Органайзер

10.1. Понятие органайзера

Человек давно перестал полагаться на свою память и стал записывать наиболее важную информацию в журналы, блокноты или рабочие тетради. Со временем этим тетрадям и блокнотам придали форму органайзера, в котором обычно представлены разделы: ежедневник, дневник, адресная книга, заметки, а также отрывной блок. С появлением персональных компьютеров широкое распространение получили программы органайзеры. Эти программы еще называют менеджерами личной информации (PIM – Personal Information Manager). Наиболее известны из таких программ Lotus organizer и Microsoft Outlook.

С распространением мобильных устройств программы-органайзеры получили дальнейшее развитие. Так, на платформе Palm было создано огромное количество программ, большей частью свободно распространяемых, в числе которых можно было найти и немало программ-органайзеров.

Дальнейшее развитие программы-органайзеры получили в связи с развитием Интернета. Действительно, во многих случаях удобно хранить информацию на интернет-сервере. Во-первых, это может быть более надежным решением с точки зрения сохранности данных. Во-вторых, во многом снимается проблема синхронизации и копирования данных. В-третьих, это обеспечивает возможность доступа к информации всегда и везде, где есть доступ к Интернету, что стало обыденным явлением, во всяком случае, в крупных городах России. Электронные органайзеры помимо функций обычного органайзера обеспечивают еще и возможность переписки по электронной почте.

Сегодня безусловным лидером на рынке программ-органайзеров является Microsoft Outlook. И это вполне объяснимо по следующим причинам:

Фирма Microsoft уже не одно десятилетие является одним из ведущих производителей программного обеспечения. И сегодня можно уверенно утверждать, что и в ближайшие годы фирма сохранит свои позиции на рынке программного обеспечения для бизнеса и офиса. Если в начале 90-х можно было еще говорить о конкуренции среди программ-органайзеров, то сегодня Lotus Organizer утратил свои лидирующие позиции.

Очень часто приложение Outlook установлено на компьютере, но не используется. С одной стороны, признается, что Outlook – одно из самых востребованных приложений. "Среди всех программ, работающих с Интернетом, Outlook занимает особое место… На Западе Outlook – самое популярное и широко признанное средства организации работы … Эта программа равно необходима и руководителю, и рядовым сотрудникам" [Мир ПК 2001, №7, стр. 53].

Но с другой стороны, к сожалению, программы-органайзеры по совершенно непонятным причинам часто лишены должного внимания. Так, в пакете MS Office для студентов Outlook отсутствует. Отсутствует программа-органайзер и в свободно распространяемой и очень неплохо сделанной системе OpenOffice. А между тем, управлять своей повседневной деятельностью – это ведь важнейшая компетенция, которой должен владеть каждый, и это тот вид деятельности, которым занимаются все без исключения.

Во многих книгах по MS Office разделы, посвященные Outlook, либо написаны очень бегло, либо отсутствуют вообще. На многие персональные компьютеры предустанавливают операционную систему, антивирус и MS Office. Не весь MS Office, но только наиболее важные, по мнению маркетологов, приложения – Word, Excel, Access и Power Point. Но это ошибка, потому что не все работают с документами, не все занимаются расчетами и не все проводят презентации, – но все хранят информацию об адресах и телефонах, все работают с электронной почтой, все планируют свое время.

Программа Outlook, если говорить о базовых функциях, проста и интуитивно понятна. Базовые приемы работы можно освоить достаточно быстро. Но важны навыки. А навыки требуют времени. Если Outlook многими серьезными компаниями используется как корпоративная почта, а вы хотели бы работать в одной из серьезных компаний, то было бы хорошо, если бы вы изначально продемонстрировали навыки работы с приложением.

Сегодня уровень технической сложности мобильных устройств таков, что на мобильных телефонах устанавливается операционная система. В качестве операционных систем используются Windows mobile, Symbian, Palm, Access Linux Platform, и практически на всех мобильных устройствах устанавливаются программы-органайзеры. Одной из них является мобильная версия Outlook. А другую программу-органайзер мобильных устройств вы сможете назвать? – Нет, не сможете. Потому что сопоставимой с Outlook программы-органайзера просто не существует.

Большинство наших сограждан пользуются услугами бесплатных почтовых сервисов. Одна из первых наших задач будет состоять в том, чтобы импортировать адресные книги с почтовых сервисов в Outlook. Но обратите внимание, все без исключения почтовые сервисы экспортируют адресные книги в Outlook, и ни в какую другую программу, по одной простой причине.

Осознанное управление своей повседневной деятельностью – это одно из обязательных условий личной эффективности. Сделайте запрос в поисковой системе относительно тренингов личной эффективности. Вы получите множество приглашений на психологические тренинги и множество предложений тренингов по управлению повседневной деятельностью на основе Outlook. Зайдите в книжный магазин, и вам посоветуют десяток книг по управлению своей повседневной деятельностью на основе Outlook. Но вы едва ли найдете подобную книгу, связанную с какойлибо другой программой-органайзером. Итак, сегодня можно назвать целый ряд аргументов в пользу того, чтобы в качестве программы-органайзера выбрать именно MS Outlook.

Безусловным достоинством Outlook как почтового клиента является эргономичность интерфейса. Это интерфейс, к которому подавляющее большинство пользователей привыкло – это в большей части стандартный интерфейс приложений Windows. По умолчанию в Outlook в качестве текстового редактора при создании сообщений используется текстовый процессор Word (рис.10.1).

Можно задействовать все возможности этого процессора работы с текстом. Но для отправки сообщения вы можете выбрать один из трех форматов (HTML, RTF или "Обычный текст"). При этом очень часто для сообщений электронной почты рекомендуется использовать именно текстовый формат.

Если вы создаете сообщение адресату, которому пишете достаточно часто, и помните хотя бы начало адреса электронной почты, то нужно начинать вводить этот адрес. В таком случае вы сможете воспользоваться автозаполнением. Но много удобнее при необходимости создать сообщение начинать процесс с папки "Контакты", т.е. нужно сначала выбрать адресата. Это обусловлено тем, что в "Контактах" проще осуществлять поиск, чем в "Адресной книге". Когда же контакт найден, то остается только, вызвав контекстное меню, выбрать опцию "Создать сообщение контакту" (рис.10.2).

Следует учесть и то, что нужного адресата проще найти, используя возможности расширенного поиска применительно к папке "Контакты".

В Outlook серьезное внимание уделяется проблеме безопасности. При запуске Outlook часто пользователю предлагается принять решение относительно уровня безопасности (рис.10.3).

При желании оградить себя от нежелательной почты следует выполнить настройки, воспользовавшись формой "Параметры нежелательной почты" (рис.10.4).

Получение каждого нового сообщения в Outlook будет сопровождаться уведомлением (рис.10.5), так что ни одно сообщение не окажется забытым, вне зависимости от вашей привычки заглядывать в папку "Входящие".

Используя Outlook в качестве почтового клиента, вы будете работать с привычным для вас эргономичным интерфейсом. Ваша работа будет свободна от рекламы, а значит, будет и более эффективной.

10.2. Работа с контактами

Элемент Outlook "Контакт" предназначен для хранения информации о людях и организациях, представляющих интерес для пользователя. Стандартная форма элемента "Контакт" представлена на рис.10.6. Свойства "Контакта" из всех элементов Outlook наиболее многочисленны. Основные свойства доступны на вкладке "Общие".

Но есть полезные свойства и на вкладке "Подробности" (рис.10.7). Полезной является возможность различных представлений информации. Так, на рис.10.8 дано представление Адресные карточки.

Но возможно, что предпочтительным окажется представление "По местоположению" или "Список телефонов". Помимо стандартных представлений Outlook предоставляет возможность создавать пользовательские представления.

Очень важна предоставляемая Outlook возможность манипулировать данными: отбирать поля, выводимые на экран, группировать данные по тому или иному признаку, сортировать и отбирать данные (рис.10.9).

Категории Outlook

Каждому из элементов в папках "Контакты", "Задачи", "Календарь" или "Заметки" может быть поставлена в соответствие некоторая строкапризнак, называемая категорией. Используя этот признак, элементы Outlook могут группироваться необходимым образом. Несколько категорий в поле "Категории" разделяются точкой с запятой. Например, можно определить категорию "Проект VBA", имея в виду работу по написанию книги. Тогда каждому из контактов с информацией об участниках этого проекта можно поставить в соответствие эту категорию. Таким образом, возможно, что ранее формально ничем не связанные друг с другом контакты могут быть выделены из всего множества контактов. По завершению проекта категория "Проект VBA" может быть уничтожена. Это полезно сделать, чтобы список категорий не становился громоздким.

Чтобы назначить любому элементу Outlook категорию, необходимо выбрать элемент, вызвать контекстное меню и выбрать опцию "Категории". В появившемся окне (рис.10.10) необходимо определить необходимые категории из представленного списка.

При необходимости пользователь имеет возможность дополнить список имеющихся категорий. Для этого нужно вызвать главный список категорий (рис.10.11).

Outlook предоставляет пользователям широкие возможности по классификации элементов. Инструмент категорий делает эти возможности неограниченными.

10.3. Планирование личной деятельности

Планирование имеет исключительное значение для обеспечения личной эффективности. В Outlook для планирования используют элементы "Задачи" и "Встречи". Для планирования работ, когда можно указать точное время начала, применяется элемент "Встреча" из стандартной папки "Календарь". Примерами таких работ могут быть учебное занятие или театральный спектакль. Вместе с тем, нуждаются в планировании и работы, относительно начала которых в текущий момент времени ничего сказать еще нельзя. Информация о таких работах хранится в элементах "Задача". Примерами таких работ могут быть подготовка к новому учебному году или сезонное обслуживание автомобиля. Так, для сезонного обслуживания, например, нужно уточнить график работы вашего механика. А этот график можно узнать только за несколько дней, но никак не за месяц. Когда же ваши возможности будут соотнесены с возможностями вашего механика, элемент "Задача" перетаскивается в папку "Календарь", и он автоматически преобразуется в элемент "Встреча", для которого остается определить время начала работы.

Стандартная форма элемента "Встреча" имеет очень привычный вид даже для традиционных органайзеров (рис.10.12). Встреча Outlook в этом представлении определена временем начала, содержанием и длительностью. Календари в левой части экрана позволяют осуществлять выбор дня.

Ниже представлены представления "Неделя" и "Месяц". Эти представления позволяют оценить вашу загруженность. Если вы не работаете с коммуникатором или КПК, то, может быть, будет полезно распечатывать эти представления.

Особенно технически приятно планировать повторяющиеся встречи. Если в стандартной форме "Встреча" щелкнуть по кнопке "Повторение", то появится форма "Повторение встречи" (рис.10.13). Определив необходимые опции и вернувшись к представлению "Месяц", вы увидите, что каждый месяц будет запланировано соответствующие мероприятие.

Часто удобно, работая с элементами папки "Календарь", иметь перед собой список "Задач" (рис.10.14). Это просто необходимо, когда приходит время трансформировать "Задачу" во "Встречу". Делается это простым перетаскивание соответствующей "Задачи" в рабочую область "Встречи".

При систематической работе с приложением и при поддержании данных в актуальном состоянии Outlook избавит вас от многих проблем и неловких ситуаций. Вы никогда ничего не забудете. Outlook не позволит вам этого сделать.

Полезным для аналитической работы может оказаться и представление элементов папки "Задачи" в форме "Временная шкала для задач" (рис.10.15).

Работа с папкой "Дневник"

Работа с папкой "Дневник" может быть интерпретирована как реализация функции учета. Понятие учета в первую очередь ассоциируется с бухгалтерским учетом. Но Outlook – не лучший инструмент для бухгалтерского учета. А вот для учета времени Outlook может быть очень хорошим инструментом.

Например, вам важно учитывать работу с приложениями MS Office. Для этого достаточно определить параметры дневника (рис.10.16).

Представление записей в папке "Дневник" по типу (рис.10.17) позволяет анализировать содержание деятельности пользователя в тот или иной интервал времени. Открытое окно занято ярлыками файлов, с которыми проводилась работа в то или иное время. Если щелкнуть по ярлыку, то будет открыта форма "Запись" в "Дневнике". Таким образом, можно отследить историю работы с тем или иным документом или над тем или иным проектом, в том числе и ежедневно затрачиваемое время.

Элемент "Задача" имеет возможность определения процента выполнения задачи (рис.10.18), что может быть использовано для уточнения планов на ближайшую перспективу.

Изучение индивидуальных издержек времени на выполнение различных видов работ позволить решить задачу нормирования. А это позволит более тщательно и обосновано осуществлять планирование.

10.4. Работа с элементами папки "Заметки"

Успех человека или предприятия во многом зависит от способности предложить что-то новое. Поэтому во всех руководствах по Self-management настоятельно рекомендуют бережно относиться к собственным идеям, обязательно записывать собственные идеи, организовать индивидуальную систему хранения и разработки этих идей. В руководствах по Selfmanagement на основе Outlook в качестве хранилища идей предлагают использовать папку "Заметки" (рис.10.19).

Работа с элементами папки "Заметки" представляет собой работу с простейшим текстовым редактором. Этот редактор даже проще, чем "Блокнот". Пользователю предоставляется возможность только вводить текст и изменить размер окна для ввода информации. При закрытии окна текст сохраняется, а "Заметке" автоматически назначается имя по первых словам введенного текста. В дальнейшем можно, используя контекстное меню, присвоить "Заметке" одну или несколько "Категорий". Но этим, по большому счету, возможности и исчерпываются. Однозначно можно утверждать, что "Заметки" Outlook много лучше, чем заметки на случайных клочках бумаги или, говоря высоким языком, на бумажных носителях. Но многие предпочитают свои идеи фиксировать в Word с использованием всех возможностей форматирования. Однако это уже не вопрос технологий.

Следует указать на полезность применения "Заметок" для хранения фрагментов текста при автоматизации процесса формирования контента сообщений электронной почты.

10.5. Программирование – ключ к эффективной информационной работе

Богатые возможности Outlook могут быть серьезным образом расширены, а эффективность работы с приложением – существенно повышена. Речь идет о возможности программирования Outlook. Именно программирование делает работу с Outlook наиболее привлекательной по сравнению с работой с другими программами-органайзерами. Если вы знакомы с программированием, то можете почувствовать вкус к разработке макросов. Если вы не имеете возможности программировать, можно в той или иной форме воспользоваться опытом других, но взять на вооружение этот мощнейший инструмент. Рассмотрим несколько примеров применения макросов Outlook.

Эффективные коммуникации в учебном процессе

Образование – это, прежде всего, учебный процесс. И в повышении эффективности этого процесса Outlook может сыграть важную роль. Процесс обучения, как и любой управляемый процесс, нуждается в контроле. Обеспечить контроль и определенную индивидуализацию обучения, когда на практическом занятии присутствует три десятка хорошо подготовленных студентов и занятие проходит в очень высоком темпе, невозможно. Одним из путей решения проблемы является электронная почта. Группа получает комментарии к материалу и демонстрацию приемов работы. Далее выдается несколько индивидуальных заданий. Преподаватель оказывает помощь в решении возникающих проблем. Но проверка и рецензирование работ студентов осуществляется преподавателем во внеурочное время. Студенты отправляют свои работы в адрес преподавателя и по электронной почте же получают рецензии и необходимые консультации.

На первом занятии студенты должны зарегистрироваться, т.е. направить сообщение электронной почты. В поле "Тема" сообщения должна быть внесена в строго определенной последовательности необходимая преподавателю для работы информация. При получении сообщений студентов с признаком "регистрация" на домашнем компьютере преподавателя запускается макрос, который на основе полученных сообщений создает "Контакты" Outlook, формирует персонифицированный ответ и уничтожает полученное сообщение. Если осуществлять упомянутые действия вручную (перенос информации о студенте из полученного сообщения в базу данных, формирование ответного сообщения и т.д.), то это потребует 3-4 минуты на обработку каждого сообщения. Если сообщений о регистрации полторы сотни, легко определить объем работы. Перспектива такой работы вряд ли кого-то воодушевит. Но программирование приложений MS Office делает эту задачу реальной. Обычно эта работа выполняется в течение часа, т.е. в 5-6 раз быстрее, причем большая часть времени тратится на редактирование сообщений студентов, потому что, несмотря на подробный инструктаж, многие сообщения оформляются с ошибками. Например, одна из наиболее распространенных ошибок состоит в том, что необходимая информация помещается не в поле "Тема", а в самом сообщении. Конечно, несложно запрограммировать обработку подобной ситуации, но есть ли в этом смысл? Ответственность – очень полезное качество, и его нужно воспитывать, в том числе и в ходе учебного процесса.

Автоматизация подготовки отчета о работе

Преподавание в большинстве высших учебных заведений исходит из государственного образовательного стандарта. На основе стандарта на кафедрах создаются учебные программы дисциплин. Профессор, ведущий курс, разрабатывает последовательность прохождения дисциплины, на основании которой учебный отдел вуза осуществляет планирование в виде расписания занятий.

Но большая часть профессорско-преподавательского состава занята в нескольких проектах. Это может быть преподавание в нескольких вузах или преподавание и работа в фирмах и на предприятиях. Поэтому возникает проблема согласования нескольких расписаний, и это требует кропотливой работы, занимающей немало времени, поскольку ошибки – это срыв занятий, что недопустимо. Задача существенно упрощается, если расписания в форме таблиц Excel передается в Outlook. В таком случае все накладки становятся очевидными, то есть ошибки исключаются по определению. Разработав макрос, на основе использования технологии automation эту задачу можно решить легко.

Во многих вузах от преподавателей требуют составления отчетов о проделанной работе. Это можно трактовать как обратную задачу, поскольку необходимо передать информацию из Outlook в Excel. Но Outlook не располагает такими мощными инструментами расчетов и форматирования, какими обладает Excel, поэтому, работая с "Календарем" Outlook и внося изменения в расписание (преподаватели болеют, ездят в командировки, участвуют в конференциях – приходится помогать друг другу в проведении занятий), в конце месяца необходимо отчитаться о реально проведенных занятиях. В решении подобной задачи снова может помочь соответствующим образом разработанный макрос.

Опыт применения макросов Outlook в решении задачи оформления отчетов о проделанной ежемесячно работе говорит о том, что экономия времени может составлять от полутора до двух часов. Это время очень индивидуально, но в любом случае можно говорить о существенной экономии.

Пользовательские формы

Элемент "Контакт" обладает очень большим числом свойств. В большинстве случаев большая часть этих свойств не используется, но избыточный интерфейс потребует неоправданных затрат времени на работу с ним. Возможно, кому-то потребуется убрать поле заметок и на его месте разместить поля с вкладки "Подробности". В конце концов, возможно, кто-то предложит собственную концепцию дизайна формы "Контакт".

На рис.10.20 представлена форма, в которой собраны на одной вкладке наиболее часто используемые свойства вкладок "Общие" и "Подробности". Но вполне возможно, что потребуется ввести свойства, которых нет среди стандартных свойств элемента Outlook. Для подобной ситуации у элемента "Контакт" предусмотрено четыре пользовательских свойства. Если таким способом решить поставленные задачи не удастся, то Outlook допускает определять самостоятельные пользовательские свойства.

Outlook позволяет создавать и самостоятельные пользовательские формы – не на основе стандартных форм Outlook, аналогичные тем, что создаются в других приложениях MS Office. Пример такой формы приведен на рис.10.21.

Но работа с такой формой потребует программирования, в частности, разработки процедур обработки событий.

Резюме

Органайзеры – неотъемлемый атрибут делового человека. Традиционный хорошо оформленный бумажный органайзер может быть прекрасным дополнением к строгому костюму, может стать прекрасным подарком. Но электронный органайзер – много более эффективный инструмент. На сегодня лучшей программой-органайзером является MS Outlook. Это подтверждает и доля рынка, которую занимает эта программа, и распространенность на спектр устройств от персонального компьютера до мобильного телефона, и круг задач, решаемый приложением, и то, что приложение является программируемым. Таким образом, можно заключить, что MS Outlook – правильный выбор.