лет), это позволяет выполнять выборки по дебету/кредиту счета, подсчитывать сумму проводок за период времени. На основании первичных документов формируются ведомости аналитического учета ("Кассовая книга", "Ведомость заработной платы"). Регистр достаточно трудоемок для ручного заполнения.

Регистр "Журнал ордер/ведомость по счету" является наиболее распространенным учетным регистром систематического вида. Данные из первичных документов отражаются в журналах ордерах и накопительных ведомостях (журналы составлены по кредитовому принципу, а ведомости - по дебетовому). Регистры ведутся в течение одного месяца, после чего подсчитываются итоги оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Сводный учетный регистр "Главная книга" формируется на основе оборотов по счетам за месяц в журналах-ордерах и ведомостях согласно алгоритму:

кредитовые обороты счета переносятся одной итоговой суммой за месяц;

дебетовые обороты собираются из различных журналов-ордеров и учитываются развернуто;

обороты по дебету каждого счета суммируются, выводится сальдо счета на конец месяца.

В мемориально-ордерной форме учета хронологические и систематические записи бухгалтерских учетных данных ведутся раздельно. Бухгалтерская проводка оформляется составлением мемориального ордера на каждую операцию или группу однотипных операций. Аналитический учет, который ведется на карточках, в ордере указывается номер карточки для соответствующей проводки по операции. Документы-основания для составления проводки прилагаются к ордерам, которые регистрируются в специальном журнале с указанием номера, даты составления и суммы по операциям. Для каждого синтетического счета в "Главной книге" выделяется отдельный лист, ордера отражаются в Главной книге дважды - по дебету и кредиту счетов. На основании итоговых данных "Главной книги" составляют оборотные ведомости по простой или шахматной форме.

Сводный регистр "Оборотно-сальдовая ведомость" служит для обобщения отраженной на счетах учетной информации, проверки правильности записей бухгалтерских проводок и составления баланса. Оборотно-сальдовые ведомости могут составляться по синтетическим и аналитическим счетам, наиболее часто они применяются в сочетании с другими учетными регистрами. Для каждого счета за учетный период указывается начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, вычисляется конечное сальдо, а на основании оборотно-сальдовой ведомости строится бухгалтерский баланс.

В большинстве компьютерных программ бухгалтерского учета база данных поддерживает три учетных регистра: "Проводки"; "Операции"; "Документы" (рис. 11.2-2).

(рис 11.2-2) Технологический процесс обработки учетной информации

Регистр бухгалтерских проводок является хронологическим (но легко преобразуется в систематический), регистры операций и документов - хронологические и систематические одновременно.

"Интеллект" бухгалтерского учета сосредоточен в типовых операциях, которым соответствуют шаблоны бухгалтерских проводок. Шаблон проводок содержит группу взаимосвязанных бухгалтерских проводок, для которых предопределены корреспондирующие синтетические счета, обеспечен выбор аналитических счетов из справочников, задан алгоритм вычисления суммы проводки в зависимости от суммы операции или других параметров. Наличие типовых операций существенно сокращает трудозатраты на формирование бухгалтерских проводок, упрощает их редактирование (проводки одной операции обрабатываются как единое целое - либо все, либо ни одна проводка не сохраняется в базе данных).

Регистр "Операции" имеет следующий минимальный набор реквизитов:

Дата регистрации	Код операции (уникальный ключ)
Время регистрации	Код типовой операции
Содержание операции	Код докунента-основания
Код валюты 1	Сунна операции 1
Код валюты 2	Сунна операции 2

Каждая отражаемая в учете операция имеет уникальный код, основана на типовой операции, сумма операции может отражаться в различных валютах. Операциям учетного регистра "Операции" соответствуют бухгалтерские проводки регистре "Проводки", между ними устанавливается связь по коду операции типа "один - ко многим". Регистр "Проводки" соответствует структуре данных регистра "Книги хозяйственных операций" с дополнительным расширением аналитики.

