Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Разбить на страницы

Показывать лекцию целиком

Разработка и создание ИС бухгалтерского учета является первоочередной задачей автоматизации управления любого предприятия. Характеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и др. факторы оказывают решающее влияние на разработку ИС, с одной стороны, и выбор и поддержка информационных технологий бухгалтерского учета - с другой стороны.

Перед разработчиками ИС бухгалтерского учета встают следующие проблемы:

выбор методологии разработки ИС бухгалтерского учета:

вариант 1 - адаптация типового программного комплекса к условиям конкретного применения,

вариант 2 - разработка "заказной" ИС ("с нуля");

выбор программного продукта (вариант 1) или выбор программных средств и технологий проектирования ИС бухгалтерского учета (вариант 2);

обоснование конфигурации ИС бухгалтерского учета (состава автоматизированных функций и рабочих мест бухгалтеров);

обоснование информационно-технологической архитектуры ИС бухгалтерского учета;

уровень интеграции ИС бухгалтерского учета с другими функциональными подсистемами - независимая ИС бухгалтерского учета, подсистема в составе интегрированной ИС предприятия, компонент корпоративной ИС;

ограничения на стоимость ИС и время ее создания.

Информационные системы бухгалтерского учета и используемые программные продукты автоматизации бухгалтерского учета прошли большой путь развития, связанный с появлением новых машин, развитием информационных технологий, изменениями законодательной базы бухгалтерского учета. Рынок бухгалтерских программ для персональных компьютеров начал формироваться в конце 80-х гг., но не прекращается пополнение новыми программными продуктами (замена версий, конфигураций, расширение доступных информационных технологий и т. п.) и сейчас.

Это наиболее представительный класс прикладного программного обеспечения функционального назначения, которым охвачено несколько тысяч фирм, осуществляющих:

разработку и распространение (продажу) новых программных продуктов для ИС бухгалтерского учета;

адаптацию (настройку) типовых бухгалтерских программ для бухгалтерского учета Российской Федерации;

собственно создание ИС бухгалтерского учета (внедрение);

консалтинговые услуги по проектированию КСБУ, выбору программных средств, поддержку "горячей линии";

создание учебно-методической литературы, обучающих и демонстрационных программ.

В табл. 12.0-1 представлен рейтинг фирм, связанных с программными продуктами для ИС бухгалтерского учета.

Рейтинг фирм, связанных с программными продуктами для ИС бухгалтерского учета
Место	Название фирмы	Рейтинг
1	1С:Предприятие	91
2	ИНТЕЛЛЕКТ-СЕРВИС	78
3	ПАРУС	77
4	ГАЛАКТИКА	75
5	ДИАСОФТ	72
6	R-STYLE SOFTWARE LAB	70
7	COGNITIVE TECHNOLOGIES LTD	66
8	ИНФИН	63
9	ИНФОСОФТ	60
10	ОМЕГА	58

Бесспорным лидером среди разработчиков является фирма 1С.

12.1. Программные продукты ИС бухгалтерского учета

При выборе программ для создания ИС бухгалтерского учета выполняется их анализ и сравнение по ряду параметров, влияющих на реализацию компьютерного варианта модели бухгалтерского учета, с одной стороны, и определяющие информационно-технологическую основу построения ИС - с другой стороны. Примерный перечень параметров этих групп:

Методология ИС бухгалтерского учета:

методическое обеспечение реализации и учета правил нормативного регулирования системы бухгалтерского учета в Российской Федерации в ИС;

настройка учетной политики предприятия:

выбор признаков счетов;

формирование рабочего плана счетов;

выбор формы бухгалтерского учета:

выбор методов расчета износа по основным средствам и амортизации нематериальных активов,

выбор методов учета производственных запасов - по фактической себестоимости, по учетным ценам; методы списания затрат на производство,

выбор методов оценки потребленных производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства и т. п.;

настройка справочников аналитического учета;

настройка типовых операций и шаблонов бухгалтерских проводок;

настройка типовых форм первичных учетных документов;

настройка стандартных отчетов (внешних и внутренних);

реализация требований международных стандартов бухгалтерского учета и др.

Информационные технологии:

аппаратная и программная платформа ИС бухгалтерского учета;

информационно-технологическая архитектура программного комплекса;

модульная архитектура программного комплекса;

возможность автономного использования программных модулей;

конфигуратор функциональной структуры ИС бухгалтерского учета;

структура базы данных, характеристика СУБД;

защита функций ИС и базы данных;

средства администрирования БД;

инструментальные средства разработки пользовательского интерфейса, развития функциональности ИС;

информационное взаимодействие с другими ИС масштаба предприятия, внешними ИС (технологии и форматы обмена данными);

технология проектирования, внедрения и сопровождения ИС;

требования к квалификации персонала ИС.

