Определение атрибутов процесса перед моделированием
Прежде чем создавать модель бизнес-процесса и на её основе регламент, необходимо зафиксировать ключевые параметры — атрибуты процесса. Рассмотрим их на примере процесса продаж, а точнее — «Поиск поставщика». Эти атрибуты понадобятся при использовании нотаций моделирования и информационных систем управления процессами.
Перечень атрибутов процесса
-
Название процесса
Название должно быть лаконичным, но исчерпывающе отражать, что происходит в процессе и какова его цель. Пример: «Поиск нового поставщика». Хорошее название сразу указывает на результат.
-
Идентификатор (ID)
Уникальный номер, присваиваемый процессу во внутреннем регламенте компании.
-
Описание (комментарий)
Краткий текст, раскрывающий суть процесса. Пример: «Данный процесс обеспечивает формализованный подход к поиску поставщиков для выбора оптимального решения, охватывая как существующих на рынке, так и новых поставщиков».
-
Результат процесса
Чёткий, конкретный выход процесса. Не путать с целью! Для процесса «Поиск поставщика» результат — актуализированный (дополненный) список поставщиков. Если процесс специфический (например, поиск под определённый проект), результат прописывают ещё конкретнее.
-
Владелец процесса
Должностное лицо, отвечающее за процесс в целом. Часто это бизнес-аналитик, поскольку именно он занимается спецификацией и моделированием процессов.
-
Участники процесса
Указываются через бизнес-роли (должности), при необходимости с указанием конкретных ФИО, если исполнитель закреплён. Важно различать роли по матрице ответственности RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) или её расширенной версии RASCI, где добавляется Support (помощник).
Ключевой принцип: всегда должен быть определён исполнитель (R — Responsible). Типичная ошибка — прописать оценивающих, консультирующих, информирующих, но забыть того, кто непосредственно выполняет действие.
-
Вход процесса
Данные или материалы, с которыми начинается работа. Для поиска поставщика это могут быть: информация с сайтов, материалы СМИ, советы руководства. Входы принято описывать в логике нотации SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer).
-
Подпроцессы
Составные части процесса, детализирующие его на следующих уровнях. Каждый подпроцесс имеет собственную последовательность действий, вход и выход.
Пример для «Поиска поставщика»:
- 3.1 Мониторинг информации (выход — результаты мониторинга).
- 3.2 Составление/дополнение базы поставщиков (выход — обновлённая база).
- 3.3 Информирование руководства об обновлении или найденном поставщике (выход — письмо об обновлении списка).
-
Выход процесса
Итоговый результат всего процесса. Может быть представлен как отчёт с информацией о поставщиках. На верхнем уровне выход должен быть агрегированным, но при наличии подпроцессов полезно указывать промежуточные выходы.
-
Рабочие документы (документация)
Регламенты, инструкции, журналы и прочие документы, которыми руководствуются исполнители.
Практическое применение атрибутов
Набор перечисленных параметров может служить основой анкеты для участников процесса. В анкету включают как объективные атрибуты (название, вход, выход, участники), так и субъективные представления людей о требованиях к процессу, организационных и коммуникационных моментах. Это позволяет провести рефлексию и собрать информацию о том, как участники воспринимают суть и результат процесса.
Типичные ошибки при определении атрибутов
- Отсутствие исполнителя (R) в матрице RACI при наличии всех остальных ролей.
- Путаница между названием, целью и результатом процесса. Название — краткое именование, цель — намерение, а результат — конкретный измеримый выход.
- Пропуск подпроцессов и их выходов, что приводит к неполной картине и затрудняет моделирование.
- Игнорирование документации — регламенты и рабочие документы должны быть явно указаны.
Краткие итоги
Последовательность определения атрибутов процесса образует чёткий каркас для любого проекта по моделированию и регламентации. Задавая название, идентификатор, описание, результат, владельца, участников, входы, выходы, подпроцессы и документацию, аналитик переводит интуитивное понимание деятельности в структурированную форму, пригодную для дальнейшей автоматизации и управления.
Практическая ценность такого подхода проявляется в нескольких плоскостях. Во-первых, он позволяет избежать типовых просчётов, например, ситуаций, когда за процесс числится множество контролирующих и информируемых лиц, но отсутствует конкретный исполнитель. Чёткое распределение ответственности по матрице RACI, особенно с акцентом на роль Responsible, становится фундаментом исполнимого регламента.
Во-вторых, разделение понятий цели и результата, а также их отделение от названия, на первый взгляд кажется формальностью, однако именно здесь кроется источник многих коммуникационных сбоев. Когда участники по-разному представляют конечный выход процесса, любое моделирование обречено на бесконечные согласования. Фиксация результата как актуализированного списка, отчёта или иного измеримого артефакта синхронизирует ожидания.
В-третьих, рассмотрение процесса как иерархии подпроцессов с собственными входами и выходами создаёт основу для декомпозиции без потери управляемости. Это позволяет постепенно наращивать детализацию, не перегружая первоначальную модель. Описанная логика легко переносится с примера поиска поставщика на любые другие бизнес-процессы — от закупок до обслуживания клиентов.