Типовая структура учетного регистра "Проводка":

Код вида плана счетов	Код документа основания
Дата регистрации	Время регистрации
Код операции	Комментарий
Синтетический счет, субсчет кредита	Синтетический счет, субсчет дебета
Аналитический счет 1 кредит	Аналитический счет 1 дебет
Аналитический счет n кредит	Аналитический счет n дебет
Количество	Единица измерения количества
Код валюты 1	Сумма проводки 1
Код валюты 2	Сумма проводки 2

Ключевые реквизиты бухгалтерской проводки: код операции (уникальный для регистра "Операции"), корреспонденция синтетических и аналитических счетов, вид Плана счетов. Для аналитических счетов возможен количественно-суммовой учет (например, учет материальных ценностей), сумма проводки отражается в различной валюте.

Регистр "Документы" формируется на основе первичных документов, для подготовки которых используются типовые формы электронных документов. Типовым документам соответствует типовая операция, т. е. шаблон бухгалтерских проводок. Таким образом, при оформлении первичных документов автоматически формируются записи в регистрах "Документы", "Операции" и "Проводки". Минимальный набор реквизитов регистра "Документы":

Код типового документа	Код документа
Дата регистрации	Время регистрации
Код операции	Комментарий
Код валюты 1	Сумма по документу 1
Код валюты 2	Сумма по документу 2

Технологический процесс обработки учетной информации (рис. 11.2-3) содержит операции формирования и использования учетных данных при решении задач бухгалтерского учета.

При вводе данных используются различного вида справочники аналитического учета, нормативно-справочные данные, выполняется контроль достоверности и полноты ввода данных. Наиболее трудоемкими являются процессы создания справочников аналитического учета, а также ввода первичных учетных документов. Ввод первичных данных выполняет бухгалтер.

Запрос на обработку данных может сопровождаться дополнительным вводом данных. Программы обработки обеспечивают формирование сводной информации (итогов) в виде разнообразных отчетов, файлов обмена с другими ИС.

11.2.3. Система документов бухгалтерского учета

Система документов для бухгалтерского учета включает первичные учетные и выходные отчетные документы. Для заполнения необходимо использовать унифицированные системы документации (УСД). В частности, существуют следующие УСД:

Организационно-распорядительная документация (код 02000002).

Первичная документация по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, кассовых операций, материалов и т. п. (код 03000001).

Банковская документация по безналичным расчетам через банки, эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков, кредитным операциям банков, контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов, операциям банков, связанным с международными расчетами, депозитарным операциям банков, по безналичным расчетам через банки, эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков, контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление), по денежному обращению, кредитным операциям банков (код 04000008).

Финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций, в том числе финансовая документация, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций, учетная бухгалтерская документация (код 05000000).

Отчетно-статистическая документация, в том числе документация по статистике национальных счетов и экономических балансов, научно-технического потенциала и инновационного прогресса, труда, материальных ресурсов, финансов, социальной статистике, статистике промышленности, сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции, капитального строительства, внешнеэкономических связей, потребительского рынка и его инфраструктуры, транспорта и связи, наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов (код 06000000).

Учетная и отчетная бухгалтерская документации предприятий, в том числе отчетная бухгалтерская документация, регистры бухгалтерского учета, первичная учетная документация (код 07000000).

Документация по труду, в том числе документация по состоянию рынка труда, трудовым отношениям, повышению квалификации работников и др. (код 08000005).

Документация Пенсионного фонда Российской Федерации, в том числе документация по учету и распределению средств, планово-экономической деятельности, контрольно-проверочной деятельности (код 09000007).

Внешнеторговая документация, в том числе оперативно-коммерческая, товаросопроводительная, расчетная внешнеторговая, страховая внешнеторговая, документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара, транспортная, экспедиторская внешнеторговая документация (код 10000001).

Согласно закону о бухгалтерском учете, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, которыми являются первичные учетные документы. Формы первичных учетных документов должны соответствовать альбомным формам УСД по учету, например: учет сельскохозяйственной продукции и сырья; учет труда и его оплаты; учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов; учет работ в капитальном строительстве; учет работ строительных машин и механизмов; учет работ в автомобильном транспорте; учет результатов инвентаризации; учет кассовых операций; учет торговых операций.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) можно вносить дополнительные реквизиты при сохранении всех реквизитов унифицированных форм. При изготовлении бланков первичных учетных документов допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и строк с учетом размерности показателей, включение дополнительных строк, вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

Если форма документа отсутствует в этих альбомах, возможна разработка новых форм. Новые формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа.

Дату составления документа.

Наименование организации, от имени которой составлен документ.

Содержание хозяйственной операции.

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Личные подписи указанных лиц.

В бухгалтерском учете придается большое значение юридической силе документа. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

По возможности, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, либо непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается; в остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, и должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранится в течение регламентированных сроков. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Типовые формы бухгалтерской отчетности:

Бухгалтерский баланс - форма 1.

Отчет о прибылях и убытках - форма 2

Отчет об изменениях капитала - форма 3.

Отчет о движении денежных средств - форма 4.

Приложение к бухгалтерскому балансу - форма 5.

Отчет о целевом использовании полученных средств - форма 6.

Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту).

Пояснительная записка.

Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федерации. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, участникам организации или собственникам имущества, территориальным органам государственной статистики по месту регистрации. Квартальная бухгалтерская отчетность предоставляется в течение 30 дней по окончании квартала, годовая - в течение 90 дней по окончании года. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной.

11.3. Функциональная архитектура бухгалтерского учета

Организация бухгалтерской работы специфична для предприятий и организаций, зависит от многих факторов (вид деятельности, объемы учетной информации, условия хозяйствования и т. п.). Бухгалтерский учет осуществляется специализированным структурным подразделением (службой) - бухгалтерией, специализированной организацией (централизованная бухгалтерия, аудиторская фирма и т. п.) на договорных началах, специалистом - бухгалтером или лично руководителем предприятия. Наиболее часто создается специализированное подразделение - бухгалтерия, возглавляемое главным бухгалтером, которое подчиняется руководителю предприятия напрямую. Типовая структура бухгалтерии предприятия среднего размера (рис. 11.3-1):

(рис 11.3-1) Типовая структура бухгалтерии предприятия среднего размера

За бухгалтерией закрепляются функции организации и ведения бухгалтерского учета, выполнения функций контроля:

предварительный контроль - до совершения хозяйственной операции (главный бухгалтер подписывает все документы, изменяющие финансовые, кредитные и расчетные обязательства);

текущий контроль - в момент совершения хозяйственной операции или вслед за нею (законность операций, правильность оформления документов, наличия ошибок и т. д.);

последующий контроль - по истечении некоторого времени (итоги финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период, переход к анализу хозяйственной деятельности).

В зависимости от размера организаций и предприятий и характера их деятельности различают:

предметное разделение учетного труда - весь цикл учетных операций по отношению к определенному объекту учета выполняет один работник;

функциональное разделение учетного труда - разделение учетного труда по функциям обработки, которые выполняются работником для всех объектов учета.

Наиболее традиционным для бухгалтерского учета среднего по масштабам и сложности учета является наличие самостоятельных участков бухгалтерского учета:

Учет основных средств и нематериальных активов.

Учет финансовых вложений (инвестиции в уставный капитал и ценные бумаги других предприятий, средства, предоставленные взаймы и др.).

Учет производственных запасов (сырье и материалы, покупные полуфабрикаты, тара, запчасти).

Учет оплаты труда.

Учет издержек производства (учет производственных затрат, общепроизводственных и общехозяйственных расходов, учет брака, учет затрат вспомогательных производств, калькулирование себестоимости продукции и др.).

Учет готовой продукции и ее реализации.

Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций.

Учет валютных ценностей и операций.

Учет финансовых результатов (налогов, прибыли и убытков).

Учет фондов и резервов.

Эта функциональная структура бухгалтерского учета принята за основу при разработке программного обеспечения для автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров.

Страницы: