Учет расчетов с подотчетными лицами

Цель лекции: рассмотреть особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

О порядке выдачи наличных средств

Подотчетные лица - это сотрудники организации, которым выдают деньги на какие-либо нужды. Например, подотчетному лицу могут выдать средства на покупку билетов для проезда в командировку, на приобретение канцтоваров или на множество других нужд. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами имеет некоторые особенности, которые мы рассмотрим в данной лекции.

"Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П устанавливает, что выдача наличных денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру (форма 0310002).Допускается выдавать денежные средства из касс банка по чекам кассирам или лицам их заменяющим.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (Форма № АО-1, форма 0302001 по ОКУД) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К отчету прилагаются различные оправдательные документы: билеты, купленные в счет подотчетных сумм, счета и так далее. Корешок авансового отчета остается у лица, сдавшего отчет и оправдательные документы. Он содержит расписку бухгалтера о получении документов.

Организация не выдаст нового аванса до тех пор, пока подотчетное лицо не отчитается за предыдущую сумму. Порой по результатам отчета требуется доплатить подотчетному лицу средства, которые он израсходовал на цели организации. Например, если подотчетному лицу выдали 1000 рублей на покупку канцтоваров, а реально было потрачено 1200 рублей, 200 "лишних" рублей ему компенсируют. Возможна и обратная ситуация - было выдано больше, чем оказалось реально потрачено. В таком случае неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращают в кассу организации.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

В разных организациях описанный порядок может видоизменяться. Например, сотруднику могут предложить купить что-то за собственные деньги, а после того, как он сделает покупку и предоставит оправдательные документы, возместить понесенные расходы в порядке расчета с подотчетным лицом.

О доверенности

Организация может выдать подотчетному лицу доверенность (ст. 185 ГК РФ) на совершение операций от имени организации. Если сотрудник, имеющий доверенность, покупает какие-либо товары - ему выдается накладная и счет-фактура - то есть, как будет показано ниже, НДС, полученный вместе с приобретенными товарами, можно будет принять к зачету. Сотрудник с доверенностью заключает сделки с другими организациями от имени своей организации.

Если же подотчетный сотрудник доверенности не имеет, для других организаций он - физическое лицо, которое заключает сделку от своего имени. И, хотя расходы, например, на приобретение тех же товаров, попадут на соответствующие счета, счета-фактуры сотруднику не выдадут, а это значит, что НДС так же нельзя будет принять к зачету.

Доверенность выписывают в одном экземпляре, регистрируют в книге регистрации доверенностей, ее подписывает руководитель организации, на нее ставится печать. Доверенность выдают сотруднику, оставляя на предприятии корешок доверенности, содержащий все необходимые сведения. Доверенность сотрудника остается в той организации, с которой он вел дела.

Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Планом счетов, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Например, такой операцией мы отразим выдачу подотчетному лицу денежных средств из кассы организации:

Д71 К50 - выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы

Если сотрудник получает денежные средства под отчет в банке - делается такая запись:

Д71 К51 - выданы подотчетному лицу денежные средства с расчетного счета в отделении банка

После того, как авансовый отчет подотчетного лица будет принят и обработан в бухгалтерии, делаются записи по кредиту счета 71 и по дебету счетов учета затрат и приобретенных подотчетным лицом ценностей. Например, если за счет подотчетной суммы были куплены материалы, это будет отражено такой записью:

Д10 К71 - на сумму приобретенных материалов

Нельзя забывать об НДС, причем, выше мы говорили о доверенности, которую может иметь подотчетное лицо. Если такой доверенности нет, мы делаем следующие записи:

Д19 К71 - на сумму НДС, подлежащего зачету

Но предъявить НДС к зачету мы не можем - ведь лицо, не имеющее доверенности организации, не может получить счет-фактуру, поэтому делаем такую запись:

Д91 К19 - списываем НДС, подлежащий зачету, на расходы

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу оформляется следующей записью:

Д50 К71 - на остаток подотчетных денежных средств.

Если же доверенность есть, подотчетное лицо действует от имени организации - бухгалтерские записи будут такими же, как будто эти операции (покупку товаров, например) совершает сама организация:

Д41 К60 - приобретены товары

Д19 К60 - отражен НДС, подлежащий зачету

Если работник не вернул вовремя неизрасходованную подотчетную сумму или не смог правильно отчитаться по ней, эта сумма может быть списана следующей записью:

Д94 К71 - на сумму не возвращенных вовремя подотчетных средств

Счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" используется для обобщения информации о суммах различных недостач и потерь.

Если сумму, учтенную по счету 94 можно удержать из заработной платы работника - это оформляют такой записью:

Д70 К94 - удержана из заработной платы работника подотчетная сумма, не возвращенная вовремя

Если сумма не может быть удержана из заработной платы, делается такая запись:

Д73 К94 - сумма, подлежащая взысканию с виновного лица.

Если сумма не может быть взыскана с работника - ее списывают в убыток:

Д99 К94 - списана в убыток не возвращенная подотчетная сумма.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Бухгалтерские записи

В табл. 16.1 обобщена информация о бухгалтерских записях, применяемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Важные документы

Для организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами бухгалтер должен иметь следующие документы:

Нормативное регулирование

Выводы

Мы рассмотрели особенности учета расчетов с подотчетными лицами.

Темой нашей следующей лекции будет инвентаризация и учет ее результатов.