Наконец, предложенный набор атрибутов трансформируется в эффективный инструмент сбора требований. Анкета, построенная на этих параметрах, помогает не просто задокументировать существующую практику, но и выявить разрывы между тем, как процесс видят исполнители, и тем, как он должен быть организован для достижения бизнес-целей. Именно это сочетание жёсткой структуры и допуска к субъективной рефлексии участников делает подход применимым в широком спектре организационных контекстов.
Определение атрибутов процесса до моделирования
Прежде чем строить модель бизнес-процесса и разрабатывать регламент, необходимо зафиксировать его ключевые атрибуты. Рассмотрим их на примере процесса «Поиск поставщика».
- Название процесса — лаконичная, но исчерпывающая характеристика происходящего и цели. Должно давать представление о результате.
- Идентификатор (ID) — уникальный номер для внутреннего регламента.
- Комментарий (описание) — раскрывает суть процесса. Например: «Обеспечивает формализованный подход к поиску поставщиков, охватывая существующих и новых игроков рынка».
- Результат процесса — конкретный измеримый выход (например, актуализированный список поставщиков). Его нельзя путать с целью или названием.
- Владелец процесса — ответственное лицо. В аналитических процессах это часто бизнес-аналитик.
- Участники процесса — описываются через бизнес-роли по матрице RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) или расширенной RASCI (добавлен Support). Критически важно всегда указывать исполнителя (R); ошибка — прописать всех, кроме того, кто реально выполняет действие.
- Вход процесса — данные или материалы, запускающие работу (информация с сайтов, СМИ, советы руководства). Описывается в логике SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer).
- Подпроцессы — составные части процесса с собственными входами и выходами. Пример для поиска поставщика:
- 3.1 Мониторинг информации → результат мониторинга.
- 3.2 Дополнение базы поставщиков → обновлённая база.
- 3.3 Информирование руководства → письмо об обновлении.
Лучше детализировать подпроцессы, а не ограничиваться обобщённым этапом.
- Выход процесса — итоговый результат всего процесса (отчёт с информацией о поставщиках). При наличии подпроцессов указывают также их промежуточные выходы.
- Рабочие документы — регламенты, инструкции, журналы, которыми руководствуются участники.
Практическое применение
Перечисленные атрибуты могут стать основой анкеты для опроса участников. Это совмещает объективные параметры с субъективным восприятием сути и результата процесса, помогая провести рефлексию и выявить скрытые требования.
Типичные ошибки:
- путаница между названием, целью и результатом;
- отсутствие исполнителя в матрице RACI;
- игнорирование подпроцессов и документации.
Чёткое следование перечню атрибутов позволяет избежать этих просчётов и подготовить качественную основу для модели.
1. До моделирования процесс необходимо описать через фиксированный набор атрибутов: название, ID, комментарий, результат, владелец, участники, вход, выход, подпроцессы, документация.
2. Название процесса должно одновременно быть кратким и указывать на его содержание и цель, избегая двусмысленности.
3. Результат процесса — это конкретный измеримый выход; его нельзя отождествлять ни с целью, ни с названием.
4. Владелец процесса назначается из числа должностных лиц; в аналитических процессах это, как правило, бизнес-аналитик.
5. При определении участников критически важно указать непосредственного исполнителя, а не только консультирующих и информирующих лиц.
6. Матрица RACI (RASCI) служит инструментом распределения ответственности; отсутствие роли Responsible делает действие невыполненным.
7. Вход процесса описывают в логике SIPOC, фиксируя поставщиков информации и материалов, запускающих процесс.
8. Любой процесс может быть декомпозирован на подпроцессы, каждый из которых обладает собственным входом и выходом.
9. Выход процесса агрегирует результаты всех подпроцессов и должен быть представлен в виде, удобном для дальнейшего использования (отчёт, база, письмо).
10. Рабочие документы (регламенты, инструкции, журналы) являются неотъемлемым атрибутом, обеспечивающим стандартизацию исполнения.
11. Систематический сбор атрибутов может проводиться через анкетирование участников, совмещая объективные параметры и субъективные оценки.
12. Типичные ошибки — пропуск исполнителя, смешение цели и результата, игнорирование подпроцессов и документации — ведут к неполноте и неуправляемости процесса.
1. Почему до построения графической модели процесса важно определить его атрибуты?
2. Чем результат процесса отличается от его цели?
3. Какие роли выделяет матрица RACI и какова роль буквы R?
4. В чём различие между понятиями «вход процесса» и «выход процесса» в контексте SIPOC?
5. Какую ошибку часто допускают при назначении участников процесса, и к чему она приводит?
6. Каким образом подпроцессы связаны с общим выходом основного процесса?
7. Для чего в описание процесса включают рабочие документы и регламенты?
8. Как можно использовать перечень атрибутов процесса для сбора требований у исполнителей?
9. Почему название процесса не должно заменять описание его результата?
10. Какие источники информации могут выступать входами процесса поиска поставщика?
11. Что входит в обязанности владельца процесса при подготовке регламента?
12. Какие последствия влечёт отсутствие чётко зафиксированного идентификатора процесса в крупной организации?
