Основы организации бухгалтерской подсистемы

О валютном учете

Валютный учет подразумевает отражение операций по некоторым счетам (обычно – это счета расчетов) не только в валюте регламентированного учета (в рублях), но и в других валютах. При формировании записей по таким счетам рублевый балансовый показатель (то есть – тот, который отражается по дебету одного счета и кредиту другого для обеспечения баланса, равенства дебетовых и кредитовых остатков и оборотов) вычисляется на основе текущего (или заданного в документе) курса валюты, которая выбрана в качестве валюты взаиморасчетов с контрагентом. Если курс валюты меняется – перед нами встает необходимость в переоценке задолженности с отнесением курсовой разницы на счет прибылей и убытков. Если говорить о реальном бухгалтерском учете, то данные процедуры выглядят сложнее, но их сущность сводится к вышеописанной операции.

Предположим, мы должны контрагенту А 1000$, на момент возникновения задолженности курс доллара составляет 30 рублей. Если говорить терминами бухгалтерского учета, то мы получаем такую бухгалтерскую запись:

Д Материалы К Расчеты с поставщиками 30000 руб. (1000$)

Через месяц курс доллара изменился до 31 рубля. Если задолженность перед поставщиком еще не погашена, то мы, фактически, должны ему теперь не 30000, а 31000 рублей. Для того, чтобы отразить эту разницу на счетах бухгалтерского учета, можно воспользоваться такой проводкой (повторимся – здесь отражается лишь суть реально существующих процессов, связанных с переоценкой)

Д Прибыли и убытки К Расчеты с поставщиками 1000 руб.

Обратите внимание – мы делаем бухгалтерскую запись, отражая лишь рублевую сумму, так как при изменении курса валюты меняется именно она. Очевидно, что при росте курса валюты мы, в данном случае, получили "неожиданный" убыток в размере 1000 рублей, хотя сумма задолженности в валюте не изменилась. Обратная ситуация возникает, когда курс валюты понижается. Если на момент переоценки курс доллара составит 29 рублей, мы получим "неожиданную" прибыль:

Д Расчеты с поставщиками К Прибыли и убытки 1000 руб.

В бухгалтерском учете существуют счета, которые называются забалансовыми. Такие счета используются для хранения информации без применения двойной записи. Например, это могут быть сведения об основных средствах, взятых в аренду. Организация, с одной стороны, должна хранить сведения о них, с другой – они не должны влиять на состояние баланса, так как организации они не принадлежат, она не начисляет амортизацию по этим основным средствам. Поэтому подобные сведения хранятся на забалансовых счетах. Приходные записи по таким счетам выполняются по дебету, расходные – по кредиту счета. Забалансовые счета не корреспондируют с другими счетами.

Об аналитике

Учет на счетах может вестись в одном или нескольких аналитических разрезах. Например, для счета учета материалов вполне логично предусмотреть разрез Номенклатура, благодаря которому можно узнать, какие именно номенклатурные позиции учитываются на счете. Учет расчетов с контрагентами логично вести в разрезе самих контрагентов, а, возможно, и договоров с контрагентами, и валют. Аналитические разрезы принято, в терминологии 1С:Предприятие, называть субконто. Фразу "Субконто Номенклатура" следует понимать как "Аналитический разрез Номенклатура".

Объекты 1С:Предприятие и подсистема бухгалтерского учета

Для реализации подсистемы бухгалтерского учета нам понадобятся следующие объекты 1С:Предприятие 8:

Создавая бухгалтерскую подсистему конфигурации, сначала создадим план видов характеристик – на него нужно будет сослаться при создании плана счетов, затем – план счетов – без указания плана счетов мы не сможем создать регистр бухгалтерии.

План видов характеристик

Создадим новый план видов характеристик, назовем его

План видов характеристик добавляет в систему новый тип данных, который, по сути, является составным типом данных. В этот составной тип данных входят обычно справочники, элементы которых, в итоге, используются в аналитическом учете. Значения характеристик могут поставлять не только справочники – кроме того, это могут, например, документы и перечисления.

Добавим созданный план видов характеристик в состав подсистемы БухгалтерскийУчет.

При настройке плана видов характеристик особую важность имеют его свойства Тип значения характеристик и Дополнительные значения характеристик. Именно они определяют набор типов данных, объединенных планом видов характеристик.

Для правильной настройки этих свойств, прежде чем продолжать, создадим новый справочник – назовем его Субконто.

Добавим справочник в состав подсистемы БухгалтерскийУчет.

Выберем, на вкладке .

Мы не будем настраивать другие значения справочника, хотя, при необходимости, это можно сделать. Он нужен нам для того, чтобы не ограничивать пользователя конфигурации значениями субконто, которые он может задать, пользуясь существующими справочниками, указанными в плане видов характеристик. Фактически, это позволит пользователю самостоятельно задавать необходимые ему аналитические разрезы, не прибегая к конфигурированию системы и настройке плана видов характеристик.

Перейдем в план видов характеристик, на закладке .

Установим флажок Составной тип данных, снимем флажок Строка (не рекомендуется использовать в планах видов характеристик простые типы данных), установим флажки напротив тех справочников, которые содержат нужные виды аналитики – Контрагенты, Номенклатура, Сотрудники. Отметим, так же, справочник Субконто.

Откроем свойство плана видов характеристик , это лишь один справочник – Субконто.

Теперь откроем предопределенные элементы плана видов характеристик (вкладка .

На рис 1.5 вы может видеть список созданных предопределенных элементов и окно свойств одного из предопределенных элементов.

Теперь приступим к созданию плана счетов.

План счетов

Создадим новый план счетов, назовем его ):

Длина кода: 5
Длина наименования: 50
Маска кода: @@.@@
Автопорядок по коду: установлено
Длина порядка: 5
Основное представление: В виде наименования
Добавим признаки учета Количественный и Валютный

Код счета – это цифровой код счета, принятый в учетной практике. Наименование – это буквенное наименование счета.

Маска кода счета задает структуру кода счета и возможность использования в коде различных символов. В нашем случае маска имеет вид @@.@@. Символ "@" подразумевает использование в коде счета любых алфавитно-цифровых символов. План счетов с такой маской предусматривает два уровня вложенности счетов, и по два символа в кодах счета и субсчета (например, 10.01 и т.д.). Существуют и другие специальные символы, с помощью которых можно задавать маски кодов счетов. Среди них следующие:

? – подразумевает использование вместо себя любой цифры.

! – подразумевает преобразование любого введенного символа в верхний регистр.

# - подразумевает ввод любой цифры, пробела, знаков "+" и "-"

N – подразумевает любые буквенные и цифровые символы

U – подразумевает любые буквенные и цифровые символы, которые преобразуются в верхний регистр.

Х – подразумевает произвольный символ.

Свойство Автопорядок по коду оказывает комплексное воздействие на сортировку счетов, в частности, оно позволяет в правильном, с точки зрения пользователя, порядке, формировать отсортированную последовательность субсчетов счета.

Поле Порядок не может быть меньше длины кода счета, задаваемой маской кода. Именно по этому полю, которое добавляется в план счетов, и осуществляется сортировка элементов. Ключевая разница между, например, счетом 01.01 и порядком этого счета, заключается в том, что в порядке счета нули заменяются пробелами, что позволяет корректно сортировать счета.

В качестве основного представления счета мы выберем Наименование.

Признак учета Количественный позволяет вести на счете количественный учет. Это актуально, например, для учета материалов. Сам по себе признак "работать" не будет – позже мы используем его при настройке счетов, при проектировании регистра бухгалтерии, а еще позже – будем ориентироваться на него при формировании движений по счетам. Название признака роли не играет – роль играет его использование в системе.

Признаки учета субконто после связи их с ресурсами регистра бухгалтерии позволяют управлять хранением остатков и оборотов по этим ресурсам для используемых на нем субконто. В нашем случае нужно, чтобы учет товарно-материальных ценностей на счете велся в разрезе ответственных лиц лишь в количественном показателе, а в целом по предприятию, в разрезе номенклатурных позиций – и в количественном и в суммовом варианте. Это позволит нам, во-первых – правильно формировать себестоимость ценностей в целом по организации, а, во-вторых – технически верно списывать материальные ценности с ответственных лиц.

Признак учета Валютный позволит нам вести на счете валютный учет, то есть – отражать на счете показатели не только в валюте баланса, но и в других валютах. В случае с этим признаком, так же, важно его последующее использование, а не название или факт наличия в плане счетов.

Перейдем на вкладку .

Признак учета Суммовой позволит включать и отключать суммовой учет по субконто.

Перейдем на вкладку приведены свойства счетов, которые нужно задать. Если признак учета не упомянут в колонке Установленные признаки учета или в колонке Субконто, признаки учета субконто – этот признак устанавливать не нужно. Имена счетов можно получить из приведенных наименований по правилам именования объектов в 1С:Предприятие 8 (то есть, наименование Касса в валюте преобразуется в имя КассаВВалюте).

На рис 1.8 вы можете видеть окно с предопределенными счетами.

На рис 1.9 вы можете видеть окно настройки одного из предопределенных счетов.

Для создания субсчетов к счету нужно выделить в списке предопределенных счетов нужный счет и создать новый субсчет. Если субсчет случайно создан не для того счета, или, например, новый счет случайно создан как субсчет одного из существующих счетов, его можно переместить в подчинение другого счета (или сделать самостоятельным), воспользовавшись кнопкой панели инструментов Переместить элемент в другую группу.

В завершение работы над планом счетов создадим форму счета, при создании формы отметим, в дополнение к уже отмеченным реквизитам, реквизит .

