Планирование управления информацией по БА

Записаться

Здравствуйте, коллеги! Мы продолжаем изучение области знания Планирование и мониторинг бизнес-анализа. В этом уроке мы с вами займемся задачей 3.4 – Планирование управления информацией по бизнес анализу.

Как явствует из названия – основная задача связана с тем, что мы должны понять, как, мы обращаемся со всем тем большим объемом информации по бизнес-анализу, который рождаются в ходе практически любой инициативы по бизнес-анализу.

Для начала, давайте посмотрим на назначение данной задачи: разработка подхода к хранению и доступу к информации по бизнес-анализу. Это явно намекает на то, что нам необходим какой-то репозиторий, и мы фактически устанавливаем некоторые правила хранения и доступа ко всей информации. Причем не просто ко всей, а к каждому элементу, к каждому типу элементов. Модели или разные типы модели, разные типы требований, разные типы источников – все это необходимо каким-то образом описать.

В описании указано, что информация состоит из всей возможной информации, которую аналитик посчитал значимой для использования в дальнейшей работе. Поэтому мы должны понять, как ее дальше обрабатывать. Конечно, можно просто все свалить в одну дирректорию и дать к ней всем доступ. Собственно, в этом и заключается универсальный подход к хранению и доступу к информации по бизнес-анализу. Наверно, в некоторых случаях, это подходит, но если у вас много информации, то эта методика не подойдет. Во–первых, люди не смогут разобраться, не смогут найти информацию. Это будет вызывать недовольство. Поэтому выработать подход к хранению и доступу – это достаточно важно.

Например, как хранится информация. Мы же с вами понимаем, что она может хранится во внешнем источнике, во внешнем облаке, например. Нужно понимать, сочетается ли это сочетается с нашими политиками безопасности. Или, если информация хранится локально, необходимо задуматься о бекапировании.

С какой детализацией информация – это тоже очень важный параметр. Потому что разным заинтересованным сторонам нужен разный уровень детализации. Вы же не будете показывать генеральному директору схему размещения компонентов на сервере. Вряд ли его это заинтересует. Ему нужна какая-то другая информация, более верхнего уровня. Необходимо тоже понимать, кто и к какому уровню детализации информации должен иметь доступ. Иначе вы только дезориентируете третье лицо.

Третий важный пункт в списке - это внутренние связи. Например, скопировали вы все в одну директорию. Но как связаны все эти элементы. Элемент 100, 2 и 98 имеют какое-то отношение? То есть какую-то трассировку провести, установить внутренние связи. Это тоже важно, поскольку это же ведь не единоразовый момент — наполнил репозиторий и все, и выдохнул, это постоянный процесс и связи необходимо поддерживать в каком-то актуальном состоянии. Например, между требованиями, когда вы добавляете новые требования и устанавливайте трассировку как по горизонтали между требованиями одного уровня, так и по вертикали. Есть какие-то связи, которые тоже необходимо продумать заранее.

Правила доступа тоже нельзя забывать. Например, у вас инициатива, связанная с какими-то финансами. Это конечно всем очень интересно посмотреть, но не всем это положено. Поэтому о разработке правил доступа тоже необходимо позаботиться заранее.

Давайте посмотрим на окружение данной задачи. Как я уже говорил, задачи в области знания, планирования и мониторинга бизнес-анализа идут последовательно. Задача 3.4 не исключение. 3.1, 3.2, 3.3 – задачи должны выполнится до этой задачи, то есть получается, что при планировании управления информации у нас уже есть общий подход. Мы понимаем, как вовлекать заинтересованных сторон и понимаем, как мы управляем нашим бизнес-анализом. Остается решить такую техническую часть – как мы храним раздаем доступ, с каким уровнем детализации смотрим на нашу информацию по бизнес-анализу.

Какие у нас есть элементы? Здесь многие элементы повторяются. Например, здесь есть важный пункт, про который я не сказал – это повторное использование. Это важный момент, поскольку повторное использование может быть применено, к любому элементу. Для это требование необходимо обезличить, положить в репозиторий, снабдить карточками для поиска и тогда это будет удобно и эффективно.

Это могут повторно использовать и другие участники процесса, которым ваше требование понадобится. Возможно и еще одно повторение требования, связанное с какими-то документами и т.д.

Еще один важный элемент – атрибуты требования. Это очень важно. Мы все время говорим – требования, которые всегда сопровождаются очень большим перечнем атрибутов. То есть: кто заявил данное требование, сколько времени требуется на реализацию, кто отвечает за реализацию данного требования, какой приоритет и т.д.

Необходимо заранее, до начала работ по бизнес-анализу, договориться о том, какой перечень атрибутов мы устанавливаем. Что мы будем заполнять. Требования являются обязательными. Например, автор требования и приоритет требования. Допустим, атрибут требования мы считаем не обязательно заполнять. Получается мы должны заранее договориться о перечне атрибутов, о том, кто заполняет эти атрибуты.

Кстати говоря, тоже немаловажный вопрос кто имеет право менять атрибуты? Задумайтесь над этим. У Вас, допустим, есть там модель бизнес-процесса репозитории и вы хотите двигать ее. Вы хотите изменить какой-то атрибут, например, приоритет – «кто может менять приоритет модели». Допустим любой заказчик может залогиниться к нам в репозиторий, зайти в перечень и поставить атрибут модели приоритет в наивысшее. У вас есть много атрибутов. Получается каждому атрибуту необходимо придумывать какие-то правила доступа и это превращается в достаточно интересный квест по управлению информацией по бизнес-анализу.

Вот на таких крупных проектах это требует достаточно существенных усилий от аналитика. Описать все это, да и реализовать это в том или ином инструменте получается. Ведь вам необходимо сначала все расписать: перечень атрибутов, правила доступа, правила изменения каких-то атрибутов. После этого получается взять какой-то инструмент, который не будет противоречить методологии.

Итак, давайте поговорим о том какие заинтересованные стороны могут участвовать в данной задаче по бизнес-анализу. Безусловно – это эксперт предметной области. Он может не будет нуждаться в доступе какой-то части информации по бизнес-анализу, он будет смотреть какие-то свои политики, которые он применит. Вы должны соответственно спонсировать его в электронном виде.

Какие методы могут вам понадобиться для выполнения этой задачи? Здесь перечислено достаточно много методов более подробно, я остановлюсь на такой методе как интеллект-карты.

Все вы знаете, что такое интеллект-карты. Я подобрал такую общедоступную карту, она мне нравится. Давайте посмотрим. Вообще, этот метод очень популярен и часто используется. И я вам предлагаю, рекомендую тоже его используют в своей работе, в частности для управления информацией.

В данном примере можете посмотреть картинку. Меня больше интересует общая структура. Обратите внимание, что здесь есть цвета. То есть, вы можете вместо тысячи слов нарисовать одну картинку, можете нарисовать какую-то эмоциональную картинку, можете использовать какие-то символы, понятные вам. Таким образом, вы можете с помощью вот такой одной картинки решить многие вещи. Эти задачи вы можете или разложить на какие-то компоненты. Мы сейчас говорим о подходе к бизнес-анализу. Как мы планируем управление информацией, как вы планируете управлять своим временем, как сосредоточиться и выделить время для размышления, организовать работу т. д.

Совет – используйте иерархию и декомпозицию, поскольку когда вы работаете с интеллект-картами вы должны понимать, что у вас в центре есть какая-то проблема или задача и у вас от нее идут первые – самые толстые связи. Эти первые уровни выделяйте по какому-то признаку. То есть вы должны выбрать какой-то признак декомпозиции и иерархически раскладывать дальше компоненты по уровню. Используйте образа, символы и ассоциации, подключайте вашу фантазию. Далее, используя цвета, важно выбрать ограниченный наверно набор. У вас получается дерево, которое растет из корней, от корня там стебли и в конце концов там веточки все тоньше и тоньше. Используйте интересные картинки, эмоциональные образы, с помощью которых вы можете избежать большого количества текста.

Так же могу порекомендовать рисовать от руки. Так как это полезно, но, если вам не нравится рисовать от руки, есть множество платных и бесплатных инструментов которые помогут вам использовать интеллект-карты.

Напомню, что у нас с вами интеллект карты используются для определения и классификации видов информации, которыми необходимо управлять. В частности, когда мы говорим об управление информацией по бизнес-анализу. Получается, что у нас есть с вами модели требований дизайна и т.д. Поэтому мы с вами можем использовать как первое ответвление от основного и дальше уже детализировать там информацию. Таким образом вы можете использовать карту фактически для проектирования вашего репозитория.

Какие еще методы рекомендуют для планирования управления информации по бизнес-анализу? Моделирование процессов. Используйте опрос, а также воркшопы или семинары – это тоже может помочь выработать ваш подход.

В качестве результата давайте еще раз повторим: нам нужно определиться с уровнями, абстракциями, нужно не забыть про связи между элементами, результатами и информацией по бизнес-анализу. Между элементами информации мы должны оговорить порядок использования, должны понять, как храним и как предоставляем доступ и не забыть про атрибуты, потому что мы с вами аналитики.

У этих сущностей есть много атрибутов которые тоже требуют усилий времени и заботы, про них тоже не забывайте. Если вы просто подумаете, то вы сможете выработать эффективный подход к управлению информацией по бизнес-анализу.

По задаче 3.4 Планирование управления информации по бизнес-анализу – все.

Всего доброго, до свидания!