Структура делового письма

Цель лекции: познакомить студентов со структурой делового письма на английском языке.

Деловая переписка, как и официально-деловой стиль речи в целом, имеет устойчивую форму и структуру. Деловые письма разных видов (письма-запросы, письма-заказы, письма-приглашения) могут быть отнесены к разряду типовых документов - такие документы имеют строго определенный шаблон написания. Традиционное деловое письмо на бумаге состоит из заголовка, в котором указываются внутренний адрес отправителя (inside address) и дата; обращения, содержания самого письма, вежливой формулы заключения и, наконец, подписи [10]. Электронное деловое письмо состоит из имени и электронного адреса отправителя, темы письма, обращения, основного текста, формулы этикета и прощания.

6.1. Деловые письма на бумажных носителях

Деловые письма на бумажных носителях отличаются от электронных деловых писем не только стилем (лексикой, синтаксисом), но и структурой. В самом общем виде структуру делового письма на бумажном носителе можно представить следующим образом:

Обычно такие письма печатаются на официальных бланках компании с "шапочкой" (терминологическое название - реквизиты или штамп). На английском "шапочка" называется official heading или letterhead. Текст письма располагается непосредственно под "шапочкой".

Date. Дата указывается в правом углу под "шапочкой". В деловых письмах (и практически любой другой официальной документации, кроме особых типов документов) не используется числовой формат даты. Это значит, что при указании даты месяц должен быть написан буквами, например: April 20, 1990. Давайте рассмотрим два самых распространённых варианта написания дат на английском. В письме, написанном на американском английском, дата будет выглядеть так: April 20, 1990. Общий формат даты: месяц/число/год. В европейском варианте число и месяц меняются местами: 20 April 1990. Такой вариант написания даты более привычен для русскоговорящих. Обратите внимание, что в этой записи отсутствует запятая.

При использовании числового формата даты будьте внимательны: в Америке принято сначала указывать месяц. Так, запись 4-30-2013 будет означать 30 апреля 2013. Вместо дефиса (-) возможно использование черты (/): 4/30/2013.

Inner address. Указание адреса отправителя является обязательным только для деловых писем на бумажных носителях. Формат указания адреса также зависит от варианта английского. В британском варианте адрес обычно пишется в правом углу, телефон и электронный адрес не указываются. В американском варианте, который становится всё более и более распространённым, адрес пишется слева, над приветствием, телефон и электронный адрес указывать желательно. Последовательность указания данных одинакова: номер квартиры и дома (или а/я), улица, город, /графство, область, штат/, страна, индекс (возможен вариант, когда индекс указывается после области/штата и перед страной). Британские графства чаще всего указываются полностью, тогда как американские штаты обычно пишутся сокращенно. На рисунках внизу представлены два варианта указания адреса:

В таблице приведены сокращения названий штатов США:

Salutation. Salutation - это приветствие, или приветственная формула. Приветствие всегда пишется слева, с большой буквы и отделяется запятой. После приветствия следует двойной пробел.

Main body. Это основная часть письма - непосредственно сам текст. Текст делового письма должен состоять из двух или трех текстовых блоков, не больше. В идеале ваше письмо должно уместиться на одной странице (с учетом, что на этой странице также располагаются official heading, date, address, salutation, closing, signature). Каждый блок письма следует отделять от предыдущего двойным пробелом. Предпочтительно выравнивать текст письма по ширине.

Closing and complimentary closes. Closing включает в себя формулы этикета (complimentary closes) и прощание. Формулы этикета - устойчивые вежливые фразы, которые пишутся в конце письма. Например: I am looking forward to hearing from you soon (С нетерпением жду Вашего ответа). Формулы этикета выравниваются по левому краю, а прощания (Sincerely, Faithfully, Best regards) могут быть выравнены по левому краю или немного смещены к центру страницы. Прощания никогда не пишутся справа.

6.2. Электронные деловые письма

Электронные деловые письма (business email) - самый распространенный тип деловой корреспонденции. Однако, как это ни странно, строгих правил по написанию business emails не существует. Мы рассмотрим некоторые общие рекомендации, касающиеся стиля, структуры и этикета. На рисунке представлена структура делового электронного письма:

Salutation. В американском варианте в электронных деловых письмах после приветствия возможно использование двоеточия (:) вместо запятой: Dear Mr Jones:.

), предлагает писать с заглавной буквы все ключевые слова в теме [13]. Обязательно всегда указывайте тему письма, так как во многих почтовых сервисах письмо с пустым полем "тема" будет отправлено в спам.

Main body. Текст электронного письма обычно строится по следующей схеме: what, who, when, where, why and how much. Представьтесь (если необходимо) и укажите цель письма в первом предложении. Желательно, чтобы размер текста не превышал 80 слов. Электронные письма не требует частого использования этикетных формул - после приветствия можно переходить сразу к делу. Электронное письмо должно быть написано кратко, четко и понятно: один абзац - одна новая мысль.

Closing и формулы этикета. В электронных деловых письмах приняты следующие формулы этикета:

Signature. В электронных письмах нет блока "адрес отправителя" (inner address), поэтому информацию о компании и контактные данные можно указать в блоке "подпись". Практически во всех почтовых сервисах можно создавать автоматическую подпись, которую не нужно будет набирать заново каждый раз, когда вы пишите письмо. Примерная последовательность указания данных может быть следующая:

(рис 6.5) Вариант подписи электронного письма

6.3. Расширяем словарный запас

Краткие итоги

Ключевые термины

Упражнения