По умолчанию реквизит Порядок не входит в число реквизитов, которые в конструкторе формы плана счетов предлагается разместить на форме счета. Заполнить поле Порядок можно как вручную, так и программно. Мы, зная правила формирования поля Порядок, можем сделать это и вручную, но поле

Порядок не случайно не выводится на форму по умолчанию – желательно реализовать его заполнение автоматически, например, перед записью нового счета, который создал пользователь.

Сделать это можно, воспользовавшись процедурой ПередЗаписью() в модуле объекта. У объекта типа ПланСчетовОбъект сущестует метод ПолучитьПорядокКода(). Этот метод, в том случае, если при указании маски счета использованы символы "@" и ".", позволяет получить порядок кода, построенный в соответствии с этой маской. Метод возвращает порядок в виде строки, эту строку можно присвоить реквизиту Порядок. Для автоматического формирования порядка мы можем воспользоваться таким кодом в модуле объекта плана счетов Хозрасчетный:

Процедура ПередЗаписью(Отказ)
  Порядок=ПолучитьПорядокКода();
КонецПроцедуры

Реализовав автоматическое формирование порядка, запретим изменение поля ).

После того, как план счетов настроен, мы можем переходить к созданию регистра бухгалтерии.

Регистр бухгалтерии

Создадим регистр бухгалтерии , укажем ранее созданный план счетов Хозрасчетный. Установим флаг Корреспонденция – это будет означать, что регистр бухгалтерии поддерживает корреспонденцию счетов, то есть – ведение учета методом двойной записи.

Включим регистр бухгалтерии в состав подсистемы БухгалтерскийУчет. Исключим регистр из состава общего реквизита Организация.

Самый простой регистр бухгалтерии может содержать лишь один ресурс, который содержит суммовой показатель в валюте учета. В нашем же случае предполагается хранение в регистре не только суммовых показателей, но и количественных, и валютных показателей в валюте, это требует соответствующей настройки регистра.

Перейдем на вкладку Данные регистра бухгалтерии.

Создадим измерение Валюта. 
Тип: СправочникСсылка.Валюты. 
Признак учета: Валютный. 
Признак Балансовый не установлен. 
Флаг Запрет незаполненных значений установлен.

Благодаря наличию данного измерения мы сможем организовать в регистре бухгалтерии валютный учет на счетах с установленным признаком учета Валютный. То, что признак Балансовый не установлен, позволит нам, при формировании бухгалтерских записей, указывать валютную сумму лишь для того счета из двух корреспондирующих, на котором нужно ведение валютного учета. Например, при поступлении материалов от поставщика, взаиморасчеты с которым ведутся в валюте, на счет учета материалов попадут данные в рублевой оценке, а на счет учета расчетов с поставщиками мы поместим сведения и в валюте регламентированного учета, и в валюте взаиморасчетов с контрагентом. Установка флага Запрет незаполненных значений позволяет нам контролировать заполнение данного измерения в тех случаях, когда на счете, который участвует в проводке, ведется валютный учет.

Создадим следующие ресурсы: (рис 1.13)

    Сумма.
Тип – число, 
длина – 10, 
точность – 2. 
Признак Балансовый установлен. 
Признак учета субконто – Суммовой.

    Количество. 
Тип – число, 
длина –10, 
точность – 3. 
Признак Балансовый не установлен. 
Признак учета – Количественный. 

    ВалютнаяСумма. 
Тип – Число, 
длина – 10, 
точность – 2. 
Признак Балансовый не установлен. 
Признак учета – Валютный.

    Создадим реквизит Содержание.   
Тип – строка, 
длина – 50, 
Допустимая длина – Переменная

В случае с ресурсами регистра мы руководствуемся рассуждениями, аналогичными тем, которыми руководствовались при создании измерения Валюта. Балансовые ресурсы – это, в нашем случае, лишь Сумма, подразумевают попадание и на счет дебета и на счет кредита одной и той же суммы для соблюдения баланса. Небалансовые позволяют указывать данные для одних счетов и не указывать для других (в общем случае – указывать различные данные). Если мы получаем материалы от поставщика, мы, на счете учета материалов, должны хранить сведения не только о сумме поступления, но и о количестве материалов. А на счете учета расчетов с поставщиком количество поставленных им материалов отражать не нужно – нас интересует лишь сумма нашего долга перед поставщиком. Аналогична ситуация с ресурсом ВалютнаяСумма.

Реквизит, в сущности, ни к чему нас не обязывает – он играет вспомогательную роль.

Выводы

В этой лекции мы создали основные компоненты бухгалтерской подсистемы нашей конфигурации. Рассмотрели использование таких объектов, как Планы видов характеристик, Планы счетов, Регистры бухгалтерии при формировании бухгалтерской подсистемы. Мы уделили внимание настройке признаков учета и признаков учета субконто, подготовили бухгалтерскую подсистему для ведения количественного и валютного учета. В следующей лекции мы займемся документами, которые будут формировать данные, учитываемые в бухгалтерской подсистеме.

Видеоурок

Для данной лекции подготовлен видеоурок