В компьютерной ИС обеспечивается реализация стандартных информационных технологий бухгалтерского учета:

Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок. Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.

Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочниками аналитических счетов.

Формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских проводок.

Представление информации первичных учетных документов в электронном виде с использованием экранных форм ввода и редактирования.

Поддержка валютного учета (шаблон проводки содержит реквизиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет валютной суммы проводки).

Формирование реестров первичных учетных данных различных классов:

"Проводки" - является основным учетным регистром, содержит бухгалтерские проводки, корреспонденцию счетов, сумму проводки;

"Операции" - содержит сведения о хозяйственных операциях, зарегистрированных в учете (операции соответствует типовая операция, благодаря которой автоматически формируются бухгалтерские проводки в реестре "Проводки"; таким образом, обеспечен групповой ввод и редактирование проводок операции);

Установлен запрет непосредственного редактирования бухгалтерских проводок, кроме как через редактирование самой операции. Это гарантирует минимальные затраты и правильность корректировки учетных данных. Типовые операции обычно группируются по участкам бухгалтерского учета, связаны с определенными функциональными АРМ бухгалтера.

"Документы" - содержит оформленные в соответствии с типовыми формами сведения первичных документов (каждая типовая форма документа предполагает связь с типовой операцией, поэтому при регистрации документов автоматически формируется запись в реестрах "Операции" и "Проводки").

Данный вариант ввода учетных данных является наиболее предпочтительным, поскольку документальное оформление хозяйственной операции и отработка проводок в учет осуществляется практически одновременно, но можно также разделить их во времени: сначала подготовить документ, а затем отработать его в учет. Редактирование бухгалтерских проводок или операций непосредственно, минуя редактирование подготовленного первичного документа, запрещено; редактирование выполняется не "красным" сторно, а путем оформления документа на изменение.

Программный контроль достоверности и полноты ввода первичных учетных данных, в том числе проверка корреспонденции счетов с помощью "корректных бухгалтерских проводок".

Санкционированный доступ к базе данных при вводе и редактировании учетных данных.

Агрегирование и фильтрация бухгалтерских проводок, операций и документов с целью их выборки, анализа, редактирования, копирования и т. п.

Автоматическое заполнение стандартных форм внешней отчетности (Баланс, приложения к Балансу, налоговые карточки, декларации о доходах, справки в пенсионный фонд, формы статистической отчетности и др.).

Импорт и экспорт данных базы данных, отдельных форм документов, в том числе отчетных.

Доступ к офисным программным продуктам (текстовый редактор, электронная таблица, браузер, электронная почта, органайзер и т. п.).

Существует зависимость между масштабом предприятия и типом информационно-технологической архитектуры ИС бухгалтерского учета (табл. 12.1-1). Эта зависимость обусловлена как потребностями в информационных технологиях для реализации функций ИС, так и целесообразным уровнем затрат на ее создание и сопровождение, эффектом от автоматизации управления.

Зависимость между масштабом предприятия и типом информационно-технологической архитектуры ИС бухгалтерского учета
Инфopмационно-технологическая архитектура ИС бухгалтерского учета	Масштаб предприятия
	Малые предприятия	Средние предприятия	Большие предприятия
Несетевая технология. Локальная БД
Сетевая технология. Архитектура "файловый сервер". Централизованная БД
Сетевая технология. Архитектура "клиент-сервер". Централизованная БД
Сетевая технология. Архитектура "клиент-сервер". Распределенная БД

Чем меньше масштаб предприятия, тем меньше интенсивность информационных потоков, относительно "проще" бухгалтерский учет (меньше физических объектов учета, нет необходимости в развитом аналитическом учете, расширении плана счетов и т. п.), хотя возможны и отклонения от этой закономерности. Для данного класса предприятий применяются стандартные и недорогие информационные технологии.

Для крупных предприятий ИС бухгалтерского учета должна быть согласована с решениями в области информационных технологий в целом ИС предприятия. С другой стороны, масштаб предприятия обусловливает объективные требования к ИС бухгалтерского учета, а именно: поддержка сетевой технологии, одновременная работа с ИС большого коллектива бухгалтеров, создание крупномасштабной базы данных, реализация развитой модели бухгалтерского учета и т. п.

Наибольший простор для выбора информационных технологий существует при создании ИС бухгалтерского учета для средних и некоторых крупных предприятий.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета различаются по полноте учетных функций, их интеграции:

Программные продукты для локальной автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета.

Программные продукты для комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Программные продукты, поддерживающие ИС бухгалтерского учета во взаимосвязи с другими ИС - так называемые комбинированные функциональные ИС (бухгалтерский учет + торговая ИС, бухгалтерский учет + ИС склада, бухгалтерский учет + системы управления продажами, бухгалтерский учет + ИС учета кадров и т. п.).

Полностью интегрированные ИС бухгалтерского учета со всеми функциями управления предприятием.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета, как правило, имеют модульную архитектуру, возможно автономное использование отдельных модулей (блоков, контуров управления).

Информационная система бухгалтерского учета реализуется в виде АРМов (автоматизированных рабочих мест) бухгалтеров. Отдельный АРМ поддерживается с помощью программных модулей, может работать как изолированно, так и в интеграции с другими АРМ.

Характерная особенность программных продуктов для создания ИС бухгалтерского учета - "степени" свободы в выбор компонентов информационных технологий (типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств проектирования и т. п.). В некоторых программных комплексах методологические и информационно-технологические решения не подлежат модификации. Наиболее перспективны программные продукты ИС бухгалтерского учета, ориентированные на многоплатформенность, допускающие замену компонентов базового и общего программного обеспечения, модернизацию функциональных модулей.

12.2. Классы программных продуктов ИС бухгалтерского учета

На рынке программных продуктов сформировались основные классы программ для создания ИС бухгалтерского учета.

12.2.1. Журнал хозяйственных операций

Данный класс программных продуктов нацелен на подготовку комплекта форм внешней отчетности (Баланс, приложения к Балансу, статистические отчеты).

Исходными данными являются бухгалтерские проводки, формируемые путем непосредственного ввода в базу данных без обязательного оформления первичных документов. Проводки могут содержать набор аналитических счетов, иметь ссылки на документы-основания. Как правило, регистры "Операция", "Документы" не поддерживаются. Программы предоставляют пользователям:

возможность настройки планов счетов;

создание справочников аналитического учета;

языки запросов высокого уровня для фильтрации (выборки) проводок и анализа состояния бухгалтерского учета;

генераторы отчетов для формирования отчетов;

средства поддержки операций обмена данными с внешними информационными системами и др.

Программы данного класса наиболее соответствуют двум видам АРМ бухгалтера:

АРМ бухгалтера-оператора ЭВМ, который обеспечивает регистрацию большого объема бухгалтерских проводок;

АРМ главного бухгалтера, который обеспечивает формирование сводных итогов и бухгалтерской отчетности.

12.2.2. Инструментальные КСБУ

Это широко распространенный класс бухгалтерских программ, с помощью которых могут создаваться ИС бухгалтерского учета предприятий любого масштаба, использующие разнообразные информационные технологии. Отличительная особенность программ данного класса - доминирование инструментальных средств, предназначенных для создания и модификации компонентов КСБУ.

Типовой инструментарий:

система программирования для создания или модификации программных модулей, их отладки и документирования;

конструкторы (дизайнеры) различных объектов ИС (экранных форм, панелей инструментов и меню конечного пользователя, отчетов, справочников и т. п.);

прототипы объектов и ИС бухгалтерского учета в целом - "типовые конфигурации" для определенного класса объектов управления;

модуль настройки (конфигурирования) объектов ИС бухгалтерского учета;

языки запросов высокого уровня (реляционные языки QBE, SQL);

средства и технологии интеграции с другими ИС;

публикация информационных ресурсов в сети Интернет и др.

Такие программные продукты можно рассматривать как "оболочку", предназначенную для наполнения объектами, создаваемыми с помощью инструментальных средств. Программы ориентированы на специалистов, осуществляющих разработку и сопровождение ИС бухгалтерского учета, а также на квалифицированных пользователей. Инструментальных средств ИС бухгалтерского учета достаточно для модификации и развития.

Сокращение трудозатрат и повышение качества ИС бухгалтерского учета достигается за счет применения "типовых конфигураций", ориентированных на определенный класс предприятий или предметных областей, пригодных для массового применения.

ИС бухгалтерского учета создаются на базе данного класса программных продуктов, если:

типовая конфигурация полностью соответствует конкретной ИС бухгалтерского учета;

имеется достаточный уровень квалификации пользователей, способных эффективно использовать инструментальные средства;

существует качественное сопровождение программного продукта (регулярное обновление типовых компонентов - форм внешней отчетности, классификаторов и справочников, стандартных алгоритмов расчетов, экранных форм документов и т. п.).

К этому классу можно отнести все разновидности "1С:Бухгалтерия" ("1С", Москва), "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн", Москва - Мариуполь), "Инфо-Бухгалтер" ("Информатик", Москва), "Турбо-Бухгалтер" ("ДИЦ") и ряд других разработок.

Например, для программы "Финансы без проблем" с помощью специального внутреннего языка описывается содержание хозяйственных операций (бизнес-логика) в виде дерева, ветви которого детально описывают операции шаг за шагом. Когда детализация окончена, создается лист дерева с проводками (дебетуемыми и кредитуемыми счетами, формулами, вызовом подпpогpамм).

12.2.3. Интегрированная бухгалтерия для малых предприятий

Интегрированная ИС бухгалтерского учета отличается полным составом учетных функций, использует единую централизованно хранимую БД (распределенного хранения данных, как правило, не требуется). Поддержан полный цикл обработки учетной информации - от момента регистрации первичных учетных документов и до формирования сводной отчетности и итоговых данных. Выполняется настройка рабочего плана счетов, справочников аналитического учета, алгоритмов учетной политики (метод списания себестоимости, методы амортизации ОС и др.), удобные и простые для конечных пользователей инструментальные средства и средства настройки:

константы, изменяющие алгоритмы работы программы;

генератор экранных форм;

генератор отчетов;

язык запросов высокого уровня и др.

Вопросы защиты, администрирования, санкционированный доступ к базе данных решены на "среднем" уровне, поскольку они не являются первоочередными задачами (ограниченное количество пользователей, размеры базы данных незначительные). Для простоты эксплуатации и сопровождения программы устанавливаются на одном компьютере; при наличии нескольких компьютеров информационный обмен между ними возможен с помощью промежуточных носителей в режиме экспорт/импорт проводок или по сети. При этом итоговая обработка учетных данных и формирование бухгалтерских отчетов выполняется на центральном компьютере.

Область целесообразного применения таких программ - малые и небольшие средние предприятия, объем учетной работы которых невелик, численность бухгалтеров - 1-3 человека. Типичными представителями программ данного класса являются разработки фирм "Парус" старых версий, "БЭСТ2 +" (Интеллект-Сервис), "Инфин" (Москва), программы "Интегратор" ("Инфософт", Москва) и др.

12.2.4. Комплексный бухгалтерский учет для средних и крупных предприятий

Комплексная ИС бухгалтерского учета - набор функциональных АРМ, работающих на централизованно хранимой БД в локальной вычислительной сети (ЛВС). Комплексные ИС отличаются от набора изолированных АРМ, прежде всего, системностью реализуемых функций бухгалтерского учета:

единый план счетов;

единая учетная политика;

общесистемная нормативно-справочная информация (классификаторы, типовые формы документов, справочники аналитического учета);

синхронизация учетных периодов для различных АРМ;

жесткий регламент взаимодействия АРМ друг с другом.

Такие системы имеют, как правило, отраслевую ориентацию (торговля, производство, бюджетная сфера). Состав и функции отдельных АРМ могут настраиваться на специфику объекта управления. Функции АРМ не дублируются, АРМ могут работать как в комплексе с другими АРМ, так и независимо друг от друга.

Состав функций конкретных АРМ ориентирован на организационные единицы управления в составе бухгалтерий - участки бухгалтерского учета. Для ИС выполняется общесистемная настройка, для каждого АРМ - подсистемная настройка следующих параметров:

шаблоны бухгалтерских проводок для типовых хозяйственных операций;

экранные формы первичных учетных документов;

параметры алгоритмов расчетов налогов, сумм проводок, амортизационных отчислений и др.

Поддерживается санкционированный доступ к базе данных ИС бухгалтерского учета, нормативно-справочная информация имеет общесистемный и подсистемный характер. Комплексные ИС бухгалтерского учета должны иметь администраторов системы для организационной поддержки работы с базой данных.

Ядром комплексной ИС бухгалтерского учета является АРМ Главного бухгалтера, который работает с единым учетным регистром бухгалтерских проводок, используя его для формирования сводов и выходных форм финансовой отчетности. Как правило, функции комплексных ИС бухгалтерского учета значительно шире чисто бухгалтерских: дополнительно ведется учет рабочего времени, управление продажами, закупками и т. п. В ряде комплексных ИС бухгалтерского учета делается акцент на электронный документооборот и совмещенное с ним делопроизводство, реализацию управленческого, оперативного и статистического учета и отчетности.

Типичными представителями систем данного класса являются разработки фирм Интеллект-Сервис (БЭСТ-4, БЭСТ Pro), Компас ("Компас Гигант"), Ай-Ти (комплекс программных продуктов "БОСС"), Атлант-Информ ("Галактика") и другие. Система "Галактика" является основой единого информационного пространства для управления предприятием на всех стадиях управленческого цикла, приближается к уровню корпоративных ИС.

12.2.5. Компьютерные системы финансового анализа и бизнес-планирования

Данный класс программных систем информационно связан с ИС бухгалтерского учета, поскольку для финансового анализа используются данные бухгалтерского баланса и приложений к балансу за ряд учетных периодов (кварталов, лет). В результате финансового анализа определяются изменения в структуре имущества и его источников, вычисляются следующие показатели:

прибыли/убытки деятельности предприятия за различные периоды;

рентабельность отдельных видов деятельности;

рентабельность капитала;

оборачиваемость активов и других элементов оборотного капитала;

платежеспособность, в том числе коэффициенты покрытия текущих долговых обязательств, ликвидность, интервалы самофинансирования и др.;

финансовая устойчивость, характеризующая независимость от внешних источников финансирования (уровень собственного капитала, коэффициент покрытия внеоборотных активов собственным и долгосрочным заемным капиталом);

стоимость чистых активов, удовлетворительность структуры баланса на основании показателей: коэффициента текущей ликвидности; коэффициента обеспеченности собственными средствами; коэффициента восстановления (утраты) платежеспособности;

рыночная стоимость предприятия (для сравнения с балансовой стоимостью);

эффективность производства и реализация отдельных видов продукции;

структура себестоимости продукции, работ и услуг;

"кэш-фло" денежных потоков;

точка безубыточности для определенного вида продукции и др.

В развитых программах финансового анализа реализованы имитационного моделирования и прогнозирования финансового состояния предприятия, построения прогнозов балансов предприятия, выполнения факторного анализа показателей.

Другая разновидность программ данного класса - бизнес-планирование, составление и анализ бизнес-планов и инвестиционных проектов:

планирование объемов производства и реализации продукции;

расчет затрат на производство и реализацию продукции с учетом инфляционных процессов, объемов выпуска, технологий изготовления и пр.;

расчет потребностей в производственных фондах, материалах, трудовых ресурсах с учетом времени и "чистых" потребностей;

планирование доходов и расходов по внереализационным операциям;

выбор стратегии привлечения заемных средств, инвестиций, уплаты налогов и сборов, погашения кредиторской и дебиторской задолженности и т. п.

Существуют как специализированные системы финансового анализа, так и модули финансового анализа в составе комплексной ИС бухгалтерского учета и корпоративных ИС. Основная проблема - достоверность, своевременность получения исходной информации для анализа в необходимом объеме.

Программы данного класса различаются по следующим параметрам:

поддержка взаимодействия с информацией бухгалтерского, оперативного и статистического учета;

применяемые методики и инструменты финансового и инвестиционного анализа;

наличие экспертной системы, способной "объяснять" результаты анализа, "предлагать" методы улучшения финансового положения предприятий и т. п.

Наиболее известные системы разработки фирм ИНЭК, Альт, Росэкспертиза, Центра информационных технологий "Телеком-Сервис". Так, фирма ИНЭК предлагает:

ИНЭК-АДП (анализ деятельности предприятий) - анализ эффективности использования материально-сырьевых, топливно-энергетических и трудовых ресурсов, структуры себестоимости и выручки от реализации продукции. Выполняется факторный анализ прибыли, вычисляется точка безубыточности и запас финансовой "прочности", дается общая оценка финансового состояния предприятия.

ИНЭК-Аналитик -производственно-финансовой деятельности предприятий, подготовка перспективного плана развития предприятия (антикризисной программы), анализ и оценка бизнес-планов в соответствии с российскими и международными стандартами.

ИНЭК-АФСП (анализ финансового состояния предприятий) - анализ финансового состояния предприятий и организаций любых видов деятельности. Автоматическое формирование финансового заключения. Консолидация данных предприятий. Сравнение результатов анализа нескольких предприятий.

ИНЭК-Инвестор - разработка, анализ и оценка инвестиционных проектов. Анализ чувствительности инвестиционного проекта, оценка эффективности инвестиционных затрат, учет чистой ликвидационной стоимости.

12.2.6. Бухгалтерские системы в составе корпоративных ИС

В связи с появлением корпоративных информационных ИС (SAP R/3, SunSystem, Concord и др.), а также информационных систем корпоративного типа отечественных фирм-разработчиков, бухгалтерский учет стал компонентом систем класса ERP (Enterprise Resource Planning). В корпоративной ИС мирового уровня SAP R/3 существует "Система учета и отчетности", обеспечивающая интеграцию финансовой бухгалтерии и контроллинга (управленческого учета).

Предприятие рассматривается как совокупность организационных единиц типа:

Концерн - группа предприятий, составляющая полностью консолидированный баланс и отчет о прибылях и убытках. Концерн может содержать несколько компаний.

Компания - наименьшая организационная единица, для которой составляется баланс. Компания состоит из одной или более балансовых единиц.

Балансовая единица - наименьшая организационная единица, находящаяся на самостоятельном балансе. Это юридическое лицо с учетом специфики национального уровня (законодательство, налоги, национальная валюта, план счетов и т. п.). Балансовая единица может включать одну или более бизнес-сфер. Это центральная организационная структурная единица.

Бизнес-сфера - организационная единица внешнего учета и отчетности, является некоторой частью компании. Охватывает одну или более балансовых единиц, выделяется по определенным сегментам (например, по видам деятельности, сферам ответственности, группам продукции, функции управления и пр.).

Для отражения в учете затрат (функции управленческого учета) выделяются организационные единицы типа:

Функциональная сфера - обеспечивает детализацию учета затрат (затраты на производство, управление, сбыт и др.).

Между контроллингом и финансовой бухгалтерией SAP R/3 существует связь следующего вида:

Контроллинг оперирует с информацией, отделенной от финансовой бухгалтерии.

Виды первичных затрат и виды выручки однозначно связаны со счетами бухгалтерии.

Первичные затраты и выручка берутся из Главной книги и снабжаются дополнительной контировкой.

В контрольной книге производится сверка данных финансовой бухгалтерии и контроллинга.

В контроллинге используются следующие организационные единицы:

Контроллинговая единица - полный законченный учет затрат. Может включать в себя одну или несколько балансовых единиц, которые могут применять различные валюты, но один и тот же операционный план счетов.

Вид затрат - позиции плана основных счетов, которые используются внутри контроллинговой единицы, для сведений о затратах ресурсов.

Вид выручки - позиции плана основных счетов, которые используются внутри контроллинговой единицы, для сведений о сбыте производственных работ.

Места возникновения прибыли (МВП) - учет результатов деятельности внутри предприятия. МВП может быть расширено до места финансирования.

Места возникновения затрат (МВЗ) - организационная единица внутри контроллинговой единицы, однозначно выделенный объект появления затрат (с функциональной, пространственной, производственно-технической точки зрения или с точки зрения персональной ответственности).

Виды работ (ВР) - типовые работы, выполняемые на одном МВЗ, по которым существуют оценки стоимости (расчетной цены). Одному МВЗ может быть присвоено 0-1 или более ВР. Функции планирования, контроля и перерасчета затрат выполняются применительно к сочетанию МВЗ/ВР или МВЗ. Ввод данных о фактических затратах производится по МВЗ.

Заказ - мероприятие в рамках контроллинговой единицы. Заказ подлежит планированию, контролю, перерасчету затрат. Различают: заказы для разграничения работ, заказы, которые собирают косвенные затраты, инвестиционные заказы, заказы с выручкой, заказы на технический осмотр и ремонт оборудования, производственный заказ, заказ на монтаж, серийные заказы, технологические заказы.

Носители затрат (НЗ) - объекты калькуляции затрат, а также объекты логистики: заказ на заготовку, материал (объект покупки/реализации), производственный заказ, заказ клиента и др.

Хозяйственные процессы - последовательности работ внутри предприятия, средство структурирования операций.

Единица учета результатов - часть концерна, для которой имеется единая сегментация рынка сбыта (группа изделий, группа клиентов, страна, канал сбыта). Результат по каждой единице учета отображается путем сопоставления затрат и выручки. Одной единице учета результатов может соответствовать несколько контроллинговых единиц.

Объект учета результатов - объединенный показатель, отражающий учет результатов и учет по сегментам.

Класс объектов - классификационный признак, который определяет принадлежность объектов и организационных единиц к сферам контроллинга:

МВЗ - контроллинг косвенных затрат;

НЗ - контроллинг производственных затрат;

Инвестиционному заказу - контроллинг инвестиций;

Объекту учета результатов - контроллинг сбыта.

Финансовая бухгалтерия (Финансы-FI) состоит из взаимосвязанных модулей.

Бухгалтерия Главной книги

Главная книга является основой формирования документов внешней отчетности. В Главной книге могут отражаться проводки с использованием нескольких планов счетов, различных валют, в соответствии с международными требованиями к отчетности (IAS, GAAP, GOB и др.).

Основным принципом учета в SAP R/3 является принцип документирования хозяйственных операций. Информация о любой операции сохраняется как документ проводки. Документы определенного вида имеют унифицированную структуру данных:

Заголовок документа содержит общие данные.

Позиции документа для ввода сведений об операциях (сумма, счет, дополнительные проводки).

Задаются однозначные правила формирования бухгалтерской проводки для каждого вида документов. Допускается повторная корректировка уже проведенных документов, кроме полей:

Номер счета.

Код проводки.

Дата проводки.

Сумма.

Управляющая информация.

Для повторяющихся хозяйственных операций в течение длительного времени вводятся долгосрочные проводки. Такой документ содержит сумму, номер счета, управляющую информацию, указание срока действия проводки.

Типовые проводки оформляются как документы-модели, с помощью которых многократно формируются фактические документы и соответствующие им проводки. Любой документ при необходимости может объявляться как документ-модель.

Бухгалтерия Главной книги позволяет также предварительно регистрировать документы, а затем выполнять их проведение. Ведется финансовый календарь для автоматизации периодических хозяйственных операций. Все документы можно вводить в любой валюте (одна валюта - базовая для балансовой единицы, две другие валюты выбираются произвольно).

Проводки формируются с учетом принятого плана счетов. Возможно применение различных планов счетов:

Оперативный план балансовой единицы.

План счетов компании.

План счетов концерна.

Это позволяет одни и те же проводки отражать в различных аспектах. Допускается использование единого плана счетов для нескольких балансовых единиц.

Проводки отражаются по основным счетам, которые определены в Главной книге. Для каждого счета создана основная запись, которая определяет порядок ввода и обработки данных по счету в целом для компании и специфично для каждой балансовой единицы.

Моменты возникновения и регистрации информации в Главной книге могут не совпадать, если информация об операции сначала регистрируется во вспомогательной книге (дебиторов, кредиторов, др.) в качестве позиции. Позиции вспомогательных книг по определенному алгоритму отражаются на сальдо счетов в Главной книге. Таким образом, Главная книга - это централизованно хранимая база данных, которая ведется согласованно с вспомогательными книгами и используется для целей анализа и составления отчетов.

Аналитический учет ведется с помощью специальных регистров, которые являются основой для создания отчетности.

В любой момент времени можно просмотреть сальдо каждого счета и его отдельные позиции, получить сведения об оборотах счета по дебету и кредиту, просмотреть открытые и выровненные позиции бухгалтерского счета, отфильтровать данные по критериям отбора позиций.

Главная книга позволяет планировать на уровне балансовой единицы, бизнес-сферы, номера основного счета в разрезе периодов с указанием вида валюты.

Перед формированием отчетов выполняется закрытие счетов Главной книги - ежедневное, ежемесячное, ежегодное. В зависимости от периода закрытия, получаются различные виды итогов, выполняются вспомогательные процедуры корректировки баланса, формируются аналитические отчеты по балансу, прибылям и убыткам, в сравнении с указанным периодом, плановым или фактическим уровнем. Отчеты имеют иерархическую структуру, которая может постепенно детализироваться при просмотре отчета.

Большие возможности для анализа состояния бухгалтерского учета предоставляет финансовая ИС (FIS) на базе технологии SAP-EIS (Executive information System - ИС для менеджмента). Для целей анализа создаются специальные регистры, которые строятся на основе счетов Главной книги путем добавления к ним аналитических признаков.

Так, в специальном регистре можно объединить учет по видам затрат, учет по местам возникновения затрат, учет по объектам. Итоговые суммы в специальных регистрах складываются в основном прямо или косвенно из данных хозяйственных операций различных вспомогательных книг. При передаче данных в специальные регистры выполняется проверка согласованности данных, возможен и непосредственный ввод данных в специальные регистры.

Для составления отчетов используются стандартные инструментальные средства: Report Writer и Report Painter (графический редактор отчетов). Вывод отчетов может осуществляться на экран, печатающее устройство, в файл или в виде графика SAP.

Бухгалтерия основных средств (ОС)

Модуль обеспечивает управление основным капиталом компании, который отражается на балансовых статьях. Балансовая статья может включать несколько основных счетов. Принято делить основной капитал на нематериальные активы, материальные активы, финансовые вложения.

Примечание

Материальные активы присваиваются различным статьям баланса и амортизируются по отдельности (основные средства, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, арендованные основные средства).

Все ОС делятся на классы, для которых заданы общие свойства (код амортизации, срок эксплуатации, метод амортизации и др.) в виде основной записи класса. Далее внутри классов ОС делятся на комплексы (комплекс - группа ОС, для которых проводится общий расчет амортизации), группы, основные номера, субномера основных номеров. Таким образом, допускается иерархическая классификация ОС для различных учетных целей. Каждый класс ОС присваивается определенному счету, это обеспечивает использование типовой проводки для всех основных средств данного класса.

Модуль использует вспомогательную книгу, в которой собирается вся информация по движению ОС. Данные книги передаются в Главную книгу. Учет ОС осуществляется на всех этапах жизненного цикла, от момента поступления ОС из различных источников с использованием различных способов доставки и до момента выбытия ОС, снятия их с учета. SAP R/3 устанавливает связь модуля с бухгалтерией кредиторов (при поступлении ОС) и бухгалтерией дебиторов (при выбытии ОС) для отражения стоимости ОС.

Центральный элемент бухгалтерского учета ОС - метод оценки стоимости ОС, который отражает законодательство определенной страны. На основе планов оценки ведется учет движения ОС, выполняется моделирование амортизационных отчислений, осуществляется интеграция с другими модулями системы SAP R/3.

Для каждого класса ОС фиксируются такие значения, как код амортизации, срок эксплуатации, методы амортизации и др. SAP R/3 позволяет применять специальные виды амортизации, выбирать методы амортизации, изменять сроки эксплуатации ОС, использовать для расчета амортизации первоначальную, восстановительную или иную стоимость, учитывать налоги на имущество, выбирать валюту расчетов.

Дебиторы и кредиторы

Бухгалтерия дебиторов связана с учетом расчетов с покупателями, бухгалтерия кредиторов - с учетом расчетов с поставщиками материалов. Функции модулей дебиторов и кредиторов (Сбыт и Управление материальными потоками) поддерживают типовые бизнес-операции от ввода данных и составления отчетности до осуществления платежей и выполнения банковских транзакций, включают в себя интерфейс с Интернетом, управление документами, обмен электронными носителями данных. В этих модулях ведутся вспомогательные книги, которые связаны с Главной книгой, обновляются в режиме реального времени.

Дебиторы и кредиторы делятся на постоянных клиентов и "разных лиц", с которыми ведутся случайные сделки. Для клиентов могут задаваться счета головной фирмы, альтернативный плательщик, альтернативный получатель напоминаний. Отдельно учитываются связи с предприятиями-партнерами, входящими в концерн, для правильной консолидации балансов организационных единиц концерна. Вся необходимая информация о клиенте содержится в основной записи, которая имеет трехуровневую структуру:

Общие данные для всех балансовых единиц и для каждой организации по продаже внутри предприятия (адрес, банковские реквизиты, код дебитора и др.).

Данные для определенных балансовых единиц (условия платежей, контрольный счет главной бухгалтерии).

Данные для сбыта или закупочных организаций (обработка заказа, отправка и фактурирование счетов).

Для клиентов можно открывать кредитные линии с учетом хозяйственных рисков. При поступлении оплаты от покупателя формируется проводка для платежа и выполняется выравнивание открытых позиций счета платежными позициями счета дебитора. SAP R/3 поддерживает различные виды и формы платежей (чеки, переводы, векселя, электронная выписка счета и др.).

Решения Microsoft Solutions

Система Microsoft Business Solutions обеспечивает единую интегрированную платформу, базирующуюся на новейших технологиях в соответствии с потребностям всех представителей среднего сегмента рынка - от небольших до крупных предприятий:

Microsoft Business Solutions-Navision - решение для управления финансовыми и товарно-материальными потоками большинства небольших и средних предприятий (интегрированная модульная система, имеющая большой набор отраслевых решений; быстрый и надежный способ повышения эффективности и контроля бизнеса).

Microsoft Business Solutions-Axapta - новейшая интегрированная система управления предприятием класса ERPII; масштабируемая система для средних и крупных предприятий, корпораций и холдинговых структур, требующих интегрированного решения на единой платформе; решение, обеспечивающее компаниям новые конкурентные преимущества в условиях стремительно меняющегося рынка.

Microsoft Business Solutions CRM - система управления отношениями с клиентами, которая состоит из интегрированных модулей:

Автоматизация продаж (Sales).

Сервис (Customer Service).

12.2.7. Правовые и информационно-справочные системы и базы данных

К этому классу относятся специальные информационно-справочные системы правовых, нормативных документов, бухгалтерских понятий и т. п. Такие системы обеспечивают различные способы поиска информации. Например, в системе "Гарант" поиск может осуществляться по следующим признакам:

Примерная формулировка запроса.

Ключевые слова, логические выражения.

Сочетание слов.

Номер документа.

Орган, утвердивший нормативный документ.

Реквизиты документа (номер, дата регистрации) и другие.

Лидерами на рынке отечественных информационно-правовых и справочных систем являются системы "Гарант", "Кодекс", "Консультант-Плюс". Каждая из этих систем представляет собой огромную БД правовой и специальной информации (законодательство России, Москвы, Санкт-Петербурга и других регионов; бухгалтерский учет и налогообложение; таможенное, банковское и страховое законодательство, внешнеэкономическая деятельность; ценные бумаги и приватизация; здравоохранение и многое другое).

Страницы: